醫(yī)院檔案管理中精細化管理模式的應用研究

文/山東省滕州市財貿醫(yī)院 蔣山禮

精細化管理模式最早常用在企業(yè)中。在對該管理模式運用的過程中，能夠對管理內容進行細致性的劃分，保障責任細則落實到具體的人頭上，相比于以往粗放的管理模式更加具備優(yōu)勢。因此，在當前，為了使得醫(yī)院內部檔案價值得到最大化展現(xiàn)，使得管理中的問題得到改善，就要對精細化管理模式進行嘗試，提升管理水平。

一、精細化管理模式概述

在現(xiàn)代管理工作中，精細化管理已經成為非常普遍的一種管理理念和手段，并且可以在運用的過程中取得良好的運用效果。在現(xiàn)代企業(yè)當中，精細化管理模式被廣泛運用在現(xiàn)代管理中，展現(xiàn)出非常大的作用和價值。精細化管理這一理念可以理解為，對檔案管理中每個環(huán)節(jié)進一步的分解和細化，以此來對環(huán)節(jié)中最佳管理方法進行歸納和總結，以達到管理效果最優(yōu)的一種管理理念?，F(xiàn)階段，可以更好地帶動管理質量和效率的提高，讓服務模式得到創(chuàng)新，在無形當中更好地滿足當今時代的要求，讓檔案管理工作開展效果得以加強。

二、醫(yī)院檔案管理中精細化管理模式應用的重要性

在醫(yī)院日常工作開展的過程當中，檔案是對醫(yī)院各個部門日常活動的記錄，是醫(yī)護人員積極開展日常工作的重要依據(jù)。在醫(yī)院運行和發(fā)展的過程當中，檔案管理最終質量將對日常工作效率和質量產生直接的影響。在管理中，檔案通?？梢杂耙?、紙張、光盤、電子檔案作為媒介進行存儲和運用，對醫(yī)療、管理、研究過程加以記載，成為醫(yī)院在發(fā)展過程當中非常重要的一部分。而在現(xiàn)階段，通過對精細化管理模式的積極構建，能夠為檔案管理這項工作的開展提供明確的方向。實現(xiàn)檔案的進一步細化分類，便于資源運用，使得服務質量得到大幅度的提升。

三、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）模式不夠合理。目前，在一些醫(yī)院運營和發(fā)展的過程中，并沒有對檔案加以科學管理，甚至沒有對管理規(guī)范進行設定。這樣就會導致在醫(yī)院日常管理工作開展過程當中無法達到理想的檔案管理效果，使得檔案在歸納和錄入的過程當中存在不規(guī)律等問題。這是由于醫(yī)院領導并沒有對檔案管理工作加強重視，使得檔案管理工作在開展時缺乏規(guī)范，比較粗放，無法真正展現(xiàn)出檔案的價值和作用，對于醫(yī)院的發(fā)展將產生非常不利的影響。

（二）管理力度缺失。在檔案管理工作實際開展過程當中，大多數(shù)醫(yī)院存在著專業(yè)水準較低的情況。比如，在日常檔案管理這項工作開展中，并沒有對專業(yè)化管理措施進行制定，對于檔案范圍和內容缺乏明確性。再如，在日常檔案管理工作開展的過程中，管理力度的缺失可能導致人員思想和行為難以得到約束，并沒有按照既定的職能部門以及診療科室加以確切分類。這樣就會導致檔案在存放和查找的過程中比較零散，使得服務工作在開展的過程中無法做到針對、及時，導致檔案管理工作失去原本的價值和意義。

（三）專業(yè)素質不高。從目前的實際情況來看，很多醫(yī)院在負責檔案管理工作當中，對人員的設置缺乏用心、檔案管理者在專業(yè)能力上尚未達標。檔案管理工作在開展的過程當中需要專人負責。也就是說，管理人員的專業(yè)能力、操作技術將對最終的管理效果產生直接的影響。但從目前的實際情況來看，部分管理人員雖然具備著理論和實踐能力，但是由于在日常工作開展過程中缺乏對管理流程的明確和有效把控。導致在開展檔案管理工作時出現(xiàn)各類問題，最終的管理質量和效率偏低，使得人員在日常工作開展過程中遇到諸多的困難和障礙。

四、醫(yī)院檔案管理中精細化管理模式的應用對策

（一）深化應用意識。在對檔案管理這項工作進行推動的過程中，要想更好地實現(xiàn)精細管理模式的應用和落實，首先要做到的就是對應用意識進行加強。這樣才能夠通過意識指導行為，讓良好的管理模式得到創(chuàng)新的構建。在這其中，作為醫(yī)院的管理者以及檔案管理工作的負責者，一定要對精細管理模式產生正確的認識，感受到該模式在工作開展中運用的優(yōu)勢，讓精細化管理模式更顯優(yōu)勢。

例如，在檔案管理這項工作開展過程當中，通過精細化這一管理理念的構建，能夠在日常管理工作當中為檔案的搜尋和保存提供良好的保障。在此基礎上實現(xiàn)對于檔案不同類別的劃分，使得檔案類別在呈現(xiàn)時更加清晰。另外，通過該理念的有效融合，可以結合檔案實際情況對等級進行劃分，對檔案歸檔全過程進行記錄，全方位避免檔案出現(xiàn)損壞和丟失的情況。使得檔案管理工作在開展的過程中條理清晰，輔助醫(yī)院各項工作得以穩(wěn)定運行。

（二）引進信息技術。在傳統(tǒng)檔案管理工作實際開展的過程中存在著管理力度缺失、專業(yè)水平尚未達標的情況。所以在現(xiàn)階段，更應該引入信息技術、大數(shù)據(jù)等等。這樣就能夠在管理工作開展的過程中更好地實現(xiàn)精細化管理，為精細化管理工作的推動產生良好的輔助作用。

例如，在新時期的背景下，要想更好地落實精細化管理，就要對信息技術進行有效運用。在對檔案管理這項工作進行開展的過程中，可以對大數(shù)據(jù)積極進行應用。可以借助大數(shù)據(jù)來對管理工作中的每個流程起到一個輔助作用?？梢岳么髷?shù)據(jù)的信息共享優(yōu)勢，對檔案信息進行快速搜集。并對大數(shù)據(jù)功能進行運用，實現(xiàn)對檔案的分類、目錄編制，便于后續(xù)在應用過程當中的快速搜尋。能夠為工作開展提供更多的優(yōu)勢和便利。

（三）明確建設目標。在對精細管理這一模式進行構建的過程當中，應該對建設目標進行明確。這樣才能夠使最終的模式構建效果變得更好。在傳統(tǒng)醫(yī)院發(fā)展的過程中，很多醫(yī)院都忽視檔案最終建設目標的設定，使得管理工作在開展時無跡可尋，無法對管理人員的行為和意識起到約束的作用。在現(xiàn)階段，要想實現(xiàn)精細化管理，就一定要追求建設目標的明確，讓精細化管理模式構建有的放矢，達到理想中最佳的構建效果。

例如，醫(yī)院應該結合當前實際情況，讓檔案管理工作水平得到持續(xù)提升。在這其中，可以根據(jù)檔案管理相應法律來對切實可行、系統(tǒng)、完善、科學的管理制度進行構建。在對精細化管理進行推動的過程中，醫(yī)院應明確建設目標?？梢悦鞔_檔案管理總目標，后續(xù)將不同的工作內容和程序加以定性處理，派遣各個部門和科室來進行負責。最終在大家的一致努力下順利完成。通過這樣的方式就能夠在檔案管理工作開展的過程中凝聚合力，使最終的管理成效得到進一步的優(yōu)化。

（四）提高人員素質。人員是檔案管理工作開展過程中非常重要的一項因素，要想對精細化管理模式進行落實，就要保障管理人員在思想方面與時俱進，專業(yè)水平和操作技術達標，同時帶動人員在專業(yè)素質方面不斷提高。這樣才能夠為檔案管理工作開展提供更多的便利。

例如，一方面，在內部，醫(yī)院應該對檔案管理人員的素質嚴格要求，定期開展多類型的培訓，使得人員積極參與。在培訓參與的過程當中，應該要求檔案人員更好地提高自己的能力素質。在培訓內容設置過程當中，可以和精細管理有效聯(lián)合在一起。讓人員在接受培訓的過程當中對這樣的管理理念和模式產生更加深刻的認識。也可以定期組織人員外出學習、接受專家指導、開展學術和社會活動，使得人員在素質方面更好地滿足需要；另一方面，應該為檔案管理工作融入更多的新生力量。在招聘的過程當中，應該將人員標準設置的更高。檔案管理人員應該具備較強責任心、信息化運用能力等等。通過這樣的方式能夠有助于精細管理模式的落實，帶動檔案管理這項工作的水平和質量得到不斷提高。

（五）優(yōu)化檔案歸檔。在檔案管理工作實際開展的過程當中，對檔案進行歸檔整理是非常重要的一項工作。這時，就可以對精細化管理理念和模式積極引入。通過這樣的方式更加貼合醫(yī)院當前實際情況，實現(xiàn)對檔案的整理和收集，保障檔案在歸檔過程當中更加具備完整性和科學性。

例如，在精細化管理的模式下，可以結合不同類別檔案，借助不同方案和手段更好地進行收集以及管理。使得檔案類別在呈現(xiàn)的過程當中能夠變得更加清晰。在對類別不同檔案以及等級不同檔案進行收集的過程中，一定要做到有效分類，并且對歸檔過程進行細致、完善的記錄，最大化地避免在歸檔過程中檔案可能出現(xiàn)的損壞、丟失等問題，使得檔案安全得到良好的保障。這樣在后續(xù)使用的過程中能夠更好地展現(xiàn)出便利性、快捷性和準確性，真正地體現(xiàn)出精細化管理理念的作用和價值，推動檔案管理工作走向完整化、細致化和條理化。

（六）完善制度建設。沒有規(guī)矩不成方圓，在檔案管理工作開展過程中，制度構建也是極為重要的。在制度的導向和約束下才能夠對各個行為起到約束的作用，讓精細化管理得到落實，帶動管理效率和水平得到不斷提高。

例如，在新時期的背景下，為了更好地迎合發(fā)展趨勢以及要求，醫(yī)院在對檔案管理工作開展過程當中，一定要積極構建完善的管理制度。在這其中，應該將精細理念有效滲透在制度建設過程當中，使得最終的管理效率和質量得到不斷加強。在對制度進行構建的過程當中，應該對管理標準、管理內容進行規(guī)范。要求管理者在日常工作開展過程當中，保證管理方法的合理性和科學性。在制度建設過程當中，應該細致到每一個管理步驟都進行明確規(guī)定。此外，應該定期或不定期對管理人員進行考核，帶動管理人員的專業(yè)素質和職業(yè)水平方面得到提高，能夠真正在管理工作當中全身心投入，從而為醫(yī)院各項工作開展提供便利。

（七）細化管理流程。精細化管理在檔案管理工作中的有效運用有非常大的優(yōu)勢。所以，在現(xiàn)階段，應該借助精細管理模式來對檔案流程進一步進行細致劃分，讓流程細化和優(yōu)化，這對于最終管理效率和質量的提高將會產生非常重大的意義。1.檔案管理工作在開展的過程當中應該面向新時期，對管理流程適當加以簡化，使得整個流程更加具備可控性和便捷性。在這其中，可以借助大數(shù)據(jù)來進行編碼，實現(xiàn)資料和信息的傳遞。從而最大化地降低檔案管理工作當中的日常工作量。2.不同的科室、部門在檔案分享、傳遞的過程當中應該做到井然有序，避免出現(xiàn)檔案遺漏、丟失的情況。使得檔案記載更加完整和全面。3.醫(yī)院應該不斷加強投入，為管理流程的細化提供技術支持，實現(xiàn)對傳統(tǒng)流程的升級、創(chuàng)新和再造。通過這樣的方式就能夠使得管理流程得到優(yōu)化，更好地應對當前數(shù)字發(fā)展方向，讓最終的管理質量和效率都能夠得到大幅度的提升。

（八）保障檔案安全。在對精細管理模式進行構建的過程當中，除了以上幾點之外，也應該對檔案在數(shù)據(jù)共享及存儲過程中的安全系數(shù)進行提升。在這其中，應該對精細管理積極進行構建，對諸多安全措施加以執(zhí)行，真正展現(xiàn)出檔案管理工作開展過程當中精細管理模式的價值和作用。

例如，在精細管理的模式導向下，檔案管理者在工作開展過程當中應該對檔案安全更好地進行保障，由專人進行負責，這樣才能夠使得這項工作在開展的過程當中效果更好。在這樣的模式下，要定期對安全設備加以維護和保養(yǎng)。在檔案借閱過程當中，可以對超時系統(tǒng)進行設定，保障檔案按期歸還。否則系統(tǒng)就會發(fā)出相應的預警，對管理人員進行提醒。另外，對于電子檔案，可以通過加密技術、防火墻、殺毒軟件等等，更好地對檔案安全予以保障。這樣就能夠更好地展現(xiàn)出檔案在醫(yī)院發(fā)展中的價值和作用，讓精細管理模式凸顯效用和價值。

五、結語

在醫(yī)院內部檔案管理工作開展的過程中，對精細化這一管理模式積極進行引入和推動是非常重要的。能夠使傳統(tǒng)、粗放式的管理模式得到轉變，讓最終的管理質量得到提高。從而在醫(yī)院發(fā)展的過程中，將檔案的價值最大化地展現(xiàn)出來。在這其中，主要可以通過深化應用意識、引進信息技術、明確建設目標、提高人員素質、優(yōu)化檔案歸檔、完善制度建設、細化管理流程、保障檔案安全等方式方法，讓精細化管理模式在檔案管理工作中展現(xiàn)出作用和價值。