基于人力資源開發(fā)的醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新

文/青島大學(xué)附屬醫(yī)院 楊曉霞 王程程 張晨

醫(yī)院的發(fā)展與醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)技、醫(yī)德以及業(yè)務(wù)水平有著很大的聯(lián)系，在選用人才時，人事檔案信息是進(jìn)行人才合理運(yùn)用的重要依據(jù)。為了能夠更好地發(fā)揮醫(yī)務(wù)人員的業(yè)務(wù)水平，需要對人事檔案進(jìn)行有關(guān)人力資源的開發(fā)處理，這樣的檔案信息會更加直觀、清晰。通過人才的合理性流動，從而幫助醫(yī)務(wù)工作人員提高自身的醫(yī)技專業(yè)素質(zhì)水平，推動醫(yī)院更好地發(fā)展。

一、傳統(tǒng)人事檔案管理模式中存在的問題

（一）醫(yī)院在人事檔案管理中，所采用的管理制度相對落后。當(dāng)前，醫(yī)院的人事檔案管理工作大部分是由所在單位的人事處負(fù)責(zé)，管理制度缺乏與時俱進(jìn)性，并未隨著時代發(fā)展而完善。人事檔案管理制度更新存在滯后性，而且對醫(yī)務(wù)人才應(yīng)用的管理，主要強(qiáng)調(diào)的是“用檔管人”，嚴(yán)重阻礙了對人才資源的開發(fā)。此外，一些醫(yī)院的人事管理模式仍舊采用“終身制”管理方式，這種制度不僅限制了醫(yī)務(wù)人才的流動，同時還讓醫(yī)務(wù)人員工作的積極性大大降低，無法做到真正的人力資源的開發(fā)。

（二）人事檔案資料收集不規(guī)范，檔案材料信息更新不及時。人事檔案是在人事管理時產(chǎn)生的，是經(jīng)過相關(guān)組織進(jìn)行審核通過的文件資料，這些檔案中包括對醫(yī)務(wù)工作人員的個人經(jīng)歷、政績以及醫(yī)德和醫(yī)技等方面的信息，這些信息以個人為單位，并且按照規(guī)定的原則和方式進(jìn)行裝訂，組成專卷或是專冊。但是因為人事檔案一般只會關(guān)注到建檔人員的個人經(jīng)歷、政治狀態(tài)、工資職級等方面的情況，并不能將醫(yī)務(wù)工作人員的相關(guān)成就、業(yè)績以及醫(yī)技水平和學(xué)術(shù)成就等相關(guān)的文件材料進(jìn)行匯總和整理，無法對醫(yī)務(wù)工作人員進(jìn)行全面的了解和評判。

人事檔案信息具有時效性，一般情況下，由于長時間未對信息進(jìn)行更新，就會導(dǎo)致檔案陳舊，信息過時。因為人事檔案信息是對醫(yī)務(wù)人員的工作歷史記錄，以及其在工作中形成的一些有關(guān)人事方面的文件資料，但是一般的人事檔案部門會在大約2～3年之后，才對建檔人員新增的材料文件進(jìn)行一次整合和更新。而整理的文件資料也是醫(yī)務(wù)人員的考核登記表、醫(yī)技工資表等，一旦人事檔案回檔或者記錄發(fā)生滯后，人力資源開發(fā)活動便會失去歷史職能，不能真實地對其進(jìn)行了解，無法全面、歷史地把握具體情況，導(dǎo)致人力資源管理部門無法獲取具有價值的人事信息，進(jìn)而造成了無法更好地識別、利用、分配人才的局面，使得人力資源開發(fā)狀況不佳。

二、基于人力資源開發(fā)的人事檔案管理模式創(chuàng)新的注意事項

（一）保證人事檔案資料開發(fā)的整序性。在醫(yī)院的人力資源開發(fā)中，最重要的前提就是人事檔案信息的資源整序性。人事檔案資源信息中，包括醫(yī)務(wù)工作人員的個人工作經(jīng)歷、政績、醫(yī)德才能、業(yè)務(wù)技能等方面的信息，這些相關(guān)的信息，不僅會出現(xiàn)在本單位的人事部門里，在文書檔案、專業(yè)檔案、護(hù)理檔案、醫(yī)教檔案以及婦幼保健、科研和個人的考核考績等檔案資料和信息中，均有體現(xiàn)。但是在當(dāng)前實行的人事檔案“終身制”管理的情況下，只憑借組織人事部門所形成的醫(yī)務(wù)工作人員有限的人事檔案很難客觀、準(zhǔn)確地反映出醫(yī)務(wù)工作人員真實業(yè)務(wù)的水平和清晰、全面的工作經(jīng)歷以及醫(yī)務(wù)工作的能力。

保證人事檔案信息開發(fā)的整序性原則，就是指醫(yī)院的人事檔案管理部門通過多種渠道收集建檔的醫(yī)務(wù)工作人員的資料，并將分散到各個相關(guān)部門中的反映相關(guān)建檔醫(yī)務(wù)工作人員的個人工作經(jīng)歷、工作業(yè)績和業(yè)務(wù)工作能力的檔案資料和信息進(jìn)行收集、整理，再將采集到的所有信息進(jìn)行匯總、整合處理，形成有序的、系統(tǒng)的、集中的人員信息資料。與此同時，將分散的醫(yī)務(wù)人員的個人考核考績檔案以及科學(xué)研究成果等個人信息資料進(jìn)行集合，然后有序地整理，建立有效的邏輯聯(lián)系，盡可能地將信息全面、完整的展現(xiàn)到人事檔案信息中，為人力資源的開發(fā)提供有價值的資源和信息。

（二）保證人事檔案資料的充分利用。保證對人事檔案資料的充分利用，要求醫(yī)院檔案管理的部門在對人事檔案信息進(jìn)行開發(fā)與利用的過程中，充分將人事檔案的人力資源展現(xiàn)出來，并更好地為人力資源的開發(fā)提供信息服務(wù)。與此同時，還可以利用人事檔案信息和資源，預(yù)測人力資源開發(fā)的需求，促進(jìn)醫(yī)務(wù)人才合理地流動，讓醫(yī)務(wù)工作者能夠得到合理的工作配置。為了能夠做到以上內(nèi)容，需要對醫(yī)院的人事檔案內(nèi)容的信息量進(jìn)行充盈完善，需要相關(guān)部門以人力資源開發(fā)為目的，充分對人事檔案信息進(jìn)行分析和討論。與此同時，將獲得的信息進(jìn)行有序開發(fā)。

（三）注重發(fā)揮出人事檔案的實際效益。在進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新時，需要注重人力資源開發(fā)的實際效益，重視社會信譽(yù)和經(jīng)濟(jì)效益。如某某醫(yī)院為了改變封閉式的人事檔案信息資源的傳統(tǒng)管理模式，主動進(jìn)行人力資源的開發(fā)，并將某醫(yī)務(wù)工作者獲得某市科學(xué)技術(shù)獎和某市政府所立項項目的信息進(jìn)行一定的加工宣傳，這就為該醫(yī)院在社會上宣傳的“院有重點(diǎn)、科有特色、人有所長”的醫(yī)院形象提供了可靠、真實的素材和案例，這一做法不僅提升了社會信譽(yù)，同時也提高了醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。

三、有關(guān)醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新的建議

（一）樹立起創(chuàng)新意識，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)人事檔案的管理理念。醫(yī)院的人事檔案管理人員需要增強(qiáng)自身對于檔案信息的整合與服務(wù)能力，改變陳舊的信息管理觀念，并改進(jìn)和改變不適應(yīng)現(xiàn)階段發(fā)展的人事檔案工作的管理制度和管理手段，樹立起人事信息管理方式的創(chuàng)新意識，破除人事檔案中“終身制”的管理理念。

需要轉(zhuǎn)變的意識還有開放意識和服務(wù)意識。開放意識需要在與檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)的規(guī)定范圍之內(nèi)進(jìn)行轉(zhuǎn)變，在不泄露和擅自公布檔案的前提下，對醫(yī)務(wù)工作人員的職業(yè)能力、職業(yè)信譽(yù)等方面進(jìn)行全面、整體、綜合性的統(tǒng)計與量化分析，將統(tǒng)計所獲得的信息資源進(jìn)行編寫，并為人力資源提供編研材料。

服務(wù)意識指的則是把人事檔案信息資源轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃拥姆?wù)資源，這樣有利于人事管理部門更有效地進(jìn)行人力資源開發(fā)和管理工作，同時及時了解醫(yī)院醫(yī)務(wù)人才的培養(yǎng)狀況，讓人事檔案工作能夠更好地提供人力資源信息。

（二）改進(jìn)人事檔案的管理方式，注重對資料的整合和開發(fā)。當(dāng)前，醫(yī)院的人事檔案傳統(tǒng)管理模式不僅導(dǎo)致人事檔案內(nèi)容的大致相同，還使醫(yī)務(wù)人員的人事檔案信息具有延遲性，主要體現(xiàn)在醫(yī)務(wù)工作者的職務(wù)更新、交流進(jìn)修情況等，這極大地阻礙了醫(yī)院的人力資源開發(fā)。

人事檔案信息資源整合面臨的首要問題就是如何打破傳統(tǒng)的人事檔案管理方式。通過建立基于人力資源開發(fā)的人事檔案管理部門和綜合性檔案管理部門，更好地對醫(yī)務(wù)工作人員的人力資源信息進(jìn)行整合和匯總，讓改革創(chuàng)新后的人事檔案管理方式，貼合醫(yī)院的發(fā)展，適合當(dāng)前醫(yī)院人力資源的開發(fā)需要。

目前，大多數(shù)的醫(yī)院將人事檔案信息的管理任務(wù)交由人事部門負(fù)責(zé)，人事部門則對醫(yī)務(wù)人員的人事檔案進(jìn)行相關(guān)的信息采集、歸置和整合；醫(yī)院的綜合檔案部門主要負(fù)責(zé)將醫(yī)院的文書檔案、專業(yè)檔案、醫(yī)教管理以及科研成果等多方面的工作檔案信息進(jìn)行綜合管理和整合匯總。需要依據(jù)人事檔案管理的體系的現(xiàn)狀，在信息管理工作過程中進(jìn)行整合和歸檔。

醫(yī)院綜合檔案部門需要承擔(dān)人力資源信息開發(fā)的職能，將原本有關(guān)醫(yī)務(wù)工作人員政治思想、職業(yè)道德、業(yè)績水平以及履行崗位職責(zé)情況等，進(jìn)行多次信息匯總。包括醫(yī)務(wù)人員的職業(yè)能力、職業(yè)信譽(yù)等多方面的相關(guān)人事檔案信息，依照整齊、有序的開發(fā)原則，為人才的合理分配提供數(shù)據(jù)參考。

（三）運(yùn)用現(xiàn)代科技信息技術(shù)，提高信息化管理的水準(zhǔn)。建立起基于人力資源信息的人事檔案管理系統(tǒng)，通過現(xiàn)代科技信息技術(shù)對人力資源進(jìn)行匯集和加工，以多方共享為目的，更好地提高人事檔案信息化管理的水準(zhǔn)。

一方面，需要對電子文件與電子檔案的管理進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃。加強(qiáng)人事檔案信息管理系統(tǒng)的建立和發(fā)展，比如可以通過對科研成果、醫(yī)教、護(hù)理工作等信息的聯(lián)系，更好地確保醫(yī)院檔案管理部門對人力資源的電子文件和電子檔案進(jìn)行收集和控制，更加有效地解決醫(yī)院人力資源信息集中和統(tǒng)一管理的問題。為了更好地進(jìn)行醫(yī)院人事檔案信息的利用、整合，不僅需要對信息進(jìn)行科學(xué)合理的整理與提煉，還需要統(tǒng)籌規(guī)劃電子文件和電子檔案的管理方案，使醫(yī)院的人力資源信息得到最大化的共享與應(yīng)用。

另一方面，為了能夠更好地進(jìn)行信息化管理，需要建立與人事檔案相關(guān)的專題信息庫。根據(jù)醫(yī)院的人事檔案信息資源，并與專業(yè)、技術(shù)、管理等方面的因素結(jié)合起來，建立起涵蓋多方位、全方面的相關(guān)人事檔案的專題信息記錄庫。

除此之外，可以建立個人電子檔案系統(tǒng)。并采用計算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代科技信息技術(shù)，將經(jīng)常使用的紙質(zhì)人事檔案制作成數(shù)據(jù)化的電子檔案，方便后期的歸檔、統(tǒng)計和利用。此外，搭建人事檔案信息服務(wù)平臺，完善平臺服務(wù)，全面滿足人力資源開發(fā)的綜合需求。同時構(gòu)建人力資源管理服務(wù)平臺，促進(jìn)人事檔案管理與人力資源開發(fā)的相互聯(lián)系和互動，真正發(fā)揮人事檔案管理在人力資源開發(fā)中的基礎(chǔ)性作用。

（四）注重對檔案信息管理人員的培養(yǎng)，增強(qiáng)管理人員的信息編研能力。人事檔案信息的利用與一般的檔案材料并不相同。人事檔案信息需要按照相關(guān)的管理權(quán)限進(jìn)行范圍確認(rèn)，為了能夠更好地服務(wù)于人力資源的開發(fā)，需要對人事檔案進(jìn)行進(jìn)一步的管理與創(chuàng)新，提供更具人力資源特點(diǎn)的人事檔案信息。與此同時，需要增強(qiáng)對檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)強(qiáng)度，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，更好地對人事信息進(jìn)行管理和編研。

相關(guān)的人事檔案管理工作者需要增強(qiáng)獲取人事檔案信息的能力，同時可以熟練地從各種專業(yè)文件信息中提煉出醫(yī)務(wù)人員在各個方面的詳細(xì)的信息，并對獲取的信息進(jìn)行分類整理，為人事檔案信息加工做好基礎(chǔ)性工作。對于已經(jīng)無法滿足醫(yī)院對人力資源進(jìn)行合理分配和使用人力資源的需求的人事檔案原件，需要檔案管理人員從多種角度對其進(jìn)行分析、整合和匯總，從而形成最后的編研成果。

提高人事檔案管理人員編研的業(yè)務(wù)能力，不僅需要一定的文字表達(dá)能力，還需要具備良好的溝通和互動的能力。通過對人力資源信息的全面性開發(fā)和醫(yī)院的檔案文化建設(shè)，可以充分調(diào)動醫(yī)務(wù)工作者的工作積極性，更好地激發(fā)醫(yī)務(wù)工作者的創(chuàng)造力，從而提升醫(yī)院的工作效率，推動醫(yī)院更好發(fā)展。

四、結(jié)語

綜上論述可知，人事檔案管理與人力資源開發(fā)是現(xiàn)階段人事管理工作的重點(diǎn)，應(yīng)該予以充分的重視。科學(xué)的人事檔案管理能促進(jìn)人力資源的開發(fā)和使用，有助于醫(yī)務(wù)人才的合理流動，有效幫助人才合理配置，激發(fā)醫(yī)務(wù)工作者的工作熱情。同時，在對人事檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新時，需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹立創(chuàng)新意識，并結(jié)合現(xiàn)代信息科技技術(shù)，實現(xiàn)檔案資源的信息化，更好地推動人事檔案的創(chuàng)新，從而更好地促進(jìn)醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展。