地方高校辦公室行政管理工作思考及對策

文/鞍山師范學院 龐祥武

隨著高等教育從精英化向大眾化普及，隨著地方高校的不斷擴招，高校的辦公室業務逐漸增加。地方高校的辦公室是連接學校、教師、學生的橋梁，是連接高校各部門的紐帶，是高校的對外窗口。地方高校辦公室行政管理涉及的內容非常多，涉及的范圍非常廣，直接影響學校教學秩序和正常運轉。做好地方高校辦公室行政管理工作，使其作用發揮到最大是本文要研究的重要問題。

一、地方高校辦公室行政管理職能

（一）管理職能。地方高校辦公室是學校、院、系管理工作的執行者，負責制度的制定與實施。辦公室的管理職能包括院系對學校布置工作執行的管理，學校、院、系固定資產及辦公資產的管理，院系宣傳及信息化建設，院系財務管理及日常綜合管理等。除此之外，辦公室管理職能還包括對高校決策及部署的執行過程中存在的問題進行監督的職能，目的是維護高校決策的權威性，保證各部門高效執行相關部署。

（二）協調職能。地方高校辦公室是高校、院、系的核心部門，是各項事務的協調者。辦公室在高校中起承上啟下的作用，且負責溝通內外，承擔著聯系、溝通、協調的責任，為學校、教師、學生的聯系構建橋梁。辦公室是高校信息和事務的中轉站，需要上傳下達，需要傾聽意見，需要反饋協調，以保障高校教學秩序的正常運轉。辦公室的協調職能涉及黨政協調、領導協調等，主要是依托黨的政策、方針，依照正確的方向，從高校發展全局出發，對高校中所有發生的事務進行協調。

（三）保障職能。地方高校辦公室是學校教學秩序運轉的保障者，為院、系提供舒適、便捷的辦公環境和條件，保證院、系的所有工作順利開展。辦公室為師生的人身財產安全提供保障，屬于后勤服務部門。辦公室隨時關注學校師生的思想動態及反饋的問題，并第一時間予以解決；辦公室隨時關注師生的需求，并提前布局；辦公室以服務為基本宗旨，以師生為本，為廣大師生排憂解難。以人為本是辦公室保障職能落實的前提，辦公室的保障工作應以尊重廣大師生為基礎，目的是保障校內各項活動的順利開展。辦公室工作人員高效的服務意識、良好的組織協調能力、及時的突發事件應變能力等，能為其保障職能的落實奠定基礎。

二、地方高校辦公室行政管理存在的問題

（一）師生不重視。地方高校辦公室雖然是高校運轉的核心行政部門，從宏觀上參與高校發展決策與規劃的制定，從微觀上處理領導、部門之間的矛盾，保證各類大小文件的上傳下達。但整體來說，師生對辦公室工作不重視、不認可，不能積極配合辦公室完成各項任務，使辦公室工作不能順利有序開展。

（二）目標不明確。地方高校在不斷擴招的背景下，辦公室工作內容發生了變化，行政管理工作范圍在不斷拓展。新拓展的業務內容雖從表面上看難度不大，但具體執行起來有一定難度。新拓展的業務導致辦公室日常行政管理目標被打亂，如果學校領導直接將某項業務交由辦公室的工作人員處理，會導致辦公室工作秩序混亂。長此以往，辦公室工作人員將分不清本職工作與領導工作的界限，會導致辦公室工作沒有明確指標，進而使得辦公室工作效率低下。

（三）素質能力不強。地方高校辦公室工作人員要具備良好的政治素養、思想素養、技能素養，并以服務意識投入工作中。但實際情況是隨著高校的擴招，辦公室業務增強，辦公室工作人員也在增加。辦公室工作人員素質能力不同，工作態度、處事方法不同，影響辦公室工作效率。部分辦公室工作人員存在雙面臉的情況，對上級領導一副笑臉，對下面師生一副冰臉，這嚴重影響辦公室在師生中的聲譽，進而影響學校的 發展。

三、地方高校辦公室行政管理創新對策

（一）重視辦公室行政管理工作。地方高校要重視辦公室行政管理工作，確定辦公室的服務職責。一是上傳下達，構建學校與教師、學生溝通的橋梁；二是監督學校各項政策、制度的落實；三是以立德樹人為目標，解決師生在學校學習和生活中的各種問題。高校辦公室要以學校發展全局為核心，將管理職能、保障職能、協調職能落實到位，將學校各部門的關系協調好，依托公平、公開、公正原則開展工作。

（二）轉變理念，明確目標。在新時期，地方高校辦公室要想做好日常工作，就要轉變傳統的行政管理理念，明確工作目標，依托管理制度使辦公室工作職責清晰，杜絕推諉現象。高校從頂層設計的角度對辦公室的業務進行明確，按照崗位制定責任目標，保證每名工作人員都明確自身的職責和工作目標，在工作中能按照輕重緩急的順序進行。在完成日常工作，沒有最新指示的情況下，辦公室工作人員能及時及領導進行溝通，并為后續工作做準備。辦公室領導者要根據學校布置的任務召開會議，目的是使所有工作人員明確職責和義務，并傾聽工作人員對工作開展的想法，目的是依托眾家思想將目標分解，最終提高辦公室行政管理工作 效率。

（三）依托培訓，提高辦公室工作人員素質。辦公室行政管理的執行者是辦公室工作人員，為了提升辦公室行政管理效果，要依托高校的頂層設計對辦公室管理人員進行培訓。高校要建立辦公室工作人員培訓制度，依托一年一次或兩次的培訓，提高工作人員的業務能力、服務能力、專業能力。參加培訓后，高校要對參培人員進行考核，要在學校范圍內組織工作交流會，將自己的培訓內容、培訓感想進行分享，目的是通過交流提升其他辦公室工作人員的工作能力和 效率。

（四）建立完善的監督、考勤、反饋制度。制度是工作的依托，是辦公室工作人員開展工作的有效支撐。除高校層面對辦公室工作進行制度約束外，辦公室還要依托實際工作的開展進行制度制定，目的是通過框架制度和細化的制度對辦公室進行約束和監督。首先，依托制度加強對辦公室工作人員的監督。辦公室可以設置監督人員，對辦公室工作人員的工作狀態、工作效率等進行監督。可以為辦公室工作人員的考核提供數據支持，并選出優秀的工作人員進行獎勵。對辦公室工作人員的監督，可以有效提高其工作效率，并使其長期處于正常的工作狀態，養成良好的服務與工作習慣，進而全面提高自身綜合素養。其次，設置考勤工作制度。考勤工作制度是依托學校大政策的背景下，辦公室進行的細化考核。依托考勤能合理制約辦公室工作秩序，能通過對辦公室工作內容的合理分配，使人力資源得到最優化的配置。依托考勤制度，可對辦公室工作進行合理規劃，讓兩人或多人協同完成一項工作。一是在最短耗時內完成最大量的工作，二是幫助工作人員養成集體意識和互助的習慣，使其在日后的工作中能針對類似的事件依托合作解決，最終提高工作效率。最后，設置反饋機制。反饋能讓辦公室工作人員對自身的工作有直觀的了解，進而對反饋的問題進行反思，并能依托創新提出解決方案，最終促進辦公室服務水平的提高。辦公室工作人員可以根據不同部門的工作反饋召開會議，通過集思廣益，不斷提高自身的服務水平，實現辦公室行政管理的穩定 開展。

（五）強化辦公室內部機構設置。地方高校辦公室行政管理工作涉及的事務非常繁雜，每項工作都要細致完成，目的是保證學校層面的政策落實到位，保證對師生的服務到位。地方高校辦公室行政管理是高校管理的重要組成部分，依托執行職能、協調職能、管理職能等助力高校教學秩序等順利進行。辦公室要做好自身結構的建設，規定工作人員的職責，并要求工作人員在完成自身工作的基礎上隨時與其他同事進行協作，以提高工作效率。高校辦公室是一個綜合部門，肩負高校正常運轉的重任，其工作涉及財務、檔案、人事、文秘、宣傳等工作內容，辦公室要根據工作類型進行結構的設置，目的是通過不同關系的處理，高效完成工作。首先，處理好服務中心與日常事務的關系。中心工作是學校辦公室的主要工作，日常工作是依托中心工作開展的，目的是通過預見性的意見為后續的工作做指導。其次，處理好參與決策和抓好落實之間的關系。在日常工作中，辦公室要對各項工作的新情況進行分析，依托主要矛盾落實好中心工作。再次，處理好政務服務和事務服務的關系，依托事務保證政務的落實，進而提高工作質量。最后，處理好行政工作和單位組織的關系。辦公室要做好承上啟下的工作，在維護好領導的核心地位的基礎上充分發揮下級單位的作用。

總之，高校要重視辦公室行政管理工作，要從學校的角度和辦公室自身的角度制定辦公室行政管理制度，加強辦公室工作人員的培訓，通過辦公室內部機構的優化，通過監督、考勤、反饋制度等明確辦公室行政管理目標，提升辦公室工作人員的服務意識，通過辦公室工作人員整體素質的提升，發揮辦公室樞紐和橋梁的作用，最終促進地方高校有序運轉。