探索農業科研項目檔案管理模式

文/黑龍江省農業科學院草業研究所 孔曉蕾

近年來，隨著我國農業科研水平的快速提升，國家對農業科研項目加大了投入力度，農業科研取得了豐碩成果，科研項目不斷增加。因此，農業科研項目資料隨之增多。但是科研項目管理還存在一些問題，例如配套檔案管理不完善、檔案管理人才匱乏，致使檔案管理工作壓力增大。有些科研項目資料在課題組手中保存，缺少專業性、規范化管理，重視程度不夠使一些科研項目資料丟失；有些紙質材料因保存不當，出現了霉變、蟲蛀等問題。這些問題都不利于農業科研工作延續和再利用。因此，探究農業科研項目檔案管理模式，具有重要意義。

一、農業科研項目檔案管理存在的問題

（一）重視程度有待提高。在農業科研單位中，往往只重視科技研發而輕視后期項目歸檔工作。尤其是領導干部對科研項目檔案歸檔工作的認識和理解還有待提高。農業科研工作以項目執行為主，科研項目貫穿科研工作的全過程，而科研項目材料歸檔工作是否完整和統一，直接影響科研項目執行效果和后續科研工作的延續。因此，領導干部高度重視，就有利于科研項目檔案工作的開展。在檔案信息化管理已普及推廣的形勢下，有些單位仍以人工為主進行檔案管理等工作。因對檔案管理的重要性缺少認識，進而影響其價值的發揮。由于農業科研項目檔案具有系統性和連續性，在實際工作中，一旦檔案材料不完整甚至丟失，就會導致課題不能如期完成或是科研質量下降，還會影響下一步課題的申報，形成惡性循環。

（二）項目執行人檔案意識薄弱。項目執行人大多重視科研項目的科學研究、實踐活動、科研成果及成果轉化等過程，而忽視在項目前期申報、制定的實施方案、簽訂的合同任務書、試驗示范過程、數據采集、資金使用、總結、結題驗收、成果申報、成果轉化、報獎等一系列的紙件材料和電子材料的歸檔工作。項目執行人一是認為這種工作應該是檔案管理部門負責的事情，不需要他們來配合；二是認為科研項目材料存到檔案管理部門，不如放在自己手里用起來方便。致使科研項目執行人產生了錯誤的認識，造成科研檔案不能及時歸檔，甚至材料缺失或不完整。

（三）檔案管理復合型人才匱乏。農業科研項目檔案管理流程繁瑣，科研項目存在跨年度、執行周期不一致等情況。從項目申報、立項、批復、年度執行情況、結題、成果等全部資料按年度收集，到歸檔編目，再到入庫保存以及后期的借閱使用，都需要檔案管理人員嚴格遵循相關制度規范，并且要具有極強的專業知識。一名合格的檔案管理員，除了要具備檔案學相關技能外，還必須對農業科研項目有一定程度的了解。如果本部門已經推行檔案信息管理系統，還需要檔案管理員掌握信息技術。因此，要想勝任農業科研項目檔案管理工作，就需要具備較強的復合能力。調查發現，在省級或市級許多農業職能部門，大多配備了高素質檔案管理人員；而在基層和農業科研院所配備的檔案管理人員，具有扎實的檔案管理專業技能，熟悉農業科技相關知識的復合型人才還比較匱乏。

（四）檔案管理配套制度不完善。農業科研項目檔案管理作為一項專業性極強的工作，要想保證各個流程做到順利完成且無縫銜接，需要一套完善的管理制度，為各項具體工作開展提供參照和依據。從整體上來看，近幾年我國農業科研檔案管理制度逐步完善，但是還有一些科研單位的項目不在存檔范圍之中，同時在一些細節方面還存在不足。例如，在立卷標準上，不同地方的農業科研單位，執行的標準存在差異。有的是按照科研項目的類別不同進行分類；還有的是按照時間順序，把每個年度的檔案分成一類。在檔案形式上，有的是將紙質檔案按照“三孔一線”的方式進行整理，有的則是將所有檔案直接裝入檔案盒。由于缺少統一的制度標準，一方面給檔案管理增加了負擔，另一方面也影響了檔案資料的共享和利用。

（五）檔案管理模式滯后，利用率不高。農業科研項目檔案的價值在于利用，只有為科研人員、科研工作提供了幫助，在農業科研項目檔案管理上投入的時間、人力和物力才能得到回報。但是基層農業科研單位，受到技術條件和管理人員專業性不強的限制，仍依賴于人工這種落后的管理模式。雖然以信息技術為支撐的檔案信息管理系統也得到安裝和使用，但多數情況下還是用于檔案資料的查找，沒有利用技術優勢進行更深層次的價值開發和挖掘利用。由于檢索效率不高，許多有價值的檔案沒能得到很好的利用，也就無法為農業科技創新和科研成果產出提供支持和參考，也使農業科研單位之間，無法就各自的檔案資源進行高度共享，造成了檔案資源的浪費，影響了農業科研事業的發展進程。

二、加強農業科研項目檔案管理的必要性

（一）有利于農業科技創新。農業科研項目檔案作為對農業科研工作從項目申請、立項、實施、檢查評估、項目驗收、成果鑒定、成果申報、成果轉化、科技推廣等各個環節、各項工作的真實記錄，也是對科學技術研究過程中形成的具有保存價值的文字材料、圖表、數據及影像等各種形式的材料以紙質或電子檔案形式的保存，可以對當前農業科技創新工作提供有價值的借鑒。任何領域的科研創新，都必然會伴隨著各種困難甚至走一些彎路，而通過查找以往的項目檔案資料，則能夠借鑒前人的經驗教訓，從而讓農業科研活動更加高效地開展。同時大大縮短了科研周期，保證了科研成果盡快轉化和推廣。另外，在農業科研項目檔案中也包含了科技工作者幾年甚至幾十年的成功經驗，可以為后人打開新的研究思路，提供有價值的參考。因此，把農業科研項目檔案當成知識寶庫，可以對農業科技創新和科研成果產出提供幫助。

（二）有利于農業轉型發展。隨著產業結構調整，我國農業正在經歷轉型發展。而農業的現代化、科技化則是一個必然趨勢。農業科研項目成果轉化及試驗示范，可以為不同區域的產業發展起到示范引領的作用，還可以扶持龍頭企業創新發展，帶動地方吸引符合本地特色發展的企業入駐，推動地方特色農產品的精深加工等產業的發展。在農業科研項目檔案中，就包含了不同區域農業科技水平的全面調查。通過查閱這些檔案，可以為地方產業發展方向提供科技支撐，也是為農業科研工作者了解各地農業科技水平的一個有效途徑。同時根據實際情況，尋找到農業科技創新的方向，提高了農業科研成果轉化和利用價值，能助推農業實現轉型升級。

三、完善農業科研項目檔案管理的對策

（一）強化崗位責任制，細化檔案管理流程。農業科研項目檔案從前期資料文件的搜集、篩選，到最后入庫存儲，整個流程包含了諸多的細節要點。為確保科研項目檔案順利交接，需要項目負責人與檔案管理人員有效配合，明確責任分工，落實崗位責任制，確保科研項目檔案管理的每項工作、每一個環節都能落實到位。對于農業科技成果已經推廣應用的，需要將成果轉讓協議書、轉讓技術資料等文件及時提交給檔案管理人員，而檔案管理人員也要及時與項目負責人對接收集資料，保證后續項目材料的齊全、完整。完成檔案驗收后，填寫驗收單，然后由分管領導簽字。因有些科研項目檔案存在知識產權和涉密等情況，在歸檔之后，無論是日常的檔案整理，還是檔案的檢索和出借，都需要檔案管理人員嚴格執行制度規范，最大程度上保證檔案資料的完整性和安全性。

（二）加強人才培養，夯實檔案管理基礎。為了加強檔案管理工作，促進農業科研快速發展，必須建立一支高素質的檔案管理人才隊伍。重點抓好人才的“引進”和“培養”兩項工作。“引進”就是結合農業科研檔案管理工作需要和檔案管理信息化趨勢，在人員招聘時，除了要具備檔案管理相關專業知識外，還要考察信息技術、農業科技等方面的知識儲備情況，優先選拔錄用復合能力較強的應聘者，從而為下一步農業科研檔案管理工作高效率的開展，以及檔案價值的深層次挖掘提供人才支持。“培養”主要是針對現有檔案管理人員，通過培訓和外派學習等形式，鼓勵他們進行深造，彌補不足，獲得更高級別的職業資格證，培養適應現代農業科研檔案管理的人才。

（三）完善制度建設，提升管理規范化水平。為適應農業科研項目檔案管理需求，必須建立一套規范的管理辦法和規章制度。一是建立科研項目歸檔范圍，明確科研項目檔案的收集內容。特別是科研項目立項、實施過程、驗收標準、成果鑒定等材料接收，都要有統一的規定，并做出明確的說明。二是建立農業科研項目文件資料的歸檔流程、具體的格式標準及時間節點等，使項目執行人和檔案管理者明確歸檔節點，保證科研項目執行與歸檔工作同步進行。因科研項目從立項、執行、驗收、成果鑒定、成果報獎、成果轉化的全過程執行周期比較長，因此，需要規范不同時間節點提交不同的項目檔案材料歸檔，在原有制度的基礎上就要進一步細化，減少歧義。三是建立科研項目考核管理機制，把科研項目歸檔納入年度考核中，并且與項目執行人的績效考核掛鉤，提高項目執行人對科研項目歸檔工作的重視程度，進一步保證科研項目檔案工作的順利開展。四是健全檔案信息化管理制度，通過借鑒其他檔案管理單位的成功經驗，制定出關于農業科研項目電子檔案收集、備份、共享、利用等相關工作制度。讓制度緊跟農業科研檔案管理的發展趨勢，使檔案資料的價值得到更好利用。

（四）開拓創新，利用信息技術挖掘檔案價值。隨著檔案管理標準的不斷提升，農業科研檔案的管理思維和方法也要順應時代的變化，做出與時俱進的調整。隨著現代化大農業科技創新步伐快速推進，農業科研單位更加重視信息技術在科技創新及檔案管理等工作中的應用價值。特別是有些基層單位信息基礎設施比較匱乏、信息管理水平相對落后，要在信息化建設方面加大投入力度，確保檔案管理信息化水平的持續提升。以黑龍江省農業科學院草業研究所寒地作物種質資源庫的種質資源綜合管理平臺建設為例，把幾萬份農作物種質資源利用物聯網、5G、大數據及人工智能等技術，構建種質資源“收集-評價-鑒定-管理-挖掘-應用”的保護利用創新體系，實現種質資源保護利用的全流程智能化管控，實現種質資源數據高效共享及平臺互聯互通。利用種質資源數據平臺，深度挖掘優異種質資源，將種質資源優勢轉變成可利用的親本材料優勢，培育出更多具有突破性的作物新品種。種質資源綜合管理平臺為種質資源長期安全儲藏、種質資源的更新繁殖安全高效管理、種質資源的數據在線交流分發、高效利用和效果追蹤提供了數字化解決方案，實現了種質資源全方位信息化管理的新模式。因此，檔案管理人員要利用大數據等前沿技術手段，進一步挖掘檔案的利用價值。可以通過建設檔案資源共享平臺，讓國內農業科研單位將非涉密的檔案資料在平臺上共享交換，相互學習和借鑒，使農業科研檔案的實際利用價值得到快速提升。

四、結語

在我國農業科技創新快速發展的同時，積累了大量的農業科研項目資料，這些資料是多年來農業科研工作者的寶貴經驗，可以為以后的科技創新提供技術支撐。面對種類多樣、數量龐大且管理要求極高的農業科研項目檔案。一方面，要加快檔案各項制度建設，做到各項工作規范、嚴謹，保證檔案資料完整、可用；另一方面，要重視信息技術引進和人才培養，提升檔案資源利用價值，加快現代化大農業的發展進程。