雙高背景下高校智慧化檔案館建設(shè)研究

文/天津職業(yè)大學圖書館（檔案館） 侯浩

一、引言

隨著新一代信息技術(shù)的不斷應(yīng)用，中國職業(yè)教育不斷發(fā)展，特別是中國特色高水平高職學校和專業(yè)建設(shè)計劃（以下簡稱“雙高計劃”）的啟動，越來越多的高等職業(yè)院校對于檔案建設(shè)的需求和投入逐步加大，建設(shè)新型智慧檔案館成為落實高校內(nèi)涵發(fā)展的重要舉措，同時也是推動高校智慧建校工作提升、跨越的有力抓手。智慧檔案館是在數(shù)字檔案館之后檔案館的又一未來發(fā)展形態(tài)。它利用5G、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、移動邊緣計算、人工智能等新技術(shù)，實現(xiàn)對傳統(tǒng)檔案管理流程的“智慧化”。

二、現(xiàn)狀與問題

（一）政策引導不及時。檔案部門的建設(shè)是一項長期繁雜的項目，尤其是智慧檔案館的建設(shè)工作。現(xiàn)今很多高校，特別是高等職業(yè)院校因環(huán)境因素所限，還沒有智慧檔案館籌備、規(guī)劃、成立以及后期運維的中長期科學管理模式和資源搭配合理成體系的基礎(chǔ)政策。沒有制定與之匹配的管理方式和引導政策，更沒有一個相對統(tǒng)一的管理規(guī)范，這就導致在智慧校園整體設(shè)計時沒有將智慧檔案館的設(shè)計納入其中，從而影響未來數(shù)據(jù)對接和智慧校園建設(shè)，容易造成檔案館在智慧互聯(lián)時代成為“信息孤島”。

（二）基礎(chǔ)建設(shè)不充分。隨著“雙高計劃”的快速推進，各高校對智慧校園建設(shè)投入了大量的人力物力，但一些基礎(chǔ)硬件設(shè)備和條件的不足仍制約著智慧檔案館的發(fā)展。主要體現(xiàn)在：一是在建設(shè)智慧檔案館前，要實現(xiàn)館內(nèi)檔案的全部數(shù)字化工作，在此基礎(chǔ)上才能建設(shè)智慧化檔案館，可大部分高校的檔案工作還是針對實體，部分高校開始或正在進行實體檔案數(shù)字化加工，只有少部分高校完成了全部檔案的數(shù)字化工作，這一點就成了發(fā)展智慧檔案館的瓶頸性因素；二是檔案館內(nèi)設(shè)備雖已達標，但仍不具備實現(xiàn)智慧化檔案工作的可能，如要實現(xiàn)檔案的自動存取功能，就需要在安裝新型系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，建立全監(jiān)控庫房、安裝門禁管理、采用RFID模式、更新智能密集架、引進機器人傳送裝備等，這一系列的設(shè)施設(shè)備建設(shè)是左右智慧檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)性因素。

通過各個高校間對比發(fā)現(xiàn)，有很多高校的檔案工作仍舊沿用過去相對初級的管理模式，其所應(yīng)用的管理系統(tǒng)仍為單機操作系統(tǒng)，相對簡單，僅有一些初步的錄入、查檢功能，其利用、編研、信息統(tǒng)計、庫房聯(lián)動管理模塊屬性相對缺失，與國家對數(shù)字化、智能化管理的要求存在相當大的差距，并且其對館藏內(nèi)容存量的數(shù)字化、增量電子文件歸檔等基礎(chǔ)建設(shè)工作還在陸續(xù)開展。大部分的文件資源還是以紙質(zhì)載體的傳統(tǒng)檔案為主，雖然形成了大量的電子文件，但是不具備可上傳、可利用的操作功能，用單機的檔案管理系統(tǒng)僅能夠查詢到檔案案卷目錄，再依據(jù)目錄內(nèi)容從實體庫房找到案卷進行調(diào)閱，耗費大量人力資源，效率不高。

（三）隊伍建設(shè)不匹配。近年來，各高校在“雙高計劃”的發(fā)展下，檔案管理工作越來越被重視，且人才隊伍在思想認識、實踐能力等方面都有一定的提高，但是檔案管理工作人員大多為非檔案專業(yè)出身，其專業(yè)水平以及信息化能力等不足以滿足智慧檔案館的建設(shè)發(fā)展。在學歷專業(yè)方面，雖然具有研究生學歷的人才不斷增加，但在研究領(lǐng)域與專業(yè)對口上，檔案隊伍中缺乏檔案專業(yè)背景的人才，其專業(yè)能力多以繼續(xù)教育和自我學習為主。另外，檔案館智慧化建設(shè)隊伍儲備不足，計算機專業(yè)人才不多，且同時具備檔案、計算機能力的多面手人才少之又少。再者，對于人才梯隊建設(shè)工作的重視程度不夠大。限于各校人、財、物等方面的投入不同，檔案工作部門在人才梯隊建設(shè)、相關(guān)培訓等環(huán)節(jié)投入比重不夠，不能為檔案事業(yè)發(fā)展培養(yǎng)后備力量，這也從基礎(chǔ)上限制了檔案館事業(yè)的前進。

三、存在問題的原因分析

（一）規(guī)范制度不夠健全。同智慧化檔案工作起步較早的各國比較，中國目前關(guān)于智慧化檔案館建設(shè)的相應(yīng)制度不夠健全。特別是在智慧化檔案館建設(shè)長期發(fā)展規(guī)劃方面引導不及時、配套支持政策不明確、運行管理規(guī)范不清晰等等，這些問題從頂層設(shè)計方面阻礙了智慧檔案工作的發(fā)展，從而影響了智慧檔案館建設(shè)工作的推進。

（二）數(shù)字化工作滯后、資金投入不足。智慧化檔案工作的依托就是館藏檔案的數(shù)字化工作，輔助現(xiàn)有的5G網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和大數(shù)據(jù)支撐以及智能檔案系統(tǒng)等等項目的綜合利用。但從現(xiàn)有實際情況分析，目前各高校均在推進館藏檔案數(shù)字化的工作，可因為投入不足、與其他工作相比重視不夠、基礎(chǔ)設(shè)備缺乏等因素的制約，隨之就形成了各校檔案數(shù)字化工作發(fā)展不均衡，總體發(fā)展不能達到建設(shè)智慧化檔案館的水平。

（三）對人才隊伍重視不夠。高校的教科研工作一直是學校推動工作的焦點和重點，檔案管理部門作為學校二級教學輔助部門，其位置也變得像輔助功能一樣趨于邊緣化，而作為檔案管理部門的工作人員，就顯得更不重要，從各校的招聘工作就可看出，往往檔案部門聘用的多是校內(nèi)待消化的非專業(yè)人員，想得到檔案、計算機等相關(guān)專業(yè)的人才很難。

人才隊伍的管理機制缺失。為什么會有很多校內(nèi)轉(zhuǎn)崗人員的存在，沒有更多的新任報考檔案工作崗位？多數(shù)人意識中的檔案工作很輕松，考核不是很難，同時未來也缺少發(fā)展。其實就是對檔案人員的考核沒有設(shè)置明確的工作等量和等第，同時在職稱評聘、學訪交流、考核評定、獎勵促進等方面，現(xiàn)在的體制還不能滿足檔案事業(yè)的發(fā)展。

另外，從高校館室檔案管理人員的主觀角度來看，其平常的工作內(nèi)容相對繁雜而且數(shù)量很多，從事的基本是圍繞學校主體工作進行的輔助性、配套性服務(wù)工作，按照要求進行配合的機械檢索等內(nèi)容，缺乏對工作經(jīng)驗的總結(jié)提升，缺少對自身理論和專業(yè)素養(yǎng)的建設(shè)，科研課題、論文、專利、發(fā)明等業(yè)績成果產(chǎn)出量低，科學研究能力弱。檔案管理人員經(jīng)常伏案工作，對于遠景規(guī)劃和自我發(fā)展規(guī)劃，思路不開闊，前景不明朗，職業(yè)生涯發(fā)展方向不明確而且渠道單一。

四、解決問題的途徑

（一）尊重檔案工作發(fā)展規(guī)律。制定適宜的配套政策制度是智慧化檔案館建立首先要解決的問題之一。首先，要建立國家和省市實際政策相適宜的智慧檔案館，定制一些適宜的配套政策制度，從早、從快、從新布局頂層建設(shè)工作。有了國家政策的支持，各高校在建設(shè)智慧化檔案館上就有了明確的方向以及科學的引導，從而在網(wǎng)絡(luò)通信、信息基礎(chǔ)、大數(shù)據(jù)平臺等技術(shù)和智慧化管理等方面，能夠更好投入到智慧檔案館建設(shè)。

其中，日常各項規(guī)章制度的建立是智慧檔案館運行的基礎(chǔ)，各高校在“雙高計劃”背景下，要乘勢而上，根據(jù)實際狀況結(jié)合檔案工作的未來發(fā)展趨勢，從長計議，站在大局的角度，對應(yīng)未來長期管理的需要，根據(jù)智慧化工作的特點，通過制度規(guī)范檔案館的借閱、安全保密、庫房管理、統(tǒng)計檢索、鑒定等工作環(huán)節(jié)，并通過制度的建立，在雙高建設(shè)過程中，確保對高校智慧化檔案工作給予人才引進、物資保障和財力支持。需要注意的是，要與時俱進，提高觀念意識，改變常態(tài)慣性的思維模式，充分大膽地引入新制度、新技術(shù)、新設(shè)備、新理論，主動出擊將更多的智慧化元素引入高校檔案工作。同時在同地區(qū)、同區(qū)域內(nèi)倡導引入各校聯(lián)合制策，為未來的智慧融通、大數(shù)據(jù)的有效利用打好基礎(chǔ)。

（二）依托學校“雙高計劃”建設(shè)，加強檔案工作智慧化。智慧檔案館的建設(shè)需要相對充足的財力支撐，包括智能管理系統(tǒng)、自動化檔案柜、恒溫恒濕機、檔案消毒柜、智慧化檔案自助一體機等等硬件的引入。而檔案管理工作在學校建設(shè)中，長期處在輔助的角色中，其建設(shè)與學校投入重視程度高低有著密切的聯(lián)系。因為檔案管理工作往往不能直接對學校的工作產(chǎn)生直接的作用和功效，其工作往往很難被理解，更難講對檔案工作的認同，所以在相關(guān)項目的年度預算上，學校給予其他部門的相對多些，分配給檔案部門的相對少些。隨著“雙高計劃”的建設(shè)，帶給高校一次重要的發(fā)展機遇，尤其是在智慧化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)上。高校檔案館作為延續(xù)學校歷史文脈、傳承學校發(fā)展經(jīng)驗的重要部門，檔案館建設(shè)必將納入學校智慧校園建設(shè)中，檔案管理部門應(yīng)借“雙高計劃”之東風，向?qū)W校提出合理的建設(shè)方案，加大投入建設(shè)智慧化檔案館的力度。

在國家和省市級各層面均在大力倡導和推進智慧城市的有力條件下，智慧校園建設(shè)也在如火如荼的發(fā)展中，特別是在數(shù)據(jù)平臺共建、信息資源共通以及網(wǎng)絡(luò)硬件建設(shè)方面，能夠有效地推動智慧檔案館的發(fā)展建設(shè)。這樣一來，可以大大節(jié)約開支，使有限資金能夠應(yīng)用于更多項目建設(shè)，例如在全校投資建設(shè)智能辦公系統(tǒng)的同時，將智能檔案管理子系統(tǒng)列入建設(shè)清單，這樣就在建設(shè)智能檔案系統(tǒng)的同時節(jié)省了單獨購買的費用，從整體上達到了資金優(yōu)化使用。除了節(jié)流之外還要進行開源，才能夠保障檔案館智慧化工作的推進。落實《國家職業(yè)教育改革實施方案》的重要舉措之一的雙高計劃，其工作目標——5個提升中的信息化水平提升，正是智慧化校園和智慧檔案館建設(shè)的政策與配套資金保障。在高校進行雙高建設(shè)的頂層設(shè)計和預算中，明確智慧檔案館工作的配套支持。

（三）健全檔案工作隊伍，引進對口專業(yè)人才。通過構(gòu)建由檔案工作委員會、檔案館專職人員以及各部門兼職檔案員所構(gòu)成的高校檔案工作層級管理架構(gòu)，可以將相關(guān)制度、模式、指導要求特別是信息化智慧化技術(shù)等一一貫徹落實到細節(jié)中去，融入高校工作的各項環(huán)節(jié)，保障檔案工作的全面性、科學性、先進性，實現(xiàn)館藏內(nèi)容的增量電子化、庫存信息化、使用智能化。

同時，還要加速檔案工作隊伍的升級工作，借由雙高建設(shè)之機，引入大量的信息專業(yè)人才。大多數(shù)高校檔案館，原始的人才引入大多是校內(nèi)的轉(zhuǎn)崗聘任，隨著檔案工作的受關(guān)注程度越來越高，學校引進專業(yè)人才指標也隨之而漲，往往都能夠引進檔案學和情報學的專業(yè)人才。但對于智慧化檔案館的建設(shè)來說，高校檔案工作部門的現(xiàn)狀是，信息技術(shù)人才相對缺乏，不能保障在智慧化檔案建設(shè)工作中擔負起檔案館建設(shè)的信息化、數(shù)字化管理工作。同時，從出于安全等檔案特有屬性的角度出發(fā)，與之相關(guān)的服務(wù)器存儲、網(wǎng)絡(luò)云端安排、數(shù)據(jù)庫備份等數(shù)字化操控，以及存儲信息監(jiān)控、服務(wù)器運行監(jiān)控、用戶角色監(jiān)控、數(shù)據(jù)庫運維等一系列信息化技術(shù)工作都應(yīng)該由檔案館內(nèi)的專業(yè)人員負責。

除此之外，還要在高校智慧檔案館建設(shè)中努力建設(shè)一支能打硬仗、勝仗的專業(yè)隊伍。從館內(nèi)工作人員自身角度出發(fā)，要與時俱進地學習相關(guān)信息化、數(shù)字化、智能化業(yè)務(wù)，比如紙質(zhì)檔案數(shù)字全流程實施、大數(shù)據(jù)統(tǒng)計與挖掘、人臉識別安全系統(tǒng)、辦公電子文件無縫銜接歸檔等新的工作方式和技術(shù)，深挖內(nèi)涵建設(shè)，做到向書本學、向網(wǎng)絡(luò)學、向同行學、向?qū)I(yè)人士學，打破原有思維模式，建立知識結(jié)構(gòu)充實的能夠滿足現(xiàn)有業(yè)務(wù)需要的應(yīng)用知識結(jié)構(gòu)體系。從業(yè)務(wù)培訓的角度出發(fā)，加強館內(nèi)原有人員和兼職檔案工作人員的信息化、數(shù)字化、智能化培訓工作，及時引導、加大力度、提供機會，促進已在崗人員快速掌握新技術(shù)、新設(shè)備、新模式。倡導引入金字塔培訓模式，先使初始培訓或使館內(nèi)一位專業(yè)人員獲得相關(guān)技能或技術(shù)，通過這位專業(yè)人員的熟悉以及實踐后，在館內(nèi)進行多次和實時的培訓，引導館內(nèi)工作人員掌握相關(guān)技術(shù)和技能，達到點成線、線成面效果，通過一對多或多對多的形式將技術(shù)和技能向檔案工作體系的下一級傳遞，從而形成全覆蓋模式。

五、結(jié)語

國家“雙高計劃”建設(shè)要求到2035年，推動一批高職學校和專業(yè)群達到國際先進水平，引領(lǐng)職業(yè)教育實現(xiàn)現(xiàn)代化，為促進經(jīng)濟社會發(fā)展和提高國家競爭力提供優(yōu)質(zhì)人才資源支撐。加快推進智慧校園建設(shè)無疑是最有益的路徑、最有效的工程，這其中智慧檔案館的建設(shè)必不可少。因此，作為檔案管理部門應(yīng)該符合時代發(fā)展趨勢，乘“雙高計劃”之東風，在館藏內(nèi)容數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)上，制定與智慧化檔案館相匹配的制度政策，建設(shè)科學合理的管理人員隊伍，引入專業(yè)技能人才，將傳統(tǒng)檔案的收集、管理、保存、利用、編研等一系列流程和工作方式等作相應(yīng)的變化調(diào)整，創(chuàng)新工作理念運用新型技術(shù)設(shè)備，對基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施進行升級改造引進，同時采用新的模式、辦法、操作技能，投入智慧檔案館建設(shè)中，實現(xiàn)為黨管檔，為校存史、育人、宣傳等功效，為國家職業(yè)教育和學校發(fā)展建設(shè)添磚加瓦。