新形勢下如何加強殘疾人檔案管理

李保民 曹縣殘疾人就業服務中心

殘疾人檔案是檔案管理中的重要類別，其涉及到殘疾人在社會保障、勞動就業、特殊教育、康復醫療等多方面的相關信息，其所形成的文件資料組成了殘疾人的個人信息資源。作為重要的民生檔案，殘疾人檔案管理工作必須受到重視。但根據當前殘疾人檔案管理狀態而言，其已經逐漸不符合新形勢下的檔案管理要求，在人員素質、管理模式等方面亟待改進。

一、殘疾人檔案管理在新形勢下的重要性

(一)提升檔案管理效率

檔案管理效率直接關系到檔案管理相關環節投入的人力資源、物力資源以及時間資源。隨著信息化時代的到來，當前殘疾人檔案管理在新形勢下必須向著高效化、便捷化、信息化方向發展。隨著相關硬件設施的配備以及軟件使用率的提升，檔案管理可依靠信息化實現自動化、多過程管理，例如，檔案自動歸檔、自動存儲、自動鑒定、自動統計、自動分類等，讓傳統的實體化檔案管理得以改革，極大程度壓縮了手工勞動時間顯著提升了檔案管理效率。同時，在新形勢下，電子化檔案管理模式的出現讓檔案管理的安全性顯著提升，傳統紙質檔案管理雖說可達到較好的保管效果，但仍無法避免地會出現檔案蟲蛀、字跡褪色、破損等情況。在電子化管理模式下，通過對源文件的電子掃描并存儲于相應數據庫中，一方面讓檔案得到了良好管理，另一方面也更方便查找。尤其對于部分珍貴歷史檔案而言，數字化管理在選擇適合的保存格式下可更好地保存檔案信息。

(二)助力殘疾人相關管理及宣傳

在新形勢下，大數據技術的應用讓殘疾人康復服務效率得到了顯著提升，利用信息化手段，檔案管理部門的業務可有效整合，讓當前已有的殘疾人基礎數據既有成果能夠得到充分利用，讓數據實現真正意義上的共享，降低重復率、差錯率，為檔案上所記載的殘疾人康復服務各項措施提供更科學的數據依據，同時也讓康復服務督導檢查更為便捷。督導檢查結果屬于重要數據，直接關系到康復服務機構是否有資格承擔下一年度服務項目以及經費撥付是否存在有效憑證。在新形勢下，檔案的信息化管理能夠讓殘疾人康復事業得到助力，通過多角度宣傳、全方面展示來提升康復服務工作的成效。隨著信息化的應用，通過廣泛性宣傳能夠讓更多殘疾人知曉接受康復服務對自身身體狀況的改善、生活質量的改善、社會性的改善，通過鮮活實例增強殘疾人主動參與康復的積極性與自信心，從而在全社會營造關愛殘疾人康復的氛圍。

(三)改善檔案管理服務水平

服務水平的提升指的是為用戶提供更豐富、更真實、更恰當的信息，以滿足用戶日益增長的使用需求。在新形勢下，殘疾人檔案管理信息化的應用一方面能夠顯著提升檔案信息查詢效率，另一方面可讓檢索的便捷性顯著提升。查詢方面，在信息化條件下查詢效率不僅意味著能夠用更短的時間檢索出有效信息，還表現在查準率以及查全率兩方面的提升上。檢索便捷性方面，由于殘疾人檔案涉及到的類目以及信息較多，若能有效利用檔案管理系統，實現對目錄數據的一次輸入、多次輸出，利用管理系統的數據處理能力能夠實現對檔案查詢的多角度操作，讓用戶多元化檢索需求得以滿足。除此之外，服務手段及服務內容在新形勢下更為豐富，檔案工作者為用戶提供的殘疾人檔案信息能夠以多種媒體形式展現，除了傳統的文字形式，當前圖像、視頻、音頻等均可作為檔案存儲格式。還可將其他數字信息與檔案信息有機整合，并聯和超媒體、超鏈接等方式讓訪問途徑更為便捷；也可利用手機短信、電子郵件等方式提供服務，讓服務更為多元化。用戶獲得的信息更具立體性、全面性，這不僅是廣大用戶使用便捷性的提升，還為部分存在障礙的殘疾人提供了便捷渠道。

二、當前殘疾人檔案管理呈現的問題

(一)政策法規方面

隨著新形勢下對信息化重視程度及應用程度的加大，殘疾人檔案管理信息化建設也在如火如荼地進行，但在相關政策法規方面，檔案信息化管理涉及到的業務關系與權利關系必須有相應的法規加以規范及調整。例如，電子文件的保存要求、憑證作用、信息開放范疇、開放原則等，且對于涉及到發展途徑或事業定位的檔案信息則需要政策的支持與引導。在相關政策方面的不健全可能造成殘疾人檔案信息化管理受挫或被鉆漏洞。另外，當前部分地區仍沒有將殘疾人檔案有效納入到殘聯檔案部門的必要職責之中，殘聯系統檔案部門是對殘疾人檔案管理的主體部門，負責相關檔案的保管、登記、編輯、統計、研究等管理責任，但部分殘聯檔案部門只建立了干部人事檔案以及殘聯機關公文檔案，缺乏對殘疾人檔案科目的開設，并未將殘疾人檔案管理納入自身的工作范疇。

(二)管理手段方面

隨著信息化時代的到來，數字化、信息化等詞匯已經屢見不鮮，科學技術的飛速發展讓各行業均得以助力。對于檔案管理部門而言，當前對殘疾人檔案管理的技術手段仍存在較大發展空間。信息化的利用度及普及率并未達到理想程度，距離全面實現檔案管理信息化仍有較大距離。隨著科技手段的更新、硬件的配備以及軟件的應用，檔案信息管理系統已經大面積普及，但在殘疾人檔案管理工作中并未得到高效率利用。當前我國只對新型二代殘疾人證進行了信息化管理，而其他資料仍屬于手工操作階段，無紙化檔案管理的實施普及率不高，直接影響了檔案的有效保管以及相關工作效率。

(三)重視程度方面

國家對殘疾人工作的重視程度不言而喻，而在殘疾人檔案管理中，基于各種因素的影響，很多有關單位在此方面的重視度及認識度不足，沒有從根本上認識到殘疾人檔案的重要性以及相關工作的必要性，并未將殘疾人檔案管理工作作為中心工作，認為只要安排人員進行簡單管理即可，無需過多投入財力及物力，導致殘疾人檔案工作長期處于邊緣地位，無法有效納上日程，必要投入有所缺乏，長此以往必將對檔案工作的健康有序發展造成阻礙。除此之外，人事制度的推進與改革、人員變動因素，機構調整因素等均可能影響到檔案管理的持續性以及有效銜接性，管理工作存在薄弱環節。加上部分管理人員并未在檔案管理知識方面接受過系統化培訓，對檔案的重要性認識不足，在相關工作上了解不透徹，因此，在實際工作中無法對檔案材料及時收集、整理、裝訂、歸檔、錄入系統，直接影響了檔案查閱及使用有效性。

(四)人員素質方面

殘疾人檔案管理工作的有效性與管理人員檔案管理能力以及個人素質密不可分，高水平的管理人員是高效率檔案管理的前提。但根據當前檔案管理，尤其是殘疾人檔案管理的人員配備來看，當前很多檔案管理者的能力遠遠無法匹配在新形勢下對人才的要求。很多檔案管理人員并非檔案管理專業畢業，甚至處于兼職狀態，檔案管理業務水平有待加強，且在上崗前并未經過專業化培訓，對現代檔案管理技術知識無法有效掌握、缺乏學習深造的平臺與機會，導致檔案管理效率停滯不前。另外，在人員配備方面也存在不足情況，殘疾人在我國的數量不容小覷，建立殘疾人檔案需要投入大量的人力，而相關管理部門人員存在明顯匱乏情況。例如，在2016年黑龍江省殘疾人數量達到218萬，其中有96萬人持有殘疾證，而該省從事殘疾人檔案管理的工作人員只有數十人，且其中還存在文秘兼職情況或從其他部門臨時借調情況，真正專職于殘疾人檔案管理的工作人員明顯不足。

(五)管理制度方面

制度是一切工作的保障，健全的制度下才可確保殘疾人檔案管理工作得到有序推進。當前在管理制度上存在明顯不健全問題，甚至制定了規章制度卻浮于形式。很多單位的殘疾人檔案管理均為經驗化管理，缺乏規范性與制度性。另外，在檔案分類方面，當前仍有部分檔案管理部門未形成規范的管理體系，由于殘疾人檔案相較于普通人群檔案而言具有獨立的體系特征，因此，在類別及門目方面應明確制定，將界定標準清晰化。而當前一些殘疾人檔案散落于普通檔案體系中，未設置殘疾人醫療檔案，只將醫院病案作為相關憑證；在殘疾人干部檔案方面也未專門設置，若殘疾人處于公務員職位，其檔案只會顯示干部人事檔案。在檔案的利用方面，根據當前殘疾人檔案的管理狀態而言，其利用程度顯然未被有效開發。殘疾人檔案的信息收集范圍較為單一，大多僅限于殘疾人的個人情況，在專業性、連續性、分類性、系統性方面有所缺乏，導致檔案信息無法被高效率利用，其社會作用無法充分發揮。

三、殘疾人檔案管理在新形勢下的改進措施

(一)提升重視程度

每位殘疾人檔案工作者均應認識到檔案管理工作的重要性，同時意識到殘疾人檔案管理對殘疾人就業、康復、培訓等方面的重要性。殘疾人檔案工作包含的類目較多，例如，殘疾人證檔案、康復檔案、培訓檔案、就業檔案等，各項檔案的類目不同，其具有的功能性也有所差異，因此，在檔案管理中必須做好檔案的歸納整理工作，為殘疾人的發展提供切實依據，真正讓檔案實現價值的發揮。對于檔案管理部門而言，各單位均需重視殘疾人檔案管理，方便殘聯能夠對相關人員進行跟蹤調查。殘聯也可定期組織。級管理部門下鄉或進社區進行基本宣傳，讓殘疾人了解國家相關政策，積極參與到社會活動中，讓整個社會重視殘疾人的康復、培訓、就業等工作。基礎部門則應針對殘疾人的家庭情況、心理特點、技能特征、殘疾等級、就業意向等切實登記，掌握一線信息，并與檔案記錄相匹配，以便于為殘疾人提供更多的就業創業培訓機會，真正提升檔案價值。

(二)全方位加強檔案管理

殘疾人檔案管理應根據檔案管理的類目有效分類，依靠具體事務合理劃分管理要點。殘疾人檔案管理工作必須重視對檔案的有效利用，例如，根據上級檔案工作部門組織的業務培訓班選送適合的人員，外聘專業檔案管理人員對現有資料進行有效分類管理，在個人電子檔案方面建立健全并建立登記管理制度及查閱制度，通過合理的管理從根本上解決檔案資料雜亂無章的狀態。本文從基礎檔案管理、就業培訓檔案管理、康復檔案管理三個方面展開研究。

1.基礎檔案管理

殘疾人基礎檔案管理是檔案管理的基本內容，涉及到辦證資料的有效管理，對每個殘疾人均需做到一人一檔案，并根據轄區分管門類合理歸檔，建立相應的目錄索引，通過數據庫實現準確化查找。

2.就業培訓檔案管理

殘疾人就業培訓是殘疾人管理的重要內容，也是提升殘疾人社會價值的重要舉措。相較于普通人群而言，殘疾人就業的難度明顯更高，因此，在檔案管理方面應重視就業培訓推薦。就業人員檔案、殘疾人求職登記檔案、未就業人員檔案、已就業人員檔案等信息均需建立健全，并開展有針對性的殘疾人培訓。例如，根據個人的年齡、性別、文化程度、興趣愛好、特殊技能等安排適合的就業崗位以及相應培訓，在檔案管理中則依據培訓批次及類別建立培訓檔案。

3.康復檔案管理

當前各級別的殘聯部門是殘疾人康復工作的主管部門，其基礎工作內容較多，如涉及到殘疾人的肢體矯治手術、白內障復明術、假肢裝配、精神病防治、語言康復訓練等。每項殘疾人康復工作均需建立獨立檔案，并按照地區、類別、年度等明確分類。

(三)提升管理人員工作素質

檔案管理人員的各方面素質直接關系到其日常工作中能否對殘疾人檔案進行有效分類管理以及高效率利用。當前很多檔案管理部門存在人員素質參差不齊、檔案管理無法被有效利用、檔案管理雜亂無章情況，因此，在檔案管理工作人員方面必須加以重視。本文從思想道德品質、業務素質、文化專業素質、身體素質四個方面展開研究。

1.提升思想道德品質

思想道德品質是工作的根本，檔案工作者在政治素質方面必須達標。不同于普通工作，檔案管理的工作特點以及工作性質必須要求工作者在行動上與思想上堅定不移，堅決貫徹黨的政策方針，認真執行《檔案實施辦法》、《檔案法》及相關規章制度，必須做到擁有合格的職業道德，愛崗敬業，忠誠于檔案事業，不計個人名利得失，真正為利用者服務。在道德品質方面，則強調堅持實事求是、尊重歷史、尊重檔案、以檔案事業為重，在日常工作中兢兢業業、一絲不茍。

2.提升業務素質

業務素質是檔案管理工作的重要要求。一方面，檔案管理者應積極參與各項培訓、講座等活動，從根本上提升自身的檔案管理業務能力。日常多閱讀一些檔案管理相關書籍或從網絡上汲取新知識，認識到新形勢下檔案管理工作推進的必要性以及自身能力與檔案管理工作者相關要求之間的差距，有針對性地提升個人檔案管理業務能力。另一方面，管理者應在日常工作中不斷總結經驗并積極探索更優質的檔案管理方式，真正做到高效化管理檔案并實現檔案的高效率利用，讓工作的創新開拓更廣闊的檔案管理發展空間，提升個人價值。

3.提升文化專業素質

殘疾人檔案管理除了專業檔案管理知識外，還應在新形勢下掌握先進技術，認識到當前信息化檔案管理全面推進的必然性，不斷充實自身的檔案管理理論并在信息化管理手段方面有效掌握。隨著信息化、電子化的普及，電子化檔案必將是未來檔案管理的發展趨勢以及主要應用模式，若自身不具備軟件操作能力或無法順應信息化發展需求必將被崗位所淘汰。

4.提升身體素質

身體素質看似與檔案工作聯系程度不深，但健康的體魄卻是各項工作的基本條件。檔案工作并非一項清閑的工作，充沛的工作精力以及強健的身體是做好檔案管理工作的必要前提。

四、結語

綜上所述，殘疾人檔案管理必須受到相關部門的有效重視。這不僅是檔案管理工作的必要要求，還是黨和國家對殘疾人愛護與關心的有效體現。殘疾人檔案管理在當前新形勢下仍存在一些不足之處，但相信隨著重視程度的加深、檔案管理必將總結經驗、開拓創新，真正意義上實現高質量檔案管理，為殘疾人提供更優質的服務。■