規范管理疾病預防控制中心檔案的有效路徑

文/云南省昭通市疾病預防控制中心 王青

從當前疾病預防控制中心工作實踐情況看，多數沿用了以往檔案管理模式，管理方法老舊。從具體檔案分類、整理、布局各個環節看，尤為落后，這與當前疾病預防控制中心實際工作要求以及對檔案資料的需求嚴重不符，在很大程度上阻礙了疾控機構的發展，影響了醫療環境。針對此，對于疾控機構而言，當務之急就是明確加強規范檔案管理的重要地位，找出不足，有針對性地完善，逐步推進疾控檔案管理規范化、制度化發展。

一、加強疾病預防控制檔案規范化管理的現實意義

（一）助力疾控機構檔案高效開發利用。基于當前數字化、信息化發展趨勢下，進一步提升疾病預防控制中心檔案管理工作的實效性，有助于更好地為疾控工作人員提供更加便捷、快速的檔案服務。尤其是在建設數字化檔案管理系統后，能夠為衛生行政管理等部門提供高效的查閱服務，而有效的管理則可以促使疾控機構在制度、規范、標準的約束下，為促進疾病預防控制信息化的發展注入動力。

（二）推動疾控機構規范化建設發展。綜合分析疾控中心發展不難發現，檔案管理工作屬于基礎性的工作，但也是推動疾控中心穩定、良好運行的關鍵環節。作為疾控機構的檔案部門，其主要工作內容為收集、整理并匯編，將相關疾病預防控制工作信息進行存檔，以此為該部門相關工作的順利開展奠定基礎。因此，檔案管理工作的規范化與否，在一定程度上影響到了整個疾控中心工作開展的效率與質量。可見，全面加強疾控中心檔案規范化管理水平，提高質量，可以推動疾控機構規范化建設發展。

（三）助力突發公共衛生事件及重點傳染病控制。對于疾控機構而言，最為重要的工作就是面對突發公共衛生事件、重點傳染病發生時，可以進行有效防控，發揮疾控的優勢，維護社會安定。正常情況下，疾控機構內部的綜合檔案室內，都會保留較多數量的調查報告、疾病材料，還有相關統計資料。因此，加強管理并促使這些資料為相關人員所用，發揮價值，從而更好地做出相關決策，切實提高疾病預防、控制工作效率和成效，最大程度上控制疾病事件擴大、蔓延。

二、當前相關檔案管理工作呈現出的不足之處

（一）缺乏對檔案開發利用的重視。現階段，在實際開展檔案管理工作的過程中，個別部門依然處于被動狀態，在工作中出現懈怠、消極情緒，并未認識到檔案開發利用的重要性。導致疾控中心的各類檔案都無法高效利用。同時，檔案開發利用宣傳工作落實度不夠，相關管理人員意識不足，未能科學全面地統計出檔案利用情況，嚴重降低了疾控檔案利用率。

（二）人員綜合業務素質待提升。從實際情況看，個別疾控部門尚未針對檔案管理工作的開展建立綜合檔案室，也就無法形成完善的管理人員隊伍，很多工作人員都是“半路出家”，部分人員甚至沒有學歷，不具備專業的檔案管理崗位資格證書就進入疾控中心檔案部門工作。除此之外，疾控中心各個科室的兼職檔案員，由于其本身工作性質的束縛，不論是在工作時間上，還是在工作態度上，都存在一定的弊端，甚至有些科室存在為了應付檢查臨時掛名的現象。此種情況下，身兼數職的檔案管理隊伍，直接降低了檔案管理工作成效，不利于檔案管理工作的規范化發展。

（三）各基層單位檔案管理水平差異大。從我國當前各個省市疾病預防控制機構分布情況看，在實踐工作中，由于各地區規定、標準不同，導致疾控中心相關檔案管理工作水平差異較大。個別單位領導并未意識到加強提升檔案管理工作的重要性，片面認為撲滅疫情才是疾控機構的主要工作，在潛意識中認為檔案管理工作能夠給疾控中心帶來的效益微乎其微，作用并不大，這種錯誤的理念，嚴重阻礙了疾控中心發展。

三、規范管理疾病預防控制中心檔案的有效路徑

（一）加強檔案管理認知，促進信息化建設。只有在思想層面認識到規范管理疾病預防控制中心檔案的重要性，才能在行動上有所落實。因此，為了進一步加強疾病預防控制中心檔案管理水平，發揮檔案利用價值，關鍵在于更新思想觀念。對此，疾控中心的領導應當發揮帶頭作用，不斷引導檔案管理人員提高對本職工作的重視程度，從疾控中心實際情況出發，創造利于檔案管理工作開展的環境。同時，落實到具體工作時，變更管理模式與管理手段，在條件允許下適當投資，不斷推進信息化建設。積極開展檔案管理信息化建設工作，促使工作人員可以利用計算機切實提升檔案管理水平，促使疾控中心檔案更加高效化。

（二）全面優化完善疾控檔案管理體系。1.對于基層疾控中心而言，在實際開展檔案管理工作的過程中，需要結合自身實際，建立與自身發展需求相匹配的檔案管理機構，以實現統一化管理。在此過程中，明確檔案管理部門為獨立職能部門，主要的工作內容為收集、整理與管理相關檔案資料，并隨時接受上級檔案行政部門的監督指導，在實際工作過程中，必須嚴格按照國家相關法律、法規、業務規范等內容執行各項工作。除此之外，還要參考相關規定，從疾控中心實際需求出發，對檔案內容進行分類、歸檔，確保各類檔案分類清晰、合理。2.為切實提升疾控中心對規范管理檔案的重視，需要將檔案管理工作落到實處，納入議事日程，將檔案管理目標予以細化、完善。在具體落實過程中，疾控中心可以指定一名領導進行分管，比如，落實檔案管理工作所需的硬件設施及經費，或協助協調各科室，確保檔案資料的規范化、全方位收集整理與管理，并要堅持各部門立卷歸檔原則，借助責任制考核的方式強化人員責任心，從而提升檔案管理水平。3.疾控中心檔案管理人員作為規范管理檔案的重要實施者，其綜合素質能力會直接影響到檔案管理成效。因此，疾控中心應當注重加強隊伍建設，提升對檔案工作人員的培養力度，嚴格要求管理人員要遵守《檔案法》的有關規定，樹立正確的檔案管理意識，承擔其維護檔案完整性、安全性的職責，不斷學習以強化自身的能力，確保在符合崗位工作之需的同時，不斷優化檔案管理能力與水平。

（三）加強疾控檔案管理提供保障。首先，為保證疾控檔案管理工作落到實處，疾控中心需要在單位工作計劃、發展規劃中，實現檔案管理工作的有效落實。可以年為單位，明確每年檔案工作需要達到的水平及工作目標，而后深入各項工作中，找出具體問題，并采取有效措施制定出一個可行性計劃，通過這種系統化的方式，確保有計劃、有目標，長遠謀劃，實現計劃管理、科學管理，為切實實現規范化檔案管理奠定基礎。其次，疾控中心應當將檔案管理內容以文件材料形式進行整理，形成完善的歸檔制度。在此基礎上，需要根據《歸檔范圍和保管期限表》相關內容，建立完善的預立卷制度，促使該項工作在開展的過程中，從匯總、積累、整理和歸檔，各個環節都具備明確的崗位責任制。同時，明確告知檔案管理部門以及個人年度工作考核成績與其薪資掛鉤，做到獎罰分明。最后，為確保歸檔文件質量，對于相關管理部門而言，需要全面摸清各科室、單位存在的名義行文、辦文情況。同時，檔案部門也要發揮職能作用，動態化掌握應歸檔材料，做好跟蹤和利用工作，以此來確保檔案管理工作落到實處。

（四）扎實疾控檔案業務建設。1.在疾控中心開展檔案管理中，必須要保證檔案準確化、完整性、系統性，案卷質量必須符合國家規定和標準。因此，在具體落實過程中，疾控中心在開展檔案工作時，應當保證每個環節做到完善，進而確保整個檔案管理質量。對此，作為檔案管理工作人員，應當從各門類、不同載體的文件材料出發，不斷提升歸檔率、完整率。2.為進一步強化疾控中心的檔案業務建設，引入現代化科學手段管理檔案顯得尤為重要。對此，疾控中心應當逐步改變以往手工管理模式，逐步向電子信息化管理方式轉變，從而促使檔案信息更加便捷地利用和開發。充分發揮信息化技術，實現檔案檢索、統計、數據對比分析等環節高效化，從而強化檔案管理、保管質量。3.全面加強并優化疾控中心檔案的服務工作，對促進疾控中心檔案規范化管理具有重要作用。疾控中心應當轉變思想，逐步從被動服務轉變為主動服務，真正使“死”檔案變成“活”信息，為社會服務。

四、結語

通過本文的分析，對于疾控中心而言，需要在進一步強化對檔案管理工作重視程度的基礎上，積極利用信息化手段，實現檔案管理的智能化、規范化發展，促使疾控檔案價值得以發揮。