檔案管理歸檔整理分類技巧淺析

文/珠海市文件管理中心 羅小亮

我國引入現代化管理模式與先進理念之后，政府機關、企事業單位通過對人力資源管理的重視與普遍運用，逐漸意識到檔案管理的重要價值。一方面，不斷實施檔案管理改革；另一方面，進行相關的匹配措施的研究與資源配置。在這種新的檔案管理局面之下，有必要針對當前檔案管理所面對的新情況，對其配套的歸檔整理分類問題及提升效率的技巧進行探討。

一、檔案管理現狀

（一）檔案管理過程中出現的問題。筆者認為，在檔案管理過程中，缺乏先進的管理理念，是當下最應重視的問題。隨著時代的不斷發展，我國的檔案管理工作在進行相應的改革和深化，過去的管理理念顯然和當下的管理工作有出入，無法順應時代發展?，F在幾乎各個行業都可尋覓檔案管理的身影。檔案管理的方式和內容都發生了巨變，也因此給管理人員帶來更多的挑戰。在檔案管理過程中，個別工作人員并不具備專業背景，管理意識薄弱，因此降低了管理隊伍的整體素質，制約了檔案管理工作的有序開展。

（二）歸檔整理中出現的問題。在具體實踐過程中可以發現，許多工作人員并沒有意識到檔案管理工作的價值，也沒有建立全面的、熟練的歸檔整理技巧。比如說，在實際管理檔案的過程之中，工作人員缺乏對檔案準確、清晰的判斷和認知。面對內容比較多的檔案，他們不知道應該刪除還是應該保留。這樣帶來的后果就是，在歸納整理檔案時，存在著非常多的不必要文件，占據了大量的儲存空間，造成了精力和時間的浪費。

（三）檔案分類過程中出現的問題。工作人員在對檔案進行分類的時候，并沒有結合實際情況，缺乏對當前形勢的充分了解，無法制定出合理、科學的檔案分類計劃。分類標準的不統一，導致檔案在歸檔的時候經常出現分散性的情況。按照相關的檔案管理條例，檔案歸檔一般有三種方式：第一種是保管期限—年度—機構；第二種是保管期限—年度—問題；第三種是保管期限—年度。不同的歸檔方式，操作流程各不相同。然而在開展檔案管理工作時，工作人員并沒有嚴格按照歸檔模式進行，往往借助收文發文和級次分類法開展工作。這種歸檔模式，存在著較多模糊地帶，導致歸檔行為缺乏標準性與一致性。在檢索文件時，往往無法查詢到有效 結果。

二、檔案管理歸檔整理分類技巧淺析

在進行分類之前，管理人員需要建立一個合理完整的檔案整理程序，一方面可以以官方的分類標準為依據，另一方面可以以建設子項來進行劃分，劃分的標準也有很多，可以是檔案的基本類型、歸檔時間以及所屬部門等。整理人員在整理程序的限制之下，需要保證分類標準的一致性，一旦確定了分類標準，就不要輕易對其進行變動，防止不必要的工作量。針對具體的檔案材料來對分類檔案的方法進行確定，使程序簡化。

（一）有序開展檔案管理工作。檔案管理工作應隨著時代的變化而不斷調整，以便于滿足社會需求，促進行業健康發展?？梢哉f，檔案管理工作不是一成不變的，需要及時改革。所以，檔案管理工作的技巧，也在不斷變化。在此背景下，作為一名檔案管理人員，要學會與時俱進，多多學習，充實自我，站在時代的前沿，明確時代的發展規律，豐富檔案管理體系，學習先進的檔案管理理念。在日常的工作中，實踐并落實管理理念，以提升檔案管理效率，保障檔案管理質量。在管理檔案的時候，工作人員需要堅持以下策略：首先，保障檔案的完整性。當檔案出現殘缺的情況時，要及時登記與記錄，以免因為檔案的不可恢復，造成不可挽回的損失。其次，保障檔案的安全性。檔案記錄著人們重要的生產活動，影響著相關決策，一旦其安全性降低，那么就會給單位帶來不可估量的安全威脅。尤其是一些涉及國家重要戰略的檔案，一旦泄露，必將帶來嚴重的負面影響。最后，保障檔案壽命。工作人員要結合多種管理手段，延長檔案壽命。現在是信息時代，可有效借助信息技術，構建數字化檔案管理體系，提升檔案管理效率，節約檔案管理成本，保障檔案管理工作，便于日常檢索。

（二）歸檔整理的相關技巧。在歸檔整理檔案的時候，要堅持以下原則：第一，了解檔案文件，明確其價值。每一個檔案信息都有所不同，有的檔案信息至關重要，有的檔案信息則過于冗長，可以直接刪除和淘汰。在歸檔整理的過程之中，工作人員必須要構建合理、科學的整理計劃。遵循重要性原則，分析檔案信息。第二，關聯性原則。檔案與檔案之間存在著一定的聯系。在歸納整理的時候，要注重關聯性原則，對檔案進行集中管理，避免將檔案進行強制性分離。第三，完整性原則。檔案信息越是完整，那么檔案管理質量就越高。工作人員要提升搜集力度，保證檔案信息的完整性，杜絕出現檔案信息缺失的現象，促進檔案管理工作的有序開展。第四，及時修訂原則。在歸納整理的時候，一旦出現檔案類目不同的現象，工作人員需要及時修訂，保證檔案信息的準確性。修訂完成以后，進行更正和修改，提升檔案管理質量。

（三）分類技巧。在對檔案進行分類的時候，工作人員必須要全面了解檔案文件，結合其具體內容，開展分類工作，保證工作的合理性與科學性。在管理檔案時，分類是必不可少的組成內容。只有保證了分類的精準度，才能夠保證檔案信息的有效利用，提升檔案信息的價值。明確標注分類文件，便于咨詢與查找，提升檔案管理效率。一是行業分類。在管理檔案時，以行業進行分類。比如說水利、林業、農業等行業，根據行業標準，開展歸檔整理工作。不同的行業可以進行具體劃分，比如說水利行業，可以細分為小流域治理、治沙檔案等；林業可以分為防沙治沙、退耕還林等檔案。借助行業分類，進行細化管理，可以有序歸檔不同行業。二是密級分類。一般來說，根據保密程度，檔案可以分為公開檔案、一般檔案和絕密檔案。公開檔案，顧名思義，所有人都可以查看，主要是一些公式類的檔案文件；一般檔案，比公開檔案的查詢門檻高一些，需要辦理相關手續，進行查看和調閱；絕密檔案涉及國家機密，能夠調閱和查看的人不多。普通人不可以隨便調閱。三是保存期限分類。按照保存期限，可以將檔案管理分為臨時檔案、定期檔案和永久檔案。臨時檔案，也就是說該檔案具有臨時性，在某一時間段用完以后，就喪失了價值；定期檔案存在著一定的管理期限，三年到十年不等；永久檔案則具備重要價值，需要進行永久保存。

檔案管理工作是長期工作，不是一朝一夕就能夠完成的。工作人員在管理的過程之中，要將分類與歸檔進行有效結合，不能夠單獨割裂。在信息時代背景下，電子檔案發展趨勢更為明顯，日后也必將成為主流。所以，工作人員必須要掌握熟練的計算機使用技術，提升管理技巧，順應時代發展。區別對待狀態不同的紙質檔案與電子文檔，紙質檔案可以作為原始憑證，電子檔案可以使檔案管理人員的工作更加輕松。在對檔案材料進行分類的時候，檔案整理者要將這兩類檔案的分類方法進行區分。對紙質檔案進行整理的時候，需要盡量將整理流程進行簡化，但是要簡中有序，完成收集工作之后，對檔案材料進行全方位檢查，開展分類工作時，要盡量節約時間。對于紙質檔案進行整理的時候，可以減少時間的原因是，管理人員在對紙質檔案與電子檔案進行轉換的時候，已經實施了一次檔案分類工作，因此完全沒有必要再重復工作，這就對檔案一次分類工作提出了高要求，管理人員需要通過簡化以及細化的工作，保證分類工作的精準度、有效度以及完整度。對電子檔案進行分類整理時，檔案管理人員可以直接使用可信度較高的具有分類功能的軟件，由于一些軟件的運行程序比較復雜，因此整理人員需要先開展與軟件使用相關的培訓工作，保證高效率使用軟件。

三、結語

隨著信息技術的不斷發展，各個行業都得到廣泛普及和運用，有效提升了信息管理效率，人們的生產活動得到詳細記載。要通過有效分類，對檔案信息進行儲存。作為檔案管理人員，要學會在時代的洪流下，保持先進管理理念與手段，優化管理策略，促進檔案管理工作有序開展。