醫院圖書檔案情報綜合信息化服務新模式構建

文/青島大學附屬醫院 耿青 徐靜（通訊作者） 叢愛玲 張澄橙

在我國現代醫院信息網絡技術發展的環境下，醫院信息網絡管理技術為現代醫院提供檔案信息、圖書信息、醫院信息管理等綜合檔案管理服務。以信息網絡技術為基礎提供良好的信息技術條件，促進醫院圖書檔案管理信息技術資源的整合管理和共享發展，創造了交互式綜合利用信息技術資源的新條件。圖書檔案數字化、網絡化后，醫院檔案管理信息網絡化已成為醫院檔案管理系統日益成熟的現實。目前醫院記錄類圖書等信息已逐漸模糊，檔案管理服務邊界在這種檔案管理模式與信息一體化的基礎上，如何構建以醫院檔案信息服務系統為核心的醫院檔案信息管理模式，逐漸成為現代醫院圖書檔案情報管理工作的重點。

一、醫院圖書檔案情報綜合信息化服務新模式的構建意義

（一）增加利用概率。當前，社會經濟信息日益發展，使得我國社會公眾對檔案信息資源管理方式的需求發生巨大變化，人們要及時、快速、準確地管理檔案信息資源，獲得相關的系統、多層次、全方位的檔案信息；不僅需要獲取原始的圖書檔案信息資源，還需要相對系統的檔案信息和理論信息，即掌握檔案行業最新的相關信息。同時實現在網絡經濟環境下對各類圖書、信息和檔案信息資源的整合管理，可以充分混合檔案信息資源整合的原始性，并在此基礎上，針對檔案資源信息的時效性、圖書檔案資源的可持續利用、查閱等特點，將一些重要的檔案信息設置在一個虛擬的檔案信息管理平臺上。當用戶需要提供文件查詢服務時，可以從服務數據庫中檢索相關信息，實時全面了解自己需要的服務內容，從而增強用戶黏性，提高文件信息管理資源的綜合利用率。

（二）增加投資效率。一般來說，醫院信息處理部門的圖書、信息和檔案，是把存儲在網上的大數據實時進行信息傳遞作為績效管理工作的基本功能，其基本功能結構有以下幾個主要的相似之處：1.依托的研究對象與醫院信息處理服務器的管理對象相同；2.需要依靠相同的醫院信息處理技術手段；3.所依托研究課題的管理內容與所依托工作的管理方法相同；4.各種現代醫院信息處理設備及其功能結構基本一致。由于醫院信息處理部門同時需要采購各種醫院信息處理技術設備，各種現代醫院信息處理設備的主要處理功能難以充分發揮，也難以全面建立國際先進的醫院信息網絡管理全國平臺。如果采取綜合信息處理的醫院管理模式，就可以避免重復使用信息處理、軟件開發等復雜的技術環節，避免造成人力、財力、物力的巨大浪費。

（三）共享信息資源。目前國內圖書、檔案等部門信息分散，嚴重阻礙圖書管理信息資源的整合、利用和推廣的發展，使之成為嚴重制約和影響我國社會經濟平衡發展的公共利益的重大問題。然而，在現代信息網絡時代，三者之間在縱向和橫向方面的聯系空間較少，難以實現圖書信息管理資源和圖書數據管理平臺的相互共享。對此，基于圖書、信息和檔案的整合，可用來構建圖書信息管理中心，提供信息管理資源共享的信息平臺，情報與檔案信息的結合能夠有效突破傳統政府部門間合作的局限，能夠利用整合實現信息資源的合理共享。

二、醫院圖書檔案情報之間存在的關聯特性

（一）一致特性。在檔案管理過程中，圖書信息與檔案管理在具體的業務組織結構和業務流程上要有基本一致性，其本質幾乎是一致。例如，在具體的業務流程中，圖書檔案管理、信息及相關業務部門及其整體工作流程幾乎完全遵循知識管理相關信息的應用，增加相關信息的整理、收集、應用、開發和管理。在某一特定文件中信息的輸入、處理、存儲、輸出等各個工作過程中，主要局限于某一目錄、信息的分類、索引和組織以及該目錄信息的各個環節，并經常采用一種信息檢索、直接借出、復制等多種方式，如可作為現代信息網絡管理的基礎及檔案管理的工作方法。在現代醫院檔案信息管理中，傳統的檔案管理主要是直接采用手工操作的方法進行，隨著現代檔案信息網絡管理技術在我國的推廣應用，檔案信息管理的現代化和信息網絡化將成為我國圖書信息和檔案管理的未來，是檔案及相關部門業務管理發展的主要趨勢。

（二）一體特性。圖書、信息、統計檔案在本質上屬于歷史文獻，這一點可以從圖書信息統計檔案共同的歷史演變和發展中看出。書籍、信息和檔案的出現，是現代人類社會生產力不斷進步和發展的必然結果。當這三種常見的產品進入社會時，也可以說在進入現代文明之前，圖書信息檔案的管理已經實現一體化。中國古代碑文就是古籍與信息檔案整合的典型例子。在古代，情報活動的重要信息不僅包括生產生活的重要信息，還包括古籍的信息收集和信息檔案。可以說，古籍信息檔案一直是信息收集的主要數據來源。然而，在中國現代工業社會中，隨著工業社會化和分工的進一步發展，圖書、信息和檔案之間仍然存在著一定程度的信息分離，但三者具有自然的同質性和同源性，這就決定三者之間的信息聯系仍然非常緊密。

三、醫院圖書檔案情報綜合信息化服務新模式的構建途徑

（一）構建管理系統。綜合醫院管理信息系統的開發與建設，可以有效加強醫院人力資源管理的信息協調，使各部門之間的信息能夠實現及時有效的對接，這有利于促進醫院管理效率的不斷提高。醫院員工可以根據個人的具體信息需求合理使用信息，同時可以合理安排其他醫院領導承擔各項工作管理任務，提供信息，使各部門的人力資源實現共享成為現實。在醫院管理信息系統的開發建設中，應充分結合地方醫院的基本管理情況，包括醫院規模、員工人數、崗位特點等，提高醫院人力資源信息管理的人性化，并為其提供更好的醫療服務。特別要注意人事權限的管理，明確各部門操作人員的管理權限，防止重要業務信息被惡意篡改，確保醫院人力資源管理信息的實時完整性和信息安全。針對企業部門和醫院員工的崗位信息變化較大的情況，可以在管理系統中及時、快速地更新信息，避免管理混亂的各種問題發生。

（二）提升管理水平。加強檔案信息管理隊伍建設，可以促進信息和檔案管理資源的整合和共享，為其發展提供管理網絡和信息技術的保障。通過對檔案管理組織的整合，形成強大的檔案管理和信息網絡平臺，有效推動檔案管理的深化，能夠對現有的圖書、信息和零散的數據檔案信息資源進行有機整合，資源整合管理平臺的共享更有利于信息資源的實時訪問和信息存儲。同時，為不斷加強和進一步鞏固圖書信息，提高專業檔案管理水平，推動檔案管理的創新，管理機構有必要進一步擴大現有的專業圖書信息以及檔案管理人員的選拔和培訓組織建設。不斷加強圖書信息檔案專業復合型管理人員的建設和選拔與培訓，培養優秀的檔案管理人員等具專業素質的管理后備隊伍。不斷加強圖書、信息、檔案的綜合管理，加強各層次工作、學習、學術信息、技術交流，增進相互了解，促進工作。

（三）利用網絡平臺。現代網絡共享技術的發展日新月異，逐漸打破了傳統網絡條件下的共享區域限制并改變了共享周期的長短，可以使各種信息數據資源達到共享的目的，但這并不一定意味著網絡可以共享信息的各個方面的實時數據資源。對于如何共享網絡信息數據資源，面臨著許多技術挑戰。網絡數據信息資源共享模式是目前最理想的數據資源共享模式。特別是醫院圖書檔案信息網絡平臺的建設，必須以統一的國家標準和行業標準為技術基礎，以數字化醫院信息服務資源為基礎，甚至以大規模的醫院信息資源分布式數據庫為支撐，以國際寬帶高速無線網絡通道作為信息數據傳輸的主要通道，從而為廣大用戶提供一個多元化的醫院數字信息服務資源平臺。除運營模式包括作為數據平臺向公眾提供的各種數字信息服務模式外，還可以包括信息數據的形成、整理、存儲、檢索、傳輸、存儲、保護、使用識別、統計等各個環節，具體的操作功能主要有以下5個主要內容：1.多信息載體下的數字化運營模式；2.基礎信息數據資源的信息接收、存儲和運行管理；3.負責組織信息和數據資源有效性的訪問和實時查詢；4.組織實現多個數字平臺信息數據資源的網絡上傳和信息傳輸；5.平臺信息系統的運行管理和安全設施的維護。

（四）樹立全新理念。在傳統的醫院管理信息服務模式下，有關部門可以自身的醫院信息數據資源為核心完成服務功能，提供醫院信息數據資源，及時向公眾提供服務，使用戶管理始終處于被動狀態。然而，在傳統的信息網絡服務環境中，三方服務組織始終需要以醫院用戶的基本需求為服務核心，即三位一體的信息服務需要提供醫院用戶現在所需要的東西，使醫院用戶始終處于主動。在“三位一體”服務模式下，圖書、信息、檔案三家機構需要及時贏得足夠的醫院社會信息資源，樹立共同發展、合作共贏的價值觀，并結合實際情況，主動集中調配醫院的人、財、物等資源。用于日常運營和優化管理秩序的時間、社會資本等信息資源。同時，當醫院面臨復雜、困難的工作任務時，圖書、信息、檔案的信息整合服務可以充分發揮其獨特的資源優勢，共同發展，共同解決問題。逐步改變傳統醫院信息服務模式的觀念，建立一種新的醫院網絡信息資源管理系統，實現醫院信息的數字化、信息化、網絡化，收集和檢索醫院信息數據資源，對信息進行分類、管理、集成和保存。

（五）組織信息管理。為提高組織管理的信息化水平，醫院檔案資源規劃模塊和工作分析模塊主要是提高整體管理水平的核心。全面收集醫院全體員工的基本信息，包括人數、年齡、學歷、工資等，為相關工作的開展提供可靠的數據支持。為了分析檔案資源的變化，需要將歷史數據與當前數據進行比較，得出令人信服的結論，為工作規劃的調整和優化奠定基礎。特別是在實際工作階段，有必要將上述數據信息作為參考和依據，使醫院的每一項工作都能有章可循，避免資源的浪費。在工作分析模塊的構建中，可以有效收集檔案資源，從而使資源的劃分更加具體、明確，達到統一管理的目的，這也是后續工作實施的基本依據。

（六）構建一體機構。根據圖書情報檔案的內部關系，目前應打破圖書情報檔案的管理模式，建立統一的領導機構，并協調圖書情報機構，實現三種文獻資源的合理優化配置。通過整合管理機構，建立起情報檔案綜合文獻資源管理平臺，徹底改變傳統分散的知識信息資源管理和服務模式，形成集成新型信息開發利用知識和服務的創新體系，實現圖書檔案信息充分利用的規模效應，更好地服務于經濟社會發展。從另一個角度來看，檔案管理與信息整合可以更好地從整體層面發揮圖書管理、信息管理、檔案管理的特殊性，有效平衡三者之間的關系以及調動圖書情報檔案工作人員的工作積極性和主動性，以適應知識經濟中知識用戶和個性化服務的需求，進而為用戶提供更好、更全面的知識信息服務。

四、結語

圖書、信息、檔案能夠為醫療機構提供多樣化的信息醫療服務。然而，在當今信息網絡環境下，醫院繼續大量使用傳統的信息服務管理模式，可能在整個現代信息社會中將被徹底淘汰，所以，圖書、信息、檔案三位一體的建設已經成為大勢所趨。然而在實現“三位一體”發展的過程中面臨著許多復雜的問題，因此，努力建設現代化醫院應繼續積極探索圖書情報檔案醫院情報信息服務體系有效構建的新模式，使之促進現代醫院的快速發展，實施新型現代經濟建設和健康發展。