科研檔案管理存在的問題和改進建議

文/南京市江寧區科學技術局 秦彩霞

隨著社會經濟的快速發展，科研工作也日益成為社會經濟發展過程中的核心驅動力，而科研檔案作為科研活動過程的真實記錄，可為科研工作提供有益的決策和研究文獻支持，同時也是科研管理工作及科研工作合法合規開展的重要基礎，因此必須重視科研檔案管理質量的提升。

在2020年頒布的《科學技術研究檔案管理規定》及新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）中，明確了科研電子檔案的法律效力，同時也提升了科研檔案管理的地位，指出科研檔案管理具有國家層面的指導作用。在這樣的情形下，更加迫切地需要從上自下、從宏觀到微觀地建立起科學完善的科研檔案管理制度體系。

一、科研檔案管理的相關內容

（一）科研檔案的內涵。科研檔案指的是科研單位在科研活動中以視頻、音頻、圖表、數據等各種形式所記錄的信息資料，而這些信息資料具有較強的專業性和規范性。科研檔案管理，則是基于統一管理原則基礎上，對科研檔案進行完整、系統、安全、準確地管理，以發揮出科研檔案在服務生產建設、科學技術研究及經濟建設中應有作用的一項管理活動。

（二）科研檔案管理的特征。首先，不同于其他類型的檔案，科研檔案具有系統性和成套性的特征，這主要表現為在科研檔案中每個環節環環相扣，并由此組成一個統一的系統和整體，如果某一個環節缺失，那么就會影響科研檔案的完整性。其次，因科研檔案的專業性較強，包含有大量的科研數據及科技文獻，且涉及的研究領域也較廣，因此使得科研檔案的類型較為分散，這要求在對科研檔案管理時，需要充分做好科研檔案的分類工作。最后，科研檔案還具有較強的階段性特征，這是因為每一種檔案均是在某一個領域內針對某個個體進行的專項研究，因此也要求在科研檔案管理過程中，必須要確保檔案文獻的完整性，并在保管科研檔案時，按照順序進行排放，避免出現缺頁、少頁的現象，進而確保科學研究按照階段進行。

（三）科研檔案管理的重要性及意義。對于科研單位而言，科研檔案發揮著重要的作用，是科研單位高質量開展科研工作的必需條件，也是科研單位實現發展的重要基礎。所以必須加強對科研檔案的管理。在科研項目管理中，科研檔案貫穿于項目管理的整個環節，包括立項論證、組織實施、檢查評估、驗收鑒定、成果申報等多個環節，可為科研單位的工作業績及科學發展提供第一手資料，進而保障科研單位科學研究的發展。可以說，沒有科研檔案，就沒有完整的科學研究，科研檔案是維持科學研究延續性的有力工具。在科研工作中，科研人員需要充分利用科研檔案提供的信息資源，汲取前人的科研成果、科研經驗及教訓，并在此基礎上進行創新和發展，才能有效促進科學研究的持續發展。另外，科研檔案也是進一步進行學習交流的必要素材和條件，隨著科學技術的不斷發展，如今現代科技關聯學科的滲透性日益增強，要想廣泛推行學術交流，并實現準確及時的情報互通，需要充分利用科研檔案這一可作為傳遞和交流的有力工具。

二、目前科研檔案管理中存在的問題

（一）缺乏完善的檔案管理制度。基于科研檔案的重要性及價值，科研單位逐漸重視科研檔案的管理，但從現實情況來看，科研檔案管理制度不完善仍是大多數科研單位普遍存在的問題。具體表現為：個別科研單位的干部職工檔案意識較薄弱，對于科研檔案的重要性及意義缺乏全面的認識，所以在實際工作中沒有將科研檔案管理工作作為一件重大事項去完成和落實，也未建立起完善的科研檔案管理制度，科研檔案管理工作的開展無章可循，這一結果導致在實際的科研檔案管理工作中存在檔案丟失、管理不規范等問題；而有的科研單位雖然制定了較完善的檔案管理制度，但存在執行力度不足的問題，檔案管理人員在開展工作時隨意執行，不僅導致科研檔案管理不夠規范，而且也使得檔案管理制度流于形式。

（二）缺乏統一的歸檔標準。一些科研人員不具備檔案歸檔的意識，從而導致科研檔案無法及時、完整地歸檔，大大降低了科研檔案管理的質量。主要表現為：一些科研院所的工作者更重視具體操作、論文發表及成果申報等，但對于《檔案法》等相關法律法規的了解并不深入，而且為了以后方便使用，通常會將科研課題材料緊握在手中，并沒有主動歸檔的意識。另外，科研單位雖然設有專門的科研檔案管理部門，但是缺乏統一的歸檔標準，導致科研人員在科研項目實施過程中，對收集的文件范圍及歸檔要求不甚了解，容易忽視過程性文件如進展報告、實驗數據、階段報告等資料的收集歸檔。在整個檔案工作中，檔案收集是最基礎的環節，隨著科研項目的不斷推進，也會產生越來越多不同類型的檔案信息和材料，如果沒有一個統一的檔案收集標準，也勢必會影響科研檔案的完整性和連貫性，許多具有重要價值的檔案材料無法及時歸檔，進而影響后續的科研成果利用。

（三）科研檔案管理方式較落后。隨著科研單位的不斷發展，科研檔案的數量也會越來越多，為了滿足檔案存儲的需求，科研單位只能是一再擴大檔案管理的庫房。但是面對日益龐大的科研檔案信息，若仍然依靠傳統的檔案管理模式和管理手段，不僅會使得檔案管理人員的工作任務繁重、工作效率低下，而且還容易出現錯漏，在很大程度上制約了科研檔案工作的發展。目前仍然有許多科研檔案的管理方式以人工操作為主，缺乏信息化管理手段的應用，導致實際工作效率較低，即便認識到科研檔案信息化建設的重要性，但也只是當作一句口號在進行，存在走形式、走過場、應付上級檢查的現象。另外，有的科研單位雖然進行了科研檔案信息化建設，但也只是停留在工作要求層面，未能從最大化利用科研檔案這一內容出發，也未充分結合單位整體的戰略目標及職能定位進行提前規劃，導致科研檔案信息化建設的效果并不理想。

（四）存在信息安全隱患。科研檔案記錄了科研活動的全過程，對于科研單位而言，是非常寶貴的財富。加強科研檔案信息的安全保護，更是科研單位義不容辭的責任，這事關國家安全與利益。隨著網絡信息技術的快速發展，電子科研檔案在科研單位檔案中的比例不斷上升，且計算機技術及網絡技術的應用，更是為科研檔案的開發利用帶來便利。但任何事物都有其兩面性，網絡信息技術的應用帶來諸多便利的同時，也給信息安全帶來了較大挑戰。目前有一些科研單位所配備的網絡安全設備并沒有設置相應的權限，也未能有效應用防入侵、防病毒等技術進行網絡安全防護，存在較大的外部攻擊風險。同時，也有一些科研單位未使用加密技術對科研檔案數據庫進行防護，使得數據存在泄露風險。除此之外，個別科研單位缺乏檔案信息安全管理的認識，缺乏明確的安全管理目標、原則及組織框架。這些問題的存在，均使得科研檔案信息面臨著較大的風險。

（五）缺乏科研檔案管理人才。科研檔案管理人員素質水平的高低，更是直接對科研檔案管理工作的質量產生影響。目前大部分科研單位的檔案管理人員綜合素質較低，普遍存在專業知識更新意識缺乏、信息化專業技能不高的問題。而在大數據時代背景下，進一步提高了對科研檔案管理人員的要求，但大多數科研檔案管理人員僅具備基本的檔案整理技能，對于計算機、信息資源管理、專業統計學等多個學科的專業知識缺乏，很大程度上制約了科研檔案信息化、專業化管理的進程。

三、完善與優化科研檔案管理工作的建議

（一）制定科學完善的科研檔案管理制度。科學完善的科研檔案管理制度，是科研檔案管理工作高質量開展的重要基礎，科研單位必須要充分認識這一點，從而建立起科學完善的科研檔案管理制度，如此才能夠讓科研檔案管理工作有章可循，才能夠提升科研檔案管理的規范性。對此，科研檔案領導層應從自身做起，要及時轉變滯后的管理觀念，充分認識到科研檔案管理的重要性，結合《檔案法》及科研檔案管理的法律規定，制定適合本單位發展的科研檔案管理制度。在此基礎上，進一步加大內部宣傳力度，使單位內部人員也能充分認識到科研檔案管理的重要性，嚴格遵循檔案管理制度并開展工作。在這一過程中，必須要嚴格落實科研檔案材料的“三不”“三嚴”的規定，“三不”指的是不接受未審核合格的科研檔案、不歸檔不符合歸檔要求的科研檔案、不提供不符合查閱歸檔的科研檔案；“三嚴”則是嚴格保障科研檔案信息的安全、嚴禁科研檔案學信息造假、嚴防科研檔案信息泄露。通過有效落實“三不”“三嚴”制度規定，提升科研檔案管理的合法合規性。另外，針對科研檔案管理制度執行不足的問題，需要建立有效的監督機制，可通過建立檔案管理責任制，明確檔案管理人員的職責，制定科學有效的檔案管理流程，并采取有效的管理措施，以保證科研檔案管理制度有效落實，進而提升科研檔案管理的水平。

（二）制定統一規范的檔案歸檔標準。在完善科研檔案管理制度的基礎上，制定統一規范的科研檔案歸檔標準，并明確科研工作人員的責任意識，落實責任人負責制，使其能夠充分認識到科研檔案工作的重要性，主動進行科研檔案的歸檔。同時，應在檔案分類的基礎上，制定切實可行的科研檔案歸檔辦法，對不同類型的檔案進行規范嚴格的歸檔，充分保證科研檔案的完整性。

（三）實現科研檔案的信息化管理。科研檔案信息化管理，不僅有助于提升科研檔案管理的效率，也有助于后續科研檔案的充分利用，可讓科研檔案發揮出其應有的作用。為此，需要科研單位重視科研檔案信息化管理，應與時俱進地革新科研檔案管理模式和管理方式，加強先進技術的應用，并建立起完整的科研檔案信息化管理平臺，幫助檔案管理部門更好地開展科研檔案管理工作。在具體的工作中，需要科研單位結合自身的發展戰略目標及職能定位，強化信息平臺的頂層設計，包括配備專業化人員、工作部署、管理考核等多個方面。首先，需要科研單位具備正確的信息化管理意識，提前進行謀劃，化被動為主動，充分做好科研檔案信息收集、整理、歸檔等各環節工作。其次，在引進大數據、云計算等先進技術的同時，落實檔案管理人員的技術培訓工作，讓檔案管理人員主動且熟練地運用先進技術進行檔案管理，既能有效推動科研檔案的數字化進程，也能實現對科研檔案管理全過程的跟蹤管理。最后，要加快紙質檔案轉化電子檔案的進程，重視歷史檔案的保護，同時依托信息化平臺進行電子檔案的存儲，全面保障科研檔案資源的完整性，進而為后續的高效利用奠定良好的基礎。

（四）嚴格落實保密制度，加強檔案信息系統安全防護。信息化時代，在推進科研檔案信息化管理進程的過程中，不可忽視科研檔案信息的安全防護。一方面，需要科研單位嚴格執行檔案保密制度，依據保密法等制度文件，并結合本單位實際情況，建立起完善科研檔案信息保密管理制度，加強信息安全防護，嚴格落實相關人員的保密責任等；另一方面，需要科研單位進一步加強科研檔案信息系統的建設，應采取各種網絡安全措施，增設網絡系統防病毒、防攻擊、防癱瘓等功能，并定期檢查安全防護情況，及時修復和處置網絡安全漏洞。另外，要加強科研檔案信息化系統保密管理情況的檢查，采取有效的保密防范措施，確保無泄密事件發生。

（五）加強科研檔案管理人才隊伍的建設。一方面，科研單位應加大檔案工作人才的引進力度，充分結合科研檔案信息管理的要求及單位實際情況，進行人力資源規劃，由此組建起一支高素質、高水平的檔案管理人才隊伍，切實滿足當前科研檔案管理工作高質量開展的需求；另一方面，加強現有科研檔案管理人員的培訓教育，制定針對性、系統的培訓方案，有效落實檔案專業知識、信息化操作實務、網絡安全知識等培訓內容，并結合科學的績效激勵機制，不斷提升檔案管理人員的服務意識、培訓效果及工作能力，進而有效提升科研檔案管理工作的效率與質量。