醫院數字檔案管理體制的建設對策

文/山東省淄博市中心醫院 翟鳳芹

數字化檔案管理建設在現代社會發展過程中已經成為重要的發展趨勢，尤其對于醫院這種檔案管理量大的地方來說，數字化檔案管理模式的存在更有意義。相比之下，傳統的檔案管理模式已經不能適應現代化醫院的數字化檔案管理。就單從量大這一點來說，傳統的檔案管理在分檔歸類以及使用查詢的過程中，就需要花費大量的時間，這樣管理效率不僅會大大下降，還會給管理人員帶來很大的不便。使用數字化檔案管理的模式對醫院的檔案進行管理，不僅可以在短時間內完成分類的任務，還可以在同一時間容納下大量的檔案，為后期的檢索與使用提供了很大的便利。因此，這種檔案管理的方式深受各個醫院的重視，并在現有的基礎上建設數字化檔案管理，但由于各方面因素的影響，在施行的過程中還是會出現各方面的問題。為了進一步對目前出現的問題進行研究，提升醫院在數字化檔案管理建設方面的水平，以下對數字化技術在醫院檔案管理過程進行分析，意在提供更好的解決對策，使數字化技術更好地輔助醫療事業的發展。

一、醫院數字化檔案管理的概況

（一）內涵。醫院數字化檔案管理的主要內容是將一些圖紙、錄像等資料，通過使用儀器對其進行掃描，將其轉化成圖片或者聲音的形式，這樣的方式更利于對資料的保存，這樣的轉化過程通常被稱為數字化檔案。通過使用文字識別工具以及存儲技術，將轉化好的文件以及圖片保存在光盤中，最終實現對資料文件的管理。這種對文件進行管理的方式，可以有效提升對檔案管理的效率。醫院在建立數字化檔案管理的同時，還會配備相應的查詢系統，工作人員在后續的工作中有需要使用的部分，就可以隨時在互聯網的條件下進行檢索和查詢。當有新的資料需要錄入時，也可以通過檢索的方式對其進行快速分類，有效降低對資料進行管理過程中出現的錯誤，也可以為醫療事業的發展提供更加有利的基礎?？傊t院在使用數字化檔案管理時，主要以數據庫、計算機技術以及互聯網技術為基礎，用電子的方式對醫院所產生的資料進行分類管理，存儲以及后期的加工環節，在保障醫院資料有序管理的前提下，提升醫院的管理效率和發展的速度。

（二）數字化檔案管理的優點。1.承載容量大。承載容量大是現代化數字檔案管理過程中最重要的一項優勢，尤其是面向醫院這些群體來說，使用數字化的方式對檔案進行管理可以最大限度地收納醫院所產生的資料，容納時間跨度更長。醫護工作者在對資料進行查詢或者學習時，可以通過醫院數字化的渠道找到盡可能全的資料，對于其學習和借鑒都有很大意義。2.使檔案管理進一步細化，優化各種資源的類目。使用數字化的方式對醫院的檔案進行管理，可以對所管理的資料進行深度劃分，使其細分的類目更加完整，在后期查詢或者檢索的時候有更強的目的性。在對檔案進行分類的過程中，可以使用系統的優勢對檔案資料的類目進行明確的規劃，如：可以將所需要的資料通過一類、二類、三類的方式將其進行劃分，在后期查閱或者學習的過程中，通過分類對其進行搜索，減少使用者搜索的時間，為后續的使用帶來了極大的便利。3.有效實現資源共享。通過使用數字化對醫院的檔案資料進行管理，最終可以達到資源共享的目的。對于很多傳統的檔案管理來說，對檔案資料進行存儲時不僅會浪費一定的紙質資源和空間，對于查閱者來說也會帶來極大的不便。使用數字化的方式對其進行管理，將系統進行內部共享，查閱者可以直接通過移動端的方式對其進行檢索，實現系統內隨時隨地進行學習和查閱的目的，一定程度上實現了資源共享的目的。

二、醫院檔案管理建設過程中存在的問題

（一）醫院在數字化方面的基礎建設不夠完善。對于部分現代化醫院而言，其在進行數字化建設之前沒有完備的基礎設施，使數字化的轉變發展出現阻礙。在建立數字化之前，首先作為醫院的管理者，應先對一部分硬件方面的設施加以重視，例如：加強醫院范圍內的網絡建設、強化對檔案管理程度的重要性、加強檔案管理的完整程度、強化紙質檔案轉化電子檔案的硬件配套設施、重視對相關技術的引進等一系列數字化建設所需要基礎設施。目前而言，很多醫院都會將發展的重心放到醫學科研、對先進設備的購置以及對疾病的研究治療等方面，缺乏對數字化檔案管理建設方面的認識。因此，數字化檔案管理建設常常會被忽視，醫院在進行科研、診斷以及治療時，檔案資料在其中發揮著非常重要的作用，其重要程度相當于文庫，隨時可以為研究者提供相應的文獻，解答研究過程中的一些疑難問題。但因為忽視的原因，即使數字化檔案管理方面的技術不斷更新和引進，也不能引起醫院管理者的關注，導致醫院在建設數字化管理的過程中出現基礎設施不完善的現象。

（二）醫院檔案數字化過程中，缺乏一定的管理系統。即使使用數字化的方式進行醫院檔案管理，也會出現對其管理系統不完善的現象。就目前部分醫院而言，即使使用數字化的方式對醫院的檔案進行管理，但其管理的內容也只是停留在部門或者科室所需要的內容上，并沒有將其規范到整個醫院的層次上來，完全達不到規范化標準的要求。盡管檔案管理方面的技術有所發展，但是很多數字化檔案管理的檢索工具仍然比較落后，這給使用者帶來了極大的不便，還會延長使用過程中的時間，降低使用效率。在進行醫院檔案信息整理、查閱、使用的過程，需要投入的時間成本較多。作為醫院，每天接觸到的資料比較多，只有在保障信息技術不斷更新的基礎上，才能更好地適應醫護工作者的要求，保障其使用過程中的效率，為其研究提供一定的基礎，減少不必要的時間浪費。

（三）將紙質版資料轉換成電子文件的能力較弱。實現醫院檔案數字化的前提，主要是需要通過一定的手段將醫院產生的紙質版資料轉化成電子版進行存儲，同時，需要有一定存儲能力的軟件對這些電子文件進行存儲，保障存儲的有效性和安全性。但是，對于現在的很多醫院來說，實現這兩項功能的能力較弱。首先，對于紙質轉化為電子來說，部分醫院進行轉化的過程中，僅僅是將產生的紙質文件的內容進行錄入，這是非常容易產生錯誤的一個環節，對后續的使用也會造成很大的不良影響。其次，醫院對于文檔的存儲功能若沒有足夠安全的軟件對這些信息進行存檔，加上在電子版上修改內容不易看出痕跡和記錄，容易使保存的文件出現安全隱患，同時也會產生某些方面的不便，影響后續安全使用的效果。

（四）檔案管理工作人員職業素質較低。在個別現代化醫院中，安排進行檔案管理的工作人員本身的職業素養是比較低的。在進行檔案整理的過程中，不僅對軟件和系統的操作有一定的要求，還要對相關的類型操作有一定的研究，才能使文檔在管理的過程中正確分類。其中，在使用數字化對醫院的檔案進行管理的過程中，管理人員還要面對極為復雜的網絡問題，若在使用網絡的過程中出現使用不當的行為，就會遭到黑客或者病毒的入侵，給醫院的檔案造成很大的威脅，嚴重者還會出現較大的網絡事故。管理人員無法對相應的計算機技術進行熟練的操作，當遇到一些問題的時候，不能及時進行處理，同樣影響對檔案內容的管理。

三、數字化檔案管理體制建設的對策

（一）強化基礎設施的建設，為后續的工作提供相應的設施。在進行數字化檔案管理建設時，應及時提供相應的接觸設施，為后續的使用、查閱以及檢索提供便利的條件設施。首先，想要實現數字化檔案內容的管理，先要強化網絡設施，保障在進行檔案管理的過程中能夠實現網絡通暢，避免出現誤存或者多存的現象。其次，還要重視相關的信息技術發展，使用先進的技術以及軟件對其進行建設，尤其是在紙質轉化電子以及存儲方面的硬件設施加以完善，保障后續工作的順利開展。除此之外，在實現電子存檔的過程中，還應配備檔案專用的目錄柜、計算機、掃描機以及打印機等，最大限度滿足電子化建設的需求，為數字化管理創造良好的條件，提高檔案存儲能力。通過強大的網絡系統將醫院內部進行鏈接，使保存好的資料在院內實現資源共享，實現實時動態調整，提升醫院檔案在信息服務方面的水平。

（二）建立醫院檔案管理系統和制度，實現資源共享。建立屬于醫院專有的管理系統，實現各個部分的無縫銜接，規定電子版本的格式與各部門上交文檔的標準，同一檔案管理的業務流程，保障檔案在有效的時間內及時歸檔和更新。通過統一的檔案上交標準，保障所收集檔案的完整性和有效性，保障其可以有效地在內部實現資源共享。對于檔案管理系統來說，盡可能使用醫院專有的系統對檔案進行管理，使用專有的存檔系統，可以有效保障醫院的檔案資源不受侵犯，保護醫院檔案資源的安全性，將管理系統與共享系統進行分離，保障存儲的檔案不會被隨意篡改以及后續使用的有效性。在選擇存儲系統的過程中，應盡可能選擇兼容性與應用性較好的軟件，保障后續在使用的過程中是流暢的，節省時間成本。規定每個部門都由專門的人員進行對接，確保檔案準確無誤的情況下，再進行下一步存檔。

（三）強化檔案資料管理人員的專業素養，提升紙質版轉化電子版的能力。作為醫院方面，要及時對資料管理人員進行培訓和調節，保障資料管理人員的工作可以保持在一定的水平。在對資料管理人員進行管理的過程中，要對其進行嚴格的要求，保障管理者在充分掌握關鍵的前提下，再進行下一步的管理工作。只有提升管理工作者的能力，才能進一步保障資料收錄的安全性和有效性。除此之外，還需要提升管理者對信息技術的使用能力和使用標準，降低工作過程中出現錯誤的頻率，在應對一些網絡上的安全問題時，有足夠的能力對其進行應對，避免在使用軟件進行存檔的過程中出現黑客或者病毒的侵入，保障檔案管理的安全性。

（四）強化系統內部的優化能力，保障電子文檔的安全性。定期對內部存檔系統進行升級和優化，若長時間不對系統進行優化和升級，系統就會老化，容易產生漏洞，給病毒和黑客的侵入制造機會。加上數字化存檔的特殊性，若不對其系統進行保護，很可能使不法分子對文檔的內容進行篡改，后期使用的過程中不易進行辨別。除此之外，還可以通過設置防火墻或者數字認證的方式對醫院的內部系統進行強化，提升內部人員訪問電子檔案的步驟和內容，對已存檔的內容進行定期維護和檢測，避免出現數據丟失的現象。通過以上的步驟進一步強化管理人員在思想上對檔案管理的重視程度。

四、結語

綜上所述，醫院的檔案管理工作是非常重要的，尤其使用數字化的方式對其進行管理，有效提升了管理人員的工作效率。與此同時，在對數字化檔案管理進行建設的過程中，還應強化在硬件、軟件方面的設施以及管理人員的專業素養，提升對內部系統的優化能力，只有滿足以上的條件和能力，才能使檔案完成有序的分類，最大程度保障已存檔案的安全性和有效性，使醫院的檔案實現真正的數字化管理，更進一步推動醫院科研、治療以及診斷方面的發展和進步。