規范審計檔案 提升工作效率

文/山東省菏澤市鄆城縣審計局 程念兵

審計檔案具有專業性、公正性、整體性等特點，規范審計檔案工作，可為審計方案的制定提供更多可靠參考依據，促進審計工作流程優化，提升工作效率，奠定數據備查基礎，使審計人員有更多學習范本。目前在審計檔案工作開展中存在諸多問題，直接影響審計檔案功能作用的發揮。對此，需要審計檔案管理部門正確認識到審計檔案的特點和工作中存在的不足，針對性采取有效措施加以改進和優化，在此基礎上不斷提升工作效率。

一、審計檔案的特點

（一）專業性。審計檔案工作屬于一項職能管理活動，具有一定的專業性，工作成果需要準確、真實地記錄審計監督全過程。由于審計監督工作執行者為專業審計人員，所以形成的審計檔案也體現出較高專業性。在審計檔案工作中，通常要嚴格依據有關規范和條例開展檔案整理和歸檔工作，如單位在進行預算審計、財務收支審計等環節，需要在審計期間產出審計工作底稿，同步按照相關規范及時整理審計檔案，并進行歸檔，保證審計檔案資料高度完整、真實和準確，為后期審計復核等工作奠定基礎。

（二）公正性。此特征主要取決于審計監督的工作性質，審計工作主要由專門的審計部門或專業審計機構所負責，各項審計工作必須依照有關法律法規和審計準則，并應體現出社會性質和法律效能之間的有機統一。專業審計機構一般是第三方審計機構，體現出明顯的公正性、客觀性特點。專門的審計部門具體為單位內部審計以及國家審計機關，通常為確保審計工作具有較高效益性、合法性和真實性，國家審計機關需要在當地政府領導下，嚴格按照法律法規開展審計監督工作；而單位內部的審計往往是獨立設置的，與其他部門無交叉，因此審計工作開展中審計人員具有一定的獨斷權。所以，為保證審計工作質量，工作上要充分體現出公正性，并加強審計監督，由此產出的審計檔案也體現出明顯的公正性。

（三）整體性。這主要取決于審計工作各環節所保持的密切關聯性。審計工作程序涵蓋了計劃環節、實施環節與報告環節，在計劃環節，需要明確審計對象，確定審計法律關系，對被審計單位進行全方位調查，合理配置審計資源，并展開初步分析性測試，明確審計重要性程度，并制定具體的審計計劃和總體審計計劃。在審計實施環節，要對審計單位各項情況進行全面調查，并開展審計實施方案或審計計劃的編制，在此環節還要通過多種途徑獲取審計證據，完整、真實地編制審計記錄，最終輸出審計結論。而在審計報告環節，關鍵是完成所有現場審計工作，對各項審計證據進行整理和分析，同步匯總各項審計工作底稿，進行嚴格復核，展開最終分析性測試，客觀地對審計結果與工作質量進行評價。此外，需要編寫審計報告，并提交至有關部門，和相關方展開溝通交流，提出審計建議或意見。由此可以看出，審計工作開展中各個環節有序銜接、密切相關，無論哪個環節出錯都會對后續工作產生影響，所以審計檔案體現出明顯的整體性。

二、審計檔案工作現存問題

（一）審計檔案工作觀念和方法滯后。個別審計部門在收集與整理審計檔案資料過程中，由于工作觀念老舊，過于關注紙質審計資料的收集，而忽視電子審計資料和各類影像資料的收集，整體工作效率不高。同時，一些審計部門在審計檔案工作中所用方式較為老舊，甚至部分單位仍使用老式檔案盒，并通過手動打孔使用線裝訂檔案，直接影響審計工作效率，整體審計檔案工作不符合新時期檔案管理要求。部分審計部門因為資金投入不足，所配備的檔案裝訂設備以及儲藏設備相對滯后，且數量不足，所建立的專用檔案室整體面積較小，不夠重視信息化系統建立，直接影響審計檔案工作效率。

（二）審計資料質量不佳，影響檔案管理。檔案資料審計在審計檔案管理中屬于一項重要環節，而在審計檔案工作開展中，經常出現審計資料不規范、資料歸納和匯總缺乏完整性、信息缺失、缺乏制度依據等情況，直接影響審計資料質量，降低檔案工作效率，甚至導致檔案價值明顯下降。

（三）審計檔案規范和實際審計工作有出入。審計檔案的整體性特點體現出審計工作的復雜性，并且審計工作開展中會涉及諸多影響因素，相關因素具有一定不確定性，從而導致審計工作環節容易出現問題，由此造成檔案規范和審計操作有出入，這種出入具有不可協調的特點。在審計項目開展中，審計部門要對所涉及的各單位、各部門以及各工作人員負責，如需要為相關單位及時發送審計通知，嚴格按照規章制度對單位相關信息進行審計核實，由此形成檔案信息，經過匯總整理得到完整的審計檔案。而在審計操作期間，審計檔案工作人員需要對大量檔案信息進行收集、整理和分析，直接增加工作成本和人員負擔，降低工作效率。

（四）審計檔案工作人員專業素養有待提升。雖然目前大部分單位比較重視審計工作，但對審計檔案卻缺乏重視，在選聘審計檔案工作人員過程中不夠嚴格，這使得審計檔案工作隊伍的業務水平參差不齊，一些檔案工作人員未經過專業、系統化的培訓，對審計檔案的內容及重要性缺乏正確認識，在缺乏專業知識支撐下，難以高效開展審計檔案工作。還有一些工作人員將檔案管理視作看管檔案，缺乏創新意識和規范意識，直接影響工作效率。

（五）數字化審計檔案建設要求工作效率更高。在信息化技術不斷發展的過程中，很多單位已初步建立辦公自動化系統，并加快金審工程建設進度。當前審計機關在草擬行政公文、擬定審計方案、審計業務文書擬稿、編排審計計劃以及文件收發等工作開展中均可借助OA系統協助處理。與此同時，越來越多審計檔案資料存儲介質從紙質轉變為數字化資源，資料閱讀方式也同步改變，這些變化都對審計檔案工作提出更高要求。但一些審計檔案工作方式和審計檔案規范并未緊隨審計信息化建設同步完善和調整，信息化管理效率不甚理想。對此，亟須審計檔案部門提升信息化管理水平，在此基礎上提高工作效率。

（六）審計檔案管理制度不完善。個別審計單位針對審計檔案工作所建立的標準化、專業化管理模式時間較晚，在實施中還有諸多不足之處。同時，審計檔案工作制度缺乏完善性，制度內容較寬泛，可操作性不強，難以有效為所有審計檔案工作提供制度依據和引導。此外，一些審計部門在開展審計檔案工作期間不夠關注落實審計檔案管理等規章制度，在缺乏制度約束的情況下，難以保證審計檔案工作的質量和效率。

三、規范審計檔案提升工作效率的措施

（一）創新工作理念和工作方式。為有效規范審計檔案并提升工作效率，需要審計檔案工作人員充分認識到規范審計檔案的重要性，及時更新工作理念，在此基礎上創新審計檔案工作方式，優化工作流程。在審計檔案工作中，要全面收集紙質憑證復印件、電子記賬以及圖像影視等資料，并借助現代化技術手段簡化審計工作流程，提升工作效率，積極應用信息技術和計算機替代傳統手工操作。對此，需要審計部門高度關注信息化管理系統建設，增加資金投入，購入先進的檔案管理軟件和檔案管理專用電腦，完善的配備現代化檔案整理集結設備，由此提升審計檔案工作效率以及準確性，緩解審計檔案工作人員壓力。同時，要積極通過現代化管理技術，比如檔案管理軟件系統等合理編制檢索工具和相關參考材料，以便于審計檔案查詢和利用。在檔案管理期間，要關注打造標準化分類體系，按照備查類、證明類、立項類、結論類等單元分類整理審計文件材料，并有序排列和歸檔。

（二）對審計檔案資料加強規范化管理。為進一步規范審計檔案工作，需要審計部門加強管理，關注檔案資源的利用，充分發揮檔案功能作用。首先，審計部門要嚴格按照歸檔制度要求及時收集審計相關文件、影響和證書等資料，并按照國家標準統一管理。其次，要加強庫房管理，定期檢查，維護檔案安全。最后，要注意定期統計審計檔案，完整、規范地填寫各類檔案報表，并按照相關規定規范的進行檔案保存與銷毀工作，及時將現行文件以及審計相關檔案等資料遞交至檔案館。

（三）審計檔案工作要關注事中控制。在信息時代背景下，審計內容和審計方式都有所改變，這要求審計檔案工作重心同步調整，關注從以往的事后控制轉化為事中控制。審計人員在現場審計過程中就要嚴格審查并及時發現審計檔案質量問題，同步予以解決。同時，審計人員要不斷增強檔案意識，從發布審計項目開始就關注管理和控制審計檔案質量，加強現場審計，及時分析審計中的新問題，確保審計現場工作和審計檔案相同步，在此基礎上保證審計檔案資料質量，有效提升工作效率。

（四）對審計檔案工作者加強培訓教育。審計部門要關注對審計人員加強教育和培訓，以請進來和走出去相結合的形式開展培訓活動，使審計人員及時更新專業的知識系統，并掌握先進的檔案技術。同時，可定期組織審計檔案工作人員和其他專業組織、機構的審計檔案工作者互相交流工作經驗，邀請檔案管理專家進行業務指導，并定期召開檔案理論研討會，促使先進的檔案管理經驗廣泛應用于審計檔案工作中。此外，相關管理部門要對審計檔案工作加強規范化監督和檢查，及時發現問題，同步予以糾正，使審計檔案質量不斷提高，并增強審計檔案人員的責任意識、規范意識。

（五）提高信息化檔案管理水平。在信息化技術飛速發展背景下，各單位都越來越重視建立電子檔案，并形成大量數字化檔案資料。在審計檔案工作開展中，相關工作人員要積極應用審計數據信息管理系統，對審計資料加強電子化管理，及時向管理系統中導入審計工作中所采集到的電子數據，以高效建立數字審計檔案。針對已結束的審計項目，需通過電子設備對紙質資料進行掃描處理，導出電子數據圖像，以信息化方式保管電子審計檔案。審計項目結束之后，需立即將紙質資料、圖像資料、電子數據等審計資料導入審計檔案管理系統當中，以防因信息流轉出現差錯或紙質檔案保管方式不當造成資料丟失或損壞，保證審計檔案資料高度完整。審計檔案管理部門還要關注數據庫建設，不斷豐富數據資源，使審計檔案工作有更多信息儲備。針對密級高的數字化審計檔案，要加強安全管理，通過殺毒軟件、設置防火墻、設置密碼口令以及引入人臉識別技術等，防止信息傳輸期間因病毒侵襲、黑客侵入等導致信息數據被盜或丟失。審計檔案工作者要強化安全意識，學習并掌握各種安全防范技能，嚴格按照安全管理制度行事。管理部門則要針對數字化信息管理制定相關規章制度，明確不同管理者以及操作人員具體權限及操作范圍，嚴禁出現私自調離以及違規查看等行為。

（六）不斷完善審計檔案管理制度。審計檔案相關管理部門要結合實際工作情況，積極借鑒其他部門優秀的檔案管理經驗，完善制定審計檔案管理規章制度，其中涵蓋檔案收集、立卷、整理、保密、安全、借閱、保管、歸檔等各工作環節，保證檔案收集更加完整，保管工作更加有序，管理更加規范。在審計檔案管理制度制定中，要完善地建立保密、歸檔、銷毀、保管、查閱、利用等制度，使審計檔案工作更加有序、高效，并使審計檔案更具安全性、保密性以及準確性。

四、結語

審計檔案直接反映著審計工作質量，規范審計檔案，加強檔案管理，可有效降低違規違法行為發生概率，提升審計檔案利用率，為審計工作提供參考依據，促使審計工作質量和效率不斷提升。為有效規范審計檔案并提升工作效率，需要審計檔案管理部門不斷創新工作理念和方式，對檔案資料加強規范化管理，關注事中控制，并對檔案工作者加強教育和培訓，不斷提升信息化檔案管理水平，完善檔案管理制度。