集團企業內部控制和信息化管理結合的探究

吳建軍

（金華市婺城交通投資集團有限公司，浙江 金華 321000）

一、引言

信息化的發展，對于集團企業來說，既是全新的挑戰，又是新的發展機遇。信息化管理技術及手段的應用，能進一步提升集團企業內部控制效率。隨著集團企業信息化趨勢的出現，相關人員應正確認識信息化和集團企業內部控制之間的聯系，并且正視集團企業內部控制出現的各種問題，如此才能提出有效的解決措施，不斷提高集團企業內部控制的信息化水平，進而促使集團企業穩步前行。

二、集團企業信息化對內部控制系統的影響

（一）集團企業信息化含義

1.集團企業信息化目的及本質

集團企業信息化的目的，主要是應用各種信息系統網絡加工企業內部產生的信息及搜集到的外界信息，進而產出新的信息資源，為集團企業管理人員的科學決策工作提供有力支持，全方位優化集團企業資源，保障集團企業能靈活應對外部市場的挑戰，真正展現企業價值。總結起來，集團企業信息化實質上就是將企業組織結構、財務管理、企業文化、業務流程以及內部控制各個方面，與信息技術有機融合，使用信息技術幫助集團企業更新管理流程，提升管理效率，并創新內部控制模式，落實精細化管理，最終達到提高集團企業核心競爭力的目的。

2.集團企業信息化發展階段

集團企業信息化主要是先進信息技術和各個方面管理工作融合，進而提高企業資源利用效率。結合企業信息化各階段的中心任務和應用特點劃分，可以把集團企業信息化分為初級階段、中級階段以及高級階段。當然，也可以按照簡單階段—復雜階段、低級階段—高級階段等進行劃分。在不同的階段，信息化管理手段會發揮不同的作用，加強集團企業內部控制，對集團企業內部控制工作具有重大影響。

（二）對內部控制的影響

1.對控制環境的影響

一般來講，內部控制由企業董事會、監事會、經理層和全體員工共同實施，目的是實現控制目標。內部控制屬于當代企業管理的關鍵內容，內部控制的目標在于保障企業經營管理的合法性、合規性，提高經營效率，促進企業實現發展戰略目標。集團企業控制環境通常由機構設置、內部審計、權責分配以及企業文化等構成，信息化手段在一定程度上影響集團企業治理結構。創建完備的信息系統，可以為集團企業決策人員帶來更多參考信息，保障集團企業從整體上了解企業運營狀況，更有助于日后制定有效的發展戰略。使用信息化手段，能為集團企業內部控制帶來有利影響，助力管理層全面關注集團企業商務環境動態情況，而且能獲得更多有價值的參考信息。管理人員要提高自身收集和應用集團企業信息的能力，全面發揮信息化手段的具體作用，并且進一步分析未來發展戰略，不斷優化未來戰略。

2.對風險評估的影響

使用信息化手段，能夠保障集團企業內部流程越來越智能化且自動化，并且能針對集團企業職工日常工作行為展開有效監督，以及作出規范，避免內部出現徇私舞弊的現象。集團企業的運營管理和信息化手段應用具有密切的聯系。使用信息化手段，在有限的時間內能傳遞更為豐富的信息，而且可以有效規避信息風險。在信息化時代背景下，如果集團企業內部交流癱瘓，會導致其他信息被竊取，進而造成經濟損失。因此，集團企業需要有效評估信息化系統風險，科學構建治理機構，有效保護集團企業資產。除此之外，應用信息化手段，還能進一步構建大數據平臺，全面收集和分析各類業務數據、財務數據，有效對接各種數據。優化集團企業內部控制管理模式，便于監督與控制內部控制工作，提升會計信息質量，為集團企業決策和日常經營管理提供重要參考，有效規避各種潛在的風險。

3.對控制活動的影響

集團企業進行內部控制工作時，全面應用信息化手段，主要體現在兩個方面：一方面，要求自動化控制業務；另一方面，要控制信息系統。自動化控制業務，主要是把集團企業的經營管理過程視為整個控制對象，但目前控制形式和控制手段發生了一些變化。在集團企業信息系統內植入計算機程序，可以保證業務控制的獨立性。信息系統控制要關注網絡安全，而且要加強對電子商務的控制。在全面使用信息化手段的形勢下，集團企業應加強信息化建設，靈活應用計算機技術。此外，集團企業應依靠實用防護措施控制信息化硬件，通過建設防火墻、權限等手段，保護硬件，避免為企業內部控制帶來不良影響。

三、集團企業實行內部控制信息化過程中出現的問題

（一）內部控制環境復雜化

首先，組織控制復雜化。信息化組織結構雖然完善了，企業競爭優勢也提升了，但信息化背景下集團企業組織結構本身就存在一定缺陷，扁平化的組織結構導致集團企業規范性越來越弱，致使集團企業組織結構不穩定，極有可能出現內部問題，進而帶來風險。此外，道德準則控制這一方面也具有復雜性，極有可能受到網絡上各種不良思潮的沖擊，導致集團企業道德規范性被削弱，進而出現諸多不規范的內部控制行為。

（二）內部監督系統不完善

在信息化背景下，借助信息技術能夠完成一部分監督工作，提高了內部監督效率。然而，由于信息化改變了集團企業組織結構，集團企業內部監督系統面臨全新的挑戰，增加了監督工作難度。個別集團企業將內部審計外包，忽視信息系統作用和信息系統安全性，加上缺少內部控制的監督，未形成完整的內部審計系統與工作方案，導致后期內部監督工作頻頻受阻。

（三）缺乏專業人才

目前，集團企業的內部控制人員專業素養不高，不能靈活識別風險。即使每一名員工都有各自的責任，而且責任足夠明確，但是這些員工經常認為按照工作流程落實管理制度和完成監督工作即可，并未注重應用信息技術及信息化設備識別風險。由此可見，集團企業在專業人才這一方面，具有較大缺口，同樣會影響集團企業內部控制工作與信息化管理的融合效果，而且會增加日常工作難度與風險。

（四）未重視信息化風險

目前，大多集團企業并不關注信息化風險。現有的信息化風險，主要體現在兩方面。一方面，所應用的信息化軟件缺乏安全性。一些集團企業僅從自身利益出發，忽略了信息化財務的保密性及安全性，所選擇的技術及軟件存在巨大漏洞，進而為外部人員入侵數據庫和盜取企業信息提供了可乘之機，導致企業利益遭到損害，風險指數飆升。另一方面，現有的信息化軟件實用性不足，集團企業盲目應用軟件、購入軟件，而且部分軟件過于簡單，不能滿足集團企業內部控制工作要求，影響了內部控制工作效率。

四、信息化背景下集團企業內部控制的對策

（一）加強集團企業治理

優化集團企業內部控制環境，這一點尤為關鍵。控制環境是企業基本控制氛圍的影響要素。一般來講，集團企業內部控制環境主要包括企業文化、企業組織結構以及制度環境等方面。

第一，應注重優化集團企業控制環境建設工作。注重建設內部控制環境制度是優化信息化環境的當務之急。在全新的信息化環境下，集團企業應積極借鑒國內外有關信息系統安全的法律法規，改進和完善原有的企業內部控制制度，制定更有意義的內部控制機制和政策措施，并逐步優化內部控制制度框架，改善內部控制制度環境，為后期治理工作的落實作好鋪墊。

第二，應注重打造集團企業文化。在集團企業使用信息化手段管理內部控制工作時，要重視職工道德觀及價值觀建設。不管職工是價值觀發生偏差還是道德觀發生偏差，均有可能影響企業文化，導致企業文化發生質的變化。所以，要注重營造優良的企業文化，確保其對企業職工產生較強的約束力，這就需要注重建設企業價值觀和增強職工歸屬感，確保職工對企業文化產生認同感，而且要強化企業員工信息化風險意識，進而減少各種違規行為，避免信息技術的應用為企業內部控制環境帶來消極影響。良好的集團企業文化能讓企業內部職工受到熏陶，提高整體工作成效。

第三，要注重完善企業結構組織。集團企業組織愈加扁平化，雖然會帶來一定優勢，但是也有可能導致集團企業內部各部門在出現問題時互相推諉責任，內部人員責任不清，所以集團企業需要采用有效的措施規避扁平化組織帶來的消極影響，如可以跨功能團體建立工作小組，從而解決這一問題。跨功能團體是新型的組織形式，將企業各職能部門內的優秀人員選出來，組建臨時的工作團隊。雖然臨時型工作團隊具有短暫的生命周期，極有可能在完成某一任務后立即解散，但是這種靈活的工作形式，能夠在短時間內保障員工向心力，從而促進各部門高效溝通，解決難以協調的問題。

第四，應完善集團企業激勵政策。眾所周知，在傳統的扁平化企業組織結構下，員工晉升機會較少，而且各部門間的協調配合不足，所以應研究信息化環境下集團企業的特點，制定行之有效的授權機制和分配機制，制定有利于促進員工發展的政策，營造優良的內部控制環境。要通過相關政策及規章制度激勵員工奮發向上，促使員工盡情釋放自身潛力，為崗位和企業服務，達到理想的集團企業治理效果。

（二）建立合理的全球信息風險控制系統

在集團企業內部控制與信息化管理有機融合的背景下，網絡具有開放性和共享性，極有可能導致集團企業陷入各種風險之中。在信息化背景下，集團企業一旦陷入信息風險，所有風險管理機制都有可能失靈。所以，集團企業若想持續發展，應把信息技術相關的各項風險因素納入日常考慮范圍，創建適合集團企業信息化環境的企業風險管理機制。

首先，應創建信息系統和網絡信息安全機制，并擬定應對預案，逐步完善相關策略，這樣才能為后期工作做好準備，保障后期各項制度及策略順利落地。其次，要定期評估系統安全策略和制度的具體應用結果。最后，應成立專業的小組或部門，指派專業人員評估與管理企業風險，盡早識別信息化給企業帶來的風險，并不斷增強企業所有職工的IT風險防范意識。

需要指出的是，要持續實現內部控制流程信息化。《企業內部控制基本規范》為各大企業提供了范本，企業根據其要求評估，包括內部控制的制度、流程、關鍵控制點和控制措施等方面，將它們固化在信息化系統中，能保障內部控制規范制度的設計與運行更高效。

（三）做好技術支持工作

一方面，若想提高技術支持水平，應選擇相關的軟件。合適的軟件和技術對企業內部控制信息化發展具有重要價值。企業會計核算及內部控制工作成效，均與相關軟件及技術有著直接聯系。要慎重選擇軟件，保障所應用的信息化軟件及技術具有長遠性和實用性特點，切不可因貪圖小便宜而選擇極具危險性的軟件。要立足長遠，引進符合集團企業內部控制信息化水平和未來發展的技術和先進軟件，并構建完備的信息化內部控制系統，促進企業內部相關信息共享，提高信息及數據應用效率，防止為集團企業日后的內部控制工作帶來不必要的麻煩。

另一方面，在控制方式上，應結合人工和計算機程序，將人為因素導致出差錯的概率降到最低，全面提高信息溝通的效率，降低內部控制成本，提高內部控制的效益。

（四）加強內部審計

在全球化、信息化背景下，針對信息化系統展開內部監督與審查，符合集團企業內部管理系統要求。加強內部審計和會計監督，能夠助力集團企業加大內部控制力度。同時，也能保障集團企業會計信息安全。所以，在信息化背景下，要組建完善的內部審計機制和會計監督制度，真正展現會計審計人員獨立性，并且將其與具體工作有機結合，研究獎懲分明的激勵機制。必要之際，也要對相關工作人員加以考核與培訓。企業在創建內部控制體系時，需要全面考慮內控評價需求，設置嚴格的內控檢查標準，明確內控評價要求及檢查方法、職責分工、內部控制缺陷等，加大內部審計力度，進而為內控體系的執行、評價及監督提供可靠依據，達到閉環管理效果。

此外，集團企業應積極引進專業的內部監督人員及審計人員，組建專業的內部人員隊伍，保障內部監督審計工作順利落實，從而提高全球化、信息化背景下的集團企業內部管理水平，為集團企業的長足發展奠定基礎。

五、結語

在全球化、信息化背景下，集團企業落實內部控制工作時，應得到信息化管理理念及技術的支持，信息化管理對集團企業內部控制尤為重要。然而，隨著信息技術的廣泛應用，企業內部控制管理水平提高，也面臨一定風險與消極影響。所以，亟須立足信息化背景，審視集團企業內部控制現狀，并對其加以完善，從而制定更符合集團企業發展的內部控制機制與方案，以保障集團企業健康發展、有序發展。