民辦高校辦公室工作現狀與創新對策

文/廣東創新科技職業學院 韓文慧

民辦高校的學校辦公室作為綜合辦事與服務機構，發揮著承上啟下、協調左右、溝通內外的作用，是展示學校管理水平和精神風貌的重要窗口。在民辦高校日益發展的今天，學校辦公室的工作逐漸由原本的事務性工作向政務性工作轉變，要求相關工作人員精干高效、一專多能。所以，傳統的辦公方式越來越不適應當前民辦高校的發展，對高校辦公室的工作進行創新具有很大的現實意義。

一、民辦高校辦公室的職能

（一）服務管家職能。一般情況下，民辦高校在設置學校辦公室的職責中，普遍遵循的是“小機關，大服務”的原則，學校辦公室所涉及的工作是方方面面的，不僅包括文書、會務、活動組織等工作，還包括信訪、外事接待等工作，非常繁雜。近年來，我國教育界提出“以人為本”的管理原則，更加強調高校工作的服務性，而服務正是辦公室工作的主要內容，為相關各級領導服務，為全校職能部門、二級學院師生服務，全面推動學校工作開展打下良好的基礎。

（二）執行溝通職能。民辦高校在管理過程中，辦公室扮演著非常重要的角色，能夠對整個民辦高校進行統籌，維護高校的正常運行，與此同時，辦公室也是聯絡溝通各個方面的“窗口”。辦公室相關工作人員需要準確、及時地將各方面信息傳達給相關職能部門，并向上級領導進行反饋，只有這樣，才能及時解決高校運行當中出現的各種矛盾與問題。辦公室作為民辦高校工作中的“橋梁”，承擔著溝通上下級的重要作用，讓整個高校的管理系統形成一個“閉環”，能夠保證民辦高校的正常穩定運行。

（三）參謀決策職能。在日常工作中，民辦院校的相關領導想要發布各項決策，需要事前進行細致的調查研究，獲取相關資料，辦公室是領導了解情況的主要渠道之一。辦公室與其他部門最大的區別在于其處在離領導最近的地方，在日常工作的運行過程中，管理工作千頭萬緒，作為高校領導，很多事情不可能事必躬親，這時，辦公室需要幫助領導處理各種事務，為領導作出的決策提供參謀意見，是高校領導不可或缺的重要助手。

（四）督辦檢查職能。民辦高校辦公室的作用除了溝通上下以外，還要對領導決定的事項和批示的文件及時歸口落實相關業務部門，并對執行效果與效率進行督辦檢查，對每一件事務有一個全面的掌握。首先，辦公室準確掌握高校各方對各項工作的完成情況，并將其及時反饋給相關領導，確保工作的完成效率；其次，在各部門完成相關工作的過程中，辦公室可以站在專業的角度上予以指導，盡可能減少工作過程中的失誤；最后，辦公室在督辦檢查過程中，能夠及時掌握各部門在工作過程中體現出來的工作能力與任務完成效果，定期向領導匯報批示文件的處理情況，在年終考核的時候，可以將其作為參考。

二、民辦高校學校辦公室的工作現狀

雖然我國當前民辦高校的發展速度很快，但實際上，民辦高校在日常運行過程中，辦公室工作仍然存在一些問題，在一定程度上制約著民辦高校的進一步發展，具體表現在以下幾方面：

（一）管理制度不健全。現階段，我國民辦高校辦公室在管理工作的過程中，存在制度不健全、辦事流程不規范等問題。高校辦公室工作普遍枯燥，且重復性比較高，因此，很多工作人員在工作過程中缺乏積極性，不能按照現有的管理制度開展工作，很大程度上降低了工作人員的工作效率。

（二）管理流程不通暢。隨著我國民辦高校的快速發展，高校辦公室需要承擔的職能越來越多，很多工作人員沒有先進的服務意識，對學校師生的正常訴求無法及時有效地處理，甚至服務態度較差，影響工作效果。另外，很多辦公室工作人員只是單純地傳達上級指令，不能領會領導需要傳達的精神，因此無法有效對學校師生的問題進行處理，這對民辦高校的未來發展非常不利。

（三）辦公自動化實施和建設有待提高。當前，很多高校辦公室的辦公設施比較老舊，仍然采用傳統的辦公方式，在很大程度上影響了高校辦公室的辦公效率。工作人員在處理學校師生和上級領導的相關問題時，無法快速上傳下達，因此，民辦高校應該加大對自動化辦公設施的投入力度，從而提升高校辦公室的工作效率，更好地為領導和學校師生服務。

（四）督查督辦職能缺失。督查督辦工作是高校民辦辦公室的重點工作之一，主要負責對督查督辦事項進行立項分解、交辦催辦、審核把關、信息反饋以及相關協調工作。但當前我國很多高校辦公室由于人員配備等相關問題，沒有精力對督查督辦相關事項進行重點督促，導致辦公室的督查督辦職能存在一定程度的缺失。

（五）人員結構不合理。當前，很多民辦高校的內部關系比較復雜，加之辦公室對工作人員的學歷、素質等方面的要求較低，導致工作人員的整體素質偏低，人員的結構存在不合理性。一般民辦高校的學校辦公室人員配置較少，工作人員平時一人兼多職，參加學習與培訓的機會不多，多種因素導致辦公室人員的業務水平、思想高度以工作態度等方面都存在問題，與民辦高校日益提高的實際需求不符。其在服務方面，很多辦公室的工作人員服務意識較弱，本該自己職責所在的事卻一再推諉，不利于民辦高校的統一管理與進一步發展。

（六）薪酬待遇普遍低。由于民辦高校辦公室的工作內容比較繁雜，涉及多方面事務，如會務接待、公文處理、信訪、其他日常行政事務等，這些事務都需要具體的工作人員來執行，但辦公室人員較少，千頭萬緒的事務使得工作人員往往力不從心、疲于應對。正因如此，辦公室工作人員的壓力更大，更容易產生緊張情緒，從而對工作效率產生消極影響。當前，個別民辦高校對辦公室工作不是很重視，這使得辦公室工作人員的薪酬待遇與其他部門相比普遍偏低，獎勵機制不夠完善。工作內容多，待遇低，導致很多辦公室工作人員工作積極性比較低，對工作產生了不利影響。

三、創新民辦高校辦公室工作的對策

（一）提高對辦公室工作的認識。在我國民辦高校快速發展的前提下，學校行政工作的中心也在一定程度上開始下移，在這個過程中，民辦高校相關工作任務更加繁重，需要處理的事物越來越多。因此，辦公室需要將學校的管理職能真正承擔起來，更好地發揮自身作用，為學校領導與師生提供更加優質的服務。辦公室工作人員要從思想上認識到工作的重要性，將其在實際工作中的重要作用充分發揮出來，集中精力抓大事，確保民辦高校各項工作有序運轉。

（二）建立健全管理工作制度。民辦高校辦公室想要穩定有序地運轉，就要有針對性地制訂一套健全的制度，只有規范化進行管理，才能真正提升辦公室的工作效率與工作水平。健全的辦公室工作制度包括工作人員守則以及相關管理工作的操作程序等，還要構建相關黨務工作的工作制度，明確工作人員的崗位職責。在日常工作中，工作人員要嚴格遵循這些規章制度，使民辦高校辦公室工作更加規范化。

（三）轉變傳統的工作性質。民辦高校的辦公室工作人員要對國家和教育領域的各項方針政策認真學習，對高校的政策文件要“吃透”，打好理論基礎與政策基礎。在傳統認知中，高校辦公室就是“打雜”的，但在新時代，相關工作人員要改變傳統思想，在做好傳統事務性工作的同時，還要積極參與政務，領會領導意圖，發揮自身優勢，在工作過程中做到分步驟、有計劃，為領導排憂解難。

（四）更新傳統的工作理念。民辦高校辦公室工作人員要從根本上更新管理理念，由原本的被動管理轉變為主動創新。第一，要對傳統思想進行創新，強化質量意識與開放意識；第二，突破傳統的工作思路，建立更加高效的工作機制，多角度思考問題；第三，創新工作方法，對領導意圖的準確把握，及時提出可行性強的參考意見，幫助領導進行事務的決策。

（五）提升辦公室的服務意識。辦公室工作人員應該扎根基層，真正服務于廣大師生，將原本的被動服務轉變為主動服務，主動探索工作過程中的規律，提升工作的預見性與計劃性。在進行周期性工作的過程中，要提前做好相關安排；在面對突發性工作時，要有所預見，做好準備，盡可能降低不良影響，為民辦高校各方面工作的順利開展提供有力保障。與此同時，在面對學生事務時，辦公室工作人員要“想學生所想，急學生所急”，在自己的業務范圍以內，做到“當辦即辦”，并做好部門之間的協調工作，讓學生辦理業務時更加順利，從而讓學生對學校產生歸屬感。

四、結語

綜上所述，對于民辦高校來說，辦公室要服務好全校師生與上級領導，對事務進行有效管理，對政務進行有效參與。要想做好民辦高校辦公室的相關工作，就要對其工作過程中的特點與挑戰進行充分了解，將民辦高校靈活性高、自主性強的特點充分發揮出來，對辦公室的管理機制有針對性地進行優化，提升服務意識、增強服務功能、轉變傳統觀念，做到與時俱進，在工作中不斷提升自己，讓辦公室真正起到學校與師生之間的橋梁作用，為提高人才質量提供有力保障。