企業公文管理質效體系建設的探索與實踐

文/《中國高校科技》雜志社有限責任公司 付云華

企業公文是實施企業治理、處理經營事務的規范化體式文書，用于請示、報告、指導、商洽、布置工作。公文對外可彰顯企業形象和管理水平，對內可促進科學決策和決策落地。提高企業公文管理質量和效率，對企業經營管理具有重要意義。

一、企業公文管理質效體系建設的總體目標

企業公文管理是企業治理的重要方面，也是企業內控管理的重要方面。通過建立企業公文管理質效體系，可以促進決策合規、商洽順利、溝通具體、落實有效。

（一）企業公文管理質量目標。1.高質量內容。公文的功能在于“以文輔政”，因此公文的內容必須說清想要表述的主旨、陳述理據。公文起草者不僅要掌握公文格式、行文規則、語言特色，還要全面了解公司所處行業相關政策、現狀以及公司業務范圍、經營情況，要清楚通過公文所要實現的目標，這樣才能輸出高質量公文，言之有物、言之有據、言之有式。2.高質量運轉。企業公文是為了促進決策和決策執行的，公文的高質量運轉是公文事項落地的保障。高質量運轉包括正確的擬辦意見、明確的批辦意見以及得體適宜的催辦。3.高質量督辦。企業的經營事務和管理事務繁雜，辦公室應建立督辦工作制度，隨時關注公文的辦理進展情況，每天查看辦公系統，發現公文辦理遲緩應及時預警，跟蹤問效。公文的辦理結果應當及時答復來文單位，并根據需要告知相關單位。做到事事有著落，件件有回音。

（二）企業公文管理效率目標。1.高效發文。企業發文是為了請示、報告、商洽、通知有關事項。發文務必確有必要，凡是不行文即可解決的問題，堅決不行文，凡是能統籌解決的問題，堅決不分別行文。2.高效批辦。企業相關領導應及時處理公文，給出具體批辦意見，明確質量要求、時限要求，落實責任人，提高各部門及相關人員處理公文的責任意識。3.高效承辦。承辦部門或承辦人應令行禁止，落實責任，承辦公文事項，如遇需要協調的工作應及時說明，做到事前、事中、事后皆有反饋。

二、企業公文管理質效體系建設的保障措施

流轉企業公文的目的是推進工作溝通，實現科學、合規的企業經營管理。加強公文管理，提升處理質效，應落實以下四個方面的保障措施：

（一）思想保障。公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關聯、銜接有序的工作。企業公文管理是涉及多部門、多人員的工作流程。企業上下應統一思想、凝聚共識，從企業決策和內控管理的高度認識企業的辦文工作。公文不僅僅是表面上呈現出來的若干文字，更體現企業的形象，關乎企業人、財、物的配置和利用，承載著企業經營管理事務的合規決策和工作協調推進。

（二）制度保障。《黨政機關公文格式》《黨政機關公文處理工作條例》中均說明：“適用于各級黨政機關制發的公文。其他機關和單位的公文可以參照執行。”因此，企業應參照《黨政機關公文格式》《黨政機關公文處理工作條例》建立本企業的公文管理制度，從頂層設計角度，建立公文起草、發文、收文、辦文、歸檔的約束性要求和規范性要求。企業雖不是機關單位，但是也應向國家標準看齊，提高企業公文管理的工作站位。

企業公文管理制度，應明確公文管理的歸口部門、各部門的工作分工、公文審核的要點和權限、發文流程、收文流程、批辦意見要求、借閱要求、歸檔要求、責任追究等。

工作中，企業應加強公文管理制度的宣傳和解讀。業務部門更多關注訂單的簽約、業務的達成，而對決策的流程是否科學、是否符合內控規范不敏感。企業決策不能只追求省時省力，一旦發生失誤，可能造成經濟等方面的損失。按照法人治理結構，根據授權管理體系，重大決策應通過公文呈遞上級單位、相關單位獲得批準；重大事項也應以公文形式下發各分、子公司。

（三）人員保障。企業公文管理絕不是辦公室或者綜合部的工作，也絕不是辦公室文秘人員的工作。企業公文管理是包含企業領導、各部門行政助理、專職文秘人員、檔案管理人員在內全鏈條的工作。因此，要加強人員保障，培訓，有效提升公文管理人員的能力和素質。遴選相關人員參加外部的公文培訓課程或者邀請外部專家到企業培訓，或者推舉企業公文能手結合企業自身情況有針對性地培訓，都可以提升企業文秘等相關人員的寫作水平和處理公文的能力。企業應高度重視公文管理質效體系的建設，組織開展常態化的公文培訓，并在培訓中除了講解公文寫作技巧、格式要求以外，也應明確批辦意見、撰寫要求、督辦要求等，有針對性地批辦以及及時有效督辦，對于推進公文事項的順利執行非常重要，具有明確時限要求的批辦意見，可加快公文流轉和處理。另外，也可通過開展公文競賽，激發文秘等相關人員的責任意識和積極主動性，使培訓有的放矢，入腦入心。

（四）機制保障。一是催辦機制。企業應建立公文催辦的具體要求和流程。企業是市場主體，市場是瞬息萬變的，企業公文對時效性的要求更高。公文管理人員應按照企業公文管理制度的規定，當催辦的條件觸發時，立即啟動催辦程序，或者在企業的OA系統中設置催辦功能，及時提醒相關部門處理公文，加快會簽、決策進度。二是督辦機制。辦公室應有專人督辦各公文事項的落實情況，及時預警，發現問題及時反饋處理，注重落實的質量。三是約束機制。為提高企業公文管理質效保障體系的運行能力，應將公文處理（包括但不限于起草、收文、發文、督辦、保密、歸檔等）納入績效考核中，發揮績效考核指揮棒的作用，提高企業公文管理的質量和效率。四是獎勵機制。文秘工作者不應局限于寫公文、寫總結、寫講話稿，而應是全面了解企業經營管理現狀、重點、難點、核心工作的樞紐，在晉升、考核評定、調薪調崗時也應關注到文秘人員的辛苦付出以及通過辦文給企業帶來的價值，給予文秘人員提升的空間。五是電子化流轉機制。企業的領導經常出差從事商務活動，如果完全依賴紙質公文傳閱簽批，會降低公文流轉速度，從企業經營來講，可能會貽誤商機。非涉密的公文應通過電子化平臺進行簽批，縮短決策批示時間，提高公文處理效率。同時，公文電子化流轉可避免公文橫向傳閱的情況，也有利于催辦督辦人員掌握公文運轉情況，最終實現公文高效為企業發展服務的目標。

三、企業公文管理質效體系建設的過程控制

企業公文是內外部信息交流、溝通聯絡的工具和載體。但企業公文管理不能只突出其“工具性”。在實際工作中，很多企業對公文的管理局限于制定公文管理規定，缺乏管控的理念。企業公文管理是企業治理的一項重要內容，也是企業治理能力的外在表現之一。因此，企業公文管理應貫徹管控的理念，充分配置與公文管理相關的人、財、物等企業資源，對企業公文全生命周期的質和量進行有效控制。企業公文管理質效體系的“過程控制”主要表現為以下幾個方面：

（一）減量增效。企業公文的作用是推進科學決策和達成經營管理目標，通過公文更好溝通協調、調配資源、監督制衡，發揮企業組織效能。企業公文是為企業經營管理服務的，應更注重公文管理的效率、效果，應控制企業公文的數量，統籌年度公文計劃。

（二）常態糾偏。隨著企業經營管理工作的深入，制度的執行往往與制度中確定的目標有所偏差。“工具性”特征明顯的企業公文更是如此，相關人員容易關注公文承載內容的達成，而忽略公文本身。為保障企業公文管理的質效，應以問題和目標為導向，通過定期自查、互查、復查的方式，查擺問題，梳理企業公文管理質效偏差的清單，落實整改，避免反彈回潮。

（三）“扯袖幫扶”。企業公文管理涉及多方面、多線條，既與企業制定的規章制度、工作指引、體制機制有關，也與相關人員的寫作水平、協調能力、工作態度有關。對于在企業公文管理自查、互查、復查中經常或反復出現問題與偏差的人員，應該及時“咬耳扯袖”，指出問題，不怕“紅臉出汗”，同時跟進幫扶，有針對性地解決問題，提高相關人員公文寫作及管理水平。

（四）總結評價。企業的各項管理工作，如果只是“制度上墻”，缺乏配套的評價體系，那么制度就會逐漸被忽視。企業公文管理亦是如此。企業應定期，比如半年或一年，對各部門的公文管理水平進行全面評價，如寫作水平、承辦質量、辦理時效、合作意識、審核意識、歸檔意識，從企業全局的高度指出各部門公文管理工作的經驗與不足，在各部門間形成競爭氛圍及良性互動，促進企業公文管理質效的持續提升。

四、企業公文管理質效體系建設的實踐經驗

從公文管理實踐的角度，總結出以下提升企業公文管理質效的成功經驗，可供借鑒：

（一）加強工作指引。為貫徹落實企業公文管理制度，為公文起草、處理人員提供有效幫助，企業還應制定辦文指導手冊。從操作性的層面，說明公文起草的規則、各文種的選擇、格式的設置、公文審核的側重點、擬辦批辦意見撰寫的要求、催辦督辦的方式、注意事項等，還應明確單位的標準簡稱、收發文編號規則、字體字號標準、簽發、用印等細節。力求處于公文管理全流程上的所有人員，均可以據此作為工作指引，為文秘人員、公文管理人員提供辦文的“百科全書”和“業務寶典”。在實踐中，公文工作指引附有公文模板對指導實際工作非常有效，如配發公文格式設置規范指南，對于電腦應用能力一般的文秘人員更有裨益，能更為具體地指導文秘人員通過電腦排版，實現公文規范寫作。

（二）加強公文審核。公文是具有一定權威性的文書，企業公文體現著企業自身的“意志”與“形象”。企業應重視公文審核工作，在發文前，應有專人審核公文內容、格式等，公文審核的重點可參考《黨政機關公文處理工作條例》第二十條的規定。如審核行文理由是否充分，行文依據是否準確；內容是否符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規；所提政策措施和辦法是否切實可行；是否經過充分協商并達成一致意見；文種是否正確；格式是否規范；人名、地名、時間、數字、段落順序、引文等是否準確；文字、數字、計量單位和標點符號等用法是否規范等。

（三）加強監督考核。疏于管控，必將導致問題不斷、偏差頻出。企業公文管理應形成“計劃-執行-檢查-處理”的閉環，加強對公文管理全過程的有效管控，將公文管理的質效納入部門考核、員工考核之中，通過查擺問題、糾偏修正、約束監督，層層傳導企業公文管理質效保障的管控壓力，并將壓力通過考核評價轉化為各部門、員工的內在動力，形成從他律到自律的工作氛圍，保障企業公文管理質效的持續有效提升。

另外，企業發文對象一般有政府、行業協會、社會組織、其他企業、股東或者分子公司；企業收到的公文一般也來自上述單位。在實踐中，還需要注意以下幾個方面：一是向政府部門發文，如使用簡稱，務必要弄清政府部門的標準化簡稱，可通過瀏覽政府官網查詢其標準化簡稱；二是政府部門一般與企業沒有隸屬關系，按照《黨政機關公文格式》，應選用“函”這一文種，但在實踐中，征求政府部門意見時也可使用“請示”文種；三是企業與股東、分子公司之間公文往來，應加強預溝通工作，提高決策時效，適應市場要求；四是企業發文或承辦收文應注意會簽，征求企業財務部門、法務部門意見，符合企業內控管理和合規性要求。

五、結語

構建企業公文管理質效體系，提高辦文質量和處理效率，有利于保證公文管理制度化、規范化、流程化。企業公文，表達企業意志、體現企業形象、彰顯治理能力。企業公文管理應注重保障質量和效率兩個維度，從頂層設計到體制機制，從宏觀要求到細節規范，從正面指導到問題查找，以公文起草、公文審核、公文承辦、公文督辦為抓手，破解企業公文管理難題，實現企業公文管理對經營管理的促進和推動作用。