油田企業(yè)檔案管理風(fēng)險分析與控制

文/華北油田公司經(jīng)濟技術(shù)研究院 張新峰

在油田企業(yè)發(fā)展的過程中，人們更容易關(guān)注人員數(shù)量較多的部門，但無論哪個部門，都是企業(yè)的重要組成部分，對于企業(yè)的發(fā)展起著積極作用。檔案管理部門的人員相對較少，然而卻是油田企業(yè)發(fā)展中的重要一環(huán)。基于此，管理人員需要明確檔案管理的價值，分析檔案管理中的風(fēng)險并加以控制，從而使檔案管理更好地服務(wù)于油田企業(yè)的發(fā)展。

一、油田企業(yè)檔案管理概述

企業(yè)檔案是指企業(yè)在發(fā)展過程中對企業(yè)內(nèi)各種資源以及各種企業(yè)活動的記錄，檔案的記錄對于企業(yè)的發(fā)展以及行業(yè)的發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。檔案管理更多是對企業(yè)內(nèi)相關(guān)行業(yè)知識的管理，知識對于企業(yè)來說是一種無形的資源，能夠幫助企業(yè)在激烈的競爭中獲得發(fā)展的機會。油田企業(yè)檔案管理極為重要，檔案中包括油田的開采技術(shù)、開采中的問題、解決措施等，收集、整理檔案對于促進油田企業(yè)的進一步發(fā)展起著積極作用。隨著科技的發(fā)展，油田企業(yè)的檔案管理相較于以往發(fā)生了一定的變化，正在逐漸以電子檔案替代紙質(zhì)檔案，將紙質(zhì)檔案以電子的形式存入計算機等設(shè)備當中，即以實現(xiàn)更加方便地查閱與保存。但是由于目前電子檔案并未完全發(fā)展成熟，因而在檔案管理方面還存在著一定的問題，需要相關(guān)管理人員不斷分析、探索，以更好地實現(xiàn)檔案管理工作的過渡，促進油田企業(yè)健康有序發(fā)展。

二、油田企業(yè)檔案管理的重要意義

（一）關(guān)乎企業(yè)的健康發(fā)展。油田企業(yè)檔案會記錄油田企業(yè)的工程建設(shè)情況，包括項目建設(shè)、施工過程中的意外事件以及在施工完成后可能出現(xiàn)的問題等，這些內(nèi)容都需要被真實記錄在檔案中。油田企業(yè)在進行開采作業(yè)之前，可以查看以前類似的開采工程資料，針對以往施工過程中出現(xiàn)的問題進行分析，結(jié)合現(xiàn)階段的開采要求制定相應(yīng)的問題防控措施，最大程度保證生命和財產(chǎn)安全，油田企業(yè)檔案管理在這時就可以發(fā)揮出其巨大的作用，促使企業(yè)持續(xù)發(fā)展。

（二）關(guān)乎整個油田行業(yè)的發(fā)展。當前社會更加注重溝通與交流，看重企業(yè)間的交流合作，企業(yè)管理者必須明白，如果單獨依靠自身的力量，企業(yè)的發(fā)展會變得十分艱難。各油田企業(yè)要將自己企業(yè)發(fā)展的經(jīng)驗與其他企業(yè)進行交流，向發(fā)展良好的企業(yè)學(xué)習(xí)經(jīng)驗，才能夠在當今社會的油田企業(yè)發(fā)展中占得先機。企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)驗整理的第一手資料，可以為相關(guān)工程的分析內(nèi)容提供數(shù)據(jù)，滿足企業(yè)隨時做數(shù)據(jù)分析的要求。通過對工程數(shù)據(jù)的分析，為更多企業(yè)分享自己企業(yè)的發(fā)展經(jīng)驗，從而在相互交流和學(xué)習(xí)中促進整個油田行業(yè)的發(fā)展。

三、油田企業(yè)檔案管理的風(fēng)險分析

（一）檔案管理制度存在缺陷。任何檔案的管理都需要一定的制度對其進行約束，檔案的存放以及借閱都需要按照檔案管理制度來進行。部分油田企業(yè)對于檔案管理較為放松，缺乏完整的檔案管理制度。部分管理人員未能注意到檔案管理制度對于油田企業(yè)管理的重要性，因而就忽視了檔案管理制度的制定以及在工作人員之間的宣傳，工作人員不了解相關(guān)的檔案管理制度，在查看檔案時就不會注重對檔案的保護，這對相關(guān)檔案的安全產(chǎn)生了一定的影響。

（二）檔案的完整性難以保證。油田企業(yè)檔案的形成需要工作人員及時對相關(guān)工作進行記錄，并在工程完成后對相關(guān)問題進行分析，然后進行入檔保存。由于油田企業(yè)工作的特殊性，要求檔案記錄人員進入工作現(xiàn)場對相關(guān)事件以及工程中的各種數(shù)據(jù)進行記錄，工作環(huán)境的因素使得一部分資料不能準確地獲取。另外，當對同一工程中不同類型的檔案進行收集時會發(fā)現(xiàn)，一部分檔案已經(jīng)無法找到，這其中可能是因為檔案記錄完成后由于保存不善而丟失了，還可能是因為本應(yīng)該完成的檔案記錄工作沒有完成，這些都會影響到檔案的完整性。

（三）檔案管理系統(tǒng)不夠完善。現(xiàn)代油田企業(yè)一般依靠互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對相關(guān)檔案工作進行管理，企業(yè)在電子設(shè)備技術(shù)方面的投入影響著企業(yè)檔案管理工作的進行。在油田企業(yè)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理過渡的過程中，不可避免會出現(xiàn)很多問題，其中，工作人員缺乏電子檔案管理系統(tǒng)的制作與運營經(jīng)驗較為突出。許多企業(yè)在電子檔案管理方面沒有豐富的經(jīng)驗可以借鑒，需要本公司的相關(guān)工作人員自行探索電子檔案管理系統(tǒng)制作與運行的方法，在此過程中還會出現(xiàn)許多難以預(yù)料的問題，只有依靠自身不斷解決這些問題，才能逐步將電子檔案管理系統(tǒng)建立運行起來，讓其在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

（四）氣候環(huán)境對紙質(zhì)檔案的存放有嚴重影響。當前油田企業(yè)的檔案管理還未全部采取電子檔案管理方式，因而還能見到許多的紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案的保存極容易受到外界的環(huán)境影響，其中氣候因素是一個較難處理的外界條件。隨著氣候條件的快速變化，很多地方在一段時間內(nèi)可能出現(xiàn)多種不同的氣候，部分保存紙質(zhì)檔案的地點缺乏相應(yīng)條件，是完全封閉的場所，無法保持室內(nèi)環(huán)境的干燥度，導(dǎo)致檔案室濕度過于大破壞紙質(zhì)檔案。

（五）檔案丟失與泄露。油田企業(yè)的部分檔案是屬于公司內(nèi)部的機要文件，需要相關(guān)管理人員給予密切關(guān)注，不可泄露，否則將會產(chǎn)生重大的影響。然而在實際的檔案保存工作中，還是能夠看到檔案丟失與泄露的情況，企業(yè)的工作人員在企業(yè)的發(fā)展過程中經(jīng)常會查閱以前的企業(yè)文件，在此過程中，工作人員在將各種檔案進行歸檔時，容易將檔案弄錯順序，有時還會忘記歸檔，使得檔案庫中的檔案丟失。長此以往，企業(yè)將會丟失許多重要的資料。另外，過多的查閱還會對檔案的紙張造成破壞，還有部分工作人員將檔案中的內(nèi)容直接或者間接地泄露出去，都會造成企業(yè)內(nèi)部重要資料的泄露，對企業(yè)的安全和發(fā)展產(chǎn)生影響。

四、油田企業(yè)檔案管理的風(fēng)險控制措施

（一）提高相關(guān)檔案管理人員的檔案管理意識。許多已經(jīng)存在的檔案問題都與檔案管理人員意識薄弱有關(guān)。檔案管理人員的管理意識薄弱還受到企業(yè)管理工作的影響，因此提高管理人員意識，企業(yè)首先要重視檔案管理工作，安排專門的部門對檔案進行記錄以及歸檔，部門內(nèi)的工作也要分配到位，要讓每一個檔案管理人員清楚了解自己的職責(zé)，不可出現(xiàn)相互推諉的現(xiàn)象；還要對檔案管理人員定期進行相關(guān)培訓(xùn)，讓檔案管理人員能夠接觸到最新的檔案管理工作的知識，將企業(yè)內(nèi)的檔案管理工作做到最好。檔案室的安全工作離不開檔案管理人員的安全意識，因而需要對工作人員進行定期的安全意識教育及安全消防演練，將檔案管理的風(fēng)險降到最低。

（二）定期對檔案管理工作做好風(fēng)險評估。定期對檔案管理工作進行風(fēng)險評估能夠降低企業(yè)損失。要求檔案管理人員要掌握相應(yīng)的技術(shù)，對各個環(huán)節(jié)的風(fēng)險進行科學(xué)評估，在對檔案管理的各個環(huán)節(jié)的風(fēng)險評估結(jié)束后，還要做出相應(yīng)的預(yù)防策略，盡可能降低風(fēng)險的發(fā)生率。檔案管理人員在已經(jīng)完成風(fēng)險評估以及做出相應(yīng)的預(yù)防策略后，還要做好相應(yīng)的風(fēng)險評估記錄工作，風(fēng)險評估的記錄能夠使檔案的管理更加具有規(guī)范性，還能夠為企業(yè)內(nèi)部相關(guān)的檔案管理工作提供經(jīng)驗。

（三）健全檔案管理制度。企業(yè)要邀請有相關(guān)制度建設(shè)經(jīng)驗的專家，針對企業(yè)內(nèi)部檔案管理情況以及企業(yè)發(fā)展需求制定相關(guān)檔案管理制度，在制度建設(shè)完成后，要保證工作人員嚴格按照檔案管理制度開展有關(guān)方面的工作。檔案管理制度中尤其要強調(diào)相關(guān)人員在進行檔案交接時要做好相關(guān)的交接記錄，當交接的檔案出現(xiàn)問題時可以根據(jù)交接記錄找到相關(guān)人員。同時，檔案借閱工作也要有相關(guān)的制度約束，檔案管理人員要做好借閱記錄，如實填寫借閱人的相關(guān)信息，向借閱人講清借閱時間，保證借閱人能夠按時歸還檔案，對于企業(yè)內(nèi)部的機要檔案則需重點向上級領(lǐng)導(dǎo)請示，有相關(guān)人員的簽字再進行借閱，以免造成重要檔案的泄露。

（四）對檔案電子存放系統(tǒng)進行升級。電子檔案的管理處于起步階段，仍然存在許多不足，為發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢，需要企業(yè)對電子檔案的制作投入一定的資金。例如企業(yè)可以尋找專業(yè)公司為企業(yè)開發(fā)出專門的電子檔案系統(tǒng)，組織人員學(xué)習(xí)系統(tǒng)操作相關(guān)知識，進行相關(guān)工作。對于已經(jīng)有電子系統(tǒng)的油田企業(yè)來說，也要找專門的公司對已有的軟件進行升級，以確保企業(yè)檔案管理工作的有序開展。

（五）對紙質(zhì)檔案進行特殊保護。對于存在的紙質(zhì)檔案也要采取一定的方法對其進行保護，許多紙質(zhì)檔案中記錄著一些比較重要的信息。企業(yè)可以安排相關(guān)的管理人員對紙質(zhì)檔案按照時間進行整理，方便日后的借閱與歸檔，避免造成企業(yè)內(nèi)紙質(zhì)檔案的丟失。還要對檔案室的環(huán)境進行嚴格控制，要保證檔案室的通風(fēng)度、溫度和濕度控制在一個利于檔案保存的標準上，還要注意檔案室的用電用水安全，防范各類水電危險。

五、結(jié)語

油田企業(yè)的檔案管理對于油田企業(yè)的發(fā)展來說有著重要的意義，當前的檔案管理工作還存在著許多的待改進因素，如何改善這些因素并且提高相關(guān)檔案管理人員的安全管理意識，是企業(yè)所需要重點考慮的問題，只有將這些問題解決好，才能夠?qū)崿F(xiàn)油田企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。