企業電子檔案管理的問題與措施分析

賀靖貽

（大慶油田檔案館，黑龍江大慶 163712）

0.引言

在慶祝中國共產黨成立100周年的重大歷史時刻，習總書記對檔案工作作出重要批示，將檔案工作地位的認識提高到了新的高度，也為新時期檔案工作指明了方向。在進入信息時代后，傳統紙質檔案難以滿足新時期需求，各大企業陸續運用計算機技術，從紙質檔案轉變為電子檔案，使檔案信息以數碼形式存儲在設備載體中還可借助網絡渠道進行檔案閱讀與處理。與傳統檔案相比，電子檔案的保存期限更長，檢索效率更高，但在管理過程中仍存在些許問題，主要體現在管理思維、管理模式、檔案安全與利用率等方面，需要采取科學有效的措施進行完善，確保電子檔案的健康發展，為企業戰略目標實現提供更多助力。

1.企業電子檔案管理的重要意義

與傳統紙質檔案相比，電子檔案在流通性、信息共享方面優勢顯著。在現代化企業運營中，加強電子檔案管理具有以下重要意義。（1）有助于檔案資源共享。在信息化時代背景下，一些企業開始重視檔案資源共享平臺建設，引入先進管理模式，并將網絡技術、電子信息技術等融入平臺中，使管理者借助該平臺了解員工的基本信息，如學歷、職稱等，還可迅速了解企業固定資產與庫存狀態，提高各部門間的溝通頻率，極大地促進了資源共享與工作效率提升。（2）可為決策者提供有力參考。電子檔案對員工信息、企業發展情況等進行記錄，可在一定程度上反映真實的經營情況，借助信息系統使檔案管理更加科學規范。當某部門要做出重大決策時，可根據檔案系統收集的信息資料，為決策者查閱參考、綜合分析提供依據，從而做出更多科學決策，引導企業朝著可持續方向發展。（3）有助于整體運營效率提升。在傳統檔案管理模式下，企業要想查詢檔案信息需要先向檔案部門提交申請，由管理者根據申請者權限進行批準后，才可查閱相應檔案，浪費諸多時間成本。但在電子檔案管理模式下，管理者應提前創建檔案管理系統，員工可借助計算機登錄系統，輸入賬號密碼便可實時查閱自身權限內的檔案資料，不但節約了大量時間成本，還使企業整體運營效率得到極大提升[1]。

2.企業電子檔案管理存在的問題

2.1 電子檔案人才匱乏，管理隊伍結構不合理

信息化本身屬于一項創新型工作，需要懂管理、會信息技術的人才參與，才可真正提高電子檔案管理效率，使檔案資源優勢得到充分發揮。當前，各大企業積極響應國家號召，開展檔案改革與調整等工作，領導層對該項工作也給予高度重視，能夠充分認識到信息化的意義，舍得在人財物方面增加投入，對電子檔案管理工作給予充分的理解與支持，為檔案信息化建設創造有利條件。但因內部缺乏復合型檔案管理人才，部分從業者缺乏基本操作技能，盡管配備了許多信息化工作所需設備，但因管理人員自身信息素養較低，導致大量設備閑置，電子檔案的現代化管理效率很難得到顯著提升。此外，現有管理隊伍結構不合理，以中年管理者為主，缺乏青年人才的融入，很難將最新的管理理念應用到檔案管理工作中，管理工作缺乏活力，影響了管理效率[2]。

2.2 管理模式落后，重復建設時有發生

在管理模式方面，部分企業存在沒有連續、完整的保管電子檔案的問題，在管理全過程中仍存在漏洞。例如，在紙質檔案數字化期間，因從業者操作失誤或者存儲介質出現問題，均會造成信息失真、不完整等情況產生，且檔案載體形式、存儲格式等具有多樣性，加上檔案自身的流動性，均可能使數字化期間出現內容丟失或缺損等情況。因電子檔案多采用U盤、計算機等進行保存，此類載體尚未列入檔案登記簿，取用較為隨意。一些企業沒有在計算機中設施檔案獲取權限，安全管理力度缺失，由此產生管理缺陷，嚴重影響檔案的管理效率。與國外企業相比，國內企業的電子檔案建設與管理工作相對落后，因管理體制不夠完善，管理模式單一老化，導致各部門不遵守制度的行為時有發生，嚴重阻礙檔案信息數字化進程。因檔案管理工作不夠規范標準，各部門間缺乏交流與溝通，信息共享補償，很容易出現各自為政、互不兼容、重復建設等情況發生，信息利用率也受到嚴重影響。這就要求企業應注重管理模式的創新與體制完善，并創建一個共同參與的平臺，在該平臺上實現信息無成本共享，由此避免重復建設造成的資源和精力浪費，提高檔案管理效率[3]。

2.3 檔案信息存在安全隱患

企業檔案作為發展歷程的記錄者，其內容不但有企業日常活動，還有一些商業機密、人事檔案與個人隱私等，因此在檔案管理中還應注重安全隱患。從整體來看，檔案安全風險主要包括以下幾個方面。（1）受外界因素影響，可能是競爭對手通過電子檔案的漏洞，借助黑科技、病毒等竊取商業機密，或者不法分子攻擊企業檔案系統，將檔案中的保密信息公之于眾，從中獲取私利。（2）受內部因素影響。部分企業為了節約用人資本，聘請兼職人員負責檔案管理工作，因從業者專業技術和知識不過關，無法深刻意識到檔案內容的重要性、保密性，很容易受他人利用，在檔案錄入和輸出時不加查驗，導致企業保密信息與個人信息泄露，造成不良影響。可見，電子檔案管理應高度重視安全隱患問題，使企業與員工信息安全得到保障，以免造成不必要的利益損失。

2.4 檔案信息開發和共享較為薄弱

大部分企業在檔案資源開發方面較為保守，仍處于表層，如存儲、匯編等，而檔案編研、信息開發、專題調研等卻很少受到關注和落實。檔案工作能否與時俱進，達到世界領先水平，一個重要的指標便是電子化程度，這也是實現工業化的重要因素之一。當前許多企業尚未創建完善的檔案數據庫，缺乏對現有資源的深入開發，信息共享與服務范圍十分有限。在企業各部門之間，信息資源單純實現橫向共享，縱向共享尚未實現，需要吸引更多優秀的技術人才加入進來，在現有檔案人員業務素質方面仍存在問題，滯后于行業發展需求，成為檔案信息共享和高效利用的瓶頸所在，嚴重制約著檔案資源的深度與廣度開發與利用。

3.企業電子檔案管理問題的完善措施

3.1 樹立信息化思維，優化檔案管理隊伍結構

根據中辦、國辦印發的《十四五全國檔案事業發展規劃》內容，企業管理者應樹立長遠眼光，樹立信息化思維，制定與時俱進的發展規劃，深入了解電子檔案管理流程與職責范圍，并結合實際運營情況進行管理職責劃分，為檔案工作給予應有的重視，并增加軟硬件建設與更新的資金投入。同時，管理層還應借鑒國內外成功的電子檔案管理案例，創建完善的信息化管理體系，重視檔案數據庫、管理系統、安全防護系統等方面的建設，在軟件升級、設備養護等方面增加投入，促進電子檔案管理效率提升。例如購買數字化設備和辦公用品、重新裝修庫房、軟件升級、人員培訓等。

此外，還應優化檔案管理隊伍結構。當前電子檔案在各大企業中普及應用，首要任務在于培養一支懂檔案知識、會計算機操作的復合型人才團隊，使企業內部檔案管理部門人員結構得以優化，整體素質得到提升，充分迎合現代社會發展需求，具體措施如下。（1）各高校應注重電子檔案人才培養，從本質上解決復合型人才缺失問題。企業可與高校建立合作關系，根據自身需求進行“訂單式”人才培養，為檔案管理注入新鮮血液，使其更具生命力。（2）各企業應注重現代化檔案管理人才的招聘，尤其是青年人才的引進，可使先進管理理念滲透到電子檔案管理中，完善該部門的人員結構。（3）面向現有檔案管理人員開展培訓活動，不斷豐富管理者對電子檔案的認知，充分意識到網絡、計算機對檔案管理產生的影響，使其在現有經驗的基礎上，快速掌握電子檔案管理要點，積極接觸新事物，清楚意識到電子檔案在未來將取代紙質檔案這一趨勢，以長遠眼光看待電子檔案發展帶來的各類問題，能夠熟練運用計算機設備進行檔案管理，促進信息化管理工作的貫徹落實[4]。

3.2 完善管理制度，創建檔案管理新模式

在電子檔案管理中，應從制度層面著手對文件管理與電子文檔二者結合起來進行管理。因電子文件以文檔形式存在，只有規范基礎操作，才可使文檔形式更加真實合規。在檔案采集階段，還應創建專門的采集整理體系，保障檔案資料整理過程規范統一。企業應成立專門的檔案檢測小組，在接收檔案后先進行檢測，保障信息準確無誤的情況下再錄入系統。為了實現檔案標準化管理，檔案部門還應制定各項標準，對現行標準進行完善，保障各部門能夠遵循各項標準落實相關工作。在“互聯網＋”背景下，檔案管理應充分借助信息技術手段進行模式創新，走數字化建設之路。對此，可借鑒國外先進的管理經驗，將網絡技術、計算機等引入工作中。例如，某企業采取“互聯網＋檔案管理”模式，先聘請專業人才到場指導，并根據檔案管理保密程序規定，采用微縮儀、掃描儀等設備對紙質檔案信息化處理，借助互聯網將單位各部門連接起來，創建數字化信息采集模式，拓展檔案采集范圍，還可實現智能化檢索，深挖檔案信息背后價值。此舉不但可提高管理效率，還可確保檔案安全。

3.3 加強軟硬件建設，保障檔案信息安全

一方面，加強軟硬件建設。企業應不定期巡查硬件設備運行情況，包括服務器狀態、網絡狀態、檔案日志更新情況、老化設備換新以及安全排查等方面，使線路、運行環境和設備安全得到切實保障。為了應對不可控因素，應創建數據備份中心，與檔案數據中心相互獨立，定期將檔案中心數據拷貝到備份中心，以免出現意外導致檔案信息丟失。運用防火墻技術，將其設置在內外網之間，對黑客病毒起到“保護傘”的作用，通過安全訪問控制，保障檔案信息安全。企業還可借助網絡管理平臺設立在線報警軟件，當病毒入侵到網絡內任意設備時，管理者都能夠及時發現并采取措施，將以往被動防御變為主動防御。

另一方面，維護檔案系統安全。按照檔案信息化標準創建安全的應用系統，在系統設計、開發與建設中，企業應創建用戶訪問權限平臺，運用生物技術、加密防盜竊技術等，在檔案管理軟件中設置用戶權限，用戶在登錄系統后需要認證身份信息，身份合法才允許訪問檔案資源，非法用戶則或被拒絕訪問，由此保障檔案安全。還應創建日志文檔中心，包括用戶訪問、數據庫更新、管理軟件更新等情況，當出現檔案泄露等安全事件時，可為追本溯源提供數據支持，使安全隱患得到及時排查，創建出可靠且高效的檔案管理平臺[5]。

3.4 優化服務平臺，推進“智慧檔案”發展

在“智慧城市”建設發展下，檔案部門可抓住契機，借助“互聯網＋檔案管理”的戰略思路，與檔案工作現狀相結合，創造出完善的“智慧檔案”服務平臺，該平臺建設是借助先進的技術手段，對電子檔案信息進行分析處理，挖掘用戶數據與檔案資源，對二者的關系趨勢進行預測。該平臺信息眾多、操作規范，有助于擴充和信息提取，還可結合特殊需求創建專題數據庫，面向全社會提供跨設備、跨服務機制的電子檔案服務，充分整合各類信息，有效避免“信息孤島”問題產生，使電子檔案管理更加專業且智能，通過全力推廣“智慧檔案”，為社會發展和企業創新提供更多助力。還可創建服務型門戶網站，此類網站在內容編排、功能設置方面具有服務性特點，可為用戶提供信息咨詢、信箱服務、業務活動等功能。也可將企業檔案信息及時公示，特別是在新媒體飛速發展的今天，如何高效利用新媒體為電子檔案服務，成為企業檔案管理值得深思的課題。

4.結語

在網絡時代背景下，電子檔案逐漸替代紙質檔案成為檔案管理的主流趨勢。但在實際管理中應結合實際情況通過樹立信息化思維、完善管理制度、加強軟硬件建設、創建“智慧檔案”服務平臺等方式，彌補管理思維、管理模式、檔案安全與服務能力等方面存在的不足，使電子檔案的價值被深入挖掘出來，在“互聯網＋”技術的支持下，顯著提高檔案管理效率，走信息化、智慧化發展之路，推動企業長久穩健發展。