文/山東省單縣機關事務服務中心 張志剛
物聯網技術簡單來說就是萬物互聯的技術,主要是通過無線網絡實現物與物、人與物的互聯。可以說物聯網是現代智慧城市發展中最為重要的技術。智慧檔案作為智慧城市的重要組成部分,在建設發展過程中物聯網技術的應用必不可少,不僅可以有效提高檔案的使用效率,還能節約大量的人力物力資源,提高檔案的安全性,是檔案發展的必然方向。
(一)傳統檔案數字化改造及管理難度大。在信息技術高速發展的時代背景下,傳統檔案的數字化改造是必然趨勢。傳統檔案以紙質檔案為主,檔案的保存條件要求高、檔案占地面積大、檔案查詢不便等問題突出。通過大數據技術構建大型數據庫,實現數字化改造不僅可以極大地確保檔案的安全性,而且可以提高檔案的使用效率。因此,檔案的數字化改造是當前的重要任務。但是,由于我國傳統檔案的數量大,存儲時間長,數字化改造存在一定的困難。而且智慧檔案在發展過程中,很多檔案仍采用傳統的管理方式,不同部分之間沒有完成信息化建設與溝通,管理網絡不健全,影響了智慧檔案的發展,并在一定程度上影響了電子檔案的管理。因此,僅僅依靠數字化或信息化來打造智慧檔案是遠遠不夠的,需要在其中使用物聯網技術。
(二)文件管理效率低,錯誤率高。由于傳統的檔案主要以人工管理和服務為主,無論是存儲、查找等都完全依靠人工進行。而海量的檔案資源與檔案管理人員的不足很容易導致人為錯誤,不僅需要大量的勞動力,而且工作量巨大。因此,傳統的檔案文件在管理上效率低下、出錯率高,這就需要用到物聯網技術。
(三)文件安全管理存在漏洞。檔案內有大量有價值的文件,對存儲提出了更高要求,必須做好檔案的保護工作。傳統檔案以紙質檔案為主,對于存儲的環境條件要求高,比如溫濕度等。此外,必須有健全的消防系統來避免意外火災導致的威脅。但是再嚴格的管理也必然存在安全漏洞。此外,檔案還面臨失竊的威脅,如果電子文件和紙質文件都沒有得到適當的監控和管理而導致丟失,將嚴重威脅文件管理的安全。
物聯網技術的應用極大地拓展了智慧檔案的功能,提高了檔案的服務效率,同時也提高了檔案的安全性。通過物聯網,智慧檔案實現了物理層面和信息層面的互聯,為社會檔案使用提供了一個高效的網絡平臺。智慧檔案建設中的物聯網技術應用方向主要分為四個內容,分別是:感知識別、文檔定位、文檔存儲、智能決策。比如RFID標簽的應用可以有效記錄文檔的所有信息,其可以在各類信息載體上,實現對文檔的監控。并可使用基于網絡的數據庫技術來存儲和共享詳細的項目信息,以供各級檔案管理系統使用。詳情見表1。
表1 以物聯網技術為基礎的智慧檔案系統
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(一)感知識別。感知識別是物理世界與信息世界融合的重要環節。射頻識別(RFID)是1980年發展起來的一種新型自動識別技術。它利用射頻信號通過空間通信實現信息的無接觸傳輸,并通過傳輸的信息實現個性識別。RFID標簽包含檔案標識、藏書地點、文件類別、書架信息、近期記錄、安全保護等多種信息。在智慧檔案管理系統中,常用的是高頻無源標簽,其通信頻率范圍為3~30MHz。除金屬材料外,該頻率波長可透過大部分材料,但往往會縮短讀取距離,一般為1m左右,該頻段為全球通用,沒有特別限制。RFID標簽還可以應用于門禁系統,實現身份的識別認證,并且引導人員完成檔案查閱的所有步驟,完成所有的感知識別活動。
(二)定位系統。文檔位置攜帶三個關鍵信息:時間、空間和對象。對這些信息的使用不僅可以提供對時效性的服務,還可以提供個性化、定制化的服務。常用的定位技術包括TOA定位、TDOA定位、AOA定位和RSSI定位。在智慧檔案建設中常用的是RFID標簽,優點是成本低。定位系統不僅可以實現文檔的定位,還可以實現人員的定位,提高高效的服務,此外與GIS系統結合應用,對于文檔的書目數據、借閱數據、檔案當前所在位置都可以進行定位,電子防盜系統也可以利用位置信息來追蹤文檔的軌跡。
(三)文檔存儲。文檔存儲數字化是近年來發展的主要方向。傳統的文檔介質主要是紙質,具有多種劣勢。隨著閱讀方式的網絡化,檔案數字化改造勢在必行,以實現檔案的遠距離應用,滿足現代社會的需求。這就要求通過物聯網技術實現人與檔案的互聯,實時的感知檔案的信息。同時,與傳統互聯網相比,物聯網具有更深層次的智慧化特征,能夠處理復雜的數據分析、聚合和計算,整合多維信息,從而支持智慧化管理決策。比如,大數據技術和云計算技術的發展,使得文檔的存儲以數據庫為主。通過分布式存儲與備份存儲大大提高了檔案的安全性,并通過各種應用程序實現使用。所以云存儲是一個存儲系統,以管理為核心的云計算系統。一旦智慧檔案嵌入云存儲平臺,所有檔案資源都可以通過虛擬化技術進行管理和均勻分布。
(四)智能決策。智能決策體現在智慧檔案的使用階段,通過識別技術、定位技術以及存儲技術的支撐,如何高效合理地使用檔案成為關鍵。其中數據挖掘技術可以通過大數據實現對檔案的合理應用。通過不同的分類規則,數據挖掘可以實現對檔案的合理分類,在用戶使用檔案時通過識別需求后,對檔案進行定位找到檔案的存儲位置,然后調取。整個過程是智能決策的過程,此外,智能決策還可以根據檔案的使用數據進行預測,形成新的服務規則,不斷完善服務細節,以提高服務的效率。
(一)智慧檔案中檔案存儲管理的應用。在建設智慧檔案時,物聯網技術可以有效提高檔案存儲管理的效率與安全性。通過RIFD技術,可以使用附加到文件的RIFD標簽來定位文件。不僅方便管理文件存儲,也方便查閱文件,大大提高了檔案工作的效率,降低了存檔錯誤的可能性,有效提升了智慧檔案管理的效率。應用物聯網技術打造智慧檔案,是未來我國檔案管理系統智慧化建設的重要趨勢。
(二)檔案安全監管的管理應用。檔案安全是智慧檔案建設的重中之重,尤其在數字化發展過程中如何防止檔案失竊尤為重要。通過物聯網技術的應用可以實現不同檔案之間的聯系,并利用RIFD標簽和WSN技術對檔案文件進行定位跟蹤,不僅可以提高檔案的檢索效率,同時還可以實現多點備份與防止盜竊。此外,數據庫的建設可以實現檔案資料的實時查詢,無須進行定期盤點,在檔案出現缺失時可以及時發現,因此物聯網技術可以有效提高智慧檔案的安全監管。
(三)在智慧檔案建設中的日常管理應用。在智慧檔案管理的日常管理層面,物聯網技術也能起到很好的作用。比如,可以智能調整紙質檔案的存儲溫濕度,利用溫濕度監測裝置實時監控并自動調整;在火災報警監控和消防系統中,可以對與火災報警系統相關聯的煙霧傳感器進行監控,第一時間發送火災報警信息;在檔案的通風控制、照明控制上,都可以使用設備進行監測和調整,并通過信息技術上傳到控制中心,實現真正的智慧管理。
(四)基于用戶需求的服務創新水平的管理應用。智慧檔案的創建不僅限于自動化,還要注意人們使用的感受和需要。因此,在物聯網技術的支持下,智慧檔案的創建應著眼于用戶的需求,引入創新的知識服務。利用RIFD技術,可以智慧判斷出用戶的需求,進而分析用戶的需求,在此基礎上為用戶提供更精準的信息服務。這種創新的知識服務不僅有效提高了文件搜索的效率,還簡化了相應的文件借閱流程,可以幫助用戶更快、更高效地找到所需文件。
當今社會智慧化發展的程度越來越高,智慧檔案的建設發展越來越快。物聯網技術的應用可以實現檔案資源的遠程管理,并提高檔案文件存儲的安全性,不僅可以有效提高檔案的應用效率,降低檔案管理中出現的差錯,而且可以從根本上改變傳統檔案的管理方式。可以說,通過與現代信息技術的聯合應用,物聯網技術從根本上改變了傳統檔案的管理與應用方式,對于檔案在社會主義建設中發揮更大的作用意義重大。