企業數字化轉型下的數據質量管理

王芳芳 德勤華永會計師事務所特殊普通合伙北京分所

電子化、信息化、數字化自出現以來就以前所未有的發展速度迅速地對人們的生活、工作等各個方面產生了極其巨大的影響。隨著信息化發展的不斷深入，數字化經濟也成為了當下越來越熱的話題，新技術的快速革新和迭代不但帶來了商務應用場景的變革也大大加速了企業數字化轉型的步伐。在傳統商務場景從線下轉為線上，新型2B、2C的應用場景不斷涌現的時代，對數據的分析應用及管理能力也在相當程度上代表了企業經營管理的綜合能力，隨著數據管理的重要性日益突出，企業的數據質量管理無論是在觀念意識還是管理手段上都面臨著越來越大的挑戰與沖擊，而這些影響和沖擊將伴隨區塊鏈技術、人工智能等新技術發展而變得越來越猛烈。

一、數字化轉型背景下傳統財務轉型的思考

在眾多媒體、分析機構的研究報告中，財務行業被人工智能取代的可能性均高居前位，傳統管理思維中企業后臺管理的核心職能——財務將何去何從？根據四大會計師事務所之一德勤進行的一次對首席財務官的調查結果表明，超過八成的首席財務官正在考慮如何在財務職能上實現數字化轉型，而如何轉型是企業正在不斷摸索前行的重要課題。從財務轉型角度上看，在傳統會計核算職能被機器智能化取代之后，傳統的財務職能可以從如下兩個角度考慮提升財務的管控能力。

(一)向業務前端的管理控制延伸

傳統的財務核算是事后管理，事后監督，通常只在交易鏈條的尾端進行賬務的核算記錄，這種財務核算的原始憑證通常使用業務報表或者紙質流轉單據。但是這種財務職能僅局限于核算管理，根本無法發揮業務前端的監督管理職能。例如，公司的業務合同管理通常要經過商務洽談、法律復核、業務復核等不同審核環節才能進入到簽訂和實施階段，在業務實施完成后再交由財務部門進行業務核算和賬務記錄。其實，財務參與合同復核也有非常重要的意義：

首先，財務的復核可以檢查業務模式，了解對收入確認的影響，在必要情況下對合同重要業務條款提出修訂意見以避免業務條款未考慮對收入確認模式影響的風險。

其次，財務的復核可以檢查收、付款條款，確保收、付款的條件和時間節點符合公司制度要求，不會給現金流造成重大不利影響。

最后，財務還可以在合同簽訂前進行必要的預算控制。如果財務沒有參與到前期的業務模式設置、合同簽訂，很可能對于產品的營利性測算、公司應收/應付賬期管理帶來不利影響。可見，財務職能延伸到業務前端可以在風險發生之前做好預判，從而更好地降低運營和資金風險。只有財務參與到業務前端的管理控制才能更好地為后續財務處理的真實性、準確性保駕護航。

(二)向支持業務決策分析轉型

財務部門的另一個職能是財務分析。傳統的財務分析大量依賴財務賬務數據，而由于財務賬務處理的目標是確保賬務按照相應會計準則正確編制，這往往與財務分析所需要的數據基礎存在很大差距，簡單使用賬務數據作為財務分析的基礎不能按照運營需要體現業務的開展情況。在傳統財務核算職能可以部分通過系統邏輯改造以及智能機器化實現后，財務職能就可以向提升業務決策支持能力方向轉型，這包括但不限于調整報表口徑、快速獲取數據、從數據角度提示可以支持業務決策的財務分析報告以及數據可視化展現等。

二、企業數字化轉型下數據質量管理的影響因素

在不遠的未來，自動化流程和人工智能也許可以通過自動化手段及機器學習逐漸替代傳統的手工賬務處理、報表核算以及核算中需要的自然語言識別能力，但是機器智能無法全部代替管理職能。在財務基礎核算的質量和效率都可以得到合理保證后，財務人員就可以從機械性勞動中解放出來，發揮其在企業中的管理職能優勢。然而無論是建立健全財務核算能力還是提升業務決策支持能力，所有管理手段、技術因素的應用都要依賴于一個重要因素，那就是數據質量。在日益復雜的系統環境中，特別是異構系統環境中，數據質量正在成為困擾企業的一大痼疾。如果企業的管理者沒有自信以確保企業所擁有的數據是準確的、及時的、完整的，又如何可以基于數據去進行商業決策和管理？數據質量的重要性可見一斑。對于數據質量的疑慮使得企業在獲取數據時心存疑慮，在使用數據決策時畏首畏尾。良好的數據質量是企業規范核算、進行財務轉型的前提，而還有很多企業并沒有意識到數據質量的重要意義。目前，影響企業數據質量常見的因素如下：

(一)缺乏足夠的賬務處理能力，財務賬務處理錯誤

這一問題經常存在于初創企業，由于財務職能基本核算能力不足，導致賬務處理錯誤，財務數字的真實性、準確性無法得到合理保障；即使在財務核算可以充分實現自動化的情況下，對于財務基本核算規則的配置仍然需要確認其準確性。

(二)未建立“業財差異”處理機制，留存大量無法核對“業財差異”

在異構系統環境中，業務系統與財務系統的核算口徑往往存在差異，由于財務核算是是以滿足會計準則作為前提，而業務系統的主要職能是確保業務處理以及交易記錄的順暢進行，在很多情況下，業務數據與財務數據在核算口徑上的時間差異以及確認差異就會出現。特別是在異構系統環境中，由于財務系統與業務系統沒有實現一體化處理，這種差異就會體現得尤其明顯。如果企業沒有建立比較完善的業財核對機制，并對這些差異進行處理和記錄，長此以往，業務與財務系統之間將出現大量無法核對的“業財差異”。以運營商的數據處理舉例，計費系統會記錄所有的賬單出賬金額，而這些已經出賬的賬單卻不一定全部符合財務的收入確認條件，對于代收代付、無現金流對應的出賬款項都要進行調整后入賬。如果在調整過程中沒有留下必要的審計策略或調整遺漏或錯誤就會產生大量長期的“業財差異”無法解決。無法鉤稽核對的業財差異會給財務數據的質量造成巨大影響。

(三)缺乏系統建設規劃，形成“信息孤島”

系統的建設成熟度是影響數據質量的另一個重大因素。為了方便系統對業務需求的快速響應，很多公司選擇迭代方式自行開發業務系統。如果在開發前沒有進行系統架構以及數據規劃，迭代開發的異構系統環境容易形成信息孤島，信息孤島導致數據信息無法在異構環境中進行傳輸和交換，這就容易產生數據錯誤及遺漏并嚴重影響數據質量。從財務角度看，信息孤島使得業務數據交換產生困難，財務就無法依賴業務數據進行賬務處理。

(四)缺乏數據標準及主數據管理機制，影響數據質量

建立數據標準以及主數據管理機制是數據可以在異構系統順暢流轉的前提，也是確保關鍵數據字段完整的前提。舉例來講，有些公司的主數據未用唯一代碼管理在主數據錄入環節又缺少核心控制，這就導致對于同一個客戶，系統分別采用中文全名、英文名、中文縮略語建立了三個主數據，這個客戶的交易被分別關聯到了三個不同的主文檔。在這種情況，無論是對于信用控制還是交易統計，公司都無法從客戶維度準確地進行匯總。更嚴重的，類似問題如果發生在產品主文檔上，針對同一個產品設定了兩個不同的銷售價格，將會直接影響公司銷售收入的準確計量，嚴重的可能會給公司帶來收益損失。

(五)未設立完善的IT 控制及管理環境，數據質量的安全受到影響

很多公司花費大量人力、物力進行系統建設而對系統運維的重視度不足，這主要體現在IT 運維能力不足、系統權責分工缺失、超級用戶授權隨意、系統變更失控等等。IT 控制及管理環境是確保其承載數據不被非法篡改的前提，也是公司數據安全的基本保障。離開了良好的IT 控制及管理環境，無法談及數據質量的提升。

三、企業數字化轉型下數據質量管理的提升措施

前文中，我們就目前企業在數字化轉型背景下，數據質量管理當中存在問題的影響因素進行了簡要分析。應對上述常見問題，筆者認為公司可以從如下幾方面建立健全機制、提升管理能力以提升公司的數據質量。

(一)統一元數據標準

按照數據性質數據可以分為元數據、主數據、引用數據、結構數據、交易活動數據和交易審計數據等。元數據是指數據的屬性，元數據的標準統一為后續數據質量提升打下堅實基礎。企業應當設立統一的元數據標準來實現：1.在異構系統層面更為便捷地實現數據交互：在異構的系統層面，由于數據庫結構不同，如果沒有設定統一數據標準，特別是在沒有設定唯一關聯關系的情況下進行數據交互，可能形成數據交互錯誤。2.合理保證數據信息的完整性、準確性：試想一下，如果對于元數據不進行定義，在同一數據表內的數據字段內容都可能分屬不同性質。對于一些重要字段信息，比如，數據類信息未設定小數位數，或金額類信息未設定貨幣屬性都將極大提升數據錯報風險。

(二)建立主數據管理機制

主數據是系統間需要循環使用的共享數據，常見的主數據包括產品主數據、供應商主數據、客戶主數據、員工主數據等。這些數據的管理是企業合理保證異構系統數據交互準確性及完整性的前提，是企業提升數據質量的基礎。舉例來說：如果公司分別在母公司與子公司的銷售系統中維護產品主數據信息，而這兩個系統中的主數據信息未采用統一的編號并進行及時更新同步，母公司對于產品售價的變化就可能無法及時傳遞至其下屬銷售公司，造成銷售商品單價的錯誤，另一個方面由于主數據不統一，不同下屬銷售子公司的銷售統計可能無法按照產品分類準確進行。主數據被循環使用的特性決定了在數據質量管理中的重要意義。通常主數據的管理要從系統及手工兩個層面進行管理：系統層面：企業應當規范主數據的唯一入口，不要在不同系統間設定多個主數據文檔。在條件允許的情況下考慮使用主數據管理系統(MasterDataManagement“MDM”)來進行主數據的系統管理；手工管理：企業對于主數據的錄入、刪除、變更應當設定必要的檢查機制，確保主數據的錄入、刪除及修改均有據可依，并應當設立主數據的定期檢查機制。

(三)對系統進行整合梳理、調整系統架構以及數據流轉

如前文所述，如果系統在開發之前未進行合理規劃，系統架構有可能出現不合理的安排從而導致數據孤島的產生。舉例來講，很多企業使用訂單狀態來標識和記錄交易的進行狀態，但是在某些系統架構下，如果一筆交易的處理分別在兩個系統執行(比如，訂單支付和訂單排期)，而這兩個系統間又沒有建立數據同步關系，那么訂單狀態就分布在兩個系統中無法進行統一整合。不論從哪個系統調取數據都無法獲得完整的訂單進行狀態。為了避免由于系統架構的問題導致的數據孤島，企業應當在進行系統開發前進行規劃，合理安排和設置數據流轉的流程，建立必要的機制進行數據一致性檢查。

(四)從數據錄入、處理及輸出角度強化引用數據、交易活動數據的管控

如果認為數據產生問題就是由于系統本身的原因，執行所謂“頭痛醫頭，腳痛醫腳”的策略，是無法從根本上解決數據質量問題的。這是因為數據的來源除了系統的數據同步信息外還大量依賴外部的手工錄入，由于手工控制通常受執行人能力、態度等多因素影響，其相比自動控制更容易產生問題，從手工流程層面強化數據錄入控制，設定必要的檢查手段是必要的；數據在錄入系統后會在系統中進行處理，這些處理包括加工、匯總、傳輸、運算等等。這些系統自動運算的進行依賴于自動控制的可靠性以及相應目標參數設定的合理性，公司有必要設定必要程序對自動控制進行周期性的檢查，以確保自動控制是按照預定安排進行的。系統按照既定的規則執行數據輸出，對于數據輸出的結果應當設定必要的檢查性控制程序。

(五)完善數據處理環境，建立、健全計算機一般環境控制

數據從錄入/傳輸入系統開始就在系統內完成一系列的處理，數據處理環境是否可靠是決定數據質量的核心因素。試想一下，如果數據可以被批量復制、修改而不被察覺、系統邏輯可以被篡改而無人發現，數據的真實、準確就會受到極大的威脅。這幾年來，計算機一般控制變得越來越重要，這是因為越來越多的企業、監管機構開始意識到數據處理環境的可靠性。沒有安全準入機制的系統就像沒有門的房間，沒有嚴格發布管理環節的系統就像隨時被人調整節奏的大本鐘，而沒有設定備份策略的系統則隨時面臨數據毀損、丟失而無法恢復的風險。企業應當從系統準入機制、數據中心及批處理、變更管理三個角度設定計算機一般控制，針對應用系統、操作系統、數據庫、網絡以及其他IT技術執行必要的管理控制。

(六)合理妥善保存交易審計數據

交易審計數據是記錄交易的增加、刪除、修改的數據。為了完成合規要求(比如Basel II, Sarbanes Oxley Act 404b)，企業應當保留必要的交易審計數據以使得交易有據可依，使問題的可追溯性被數據支持?？紤]到企業面臨的大量數據，企業應當在對數據進行合理判斷，在確定數據的重要性程度后設定必要的數據保存期限和保存要求。

(七)設定數據的所有者

為了確保數據的歸屬和管理，企業應當為數據設定數據所有者(data owner)，由數據所有者對數據的重要屬性、相關控制管理及流程進行持續更新和檢查，以形成一個良性循環的數據管理閉環。

四、結語

綜上所述，過硬的數據質量是財務規范化的前提也是財務實現轉型的前提條件。設計規劃良好的系統是保證數據質量的前提，同時也不能忽略與數據相關的控制和管理。