高校人事檔案利用服務研究

文/大連工業(yè)大學檔案館 韓冬云

高校人事檔案是教師、干部、工人的個人經歷、道德品質、工作實績和家庭狀況、社會關系的歷史記錄，是教育培養(yǎng)、考察了解、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎和依據(jù)，人事檔案工作的宗旨就是開發(fā)檔案信息資源，提供檔案為組織人事工作和其他工作服務。人事檔案的收集、鑒別、整理、保管等一系列的基礎性工作，都以提供利用為目，否則基礎工作就失去了意義，沒有人事檔案的利用，人事檔案的價值就不可能實現(xiàn)。正如美國學者莫斯說：“開放和利用是檔案工作最重要的職能之一，如果沒有利用，檔案也就沒有了實用價值。”高校人事檔案管理部門應在扎實有效開展人事檔案工作的基礎上，在積極主動提供利用服務的過程中，及時發(fā)現(xiàn)問題，進行研究分析，提出解決對策，使人事檔案發(fā)揮出更大的作用。

一、高校人事檔案的利用服務情況

高校人事檔案的主要服務對象是本校各職能部門和教職工本人，同時兼顧外單位的特殊需求。筆者在多年的檔案工作實踐中發(fā)現(xiàn)，人事檔案利用服務范圍主要有以下幾個方面：一是學校各職能部門對檔案的利用。包括組織人事部門辦理教職工職務晉升、專業(yè)技術職務評審和崗位聘用；人事勞資部門辦理教職工的工資、福利待遇的發(fā)放、工傷審批、保險核算以及辦理退休退職手續(xù)；組織部門對干部進行任前考察了解；教職工在入黨、入團、參軍、出國等事宜上需要組織部門進行政審；人事部門辦理教職工工作調動、辭職解聘等事宜；統(tǒng)戰(zhàn)部門對各級黨代會代表、人大代表、政協(xié)委員人選提名的審核；各職能部門為去世職工撰寫悼詞；編史修志時提供相關人員的個人經歷和社會實踐情況等等。二是教職工本人對檔案的利用。包括教職工在每年的職稱評定時利用年度考核表；教職工對其年齡、工齡、黨齡、入團時間、職務任免時間、專業(yè)技術職務評定時間、崗位聘用時間等基本信息提出疑義時的核查；教職工在報考碩士、博士研究生時需要復印成績單及論文評議書；教職工辦理財產公證、房屋落戶時出具親屬關系證明等等。三是外單位對辦理工作調動的教職工進行檔案審核。從人事檔案的利用范圍可以看出，首先利用頻率最高的是組織、人事部門，其次是教職工本人利用，最后是本校其他職能部門及外單位利用。

二、高校人事檔案利用服務存在的問題

（一）人事檔案材料不全，填寫不規(guī)范，內容失真。材料的收集工作是檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)，是保證檔案材料齊全完整的基礎，可直接影響到檔案的利用。真實性是人事檔案的生命，人事檔案之所以能夠發(fā)揮其憑證作用和參考價值，正是因為檔案的真實性。筆者在提供檔案利用過程中發(fā)現(xiàn)，人事檔案材料不全現(xiàn)象時有發(fā)生，有的干部任免材料不規(guī)范：有缺考察材料的，有簡歷起止年月有空斷的，有家庭成員填寫順序不對的；有的缺少年度考核表；有的工資變動材料不連貫；有的缺少學歷學位材料；有的專業(yè)技術職務評審材料不完整。個別干部檔案存在虛假材料，“三齡兩歷”不準確，檔案內容失真，有的材料前后記載不一致，名字出現(xiàn)同音不同字現(xiàn)象，出生日期相差幾個月甚至幾年，有的將在職學歷填寫為全日制學歷。這些問題給組織人事部門在干部任免、工作調整、工齡認定、專業(yè)技術職務評聘以及工資晉升、勞保福利的發(fā)放、退休時間核準、養(yǎng)老保險核算等方面都帶來了許多麻煩，降低了工作效率。

（二）人事檔案陳舊、內容單一，個性不突出。高校是人才聚集之地，人事檔案內容應豐富多彩。而事實上人事檔案陳舊、內容單一是影響高校人事檔案利用服務的因素之一。老同志的人事檔案注重政治表現(xiàn)，年輕同志的檔案注重學歷及職稱評定，這些材料都不足以反映高校教師干部的綜合情況。而能反映教職工教學能力、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、管理水平、專業(yè)特長、工作實績、誠信情況等突出本人個性特點的材料卻不多，這樣的人事檔案無法對本人做出客觀、準確、全面的評價，對檔案利用者而言，意義不大。

（三）人事檔案工作缺乏領導的重視和支持。領導的重視和支持是順利完成各項工作的前提和保證，檔案工作亦不例外。然而當前實際情況是，一些高校的領導者檔案意識相對淡漠，對檔案管理工作的認識不充分不到位，對檔案工作重視程度不夠，沒有將檔案工作擺在一個相對重要的位置，加之各高校為適應人事制度改革的需要，實行定編、定崗、定員，辦公人員相對緊張，導致檔案員的崗位在某些單位顯得可有可無，造成了檔案人員地位低、責任重，工作強度和難度不斷增加的局面。所以檔案人員工作積極性不高，嚴重影響了檔案工作的開展。

（四）重保存保密，輕服務利用，信息化程度較低。目前部分高校人事檔案管理還處于半封閉狀態(tài)和被動服務的方式，重管理輕服務，自我封閉情況較為嚴重，方法繁瑣，不易操作，反應較慢，信息化現(xiàn)代化管理水平不高，信息化、數(shù)字化技術還沒有在人事檔案管理中廣泛應用，目前為止僅滿足于檔案檢索和目錄打印，人事檔案的利用價值不能夠充分發(fā)揮。

三、解決高校人事檔案利用問題的對策

（一）嚴格管理，打牢檔案利用的基礎。一是要狠抓檔案材料收集，確保檔案材料齊全。檔案管理人員應緊跟高校人事制度改革及人員交流調整等工作的進程，制定相應工作方案，與材料形成部門建立檔案材料收集網絡和定期聯(lián)系制度，明確歸檔范圍和時間要求，建立健全人事檔案材料收集的長效機制。在收集方式上可以根據(jù)檔案材料的來源，采取定向收集的方式，根據(jù)單位的活動規(guī)律定時收集，根據(jù)材料的形成規(guī)律追蹤收集，并做到集中收集與日常收集相結合，確保歸檔材料的齊全完整。二是嚴格審核制度，確保檔案內容客觀真實。2014年以來，為從嚴管理干部，整治檔案造假問題，在中組部的領導下，干部檔案專項審核工作在全國范圍內展開，維護了檔案的真實性、嚴肅性和權威性。高校要建立專項審核工作常態(tài)化機制，嚴格審核程序，重點審核出生時間、入黨時間、參加工作時間、任職時間和學歷學位、專業(yè)技術職務等信息，對前后記載不一致的信息，按中央有關規(guī)定重新確認；對檔案中缺少任職、學歷學位、專業(yè)技術職務、年度考核材料的，重新進行收集鑒別；對于手續(xù)不完備的，及時與主管人員溝通，補齊手續(xù)，并向主管部門提出改進人事管理工作的建議，從而保證檔案材料的真實準確。三是要注重豐富人事檔案的內容。檔案管理部門應通過多渠道充分發(fā)掘人事檔案信息資源，把能夠反映教師教學質量的材料，反映教師科研工作情況的材料，以及各項工作中的業(yè)務能力、技術專長、發(fā)明創(chuàng)造、專業(yè)培訓材料，民主考評材料，重要社會任職的登記審批材料等增加到人事檔案中，充實人事檔案的內容，提高人事檔案的利用價值。

（二）健全領導體制，增強檔案意識。在領導體制上，改變過去以檔案管理部門為主的模式，成立以分管校長為組長、組織人事部門及檔案館負責人為成員的檔案工作協(xié)調小組，加強統(tǒng)一領導，使領導提高思想認識，充分認識到人事檔案工作的重要地位和作用，進一步增強檔案意識，高度重視人事檔案工作，將人事檔案工作納入學校整體發(fā)展規(guī)劃，定期聽取工作匯報、定期研究部署、定期對檔案工作進行監(jiān)督、檢查和考核，協(xié)調解決人事檔案工作的重大事宜，并加大對檔案工作人力、物力、財力上的投入，為檔案利用與服務提供保證。同時，要關心檔案管理人員的成長進步，為他們提供更多學習進修的機會，解決他們工作生活上的困難，提高他們的工作積極性。

（三）轉變觀念，積極主動提供服務。計劃經濟時代，人事檔案管理模式是重保密保存、輕服務利用的半封閉狀態(tài)，服務方式上往往是“你要我查”的被動式服務。但在現(xiàn)階段，這樣的管理模式與服務方式已經滿足不了檔案利用的需求，檔案管理部門必須更新觀念，摒棄“重管輕用”的思想，明確檔案工作的服務宗旨與目的，樹立超前服務意識，將“等你來查”的滯后、被動服務變?yōu)橹鲃臃铡⒏櫡铡n案人員要全面了解熟悉檔案內容，根據(jù)實際工作需要，隨時關注服務對象的情況或某項工作進程，將檔案信息及時主動地提供給需要的利用者。人事檔案工作者只要立足于本校中心工作，肯鉆研人事檔案內容信息，定然會將“死檔案”變?yōu)椤盎钚畔ⅰ薄?/p>

（四）加強人事檔案信息化建設。現(xiàn)代社會進入數(shù)字化時代，檔案通過信息技術進行服務已經成為一種必然選擇和主要方式，高校人事檔案亦不例外。利用數(shù)據(jù)壓縮技術、高速掃描技術等手段，將人事檔案材料整理加工儲存到計算機內，建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，能夠為人事工作提供優(yōu)質、便捷、快速的服務，大大提高工作效率。高校人事檔案信息數(shù)據(jù)庫在結構設計上應該做到更為合理，在功能應用上應該盡量完善，可以隨時為高校各部門的管理提供多功能、深層次的信息服務，以達到人才信息資源共享的目的。人事檔案信息庫的內容要全面、翔實、準確，不僅包括教職工基本信息，而且包括教職工的學習、工作經歷，職務、職稱、工資情況，獎懲情況，科研成果、技術發(fā)明，家庭成員關系情況等數(shù)據(jù)信息。在進行數(shù)據(jù)采集時要確保信息的真實性、準確性和完整性。只有結構合理、功能完善、數(shù)據(jù)翔實完整的信息管理系統(tǒng)才能發(fā)揮它的使用價值，才能向使用者提供全方位、高質量的服務。

（五）加強檔案編研工作，提高利用效率。人事檔案編研工作是人事檔案信息開發(fā)利用的一種高級形式，是檔案部門主動、系統(tǒng)、廣泛地提供利用的有效方式，通過檔案編研工作，能更好地開發(fā)檔案信息資源，提高檔案利用效率。過去的檔案部門往往只注重實體檔案的提供利用，而實際上，人事檔案編研工作能夠更加充分地發(fā)揮人事檔案的利用價值。根據(jù)人事檔案的內容將檔案信息按人員、時間、機構等不同的角度列出研究專題進行編研，將編研成果提供給利用者，不但能夠加強對檔案實體的保護，減少對檔案原件的重復使用，有利于檔案長久保存，而且能夠提高檔案工作水平和工作效率。

（六）正確處理保密與利用的關系，實行適度開放。人事檔案材料屬于機密材料，具有保密性，因此人事檔案管理必須要嚴格遵守保密制度，而與保密制度相適應的檔案管理模式長期以來都實行封閉式管理。封閉式檔案管理模式的優(yōu)點是能夠維護檔案的真實性、準確性和保密性，缺點是制約了人事檔案的知情權的實現(xiàn)，阻礙了檔案利用價值的有效發(fā)揮。人事檔案的十大類材料中，除了結論性意見以及鑒定、考察和政治歷史審查等組織內部掌握的材料外，大多是本人親自填寫的，而對于某些結論性意見本人也是知情的，如入黨（團）志愿書、年度考核表、專業(yè)技術職務評審材料、崗位聘用材料、任免職材料、處分意見、獎勵決定等，因此當事人對檔案中大多數(shù)內容都是知情的。由此可見，人事檔案材料并非全部都需要保密。時代在發(fā)展，社會在進步，市場經濟的建立，就業(yè)制度的改革，致使人們的擇業(yè)觀念發(fā)生深刻的變化，人員流動量激增，在這樣的環(huán)境背景下，人們對檔案知情權的訴求也在不斷上升。因此，人事檔案“重管輕用”的局面已不能滿足社會的需求，檔案管理員可以將人事檔案劃分為完全公開、部分公開、保密三類，根據(jù)當事人實際需求選擇開放程度，在履行利用手續(xù)的前提下，允許適度向個人開放一些非保密信息，在把握保密和開放雙重要求下，保障當事人對本人檔案的知情權。這樣一來，人事檔案有了一定的透明度，教職工在一定程度上能夠了解自己的人事檔案，不再對其敬而遠之，檔案意識會有所增強，更有利于提升人事檔案的利用價值，使高校人事檔案工作能夠為學校的發(fā)展提供優(yōu)質、高效的服務。當然，在人事檔案利用過程中，既要嚴格把握保密的分寸與尺度，又要堅持以人為本的理念，正確處理好人事檔案保密與開放利用的關系。

四、結語

人事檔案工作核心在于利用。高校人事檔案利用工作應當轉變服務觀念，嚴格利用程序，創(chuàng)新利用方式，提高利用效能，實現(xiàn)檔案價值的最大化。習近平總書記在中國第一歷史檔案館新館開館之際，對檔案工作作出了重要批示，為推動新時代檔案工作指明了前進方向、提供了行動指南，充分體現(xiàn)了黨中央對檔案工作的高度重視和親切關懷，這對我們檔案工作者是極大鼓舞和鞭策。檔案工作者應以此為契機，不斷學習新知識，提高自身綜合素質和業(yè)務能力，勇于擔當，積極作為，適應新時代檔案工作要求，完成檔案工作四個“好”、兩個“服務”的目標任務。