探討基層疾控檔案管理工作的信息化建設

孫潔明

（日照市疾病預防控制中心，山東日照 276800）

0.引言

互聯網技術的發展與廣泛應用，為各地基層疾控中心亟待升級的檔案管理工作帶來更加科學化、系統化、智慧化的福利。廣大疾控工作人員應加強檔案管理工作意識，依據國家相關的規范和標準，充分深入了解所在單位該工作開展情況及存在的弊病，結合信息技術與平臺，提升檔案管理工作質量，同時依靠這一工作的穩健進步，全面提高疾控中心各項工作進行的效率，為全國疾控的工作開展、科學研究和決策部署做出貢獻。

1.認識意義，重視信息化建設

國家近年來越發重視衛生系統中疾控工作的開展，加強基層疾控中心檔案管理的紙質化制度完善和信息化系統建設，對于當前基層疾控高效化、便捷化、有序化的工作發展方向具有十分重大的意義。

1.1 有利于科研工作的開展

基層疾控的檔案室對于科研人員來說無異于藏寶庫，這里有海量的原始記錄和數據資料，如地方病、傳染病和非傳染病的監測及防治資料，特殊人群如孕婦、青少年的各項身體指標記錄等，這些材料正是科研工作最好、最完整的數據來源。

1.2 有利于政府的決策部署

檔案中關于疫情、食物中毒等突發情況的處理工作記錄，可以作為參考與案例，幫助政府部門更快、更科學地做出針對當下情況較為合理的應急決策。而且檔案資料處于不斷更新的狀態，這更有利于工作人員提高決策應對質量和效率。

1.3 有利于記錄基層疾控工作情況

各項科研工作的數據記錄和疾病預防工作的處理應對，是有效評價疾控工作的第一手原始資料[1]。整理和掌握好該資料，不僅有利于疾控工作的總結和復盤，也是工作人員認真工作的證明和縮影，有非常好的留存價值，同時還對日后的工作具有表率作用。

2.發現問題，探視信息化建設

雖然檔案管理工作具有十分重要的意義和價值，但是反觀各地基層疾控檔案工作的情況，這些意義價值并未得到體現和凸顯。具體來說，現在基層疾控中心在檔案管理方面工作的開展還有以下不足之處。

2.1 重視程度不夠

各單位可能將工作重心主要放在疾病控制和科研工作上，忽略了檔案管理工作的作用和重要性，因此不管是專業的檔案管理人才培養還是軟硬件設施的經費投入都明顯不足。

2.1.1 管理人才培養不足

很多基層疾控檔案管理的工作崗位沒有專業人才，可能檔案室連專門的工作人員都沒有，幾乎都是其他部門的工作人員同時負責檔案管理工作，而這些人員缺乏專業的檔案管理知識和信息科技知識，或者檔案室無人管理，大家自由出入和借存資料，這樣檔案管理工作完全失去專業性，與時俱進的信息化建設更無從談起[2]。除此以外，大家對于檔案管理工作的意識也較為淡薄，不將其視為一項需要專業性知識的工作，忽視對檔案的保護、存儲和借調手續的規范性。

2.1.2 硬、軟件設施投入不足

由于重視程度不夠，基層疾控的檔案工作往往經費短缺。檔案室不僅空間較為狹小，檔案保存所需要的溫、濕度條件也無法滿足，檔案存放的書柜隔風性能差，易引發潮濕、積灰等問題，很多紙質化檔案時刻面臨破損、模糊的風險。同時，很多疾控中心對于檔案工作的信息設備投入也不夠，很多資料都直接存放在與實驗設備配套的電腦中，沒有轉移到專門進行檔案管理工作的計算機中。

互聯網技術不斷發展，因此檔案工作的信息化管理平臺也需要跟進時代腳步，及時地進行更新迭代，但是由于單位重視程度不夠，平臺的技術和資源更新滯后，軟件先進程度也遠遠落后，嚴重影響檔案工作的信息化和共享平臺建設。

2.2 檔案管理體系制度不明確、不規范

2.2.1 檔案紙質化管理與信息化管理分離

現在很多疾控中心檔案工作沒有紙質化和信息化一體建設的意識，很多紙質的圖片影像資料不及時或者根本不會同掃描并保存在電子檔案的平臺中，同時實驗儀器配套的計算機中的大量數據也僅僅作為電子檔案存儲，不會進行紙質備份[3]。這種紙質化與信息化檔案不同步更新、不互相備份的缺陷，對于檔案管理工作的規范體制有嚴重影響，工作人員查詢資料可能出現找不到甚至不知從何找起的情況，其他單位想要借閱資料時也會有借紙質資料不方便、借電子資料卻沒有的情況。

2.2.2 沒有完整的檔案管理體系

科研工作結束以后，流行病、地方病等項目調研整理結束以后，食物中毒等突發情況調查處理結束以后，這些數據和資料是否完整歸檔到紙質檔案庫及電子檔案庫；對于疾控日常工作中的資料檔案，是否定期進行檢查、整理；檔案室的書柜是否定期清掃；電子檔案資料庫是否定期進行維護與病毒清查；檔案的存取、借閱是否有完整的手續；檔案信息化平臺是否有專人跟進建設更新工作，很多基層疾控對于這些問題只能回答一部分，或者大多數都回答不出來，這正是單位沒有完整的檔案管理體系的體現。檔案管理工作順利從紙質化向紙質信息一體化建設轉型，完整的規范體系必不可少。

3.解決問題，重塑信息化建設

面對上述問題，只有基層疾控單位對檔案管理工作有足夠的重視，并依據問題進行針對性的處理，才能盡快完成檔案管理工作的升級，使其發揮應有的重要作用，為疾控工作帶來便利。

3.1 注重專業人才培養

基層疾控單位可以在招聘時就注意招聘具有檔案管理專業知識的人才，同時專人專崗，該人才專門負責檔案管理工作。如果沒有條件，也可以定期請專家或在檔案管理方面經驗豐富的人對本單位工作人員進行檔案管理專業知識的培訓，提升單位人員整體的檔案工作素養。另外，還可以設置一些獎懲機制，加強工作人員對檔案管理的意識。

3.2 增加經費投入，提升檔案管理軟硬件設施水平

單位可增加檔案管理工作的經費投入，疾控中心的紙質資料還是非常多的，可以多購入一些書柜存放資料，并定期修理毀壞的檔案書柜，對檔案室進行溫濕度的控制，保護好紙質檔案。在信息資料庫方面，可以配備專門進行檔案工作的計算機設施，同時注意智慧信息平臺的系統更新，及時購入最便捷、最先進的軟件，對檔案進行專業化和先進文化的管理。

3.3 建立檔案管理紙質化信息化一體的規范體系

3.3.1 建立信息采集規范體系

對于工作的所有資料，規定各科室都及時將信息完整錄入紙質檔案庫和電子檔案庫。單位可以先建立一個具有多功能的完整電子信息系統：如資料按時間類型分類功能；錄入、存儲和借閱可查可溯源功能等。建立好系統以后，再將所有科室所有工作的信息分類有序錄入系統，避免資料散落各科室的情況，保證所有資料在檔案庫均可查可溯源。

3.3.2 建立信息存儲規范體系

大量的原始數據和資料需要進行安全且有序地存儲整理。基層疾控單位首先要加強對信息系統安全性的監管，其次定期對信息系統進行數據整理，統計檢查信息錄入情況、資料借閱情況以及其他單位借調情況等，做好信息系統的規范整理工作。

3.3.3 建立信息共享規范體系

各地、各級疾控中心的資料能通過信息技術實現共享。可以在確保安全性與保密性的前提下，建立該信息庫的權限建設，通過完整合法的借閱借調手續，向檔案管理工作人員申請查看權限。這不僅增加了資料的利用率和價值，也能推進疾控工作向更高質量發展。

3.3.4 建立信息管理規范體系

要建立檔案工作完整的管理體系和手續流程，同時嚴格執行。工作人員錄入信息、借閱信息等需要通過檔案管理人員在系統上進行登記，保證信息來龍去脈可追溯，避免信息泄露或不知來源等情況。信息系統建立好以后，只有配套科學嚴格的管理制度，才能更好地發揮檔案管理信息化的優勢。

4.結語

提高工作人員對檔案管理工作的意識，提高硬軟件設施質量。以提升硬件設施為基礎建立完備的信息系統，基層疾控的工作才能在檔案管理有序的幫助下向高質量高效率不斷發展。