新時代下檔案數(shù)據(jù)的管理分析

孫 暉 煙臺市萊山區(qū)黃海路街道辦事處

全國人民代表大會第十九次會議指出：“加強社會治理制度建設，完善黨委領導、政府負責、社會協(xié)同、公眾參與、法治保障的社會治理體制，提高社會治理社會化、法治化、智能化、專業(yè)化水平。”在這樣的社會背景下，國家進行數(shù)字化全面深化管理改革是首要之道，必須加強管理制度體系。伴隨著數(shù)字化信息技術(shù)與經(jīng)濟社會的相互影響，全球大數(shù)據(jù)分析現(xiàn)象愈來愈強，隨著時間的推移數(shù)據(jù)的占據(jù)力及價值能力日益提升，大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為國際交流的重要資源，加強數(shù)據(jù)管理已然是全球性的社會行為。

檔案數(shù)據(jù)的管理制度體系是組成國家管理體系的主要部分之一，檔案管理體系的建設固然影響到整個國家管理體系的進度。2016年《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出：“加快完善檔案管理體系、提升檔案管理能力，為奪取全面建成小康社會決勝階段的偉大勝利作出積極貢獻。”足以體現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的管理在國家管理體系建設中起到至關(guān)重要的角色。

現(xiàn)代信息化前提下，檔案的數(shù)據(jù)值日益漸增，但檔案數(shù)據(jù)的管理水平低、數(shù)據(jù)保存時效性與載體單薄、大量的資源共享價值實現(xiàn)能力薄弱等問題未得到改善，“重創(chuàng)造輕管理、重數(shù)量輕質(zhì)量、重保存輕利用”的情況顯著，其中數(shù)據(jù)的安全性、數(shù)據(jù)的異構(gòu)性、數(shù)據(jù)的時效性等已經(jīng)造成了對檔案數(shù)據(jù)管理一定的負面影響，進而影響到檔案數(shù)據(jù)資源管理制度建設的創(chuàng)新性、安全性、共享性等。總而言之，在新時代不斷進步的前提下，強化檔案數(shù)據(jù)的管理刻不容緩。

一、檔案數(shù)據(jù)管理的內(nèi)涵

日前，檔案數(shù)據(jù)的管理存在廣泛意義上的概念，并未形成統(tǒng)一。有機構(gòu)認為“檔案數(shù)據(jù)管理不但可以充當一系列用工具組合的產(chǎn)品級解決方案，更是一個團體體系中從上之下的管理、從制度到實施中的奠基石。”

強化對檔案數(shù)據(jù)的管理工作，第一步就要對檔案數(shù)據(jù)進行等級分類，進而針對不同等級的檔案數(shù)據(jù)實施相對應合理的管理手段，制定安全措施，利用各種安全手段工具，對貫穿整個生命周期的流動數(shù)據(jù)實行多種管理手段。北京安華金和是國內(nèi)致力于數(shù)據(jù)管理的權(quán)威機構(gòu)之一，他們指出了檔案數(shù)據(jù)管理的內(nèi)涵和組織結(jié)構(gòu)，認為“數(shù)據(jù)安全管理不單純只是一個產(chǎn)品或者平臺，更是涵蓋所有數(shù)據(jù)場景安全管理體系的建立”。由此可以推斷，檔案數(shù)據(jù)管理的本質(zhì)上是要經(jīng)過科學有效的判斷、正規(guī)合理的流程，依靠信息安全技術(shù)來達到檔案數(shù)據(jù)的安全性和時效性。

檔案數(shù)據(jù)是指廣大檔案單位留存收藏記載的檔案性質(zhì)的數(shù)據(jù)，其中就涵括了各種各樣的數(shù)據(jù)資源，及檔案管理使用中產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)。檔案的數(shù)據(jù)管理是中國社會主義發(fā)展和國家社會經(jīng)濟進步必不可少的戰(zhàn)略性信息來源支撐，其具有不可估量的價值能力，檔案數(shù)據(jù)為中國社會主義發(fā)展、全民實現(xiàn)小康生活提供了強大的信息支撐。檔案數(shù)據(jù)的管理是相關(guān)負責組織機構(gòu)經(jīng)過科學有效的方式來保護檔案數(shù)據(jù)的安全性以確保各組織機構(gòu)內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)正常安全的運行，使得檔案數(shù)據(jù)實現(xiàn)自身的價值。數(shù)據(jù)的安全得到保護就是檔案數(shù)據(jù)管理的根本，檔案數(shù)據(jù)管理為確保檔案數(shù)據(jù)的真實性、完整性、可控性、保密性、安全性。檔案數(shù)據(jù)的管理致力于檔案數(shù)據(jù)的收藏、保存、運行等全部環(huán)節(jié)。“需要堅持自主可控、合法便民、分級分類、全程監(jiān)控、風險防范等原則”，強化檔案數(shù)據(jù)管理的風險預估和管理精準等。

二、檔案數(shù)據(jù)治理體系

信息化時代，檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量把控要作為檔案數(shù)據(jù)管理的前提，建設檔案數(shù)據(jù)管理標準制度；圍繞檔案數(shù)據(jù)收集為中心，創(chuàng)造檔案數(shù)據(jù)管理新方式；依靠檔案數(shù)據(jù)共享性，探索檔案數(shù)據(jù)社會共享的新模式；檔案數(shù)據(jù)的安全性為前提，建立建設檔案數(shù)據(jù)安全保護管理系統(tǒng)，建立健全一套合理有效的檔案管理體系，正確指引檔案數(shù)據(jù)管理的實施，成功改善檔案數(shù)據(jù)管理。

(一)檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量管控

檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量是“數(shù)據(jù)的一組固有屬性滿足數(shù)據(jù)消費者要求的程度，可以通過數(shù)據(jù)的完整性、及時性、有效性等一系列特征屬性的集合來描述”。檔案數(shù)據(jù)管理的主要組成就是數(shù)據(jù)質(zhì)量的把控，為打造檔案數(shù)據(jù)管理更加科學合理和規(guī)范提供有效的前提條件。檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量涵括了檔案數(shù)據(jù)自有的真實性、完整性、準確性等；再者就是檔案管理過程中的質(zhì)量管控，其中包含檔案數(shù)據(jù)收集過程中、保存過程中、使用過程中、共享過程中的質(zhì)量管控。

在分析檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量過程中，主要是以完整性、準確性、規(guī)范性、一致性、關(guān)聯(lián)性等幾個方面來分析評估。完整性是指檔案數(shù)據(jù)從始至終未被破壞、未被拆分、一直保持著完整狀態(tài)；準確性是指檔案數(shù)據(jù)的登記情況與真實情況是否貼切一致，呈現(xiàn)出檔案數(shù)據(jù)管理的真實情況；一致性是指檔案數(shù)據(jù)是否隨著時間的推移而發(fā)生質(zhì)的變化；關(guān)聯(lián)性是指檔案數(shù)據(jù)不會是以一個單獨個體而存在著，其數(shù)據(jù)必然都存在著各種聯(lián)系。信息、技術(shù)、流程、管理等因素的變化都是導致檔案數(shù)據(jù)管理發(fā)生質(zhì)變的原因，信息因素是指檔案數(shù)據(jù)在收集過程中的描述有誤、工作人員的校準能力不足導致最終數(shù)據(jù)合成不符等；技術(shù)因素是指工作人員或使用工具在處理檔案數(shù)據(jù)過程中出現(xiàn)的各種技術(shù)問題導致數(shù)據(jù)不符；流程因素是指整體檔案數(shù)據(jù)管理環(huán)節(jié)中由于環(huán)節(jié)業(yè)務不熟練或者處理不當造成數(shù)據(jù)不符；管理因素是指組織機構(gòu)管理制度體系不夠完善而造成的數(shù)據(jù)不符。目前，檔案數(shù)據(jù)信息存在著多樣性、復雜性、標準差異等，導致了檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量不一致，所以基于目前檔案數(shù)據(jù)管理所呈現(xiàn)的問題，強化檔案數(shù)據(jù)管理中的質(zhì)量管控是必然現(xiàn)象。

檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量管控是一個有組織性的，是對整個檔案數(shù)據(jù)流程過程中所有數(shù)據(jù)質(zhì)量環(huán)節(jié)而進行的一系列監(jiān)測、監(jiān)督、分析、預警、實施、反饋等行為，為檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量管控提供有利的保障。相關(guān)組織機構(gòu)應貫徹并實施國家質(zhì)量管理體系，強化檔案數(shù)據(jù)管理制度的建設，依法實施對檔案數(shù)據(jù)的管理；合理分配檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量管理體系中各組織機構(gòu)扮演的職位和責任，健全并實施檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量管理制度，開發(fā)并創(chuàng)新檔案數(shù)據(jù)管理過程中質(zhì)量技術(shù)；深度剖析檔案數(shù)據(jù)在管理過程中每個環(huán)節(jié)中的角色職責，分析整個過程中所有流程中的問題，找出檔案數(shù)據(jù)管理質(zhì)量體系中關(guān)鍵影響因素，開創(chuàng)新思路新辦法來管控檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量管理，建設健全檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量管理體系。

(二)檔案數(shù)據(jù)整合集成

大數(shù)據(jù)時代下檔案數(shù)據(jù)資源管理的矛盾日益嚴峻，直接影響到了中國社會主義經(jīng)濟的發(fā)展，所以務必要處理好檔案數(shù)據(jù)管理并建立相關(guān)的資源管理方式方法，有效地將檔案數(shù)據(jù)進行合理整合組織避免數(shù)據(jù)資源的分化、孤立等。

首要任務就是要強化各組織機構(gòu)之間的檔案數(shù)據(jù)的融合處理。檔案行業(yè)目前處于獨立個體經(jīng)營的狀態(tài)，具有自有的管理制度，故造成了檔案行業(yè)各部門之間的數(shù)據(jù)融合問題難以實現(xiàn)。檔案機構(gòu)合理劃分數(shù)據(jù)管理的職責和任務，將各個檔案數(shù)據(jù)平臺進行統(tǒng)一管理方式、信息互通共享、合理融合信息的原則進行管理規(guī)劃，利用現(xiàn)在的大數(shù)據(jù)信息時代，突破之前的組織之間的隔閡和固化封閉管理模式，將來自四面八方的檔案數(shù)據(jù)按照管理制度進行合理統(tǒng)一劃分，采取固定數(shù)據(jù)格式，實施檔案數(shù)據(jù)標準化，確定檔案數(shù)據(jù)標識完善檔案數(shù)據(jù)管理；采集并整理匯總檔案數(shù)據(jù)信息，強化檔案館內(nèi)或館之間的數(shù)據(jù)信息互通融合，補足各組織間、業(yè)務之間的數(shù)據(jù)交叉錯誤問題，構(gòu)成檔案數(shù)據(jù)云管理統(tǒng)一的平臺，改變原有的檔案數(shù)據(jù)獨一性。

例如，某檔案部門在執(zhí)行檔案數(shù)據(jù)管理制度下以“最多跑一次”為基礎上，特意開發(fā)了一套適用于檔案數(shù)據(jù)集成的軟件平臺——電子業(yè)務數(shù)據(jù)歸檔系統(tǒng)。通過運行這個歸檔系統(tǒng)將檔案數(shù)據(jù)信息進行融合分類，為每個類別的業(yè)務數(shù)據(jù)提供了長期有效的儲存、管理和運行，適當減少了各類組織機構(gòu)部門之間的檔案數(shù)據(jù)信息的擠壓壓力，擴大了各檔案單位的信息存儲種類和數(shù)量，更是提高了各部門的組織管理能力。

再者，要強化各檔案組織機構(gòu)與其他數(shù)據(jù)部門、政府信息部門等之間的檔案數(shù)據(jù)的互通融合。目前，大數(shù)據(jù)管理中心等大型數(shù)據(jù)信息管理組織不斷呈現(xiàn)立足于市場，例如，北京市數(shù)據(jù)資源管理中心、煙臺市大數(shù)據(jù)資源管理局等都承擔了政府部門的檔案數(shù)據(jù)的采集、分類及管理并應用到工作日常中。根據(jù)現(xiàn)在檔案數(shù)據(jù)環(huán)境的復雜性、多樣性等，檔案數(shù)據(jù)的收集歸納無法實現(xiàn)全面具體化，檔案信息的歸納整理給各大檔案數(shù)據(jù)管理機構(gòu)造成了不容小覷的壓力。

檔案機構(gòu)更要有主動性，主動發(fā)起與政府信息機構(gòu)、大數(shù)據(jù)資源管理局等的強強合作，一起打造統(tǒng)一、數(shù)據(jù)整合的資源共享的平臺帝國。

最后，強化各檔案組織機構(gòu)與大市場環(huán)境之間的數(shù)據(jù)信息融合，構(gòu)建一個檔案數(shù)據(jù)資源共享的架構(gòu)。這就需要檔案組織機構(gòu)利用現(xiàn)有的信息集成、互換、采集、儲存等大數(shù)據(jù)手段，將各私營企業(yè)、事業(yè)單位、社會組織以及人民群眾的數(shù)據(jù)信息、公眾的健康信息等進行大融合分析管理，融合歸納來自于各行各業(yè)、各種渠道的公共性檔案數(shù)據(jù)資源，確保這類數(shù)據(jù)能夠安全有效地融合到檔案數(shù)據(jù)管理數(shù)據(jù)庫內(nèi)；構(gòu)建充裕具有集成性的收藏檔案數(shù)據(jù)庫，鼓勵群眾為數(shù)據(jù)庫提供有效的資源，加快社會檔案數(shù)據(jù)的管理，建立共享性檔案數(shù)據(jù)資源的舞臺，為滿足群眾及社會的所需。

(三)檔案數(shù)據(jù)共享利用

正處于大數(shù)據(jù)信息時代的檔案用戶對檔案數(shù)據(jù)信息的需求更是多種多樣，故需建立于社會公共信息資源的互通共享性，強化開創(chuàng)檔案數(shù)據(jù)信息的共享轉(zhuǎn)變，更加合理有效地將檔案數(shù)據(jù)信息資源全面發(fā)揮使用，建立檔案數(shù)據(jù)信息資源的公共管理制度，使得檔案數(shù)據(jù)資源管理更精準化、共享化、智能化。

首先，其中關(guān)鍵就是檔案數(shù)據(jù)管理制度的制定和實施，制定并實施民生檔案數(shù)據(jù)管理制度是基礎，為呈現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息資源的普遍性；其次，合理合規(guī)建立健全國家性質(zhì)的檔案數(shù)據(jù)管理機構(gòu)，規(guī)范性整合來自各地的檔案數(shù)據(jù)信息資源，共同搭建一個具有統(tǒng)一性、共享性的檔案數(shù)據(jù)信息資源共享舞臺，為檔案數(shù)據(jù)資源管理提供方便服務；再次，充分將數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性、智能化等新時代信息技術(shù)進行剖析，針對檔案數(shù)據(jù)的使用者身份、查閱瀏覽的記錄等信息進行整合分析，可分析出其因果性，將無序的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)向有序關(guān)聯(lián)性數(shù)據(jù)信息資源、無規(guī)則廣泛的數(shù)據(jù)信息慢慢轉(zhuǎn)化為有規(guī)則且智能化的信息資源、不明顯不顯著的信息資源轉(zhuǎn)向明顯、顯著的信息資源；最后，在不斷剖析挖掘檔案數(shù)據(jù)信息的價值性基礎上，慢慢更新更優(yōu)的檔案數(shù)據(jù)管理的方式，為檔案數(shù)據(jù)管理提供有利影響，方便了檔案數(shù)據(jù)用戶的需求，為檔案數(shù)據(jù)信息服務呈現(xiàn)出一種社會化、普遍性、關(guān)聯(lián)性、人性化、智能性的美好服務理念，服務質(zhì)量更上一層樓。在此方面，中國聯(lián)通公司的檔案數(shù)據(jù)的挖掘和智能化的經(jīng)驗可供以學之。目前企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)信息資源量不斷增多擴大，以往陳舊的檔案數(shù)據(jù)管理模式已過時，并不適用于現(xiàn)狀。在此中國聯(lián)通公司就采用了電子檔案數(shù)據(jù)管理信息融合歸納、檔案智能庫的方式，搭建了一個檔案數(shù)據(jù)信息采集軟件、多維度呈現(xiàn)、知識智能化體系，方便了企業(yè)對檔案數(shù)據(jù)信息資源的有效管理。

三、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代發(fā)展以來，檔案數(shù)據(jù)資源管理從國際性方面已經(jīng)開始從普通傳統(tǒng)的文件檔案的歸集管理向文件與電子信息化資源管理，最終直接面對信息數(shù)據(jù)化的檔案數(shù)據(jù)管理。國際文件管理協(xié)會及時跟隨時代的步伐，將協(xié)會的主旨從傳統(tǒng)文件歸檔轉(zhuǎn)向一個全新的大數(shù)據(jù)信息技術(shù)化管理的專業(yè)性協(xié)會，由作為大數(shù)據(jù)信息管理的關(guān)鍵部門的相關(guān)工作人員專門成立了一個“信息管理專業(yè)執(zhí)業(yè)人員”的考核認證。在中國檔案數(shù)據(jù)信息資源的管理從傳統(tǒng)的文件歸納直接跳轉(zhuǎn)到大數(shù)據(jù)信息時代，海量的數(shù)據(jù)信息一下子涌現(xiàn)出來，其中就包括企業(yè)、事業(yè)單位、學校、社會等各方面的數(shù)據(jù)，如此龐大的數(shù)據(jù)量對于整個社會環(huán)境來說是一種很大的沖擊壓力。數(shù)據(jù)信息管理的內(nèi)涵理念已經(jīng)在慢慢面向廣大群眾，加強檔案數(shù)據(jù)信息資源的管理已經(jīng)迫在眉睫。數(shù)據(jù)信息管理機構(gòu)的普通性的成長，檔案數(shù)據(jù)管理部門適當?shù)募尤肫渲胁⒊袚鹣鄬Φ墓芾碡熑危@樣才能促進檔案行業(yè)的進步和發(fā)展，適用于社會主義經(jīng)濟發(fā)展。各檔案行業(yè)更加應該重視起檔案數(shù)據(jù)信息資源的歸納和管理整合，加強提升相關(guān)人員的工作能力，為國家檔案數(shù)據(jù)信息資源管理的時代奉獻一份力量。