信息集成助力財務業務一體化管理

武明琰 中國衛通集團股份有限公司

引言

貫徹“以成本控制為根本，以服務發展為目的”的財務管理理念構建企業的財務信息系統。做到以數據的信息化實現精確管理，以流程的信息化實現業務規范處理，以決策的信息化改善企業的經營目標。

一、財務管理轉型的方向與目標

(一)以精細核算為基礎，以預算管理為重點

預算管理是企業財務管理的重點，在預算管理過程中，要盡可能地使預算信息貼近業務管理實際，通過細化預算科目，預算編制從底層業務做起，力爭實現會計信息與預算信息的分離核算，逐步解決預算信息 “有沒有、準不準、嚴不嚴”的問題。在預算執行過程中，要做到預算執行信息與預算編制信息的及時比對，發現問題及時反饋，幫助更好地解決預算執行和預算編制不契合的問題，從而實現兩者之間的協調。

(二)以現金流量為核心，以合同管理為抓手

合理的現金存量是企業經營好壞的標志之一，一方面，通過以預算執行信息為基礎，對各項業務發生額的逐層匯總，及時編制符合企業實際的現金收支流量表，從而準確預測現金存量，統籌安排現金使用；另一方面，通過拓寬融資渠道，平衡債務結構，控制好存量資金，降低財務成本。合同是企業經營現金流入的主要來源，有效地管理好這些合同的簽訂和執行是企業現金流量管理的重要工作，在合同執行期間按時進行銷售回款率的統計，以督促銷售人員及時催款，加快現金回籠，實現對應收賬款的嚴格管理。

(三)以制度建設為保障，以信息系統為支撐

健全完善的財務規章制度，是企業經營活動有序開展的保障。通過預算管理、合同管理、重大財經決策、對外付款及結算報銷等重要財務規章制度的制定，使企業的各項經營活動做到關鍵環節有控制，流程清晰有效率，對外支付有權限，例外事項有審批，重大決策有程序，日常經營有預算，銷售環節有監督，采購過程有比價。

通過建設一套科學的財務管理信息系統，引進財務和業務相結合的一體化管理理念，將財務信息化管理延伸到業務環節，以求改變傳統的管理縱向一體化發展的局面，從而實現信息化和價值化管理的橫向一體化。通過系統固化相關的規章制度流程和權限，各關鍵環節都能夠做到有控制，有監督，保證企業的業務、管理和財務會計等流程能夠有效的結合在一起，從而實現“ 預算編制－合同管理－預算執行－預算反饋考核－會計核算—對外報表 ”完整閉環的財務管理方式，進而實現財務業務一體化的集成管理。

二、財務管理轉型對現有管理提出的新要求

(一)原有企業財務與業務應用情況及存在的問題

1.傳統財務會計的影響

在企業中，除了財務部之外，其他部門在實施日常工作和管理的過程中在一定程度上都會和企業的財務構成一種良好的合作關系。有時候，其他部門的工作人員還要運用業務系統，使其發揮其相關的基本職能。一般來講，除了財務部門的工作人員，其他人員并不涉及和參與企業經營管理工作。受傳統的企業管理影響，財務部很難及時反饋和處理相關的經營信息，不能夠有效地進行經營信息的實時監控和決策，這使得企業業財融合一體化管理狀況受到了很多的影響。

2.財務管理的相關軟件應用缺乏關聯性

受到財務管理的相關應用軟件的影響，和其他使用軟件的企業一樣，最經常出現的問題就是財務部門不能夠科學有效地利用財務部門的相關軟件來處理相關的財務問題。在應用軟件的時候，不能夠建立起業務部門和財務部門之間的關聯性，使得相互之間的信息交通和溝通存在很大的障礙。同時，業務部門與財務部各自使用各自的管理軟件或者管理工具處理其數據資料，更拉大了軟件應用之間的關系。

3.深受“信息孤島”危機的影響

從企業內部管理的角度來講，信息孤島危機的出現在很大程度上是因為用于業務管理的系統或者軟件僅僅用于反映業務部門的情況，不能夠實現和其他部門之間的數據共享。企業當中很多的管理問題表面上非常常見和普遍，但是在處理這些問題時，因為其實際上很多的細節性內容都是從經驗中獲得的，導致信息的共享缺乏相應的渠道。并且，在企業的不斷發展過程中，對數據統計分析的要求也變得越來越高，使得數據分析與數據的管理和控制都開始走向個性化的發展方向。基于這種狀況，必須建立一套符合企業實際發展狀況的相關流程，以便于協調業務部門和財務部門之間的關系，從而更好地解決相關的業務或者財務方面的問題。

(二)在轉型過程中肯定要面臨的陣痛

通過系統集成方式實現財務業務一體化財務管理模式的轉型，一方面，達成了對企業的業務流程進行不斷的規范和完善的目的，將相關的管理制度固化到系統中，通過對經營管理的全過程監管，使企業在資源配置、精細化管理、財務籌劃、成本控制、風險防范等方面的水平都得到了很大提升，降低決策風險、確保經營收益的實現，提升企業內部的經營管理能力和水平，從而促進企業的高質量和全面發展。另一方面，企業應用財務業務一體化管理的模式，那么企業原有的工作方式、業務處理方式、工作習慣等肯定都會被或多或少的進行改變，各級管理人員以及廣大員工是否能夠充分認同和接受新的管理方式，是在轉型過程中肯定會面臨的問題。

三、財務管理系統的總體設計思想和架構

圍繞已經確定的財務管理思路，基于上述財務與業務的應用情況及存在的問題，為了能夠有效、全面地推進財務信息化的建設與實施，同時又能夠滿足各級管理人員和員工對信息系統的需求，確定了適合企業運營特點的財務管理信息系統的總體設計架構，我們稱之為“12345框架”，即運用同一基礎數據，執行兩套標準，固化三大流程，建成四大系統，實現五方融合。

第一，運用同一基礎數據，同一業務在各個系統使用唯一的基礎數據，從源頭上統一基礎信息，使企業所有使用者都共享同一信息；第二，執行兩套標準，一是執行以權責發生制為基礎的會計核算標準，滿足對外報告的要求；二是執行以收付實現制為基礎的內部管控體系，滿足企業內部管理的要求；第三，固化三大流程，即通過系統的建設，固化企業的預算審批、合同審批、付款審批三大審批流程；第四，建成四大系統，即財務管理核心的四個子系統，分別是預算管理系統、預算執行系統、合同管理系統和財務核算系統；第五，實現五方融合，實現企業內各業務管理系統、銀行系統之間共享數據的相互融合。

四、財務管理系統的期望建設效果

(一)預算管理系統

從最大化貼近實際業務的需求出發，滿足管理的需要，將預算細化分解為各級業務預算，完成預算在線編制、審批和匯總。同時與合同管理系統集成，為合同審核提供參考依據；與預算執行系統集成，完成執行結果的回寫與反饋，實現與預算編制信息的及時比對分析，達到信息共享，逐步解決預算“有沒有、準不準、嚴不嚴”的問題。

(二)合同管理系統

進行經濟合同全周期管理，貼近企業實際業務，實現銷售合同與采購合同分離管理。完成不同類型合同的復雜審批；按照合同執行與合同進度情況，實現合同的查詢、分析、預警和統計。與預算管理系統集成，提供合同在線審批依據；與業務系統集成，實現對資源使用的計費管理，做到對資源使用、合同執行的在線監督。

(三)預算執行系統

全面覆蓋企業所有的資金業務，進行各種業務的在線收、付款、轉賬審批，實現對現金流在線管理，及時掌握收款、付款、存款動態信息，以滿足各級查詢需求；與預算管理系統、合同管理系統集成，為審批提供依據，同時將執行結果及時反饋；與銀行網銀系統鏈接，完成對外支付手續；與會計核算系統集成，通過數據交換平臺，推送收、付、轉各類型會計核算信息。

(四)會計核算系統

統一會計核算標準，規范會計核算流程；與預算執行系統、合同管理系統集成，通過數據交換平臺，接收各類財務數據，自動生成會計憑證，完成會計核算的重要步驟。

(五)數據交換平臺

通過數據交換平臺完成合同管理系統、預算執行系統向會計核算系統的數據推送，輔助完成會計核算憑證的編制。

五、財務管理系統實施的初步成果

(一)業務流程再造實現了總體設計思路

在當前的互聯網技術提升、數據庫不斷建立和完善以及管理軟件和平臺層出不窮的時代環境下，當企業經濟業務發生時，首先在各個子系統中，按業務類型分類、執行信息處理規則，然后將經濟業務、財務數據、資源信息集中起來，保證企業的數據能夠實現有效的共享，達到準確經濟業務發展的目的，從而使管理趨于精細化、信息化、規范化。這樣一來，才能夠將財務控制的相關職能更加真正地發揮出來，為財務控制的進一步優化和完善奠定良好的基礎。通過業務合同訂立前的收支預測、風險預測、履約進度預測；執行中的收付款審核、費用支付控制、查詢分析，執行后的自動記賬、歸檔保管，實現財務與業務一體化管理。

以合同付款為例，當業務員需要支付一筆合同付款時，他首先要確定的是，年初有無預算計劃在預算管理系統中進行申報，如果有預算計劃，就需要在合同管理系統中進行合同信息審批確認；其次在預算執行系統，確認合同、預算、付款信息，經過審批即可進行付款。最后，在付款確認的同時，這項付款記錄分別回到預算管理系統和合同管理系統，與此同時，這條付款記錄也同步被推送到會計核算系統，進行會計記賬。

(二)實現了財務業務一體化管理的業務流程整合

以經濟業務事件為中心，將傳統的組織分工理念用當下的新型理念代替，合理利用有助于業務發展狀況的信息技術，分析判斷業務流程，合并相關工作或任務，使業務流程的各個相關環節都能夠做到規范和科學，使組織的界限變得更加明確和清晰，進而完成經濟業務流程重組的實施。通過建立客戶檔案、供應商檔案、部門設置、崗位設置等信息標準，定義基礎編碼標準，規范各管理系統涉及到的所有基礎信息數據，使各部門能夠以統一的標準對業務事件進行描述，避免財務語言、專業語言在內部溝通中產生理解上的偏差，避免人為因素產生分歧的現象。

以企業資源使用為例，銷售人員在合同系統中錄入了用戶單位、起止時間、租金、收款計劃等銷售信息后，經過業務標準審批環節審批后，此合同中有關資源使用的信息就會從合同系統自動輸出，到企業的業務管理系統進行登記確認分割；同時，業務部門定期將資源的使用情況反饋給合同管理系統，通過對資源使用的稽核、對已簽合同是否如期收款的稽核、對合同簽訂與實際占用資源的差異稽核等內控管理手段，提高財務管控能力。

(三)實現了財務業務一體化管理的信息實時處理

建立起了一個包括業務事件處理器、財務信息交互應用和實時的動態財務管理信息平臺。例如，假如企業內部發生了一項經濟業務，那么此時利用業務模塊來處理相應的事件信息，能夠更好地解決相關的經濟業務，使經濟業務的處理更加科學和規范。一般來說，事件信息的內容是多方面的，如發生了什么類型的事件、涉及哪些資源、何時何地發生、涉及何人、充當何種角色、隱形風險是什么。從這些信息當中，就能夠準確地推斷并且概括出業務的內容。企業收集的各種信息一方面能夠為企業的外部提供服務，另一方面能夠滿足企業內部各個部門的發展需要。數據交互平臺的作用就是利用憑證的自動生成，從而將每一種經濟業務轉變成具體的會計科目和金額。通過業務和憑證之間的相互對應，設計越來越多的憑證模板。利用憑證模板，將具體的經濟業務自動轉化成會計方面的記賬憑證。隨著經濟業務自動轉化成功率的逐步提升，企業對會計信息的精準性和及時性要求就會越高。在這樣的一個運轉過程中，業務信息能夠更快地轉化為會計人員所需要的財務信息，并且還能夠對財務信息的質量提供充足的保證。換句話說，只要將業務信息自動轉化成會計信息的錯誤率降低，就能夠使會計信息的生成質量更高。基于財務業務一體化核算模式，要對經濟環境的變化和發展狀況作出更加符合實際的反映，就必須要及時地更新會計信息，并且將其用于企業的決策、管理和控制當中，從而為企業的發展提供良好的信息支撐。

(四)完成了財務業務一體化的角色轉變

實現財務業務一體化管理，最值得關注的就是業務的導入狀況。業務部門的相關工作人員在工作的時候，會格外注重業務信息，如資源、建設等業務子系統中的信息，這些信息的生成是由各類人員錄入的。通過輸入業務事件信息，不斷完善相應的管理信息系統。根據事先設計和制定好的業務流程規則和信息處理規則，同步生成信息流、資金流，同時相關數據便會在共享數據倉庫中留存下來，為經濟業務最終目標的實現(即完成報表分析、領導決策)提供依據。

以企業的銷售業務作為具體的例子來講，企業在應用財務業務一體化管理模式之下時，從簽訂合同到提供服務再到合同資金流入的業務處理流程中，工作逐步由銷售部門和資源部門向財務部門進行傳遞。當財務部門接收到相關的信息之后，對其進行處理，比如，進行賬務的記錄和處理以及相應的審核等。在這個過程中，業務人員和財務人員之間就建立了一種聯系，使得兩者能夠有效地融合在一起，為企業提供更好的服務。同時，財務人員在進行工作的時候，也不僅僅考慮財務方面的內容，還對業務方面的內容有了更加全面的認識，有助于業務問題的進一步延伸和拓展。利用實時信息控制經濟業務，從將財務對企業的控制作用發揮出來。

(五)建立了基于業務事件驅動的信息處理流程

當經濟業務事件發生時，業務事件處理器首先會接收到相應的信息，然后其會依據按業務和信息處理的規則和標準來做出反應。通過整合業務相關的數據，構建一個完整的邏輯數據庫，從而將財務系統中需要用到的數據信息和非財務系統的數據信息分割開來，保證不同的人員按照不同的權限接收不同的信息。企業內部的這種信息數據的共享，在很大程度上簡化了企業的業務運轉流程。

財務管理系統的實施，無論是企業的領導還是業務人員，都可以根據不同的權限從各個系統中輸出諸如預算執行情況、合同執行情況、如期收款情況、回款率情況等信息，還可以查詢經辦業務的累計金額、累計工作量等情況，為業績考核提供了有力依據。

六、財務管理轉型與企業管理提升

財務管理系統的實施，使企業實現了以經濟業務為依據、以信息流為核心、以管理控制為主體的財務業務一體化管理的轉型，將企業內部管理的各個控制節點嵌入系統之中，推動其變得更加透明化和規范化，促使企業實際的管理控制能夠發揮時效，進而保證內部控制活動與經營信息管理能夠真正地落實；通過即時的系統信息及預算差異分析，明確了對關鍵成功因素——價值驅動因素的管理，使企業決策支持能力和持續發展能力得到增強，使企業戰略、價值管理理念真正轉換為實際行動。

財務業務一體化管理的轉型，全面更新了傳統的企業經營管理理念，使員工素質得到了普遍提高，緩解了信息孤島危機帶來的影響，最大限度地提升了信息的共享效率和效果，使企業的內部管理矛盾得到了很大的緩和，有助于企業內部管理方式的協調性，能夠使企業的創新發展更進一步。原有的基于流程管理的業務自動化和信息化處理方式和手段，能夠大大提升企業的內部管理水平，增強企業的市場競爭力和經營管理能力。

財務一體化管理的轉型，是集團制企業財務管理集約化、扁平化、網絡化和精細化運作的客觀要求，是企業自身發展的需要。只有嚴格地按照市場經濟的發展趨勢走下去，才能夠熔鑄企業核心競爭力，促使企業走向高質量發展的道路。