文獻(xiàn)綜述在企業(yè)公文擬定過程中的應(yīng)用

文/Northern Arizona University（美國北亞利桑那大學(xué)） 鄭燕妮

在企業(yè)公文起草過程中，需要考慮國家相關(guān)政策法規(guī)的約束、上級(jí)單位的指示要求、各個(gè)部門的協(xié)調(diào)合作等多方面的因素，再經(jīng)過層層審批到最終下發(fā)，一旦在此過程中出現(xiàn)無法理解公文所指業(yè)務(wù)的情況，輕則延誤工作，重則推翻重來，甚至有可能造成決策失誤，是對企業(yè)人力資源、時(shí)間成本、機(jī)會(huì)成本的極大浪費(fèi)。筆者在起草公文過程中，逐漸摸索出一套公文起草及提審的工作方法，能降低公文修改頻次、有效地提高公文過審率。

經(jīng)過研究和學(xué)習(xí)，筆者發(fā)現(xiàn)在日常工作中使用的這一套方式方法與文獻(xiàn)綜述的使用及寫作手法如出一轍。大多數(shù)文獻(xiàn)綜述的寫作從綜述主題研究現(xiàn)狀開始，引述前期各具體研究活動(dòng)，在總結(jié)的基礎(chǔ)上對前期研究進(jìn)行正面評(píng)價(jià)，接著指出不足之處，以引出當(dāng)前研究目標(biāo)和內(nèi)容。

這一寫法正符合公文起草的多種需求，為系統(tǒng)分析文獻(xiàn)綜述寫作手法是否完全適用于企業(yè)公文起草說明，筆者組織研究人員開展了為期10個(gè)月的探索研究，查閱了相關(guān)文獻(xiàn)資料，采訪了辦公室資深工作人員，發(fā)現(xiàn)使用文獻(xiàn)綜述的方法應(yīng)對公文寫作中面臨的發(fā)展和現(xiàn)狀等方面問題是有經(jīng)驗(yàn)的辦公室人員常用的方法，但是很少有人把這套方法總結(jié)整理出來，所以研究人員研發(fā)了一套實(shí)用方法來解決辦公室新人起草公文無從下手、資料引用不足、思考不夠深入的問題。

一、將文獻(xiàn)綜述寫作方法引入公文寫作的目的

企業(yè)常用公文主要用于辦公管理工作，服務(wù)生產(chǎn)經(jīng)營等各環(huán)節(jié)，保障生產(chǎn)經(jīng)營秩序暢通、提高辦公效率和企業(yè)執(zhí)行力。企業(yè)運(yùn)行中寫作公文是辦公室人員的必備技能，公文一般分決議、決定、命令（令）、公報(bào)、公告、通告、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要。除以上文種外，還包括機(jī)關(guān)常用應(yīng)用文，如總結(jié)、計(jì)劃、便函等，每一種文體都有相對應(yīng)的使用范圍及解決的問題。總體來說，公文不是簡單的一個(gè)文件，而是解決企業(yè)運(yùn)行中面臨的問題的手段。不管最終運(yùn)用什么方式來解決問題，都需要使用語言講解的方法描述出來，形成可傳導(dǎo)的文件，讓其他人能夠清晰了解某一項(xiàng)工作的要求。但經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在本企業(yè)中公文初稿的修改率竟高達(dá)93%，公文平均修改次數(shù)為4次，定稿后在審批環(huán)節(jié)仍時(shí)常出現(xiàn)退回修改或完全推翻的情況。這對企業(yè)人力資源造成極大浪費(fèi)，說明公文在擬定程序上存在一定缺陷，亟待優(yōu)化。

研究人員經(jīng)過實(shí)踐總結(jié)、深入研究及走訪調(diào)研發(fā)現(xiàn)，很多有經(jīng)驗(yàn)的工作者經(jīng)常在草擬文件過程中，提前做好相關(guān)文件樹的整理歸納工作，明確本次文件起草或修訂目標(biāo)，分析當(dāng)前面臨的困難和挑戰(zhàn)，總結(jié)過去工作的經(jīng)驗(yàn)，溝通協(xié)調(diào)所涉及的相應(yīng)業(yè)務(wù)流程，提前與領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門達(dá)成合作共識(shí)。待以上準(zhǔn)備工作完成后才著手草擬公文，并在擬定過程中隨時(shí)記錄公文所用語句的出處或修訂原因。經(jīng)過以上這些步驟，公文初稿修改率降低至88%，公文平均修改次數(shù)降低至2次，定稿后審批環(huán)節(jié)退回修改率大幅降低，完全推翻的情況基本清零。

同時(shí)，研究人員發(fā)現(xiàn)在公文寫作中的前期工作與文獻(xiàn)綜述寫作手法基本一致，如果能夠規(guī)范企業(yè)員工在起草公文的同時(shí)均采用相同的流程開展前期工作，相信能夠在極大程度上提高公文寫作質(zhì)量，降低人力成本和溝通成本。為驗(yàn)證以上假設(shè)，研究人員開展了以規(guī)范公文起草流程為目標(biāo)的研究工作。

二、研究方法

此項(xiàng)研究由本企業(yè)兩名研究員共同牽頭，選取本企業(yè)1個(gè)部門作為主要研究對象，另選取3個(gè)相關(guān)部門作為輔助研究對象。首先，對文獻(xiàn)綜述和公文寫作的基本要求、標(biāo)準(zhǔn)模板、寫作原則和要點(diǎn)開展文獻(xiàn)研究和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。其次，針對在公文寫作工作中如何選用文獻(xiàn)綜述協(xié)作手法并制定規(guī)范模板通過實(shí)地觀察、訪談、典型調(diào)查、抽樣調(diào)查、統(tǒng)計(jì)調(diào)查等方法展開調(diào)研。最終，結(jié)合文獻(xiàn)研究和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)擬定完成文獻(xiàn)綜述式寫作手法在公文起草中的使用模板。

（一）研究基本情況。本項(xiàng)研究將被研究對象部門員工分為兩組，一組使用文獻(xiàn)綜述式公文寫作手法擬定公文，另一組沒有使用此種方法，仍然是按照員工個(gè)人原有習(xí)慣寫作。研究工作歷時(shí)10個(gè)月，前5個(gè)月在主要研究對象部門開展集中實(shí)施；第6～8月在3個(gè)相關(guān)部門選取部分員工開展針對性實(shí)施；最后兩個(gè)月就研究成果進(jìn)行分析總結(jié)，形成基本一致的書寫習(xí)慣，最終制定寫作模板。

研究初始，由發(fā)起人首先召開專門會(huì)議分享自己的文獻(xiàn)綜述式公文寫作使用方法，對被研究對象進(jìn)行簡單培訓(xùn)。研究進(jìn)行中，每月召開一次研討會(huì)議，由各參與人員反饋此方法在使用中的優(yōu)缺點(diǎn)以及自己的改進(jìn)建議。

（二）研究面臨的困難。研究過程面臨諸多困難，一是很多員工不能夠正確對待此項(xiàng)研究，認(rèn)為在原有工作的基礎(chǔ)上增加了工作量，這也同樣是研究成果交付使用后會(huì)面臨的問題；二是部門領(lǐng)導(dǎo)雖然支持此項(xiàng)研究，但仍然感覺研究耽誤了工作進(jìn)度；三是每個(gè)人的寫作習(xí)慣不盡相同，要熟練使用新的寫作手法需要練習(xí)一段時(shí)間，期間還有對此方法的疑問及否定情緒；四是在使用過程中，每個(gè)人對需要記錄的事件顆粒度掌握不一，在研究初期使用了較長時(shí)間統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)；五是跨部門研究過程中發(fā)現(xiàn)各個(gè)部門因主要業(yè)務(wù)不一致，導(dǎo)致的日常使用的公文文種及使用方法不同，造成寫作過程中原先積累的工作經(jīng)驗(yàn)要根據(jù)各部門情況進(jìn)行微調(diào)。

三、研究結(jié)果

（一）文獻(xiàn)綜述寫作基本情況。寫作過程中第一步是概括歸納，第二步是摘要，第三步是批判，第四步是建議。而撰寫文獻(xiàn)綜述的關(guān)鍵在于對文獻(xiàn)觀點(diǎn)的加工整理和評(píng)論。

撰寫文獻(xiàn)綜述應(yīng)遵循“5W”寫作原則。“5W”原則就是作者必須實(shí)事求是承前人研究成果，也就是可檢索性原則。具體地說即按照什么人(Who)、什么時(shí)候(When)、在什么地方(Where)、為什么(Why)、提出了什么學(xué)術(shù)觀點(diǎn)(What)的寫作方式撰寫文獻(xiàn)綜述的原則。易言之，文獻(xiàn)綜述的寫作應(yīng)采用實(shí)引方式，對所引述的觀點(diǎn)要嚴(yán)格采用被引述作者的原文，不可斷章取義、任意發(fā)揮。真正的有價(jià)值的文獻(xiàn)綜述應(yīng)該讓讀者能夠查閱并迅速找到文獻(xiàn)的源頭，做進(jìn)一步的考證和研究。

（二）公文寫作基本情況。通常情況下，公文由一個(gè)或幾個(gè)主筆人起草，但起草人只是工作推進(jìn)中的一員并非決策者。此外，公文還有很強(qiáng)的延續(xù)性，很多公司一項(xiàng)政策執(zhí)行多年但負(fù)責(zé)人、執(zhí)行人已經(jīng)多次更換，所以在起草公文過程中要注意深入了解相關(guān)背景情況，收集全面的資料，了解相關(guān)政策法規(guī)，并要準(zhǔn)確掌握領(lǐng)導(dǎo)用意。同時(shí)，不用簡略術(shù)語和生僻字；語言描述要客觀真實(shí)。

撰寫公文應(yīng)遵循以下原則：1.主題突出、語言簡潔、表達(dá)準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)；2.正確使用文種，規(guī)范行文格式；3.從實(shí)際出發(fā)深入調(diào)查研究并加以充分論證；4.跨部門協(xié)作需提前達(dá)成一致。

（三）文獻(xiàn)綜述引入公文寫作中的寫作模型。在公文寫作中引用文獻(xiàn)綜述方法也有一些需要改進(jìn)的地方，不能照搬照抄。畢竟文獻(xiàn)研究和指導(dǎo)工作落地實(shí)施有本質(zhì)上的差別，所以在使用過程中應(yīng)注意不能生搬硬套，把原本能夠簡化的步驟非要添加進(jìn)去，反而造成不必要的浪費(fèi)。

經(jīng)過研究，研究人員制定了一套行之有效的文獻(xiàn)綜述化公文寫作模型。按照寫作先后順序依次是：1.建立研究領(lǐng)域，在公文寫作中體現(xiàn)為公文擬定或修改的重要性、工作背景、工作現(xiàn)狀、綜述工作開展情況、綜述公文執(zhí)行情況。2.確立研究空間，在公文寫作中體現(xiàn)為明確公文擬定或修改的必要性、提出前期工作的空白或缺失、綜述本公文與工作的相關(guān)性。3.占據(jù)研究空間，在公文寫作中體現(xiàn)為宣告公文寫作的目標(biāo)、宣告公文所屬工作推進(jìn)的方法設(shè)計(jì)。4.公文擬定，將上述過程中發(fā)現(xiàn)的問題、解決方案、目標(biāo)要求形成文字。5.在撰寫過程中要同步記錄文件擬定思路。6.在通報(bào)和審批過程中，同步提審以上信息以實(shí)現(xiàn)跨部門的信息對等。

實(shí)際應(yīng)用中，可以將文獻(xiàn)綜述化公文寫作模型理解為對企業(yè)文件的深度思考。具體步驟是：首先，對文件按照一定的原則進(jìn)行分類整理，梳理成文件樹；其次，進(jìn)行總結(jié)陳述，實(shí)現(xiàn)完整的觀點(diǎn)提煉工作；再次，要對不同的觀點(diǎn)、情況進(jìn)行比較、分析和評(píng)論，找出工作中待改進(jìn)和優(yōu)化的方面；最后，結(jié)合近期目標(biāo)形成新的文件。

研究證實(shí)，在公文寫作中運(yùn)用文獻(xiàn)綜述式思維能夠提高公文質(zhì)量、降低文章修改頻次。在主要被研究對象部門，公文初稿修改率有效降低至74%，公文平均修改次數(shù)降低至3次，定稿后在審批環(huán)節(jié)退回修改的情況基本清零，完全推翻的情況完全清零。3個(gè)輔助研究部門，公文初稿修改率降低至78%，公文平均修改次數(shù)降低至3次，定稿后在審批環(huán)節(jié)退回修改的情況基本清零，完全推翻的情況為零。

（四）文獻(xiàn)綜述引入公文寫作中的注意事項(xiàng)。一般來說，標(biāo)準(zhǔn)的文獻(xiàn)綜述都有必備要素，比如文獻(xiàn)綜述中要明確一個(gè)或幾個(gè)議題以便開展后續(xù)工作。但在企業(yè)中，公文是信息溝通協(xié)調(diào)傳遞的重要手段，并不需要大量去批判和反駁，而是在原有基礎(chǔ)上理清思路、優(yōu)化流程，切實(shí)解決問題。所以文獻(xiàn)綜述中提出問題的部分可以適當(dāng)簡略，用工作建議或下一步工作目標(biāo)來代替。

（五）巧妙運(yùn)用文獻(xiàn)綜述提高公文過審率。1.同步信息源。在提審過程中，主筆人要與跨部門同事、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同步解釋說明此項(xiàng)工作的“文件樹”。讓對此項(xiàng)工作沒有經(jīng)過深入研究的人能夠快速了解本項(xiàng)工作的歷史沿革、來龍去脈和演進(jìn)過程，更大程度上減少其他人因?yàn)樾畔⒉粚Φ仍斐傻乃伎疾粔蛏钊牒蛢H憑借個(gè)人工作經(jīng)驗(yàn)拍腦袋做決定的情況，提高文件審核通過率。2.記錄擬定思路。主筆人一定要在文件擬定過程中同步記錄每一項(xiàng)決定，以及源文件基礎(chǔ)上所做修改的思路。一是防止提審過程中其他人提出質(zhì)疑，并確保自己的文件擬定前置思考足夠深入及全面。二是在下一次文件修改過程中，后人可以遵循前人的工作思路，不用在同一個(gè)問題上多次推敲，減少后人工作量的同時(shí)，避免把相關(guān)制度再改回去的尷尬局面。

（六）文獻(xiàn)綜述式思維提高公文質(zhì)量。被研究對象總結(jié)發(fā)現(xiàn)，公文寫作中運(yùn)用文獻(xiàn)綜述的格式或方法歸根結(jié)底運(yùn)用的既不是格式也不是方法，格式和方法都是工作中的戰(zhàn)術(shù)和工具，說到底用到的是一邊草擬文件一邊深入思考，總結(jié)提煉、記錄迭代的思維方式。

由于寫作是以文字為媒介記錄、完善和傳達(dá)思維成果的過程，寫作的核心問題是思維問題。所以說這種思維方式?jīng)]有一定之規(guī)，不能夠像公式一樣一次就能解決一個(gè)大問題，但這種思維方法可以幫助主筆人經(jīng)過長年累月的積累，逐漸形成高質(zhì)量公文寫作的思維模型。很容易在工作開始之初就搭建起本項(xiàng)目的解析結(jié)構(gòu)，快速通過資料檢索過程篩選出重要信息及結(jié)合當(dāng)前形勢待改進(jìn)的方面，快速進(jìn)入核心矛盾的解決工作中去，而又不會(huì)一頭扎到浩瀚的文獻(xiàn)當(dāng)中去，成為羅列文獻(xiàn)的機(jī)器。

四、結(jié)語

總而言之，辦公室人員要學(xué)會(huì)在收集數(shù)據(jù)之前對問題進(jìn)行結(jié)構(gòu)化。首先通過外展推理設(shè)計(jì)診斷框架，認(rèn)真研究擬定公文所在領(lǐng)域的結(jié)構(gòu)，界定問題框架，之后才收集資料。同時(shí)建議應(yīng)用《卡片筆記寫作法》，經(jīng)常記錄公文重點(diǎn)內(nèi)容，做到對一些法規(guī)性、綱領(lǐng)性文件爛熟于心；善用筆記工具將各相關(guān)文件生成鏈接，使每一份文件形成企業(yè)管理制度網(wǎng)上相互牽引的一個(gè)“力”，形成雙向乃至多向鏈接。最終，運(yùn)用文獻(xiàn)綜述式思維來起到“以文輔政”的作用，即通過文稿起草、文件擬定、公文處理、信息編輯等形式為領(lǐng)導(dǎo)決策提供輔助，充分發(fā)揮好辦公室人員的參謀助手作用。