高校公文制發工作中存在的問題及對策

文/山東大學（青島）黨工委（校長）辦公室 張苗

公文，即公務文書，是由國家統一規定、有特定效力和規范格式的書面文字材料。公文制發作為公文處理的重要環節，主要包括代擬、審核、送簽、編印、使用和存檔等系列工作，是決定公文質量的關鍵。如何適應新形勢新任務新要求，圍繞辦公室“三服務”職能，確保高校公文制發工作的科學化、制度化、規范化水平，成為擺在我們面前的新課題。本文通過對當下高校公文制發的重要性、常見問題進行分析，提出建議，從而提升辦公室工作水平。

一、高校公文制發工作的重要性

“教育強則國家強”。高校作為教育的重要組成部分，同時也是國家公共事業的重要部門，承擔著人才培養、科學研究、服務經濟社會發展、文化傳承創新等職能。面向新時代，如何增強服務供給能力、優化內部治理體系、不斷提高行政效能，從而保障上述職能的有效發揮，公文在其中發揮著重要作用。公文制發作為辦公室履行職能的重要方式和手段，能夠提前介入重大政策制定、重要文件起草、重點工作部署。無論是國家教育方針、政策法規的貫徹落實，還是學校章程、規劃和校內規章法紀的制定執行，都離不開公文這一重要載體的有效運轉。從一定意義上說，公文質量的高低直接影響著高校行政工作的效率。

高校作為國家科技研究和社會科學研究的重要力量，承擔著大量涉及重大國防軍工科研項目、尖端技術以及國家重要政策的研究任務，保密工作涉及面廣且秘密事項大部分以公文形式進行傳遞。高校辦公室作為學校機關運行樞紐，不僅是學校公文制發的責任處室，一般還承擔學校保密辦公室的職責，負責指導全校行政單位和教學科研單位的公文制發和保密相關工作，必須聚焦學校中心工作和重點任務，嚴格按照制度要求做好涉密公文制發工作，以更高效能為強化國家戰略科技力量提供堅強保障。

二、高校公文制發工作中的常見問題

（一）文種混亂。根據《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發〔2012〕14號）規定，公文種類主要有15種，即決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要，并明確了每類文種的適用范圍和體例范式。受諸多因素影響，在實際工作中錯用文種的情況仍時有發生。“報告”適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關詢問，個別單位會在報告中夾帶建議或請示事項。“請示”適用于向上級機關請求指示、批準，個別部門的請示類公文不符合“一文一事”要求，往往“一件多請”等。“函”適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。個別部門向校外不相隸屬的單位行文，應采用“函”這一文種，但為了表示對受文單位的尊重，常采用“請示”“報告”文種，還有的自創“申請”“請求”“匯報”文種。

（二）文字和格式不過關。公文代表著單位的門面，需嚴格對標對表國家2012年發布的《黨政機關公文格式》，認真對照學校有關規范要求。在實際審核工作中，常常發現擬稿單位存在人名、地名、時間、數字、段落順序和引文等不準確情況，如公文引用的文件表述不夠準確全面，發文單位、文件標題、發文字號等要素不全，在“為貫徹落實《×××》”“根據《×××》”等常見引文表述中，有的部門在文件標題后再加上“文件精神”“要求”等詞語；文字、計量單位和標點符號等用法不規范，如文中三級標題應為“1.”“2.”“3.”，常被誤用為“1、”“2、”“3、”；字體、字號、頁邊距、行距等要素不合規等問題。以口語代替書面語、語句缺少主語或賓語、附件說明與正文之間沒有空行、主送和抄送單位不明確、聯系人和聯系電話不齊全等狀況也屢見不鮮，極易損害單位的形象。

（三）內容質量不高。一篇高質量的公文要確保邏輯清晰、語言簡潔、表述準確、符合實際，還要充分考慮后續工作的落實，任務的完成。在現實工作中，經常存在以下幾類問題：一是站位角度不準，有部門起草文件時，部分內容不是從全校的角度，而是從部門的角度去闡述；二是表述照搬上級文件，缺乏針對性和側重性，有的只是簡單引用、拼湊字數，甚至與實際不符；三是有些語言表述不夠規范，比如一些固定的用法“堅持問題導向、目標導向、結果導向”“提高政治判斷力、政治領悟力、政治執行力”順序是固定的，不能顛倒；四是篇幅過長，不能發揚“短實新”文風，有關重要性或現狀的一般性論述占幅較大、現有政策重復論述，造成文章事項不明確、重點不突出、內容顯拖沓，特別是上行文，應該直接切入主題，將要請示、報告的事項闡述清楚，而非簡單按照時間順序羅列事實，這樣大大降低了公文的質量。

（四）程序不嚴謹。嚴守程序是公文質量的必要保證。個別部門報件時不按照正常行文規則和渠道報送，比如，有的沒有經部門負責人簽署意見就報到辦公室；有的沒有會簽就報送，或者會簽存在分歧沒有協調，但沒注明就上報；還有的認為上過學校重要決策會議，無須再辦理任何簽發手續即可直接制發文件，在呈領導簽批過程中又有部門提出不同意見，造成不必要的環節卡頓。個別部門填寫發文稿紙不規范，部分單位報送的發文稿紙中，存在“信息公開”“密級”“責任人”等欄目未填寫、“負責人審簽”“核稿”“擬稿”等簽字未簽時間、標題多次涂改、字跡潦草等問題，從而影響了發文效率。

三、公文制發問題的原因分析

以上問題，折射出高校的公文制發工作還存在些許不規范、不合理、不科學之處，究其原因，可以分為以下四點：第一，公文種類繁多，部分文種較為相似，在擬制文件的同時還要考慮后續貫徹落實、信息公開、宣傳解讀等各個環節，綜合性、技術性和系統性要求較高，在實際制發中難免出現不符合要求的現象；第二，辦文人員大多身兼數崗，多非科班出身，除了負責文字工作外，還可能負責黨建、人事、資產等工作，對公文制發工作了解不足，再加上精力有限，不能很好地吃透上情、掌握內情、熟悉外情，常常制約公文制發工作的規范化程度；第三，隨著高校信息化、網絡化建設不斷深入，OA系統之類的自動化辦公系統日益普及。較之傳統辦文方式，通過OA系統進行網上公文辦理，不僅受制于網絡條件、電子設備，還更加講究程序性，注重辦文人員的權限劃分。一旦出現網絡設備故障，或公文運轉線路和公文審核、閱批權限沒有及時隨分工進行調整，都會影響公文制發的效率；第四，在信息技術高速發展和對外交流日益頻繁的今天，部分工作人員保密意識淡薄，再加上網絡管控不嚴、制度不夠完善等原因，使得高校公文保密工作面臨著巨大的挑戰。

四、高校公文制發工作的提升路徑

從一定意義上講，公文質量的高低反映了一個單位的工作質量、水平和效率。公文制發是公文處理過程中的重要一環，是確保公文質量的關鍵。為此，要進一步強基礎、促規范、優服務，強化“五種”意識，助力公文制發工作提質升級。

（一）樹立學習意識，培養專業能力。一是要提高政治站位，教育引導辦文人員深入學習貫徹習近平新時代中國特色社會主義思想和黨的十九大及十九屆二中、三中、四中、五中、六中全會精神，堅持運用馬克思主義的立場、觀點和方法分析問題，保證公文制發工作始終保持正確的政治方向；二是要提高業務能力，積極舉辦公文處理培訓班，組織辦文人員通過專題學習、自學等形式，深入學習黨政公文處理工作的政策法規，不斷強化公文制發工作的規范化、法制化意識；三是要發揮好學校辦公室辦文核心樞紐作用，與各單位加強經常性交流，共同探討問題，研究解決辦法。同時，梳理發文過程中的易錯點，編印案例匯編，為學校辦公室系統做好公文制發工作提供直觀參考，推動全校公文辦理水平整體提升。

（二）樹立規范意識，嚴格辦文程序。一是要創新制度規范，認真貫徹《黨政機關公文處理工作條例》及省市公文處理工作有關規定，結合工作實際，建立健全本單位公文制發辦法、規范性文件審核辦法，為全面提高公文制發質量提供務實管用的制度保障；二是公文會簽更加完備，凡是公文實質性內容涉及的部門（單位）實現全部會簽，充分征求部門（單位）意見，實現協商一致；三是規范發文程序，嚴格遵循“擬稿人自審、擬稿部門（單位）初審、辦公室綜審、分管領導審簽（簽發）、主要領導簽發”五級審核制度，規范公文起草、內部審核、辦公室審核、相關部門會簽、領導簽發、排版印制、蓋章發送等各個流程環節，確保擬發公文“零差錯”，不斷提高公文審核質量。同時，明確凡是未經辦公室審核的公文，一律不予賦號、不予印制，避免一些常見錯誤、低級“硬傷”出現。

（三）樹立責任意識，加強審核把關。公文審核是確保公文質量的重要環節。辦公室作為文件材料的“出口”，要切實把好“三道關”。一是嚴把發文校核關，從工作需要出發，按照少發文、發短文、辦精文的原則，從嚴要求、從嚴把控，做到不該發的文堅決不發、可發可不發的文一律不發；二是嚴把公文質量關，把政治性、政策性、合法性審核作為重點，對綜合性文稿、文件信函等進行全面審核把關，嚴防出現原則性失誤和錯誤，確保制發公文符合黨的路線方針政策，符合法律法規要求，符合學校實際；三是嚴把內容格式關，力求公文格式規范、內容準確簡潔，確保公文涉及的有關事實包括數字、引文、人名、地名等不出差錯，以及版頭、版記、附注、附件說明、特殊標點符號等容易忽視的細節無誤，切實保證公文的嚴肅性和權威性。

（四）樹立高效意識，提高辦理時效。一是加快流程再造，梳理制定流程圖和工作規范，對公文處理的每個環節應該干什么、怎么干、達到什么標準、與下一個環節如何銜接等作出明確規定，將流程再造的優勢轉化為公文質量和效率的提升；二是堅持精準服務，對符合要求的公文堅持即接即辦，對不符合要求的公文，標出問題，說明原因，指導報送部門（單位）及時修改完善，將“一次辦成”“容缺受理”“零跑腿”等服務理念融入公文制發工作中，幫助來文部門（單位）切實解決實際困難，主動想辦法、“找出路”，杜絕簡單地“一退了之”；三是細化公文閱批權限，協調信息化辦公室，根據分工和職責，及時對校領導網上閱批公文的權限進行界定，對調離人員和新進人員網上辦件權限進行調整，保證電子辦公權限一一對應、責任到人，保障公文高效有序運轉；四是發揮網上公文運轉優勢，借助辦公自動化系統平臺，及時掌握文件簽批狀態和流向，以OA協同辦公平臺提醒為保障，推動非涉密發文征求意見、會簽、歸檔等全流程網上辦理，堅持保證每份文件自始至終都在流程內跟進。

（五）樹立安全意識，做好保密管理。堅持把保密管理融入公文制發工作全過程。一是開展保密教育，對辦文人員進行任前審查、上崗培訓，加強日常監督管理；二是嚴格公文定密管理，定期集中對定密人員進行業務培訓，對執行上級定密事項的公文，按已定密級定密；對復制、摘錄、引用、匯編屬于國家秘密的內容，按規定報批，不改變原件的密級、保密期限和知悉范圍；三是嚴格公文制發管理，擬制涉密公文需使用涉密計算機和打印機，過程稿也必須標注密級。非涉密公文在履行公開發布程序之前，按照內部文件管理；四是嚴格密件流轉管理，流轉時必須進行清點、登記、編號，履行簽收手續，按限定的知悉范圍分發，杜絕通過非涉密渠道傳遞涉密公文；五是嚴格檔案管理，對公文辦理形成的文件材料，及時整理收集歸檔，進行集中統一管理，進一步鞏固公文安全防線。

五、結語

公文制發是辦公室服務全局工作的重要抓手，對高校的建設和發展起著至關重要的作用。在實際工作中，受諸多方面因素的影響，還存在文種混亂、文字格式不過關、內容質量不高、程序不嚴謹等問題。筆者結合自身工作經驗，嘗試從多個方面對高校公文制發工作提出建議，以期提高公文制發的質量與效率，充分發揮以文輔政、以文研事的作用，有力推動機關事務有序運轉，有效激發中國特色世界一流大學建設的內生動力和發展活力。