物聯網技術在智慧檔案建設中的應用研究

文/山東省單縣機關事務服務中心 張志剛

物聯網技術簡單來說就是萬物互聯的技術，主要是通過無線網絡實現物與物、人與物的互聯。可以說物聯網是現代智慧城市發展中最為重要的技術。智慧檔案作為智慧城市的重要組成部分，在建設發展過程中物聯網技術的應用必不可少，不僅可以有效提高檔案的使用效率，還能節約大量的人力物力資源，提高檔案的安全性，是檔案發展的必然方向。

一、傳統檔案建設存在的問題與不足

（一）傳統檔案數字化改造及管理難度大。在信息技術高速發展的時代背景下，傳統檔案的數字化改造是必然趨勢。傳統檔案以紙質檔案為主，檔案的保存條件要求高、檔案占地面積大、檔案查詢不便等問題突出。通過大數據技術構建大型數據庫，實現數字化改造不僅可以極大地確保檔案的安全性，而且可以提高檔案的使用效率。因此，檔案的數字化改造是當前的重要任務。但是，由于我國傳統檔案的數量大，存儲時間長，數字化改造存在一定的困難。而且智慧檔案在發展過程中，很多檔案仍采用傳統的管理方式，不同部分之間沒有完成信息化建設與溝通，管理網絡不健全，影響了智慧檔案的發展，并在一定程度上影響了電子檔案的管理。因此，僅僅依靠數字化或信息化來打造智慧檔案是遠遠不夠的，需要在其中使用物聯網技術。

（二）文件管理效率低，錯誤率高。由于傳統的檔案主要以人工管理和服務為主，無論是存儲、查找等都完全依靠人工進行。而海量的檔案資源與檔案管理人員的不足很容易導致人為錯誤，不僅需要大量的勞動力，而且工作量巨大。因此，傳統的檔案文件在管理上效率低下、出錯率高，這就需要用到物聯網技術。

（三）文件安全管理存在漏洞。檔案內有大量有價值的文件，對存儲提出了更高要求，必須做好檔案的保護工作。傳統檔案以紙質檔案為主，對于存儲的環境條件要求高，比如溫濕度等。此外，必須有健全的消防系統來避免意外火災導致的威脅。但是再嚴格的管理也必然存在安全漏洞。此外，檔案還面臨失竊的威脅，如果電子文件和紙質文件都沒有得到適當的監控和管理而導致丟失，將嚴重威脅文件管理的安全。

二、智慧檔案建設中的物聯網技術應用方向

物聯網技術的應用極大地拓展了智慧檔案的功能，提高了檔案的服務效率，同時也提高了檔案的安全性。通過物聯網，智慧檔案實現了物理層面和信息層面的互聯，為社會檔案使用提供了一個高效的網絡平臺。智慧檔案建設中的物聯網技術應用方向主要分為四個內容，分別是：感知識別、文檔定位、文檔存儲、智能決策。比如RFID標簽的應用可以有效記錄文檔的所有信息，其可以在各類信息載體上，實現對文檔的監控。并可使用基于網絡的數據庫技術來存儲和共享詳細的項目信息，以供各級檔案管理系統使用。詳情見表1。

表1 以物聯網技術為基礎的智慧檔案系統

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（一）感知識別。感知識別是物理世界與信息世界融合的重要環節。射頻識別(RFID)是1980年發展起來的一種新型自動識別技術。它利用射頻信號通過空間通信實現信息的無接觸傳輸，并通過傳輸的信息實現個性識別。RFID標簽包含檔案標識、藏書地點、文件類別、書架信息、近期記錄、安全保護等多種信息。在智慧檔案管理系統中，常用的是高頻無源標簽，其通信頻率范圍為3～30MHz。除金屬材料外，該頻率波長可透過大部分材料，但往往會縮短讀取距離，一般為1m左右，該頻段為全球通用，沒有特別限制。RFID標簽還可以應用于門禁系統，實現身份的識別認證，并且引導人員完成檔案查閱的所有步驟，完成所有的感知識別活動。

（二）定位系統。文檔位置攜帶三個關鍵信息：時間、空間和對象。對這些信息的使用不僅可以提供對時效性的服務，還可以提供個性化、定制化的服務。常用的定位技術包括TOA定位、TDOA定位、AOA定位和RSSI定位。在智慧檔案建設中常用的是RFID標簽，優點是成本低。定位系統不僅可以實現文檔的定位，還可以實現人員的定位，提高高效的服務，此外與GIS系統結合應用，對于文檔的書目數據、借閱數據、檔案當前所在位置都可以進行定位，電子防盜系統也可以利用位置信息來追蹤文檔的軌跡。

（三）文檔存儲。文檔存儲數字化是近年來發展的主要方向。傳統的文檔介質主要是紙質，具有多種劣勢。隨著閱讀方式的網絡化，檔案數字化改造勢在必行，以實現檔案的遠距離應用，滿足現代社會的需求。這就要求通過物聯網技術實現人與檔案的互聯，實時的感知檔案的信息。同時，與傳統互聯網相比，物聯網具有更深層次的智慧化特征，能夠處理復雜的數據分析、聚合和計算，整合多維信息，從而支持智慧化管理決策。比如，大數據技術和云計算技術的發展，使得文檔的存儲以數據庫為主。通過分布式存儲與備份存儲大大提高了檔案的安全性，并通過各種應用程序實現使用。所以云存儲是一個存儲系統，以管理為核心的云計算系統。一旦智慧檔案嵌入云存儲平臺，所有檔案資源都可以通過虛擬化技術進行管理和均勻分布。

（四）智能決策。智能決策體現在智慧檔案的使用階段，通過識別技術、定位技術以及存儲技術的支撐，如何高效合理地使用檔案成為關鍵。其中數據挖掘技術可以通過大數據實現對檔案的合理應用。通過不同的分類規則，數據挖掘可以實現對檔案的合理分類，在用戶使用檔案時通過識別需求后，對檔案進行定位找到檔案的存儲位置，然后調取。整個過程是智能決策的過程，此外，智能決策還可以根據檔案的使用數據進行預測，形成新的服務規則，不斷完善服務細節，以提高服務的效率。

三、物聯網技術在智慧檔案建設中的應用

（一）智慧檔案中檔案存儲管理的應用。在建設智慧檔案時，物聯網技術可以有效提高檔案存儲管理的效率與安全性。通過RIFD技術，可以使用附加到文件的RIFD標簽來定位文件。不僅方便管理文件存儲，也方便查閱文件，大大提高了檔案工作的效率，降低了存檔錯誤的可能性，有效提升了智慧檔案管理的效率。應用物聯網技術打造智慧檔案，是未來我國檔案管理系統智慧化建設的重要趨勢。

（二）檔案安全監管的管理應用。檔案安全是智慧檔案建設的重中之重，尤其在數字化發展過程中如何防止檔案失竊尤為重要。通過物聯網技術的應用可以實現不同檔案之間的聯系，并利用RIFD標簽和WSN技術對檔案文件進行定位跟蹤，不僅可以提高檔案的檢索效率，同時還可以實現多點備份與防止盜竊。此外，數據庫的建設可以實現檔案資料的實時查詢，無須進行定期盤點，在檔案出現缺失時可以及時發現，因此物聯網技術可以有效提高智慧檔案的安全監管。

（三）在智慧檔案建設中的日常管理應用。在智慧檔案管理的日常管理層面，物聯網技術也能起到很好的作用。比如，可以智能調整紙質檔案的存儲溫濕度，利用溫濕度監測裝置實時監控并自動調整；在火災報警監控和消防系統中，可以對與火災報警系統相關聯的煙霧傳感器進行監控，第一時間發送火災報警信息；在檔案的通風控制、照明控制上，都可以使用設備進行監測和調整，并通過信息技術上傳到控制中心，實現真正的智慧管理。

（四）基于用戶需求的服務創新水平的管理應用。智慧檔案的創建不僅限于自動化，還要注意人們使用的感受和需要。因此，在物聯網技術的支持下，智慧檔案的創建應著眼于用戶的需求，引入創新的知識服務。利用RIFD技術，可以智慧判斷出用戶的需求，進而分析用戶的需求，在此基礎上為用戶提供更精準的信息服務。這種創新的知識服務不僅有效提高了文件搜索的效率，還簡化了相應的文件借閱流程，可以幫助用戶更快、更高效地找到所需文件。

四、結語

當今社會智慧化發展的程度越來越高，智慧檔案的建設發展越來越快。物聯網技術的應用可以實現檔案資源的遠程管理，并提高檔案文件存儲的安全性，不僅可以有效提高檔案的應用效率，降低檔案管理中出現的差錯，而且可以從根本上改變傳統檔案的管理方式。可以說，通過與現代信息技術的聯合應用，物聯網技術從根本上改變了傳統檔案的管理與應用方式，對于檔案在社會主義建設中發揮更大的作用意義重大。