順應媒體融合發展 構建檔案數字化建設新格局
——論全媒體時代高職院校檔案工作的挑戰和機遇

文/甘肅能源化工職業學院 丁靖

習近平總書記指出：“全媒體不斷發展，出現了全程媒體、全息媒體、全員媒體、全效媒體，信息無處不在、無所不及、無人不用。”從而導致信息傳播方式發生了深刻變化。而檔案的本質是傳承，記載先進文化的發展過程，所以，全媒體的不斷發展，使檔案的文化傳承作用面臨新的挑戰。

一、全媒體時代對檔案管理工作的沖擊和挑戰

全媒體時代，對信息的傳播方式、接收方式帶來從未有過的革命性影響，信息的傳播方式不斷發生質變，高職院校傳統的檔案管理方式也將受到極大的沖擊和挑戰，如果不順應全媒體這個大局乘勢而興，檔案編研功能的提升和文化傳承作用的充分發揮，就有被邊緣化的 危險。

（一）信息無處不在、無所不及、無人不用，信息傳播日益突破時空界限，隨時隨地都在發生。而高職院校的檔案工作是學院教學工作的重要組成部分，也是充分發揮檔案編研功能以推動改進、提高學院教學工作不可多得的寶貴史料。在全媒體時代的今天，學院師生對各類信息包括檔案信息的獲取要求越來越大，利用的速度要求越發快速、準確。客觀上要求高職院校檔案管理工作服務于學院發展的領域要不斷拓展，服務于學院師生的方式也要及時提升。所以高職院校檔案管理工作必須以數字化、先進性為目標，勇于創新、深化改革，不斷推進檔案建設，提升檔案管理的數字化程度，樹立科學理念，改革落后的管理方式，發揮學院檔案的服務功能，切實做到學院檔案管理工作服務于學生、服務于學院、服務于社會。

（二）信息傳播日益突破物理限制，所有信息都可以數據化。傳統的檔案管理工作中，檔案信息的利用率比較低，主要原因就在于查詢和調閱起來比較困難，往往需要大量的手工操作。全媒體時代，高職院校要利用高科技手段武裝檔案室，建設好數字檔案室以創新檔案工作模式，通過現代化設備及技術應用，使檔案由紙質檔案轉化為數字檔案，實現檔案信息傳播突破傳統的功能界限，讓原本是單一傳播的文字、圖片、音頻、視頻以數字化的方式實現全效能傳播，將內容、信息、數字化服務融為一體，根本上促進檔案管理工作的創新，讓高職院校師生通過網絡查閱檔案，提高檔案信息的收集速度和編研質量，有效提升檔案工作對學院師生及學院教學工作的服務功能。

（三）在全媒體環境下，信息傳播日益突破主體的限制，人們參與的廣度和深度極大拓展。高職院校檔案室還必須順應時代發展的要求，對自己的工作環境進行文化包裝，以進一步吸引檔案查閱者的注意力，拓展檔案文化的教育與傳播功能，使高職院校師生在獲取信息的同時享受文化的熏陶。

二、順應全媒體時代是必由之路

檔案作為歷史的真實記錄和反映，它的本質是傳承，記載先進文化的發展過程。媒體融合的大趨勢不可逆轉，網民數量、網站數量迅速增加，在各種APP的影響下，越來越多的人群已習慣于通過“兩微一端”等新型媒體獲取信息。高職院校檔案工作必須面對新媒體時代的機遇挑戰，以自我革命的勇氣加快高職院校檔案管理和全媒時代的融合發展，才能有效提升檔案服務于學院師生的覆蓋面和影響力，實現檔案文化傳承作用效果的最大化和最優化。

（一）堅持高職院校檔案管理工作與新型媒體一體化發展方向。堅持高職院校檔案管理與新型媒體一體化發展方向，就是在遵循檔案管理基本規律的前提下，直接利用新型媒體技術，快速完成各部門之間檔案的收集和加工工作，工作效果遠高于傳統手工檔案收集。以一體化發展方向為目標，努力推動高職院校傳統的檔案資源與新型媒體融為一體、合而為一，通過檔案管理的網絡化、數字化、檢索自動化等方式促進學院檔案管理與新型媒體的共融互通和優勢互補，實現學院檔案管理流程優化、平臺再造，從而實現學院檔案資源和各種媒介資源的有效整合，根本上完成信息內容、技術應用、平臺終端、人才隊伍一體化的檔案管理模式，打造數字化的學院內部檔案傳播格局。堅持一體化發展方向，更要嚴格遵循媒體傳播規律，不能把檔案管理工作與媒體資源機械結合，因為融合發展既是技術革命，也是觀念更新，更是體制機制創新，是一項全局性、系統性工程。所以，高職院校檔案數字化管理最終目的是遵循媒體傳播規律，建立學院檔案信息資源庫，學現學院檔案管理工作的科技化、信息化，以完善檔案信息查閱方式，體現檔案的利用價值，實現利用與編研。同時更要優化調整內部機構設置和人員配備，實現優化整合、深度融合，快速完成各部門之間檔案信息的收集和加工工作，實現紙質檔案的數字化轉換，真正打通檔案傳播和新型媒體編研環節。

（二）堅持高職院校檔案工作網絡化、數字化發展方式。所謂檔案數字化，就是利用計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術、多媒體技術、存儲技術把語音檔案、文字檔案、圖像檔案等轉變為可存儲的數字信息，并以科學手段提供利用編研，以此提高檔案的使用頻率與使用壽命。一是建設好高職院校自己的網絡傳播平臺，利用好商業化、社會化的互聯網平臺，形成載體多樣、渠道豐富、覆蓋廣泛的傳播矩陣。傳統的手工工作模式從文件資料形成到整理再到檔案信息編研，需要投入大量的管理人員和相應的辦公資源，耗費時間長，會造成信息失效及人力和物力的浪費，影響檔案利用。堅持檔案工作網絡化、數字化發展方式，還可以幫助管理人員減少浪費，降低管理成本，提高檔案的收集速度。在移動互聯網時代，越來越多的用戶通過手機等移動終端接受信息、傳播信息，并已經成為信息傳播的新態勢。所以高職院校檔案管理數字化，可直接利用網絡傳輸，快速完成各部門之間的檔案信息收集和加工工作，效果遠高于傳統手工檔案收集。二是全媒體時代，就是網絡技術和檔案信息資源內容互為支撐、相互融合的過程。作為高職院校的檔案管理工作，更加需要保持對技術的敏感性與前瞻性，增強檔案管理的自主創新能力，努力把最新最好的技術運用到學院檔案信息資源的采集、傳播、反饋等各環節，深度拓展傳播領域，實現網絡化、數字化發展。讓高職院校檔案的編研功能和文化傳承作用借助網絡傳播，牢牢占據輿論引導、思想引領、文化傳承、服務高職院校學院師生的傳播制高點。

（三）創建高職院校檔案工作全媒體傳播體系。要形成檔案信息資源整合和全媒體協同高效的全媒體傳播體系。高職院校檔案管理的資源要與全媒體的獨有優勢統籌起來，優化調整檔案資源和媒體資源的整合，著力解決學院傳統檔案管理工作過程中諸如檔案管理意識淡薄、檔案管理制度不健全、檔案管理人員素質不高和檔案資源利用價值不高等形式單一、功能重復、內容同質、傳播分散的問題，推動高職院校檔案管理工作集約化、差異化、高效率發展，最終能夠更快速地、方便地為高職院校發展決策提供準確、全面的科學依據，確保學院決策的可靠性與準確性，從而提高學院管理工作的效率，保證組織管理的 高效性。

全媒體時代的到來給高職院校檔案管理工作提供了新的發展方向，所以，高職院校檔案管理工作更要善于朝著自動化、信息化的方向借力發展，在傳統的檔案管理工作中引入新媒體，有效提升高職院校檔案管理工作的整體效率。如不順應全媒體時代這個大局，高職院校檔案管理工作的編研功能和文化傳承作用就有被弱化和邊緣化的危險。面對新媒體時代的機遇挑戰，高職院校檔案管理工作只有以自我革命的勇氣加快推動學院檔案管理工作和全媒體時代的融合發展，通過協同性融合、差異化發展，使高職院校檔案管理工作、檔案宣傳工作以及檔案的服務職能都發生質的變化，讓各級各類媒體資源在高職院校檔案管理工作中優勢互補、各展所長，推動檔案對學院文化的立體傳播、多向傳播、海量傳播，使學院檔案資源的利用方式更加快捷高效。既發揮好主流內容提供者作用，也發揮融合發展主導者作用，鞏固壯大主流輿論，實現檔案管理工作效能的最大化和最優化，可以更好更高效地滿足高職院校師生多樣化的信息需求。