財務智能化背景下科研單位財務流程優化研究
——以J研究院為例

蔣孝慈 湯菲 （江蘇省農業科學院 江蘇南京 210014）

一、引言

“十四五”時期，隨著大數據、云計算和人工智能等各種新技術的快速發展，經濟社會數字化開始進入全面轉型期，這對會計信息化來說既是機遇也是挑戰。財政部印發的《會計信息化發展規劃（2021—2025年）》指出，“要解決輸入、處理、輸出三個環節的電子標準化全流程”。2022年《江蘇省政府辦公廳關于改革完善江蘇省省級財政科研經費管理的實施意見》指出，要通過“改進財務報銷管理方式、推進科研經費無紙化報銷試點”等方式“減輕科研人員事務性負擔”。因此，基于財務智能化推進再造更加高效便捷的財務流程，不僅有助于提升財務管理水平，也能提高科研單位的管理服務效率。

二、財務智能化及財務管理流程現狀

J研究院（以下簡稱J院）院本部目前按專業劃設16個研究所（中心），在全省按照農業生態區劃分建有12個農區所（試驗站）。隨著人才隊伍擴大和科研資金量的增加，會計核算量也逐年遞增。

目前J院已建立了院信息化辦公平臺，從平臺可以登入財務系統、科研管理系統、人事人才等各職能部門的辦理窗口。財務系統內置了預約報銷、高級財務查詢、網上項目授權三大模塊。J院自2016年起全面推行投遞式報銷，職工先在網上填報預約單，系統將自動生成匹配的二維碼，經線下簽字審批后隨報銷附件送至財務部門。財務部門的收單人員先初審附件，然后通過掃描二維碼將預約單錄入物流系統再分配給制單人員，隨后的制單、審核和支付環節將在報銷系統實時更新狀態以供查詢。制單人員通過財務系統的“系統自動生成憑證+人工審核”方式平行記賬，與手工記賬相比大大提高了核算的正確率和效率。經審核人員審核后憑證遞交至出納人員，通過銀行無現金或國庫支付系統支付。當前的支出核算流程如圖1所示。

圖1 報銷結算流程圖

在資金的收入管理方面，除財政零余額賬戶外，J院的開戶賬戶下還設有多個子賬戶，比如自有資金戶、科研經費戶、工資戶、工會戶等，而外部入賬資金的流向主要是科研經費和自有資金。每日的到賬款項先由出納人員根據當日銀行的流水初篩整理出Excel表，通過工作群發布給各研究所財務助理，再傳達至科研人員。科研人員辦理入賬先到出納處認領該筆經費并確定經費入賬子賬戶，再開具發票或提供合同等入賬。當前的收入核算流程如圖2所示。

圖2 收入核算流程圖

在票據管理方面，已到賬經費由經辦人直接認領開票入賬。預開發票的由經辦人提供合同、入賬項目號等資料，開票人員登記預開票臺賬。開票人員每天與出納核對銀行到賬情況并核銷登記臺賬，同時將銀行回單給核算人員記賬沖銷往來賬款。每月底核算人員對當月未核銷的應收賬款記賬。

在固定資產管理方面，新增資產時經辦人登錄信息化辦公平臺填寫“固定資產登記表”，資產科審核通過后經辦人打印作為報銷附件。資產管理人員每月末將當月登記固定資產與財務賬核對，補填登記表中的入賬時間和憑證號。資產管理人員定期將資產登記信息和人員移交信息錄入資產云平臺，并打印資產條形碼交資產管理員。資產報廢處置時，處置單位先提交資產報廢申請表，資產科審核通過后申請人在云平臺將報廢資產添加進待處置庫，資產管理部門再打印審批表交申請單位簽字蓋章。經上級有關部門審批后對資產進行處置，然后核算人員進行賬務核銷。由于財務系統和資產系統不對接，因此在賬賬核對、信息關聯查詢、數據提取等方面都存在極大不便。

在財務檔案管理方面，J院僅對科研經費戶憑證掃描保存電子檔案，其他賬戶的憑證裝訂保存紙質檔案，雖然已將檔案裝訂和影像化服務外包，但由于財務憑證清點交接的滯后以及檔案管理人員有限，電子憑證上傳通常滯后數月，因此紙質檔案查詢率依然很高，這在憑證管理和查閱上都帶來很多不便。目前每個項目的項目負責人可以自主或授權他人查詢和下載科研項目的電子憑證，其他憑證查詢則須線上提交紙質檔案查詢申請，審批流程結束后方可查詢紙檔。

在預算管理方面，科研管理部門下達項目通知或有經費到賬需要設立新項目的，科研人員先在科研管理系統申請立項、錄入預算，然后交紙質項目書至財務部門申立項目號，科研管理部門定期打印紙質預算申請遞交至財務，再由財務人員將預算錄入財務系統。這一過程中由于科研管理系統與財務系統不對接，財務預算錄入存在滯后性和信息二次錄入的問題，并且科研管理、財務和經辦人間存在信息不對稱。

三、財務智能化和財務流程存在的問題

（一）系統智能化建設滯后，財務管理效率有待提升

推行網上預約和財務系統的應用助力J院實現了半自動化財務報銷，“報銷難”問題已經大為好轉，但是仍然存在報銷手續繁瑣、財務核算效率低等現象，財務管理信息化建設任重道遠。當前J院使用的財務記賬管理系統屬于弱智能化的ARP信息系統，即系統先內設記賬規則和科目勾稽關系，系統智能完成從憑證到賬本再到報表的處理，而預約報銷單填報及其衍生業務流以及記賬核算環節都是系統輔助人工完成，尚未步入強智能化階段。系統智能化程度不高，加上有限的財務人員與日益增加的核算工作量，這也是J院目前將收單和制單環節服務外包的主要原因。

由于缺乏全面有效的信息系統支撐，財務報銷主要靠線下人工進行審核監督，難以做到內部控制覆蓋業務全流程，也導致各環節工作效率的降低。比如經辦人在網上填報預約后，制單和審核環節財務人員需要重復加總和審核票據；在往來款項和預開發票的管理上，只能依靠財務人員單向定期檢查，資金使用效率大大降低；預約環節的發票查驗僅限增值稅電子發票驗真，發票信息查詢和增值稅紙質發票驗真尚未實現等。

（二）信息化建設著眼局部，平臺缺乏頂層設計

J院的信息化建設和財務軟件應用，是將會計核算方式和思維嵌入財務軟件，智能化運用限于個別流程節點，未從整體的財務流程出發進行總體規劃和平臺的統籌設計。這在流程上有兩種體現：一是完全的線下流程，比如經費認領和轉撥、簽字報銷和授權審批、發票開具和入賬、項目設立和預算調整等，都需要線下完成，信息化運用面較窄、運用程度低；二是線上流程輔助線下，主要是線上完成辦事審批流程，線下辦理具體財務事務，比如財務憑證檔案的查詢、政府采購報銷等。

財務信息化建設不僅僅是將一些線下流程轉為線上，或以智能化代替手工作業，而應根據業務需要和財務管理要求對流程進行優化，充分運用信息化手段提高效率。同時也要聯動其他業務部門，將與財務相關的其他系統和業務流程乃至整個單位的運行管理流程都考慮在內，打造新的管理業務流程，并在后期不斷調整和維護，從較高站位去思考和設計。

（三）業務與財務尚未有效融合，財務流程存在冗余

財務管理平臺目前尚未與科研管理、人事考勤、資產管理等其他系統打通連接，各系統間相互割裂、兼容性差，業務與財務流程各自為政，數據共享和交互難以實現。即使在財務部門內部，也因不同時期不同上級主管部門的搭建存在資產管理、采購管理、國庫支付等多個操作系統，系統間還有未相互連接或開放查詢接口的問題存在，缺乏系統間的深度協同。由此帶來的財務部門內部以及財務部門和其他業務部門之間的信息不對稱，極易造成信息孤島，降低工作效率。

各部門、各環節的基礎信息存在的不系統、不對接帶來財務流程的冗余，還體現在財務人員重復性工作和科研人員“跑斷腿”。首先在報銷環節的退單流程中，由于不能在某一個節點完成全部把關，因此退單可能發生在收單到支付的各個環節，而分析退單原因發現，絕大部分是可以在事前報銷環節避免的；還有報銷材料需要線下審批簽字蓋章等，流程耗時較長且易受人為不確定因素影響，增加了財務處理流程的長度。此外，J院通過內部結算票據實現不同部門、不同賬套之間的收支結算，包括水電費等各類雜費以及科研績效等，這在自有經費項目間可以直接通過收支賬務處理完成，但是跨賬套的結算則需要在兩個賬套分別做支出和收入，收入方的入賬還需要等待出納將銀行回單與結算單收款聯匹配后才能進行賬務處理，這不僅加大了財務部門內部流轉工作量，也無法直接反映部門和項目間的往來。最后，這也帶來了財務監督不到位特別是事前預警和事中控制的缺位，比如固定資產少登漏登的情況只能在財務制單審核時把控，不能在預約報銷時事前扎口；預算執行監督集中在事后財務報銷環節進行規范性審核，難以對預算執行實現有效動態控制等。

四、基于財務智能化的財務流程優化

（一）財務流程優化的基礎

1.財務信息化集成平臺。實現各個信息庫的數據交互是推進J院財務管理信息化的關鍵一步，可以通過建立財務信息化集成平臺，將各部門信息系統輸出的標準化數據進行集成，并與外部（銀行、稅務部門、采購平臺等）信息實現自動交換，如圖3所示，以期減少數據的二次錄入，提高信息自動化傳輸速度，避免信息斷層。

圖3 信息化集成平臺對接院內外系統示意圖

當一個部門發生某項經濟業務時，相關人員將業務原始數據輸入本部門的管理系統，生成電子單據并傳輸到財務信息化集成平臺，并可以根據指令推送到其他有關部門。這樣可以使業務數據與財務數據互通互聯，打破數據邊界，擺脫信息孤島。目前J院已建立了院內的一門式信息化管理平臺，這就給建立財務信息化集成平臺提供了軟、硬件支撐，使其實現成為可能。

2.智能財務系統。財務流程的優化離不開智能財務系統，通過引入OCR技術改進智能報銷、推進大數據和區塊鏈技術應用、提供財務移動應用的一站式全生命周期服務等，使財務管理由數字化到智能化。以智能財務系統為依托，將資金管理、預算管理、資產管理、報銷核算等多項業務納入其中，得以實現對當前財務流程的優化與改進。智能財務系統運行結構如圖4所示。

圖4 智能財務系統結構圖

3.人才隊伍建設。復合型財務人員隊伍是保證財務智能化在財務管理中長足發展的重要基礎。一方面，要加強財務人員的信息化技能培訓，同時吸納財務+信息化的復合型專業人才，保障平臺系統的穩健運行和信息化安全。另一方面，在引入人工智能優化財務流程后，現有財務崗位和職責必然得到重新梳理。如何明確財務人員需要參與的環節、劃分權限和職責、完善崗位制衡機制，以防范潛在風險，完成傳統財務崗位的轉型，都對財務管理建設提出了新的要求。

（二）財務流程優化分析

1.費用報銷流程設計。J院目前的財務報銷流程多為線下操作，借助OCR等技術引入智能報銷后，可以實現票據智能識別、線上簽審等，真正落實“放管服”、解決“報銷繁”。報銷人員通過移動終端將報銷單據拍照上傳，系統利用OCR技術識別發票內容，比對數據庫中已報銷票據，并對接稅務系統驗真。系統內設項目預算控制和財務報銷規定，引入審批預警機制，嵌入相關事項閾值提醒和附件要求，報銷人可以根據系統提示按報銷事項和經費類型上傳附件、填寫報銷單，不僅能減輕報銷人工作量，也可以降低退單率。財務電子審批系統可以結合內控規定和財務制度制定審批流程，報銷人提交報銷單后可以根據預設流程逐級審批，很大程度上避免了漏批、錯批等造成的退單，線上審批不受時空約束也能大大提高工作效率。若將報銷系統對接影像系統，還可以在報銷人報銷識別表單的同時完成單據影像掃描存儲，同時進行電子檔案管理，實現電子流和實物流的結合。改造后的費用報銷流程如圖5所示。

圖5 費用報銷流程圖

2.收入-票據管理流程設計。J院收入來源主要由三部分組成：一是來自政府部門的財政撥款、科研經費等收入；二是以技術服務、成果轉化等收入為主的外部收入；三是其他收入，包括各類應繳財政款、水電費等雜費收入等。考慮到財政撥付科研經費的非日常性，且其流程通常涉及預算管理，因此在此流程中暫不重點考慮。當前的收入管理流程以線下人工辦理為主，并且很多個人到款在認領過程中難以判斷，使得待認領余額越來越大。

基于以上因素考量，一是可以搭建匯款繳費云管理平臺，開通微信公眾號匯款入口，當有外部個人匯款時，可以直接從公眾號平臺繳費。通過在繳費系統中提前設置好繳費選項，包括收款部門或收款人（經辦人）以及常見匯款類型，如技術服務費、科研副產品款、水電費、職稱評審費等，系統對收款部門和收款項的初次劃分可以方便到賬信息的查詢和推送。二是將智能財務系統與銀行系統對接后，系統根據進賬附言、金額等信息識別到賬經費或發生的退款，初步整理進賬信息，經財務人員確認后在財務管理平臺中發布，職工可以隨時查詢到賬信息并線上辦理入賬，提升財務工作效率和管理服務水平。三是票據管理平臺的建立，應用和推廣電子發票。經辦人認領經費后可以在線申請開具電子發票或紙質發票，財務處理模塊與稅務系統對接后根據項目號系統可以自動關聯發票生成電子憑證。見圖6。

圖6 經費入賬流程圖

目前的票據管理中，由于財政票據的特殊性還是以人工管理為主，但對于預開發票的管理卻可以利用智能財務系統提高效率。通過財務信息化集成平臺對接銀行和稅務平臺后，智能財務系統就可以根據預開發票的金額和單位名稱自動篩選符合條件的銀行流水進行匹配，經財務人員確認后可以批量生成電子憑證。當月未能沖銷的應收賬款，也能通過財務處理模塊完成自動入賬。另外通過系統內設的時間閾值，可以對長時間未沖銷的票據定期提醒開票人，提高了往來款項的管理效率。預開發票的管理流程如圖7所示。

圖7 預開發票管理流程

3.固定資產管理流程設計。當前資產管理流程存在的問題主要是資產系統與財務系統不對接導致的信息孤島，大數據技術在固定資產內控管理中應用程度較低。為此，本文提出以下建議：一是基于智能財務系統內設的資產管理模塊和采購模塊解決信息不對稱問題，提高業務流程自動化流轉效率、加深業務信息對接程度。當資產購買部門提出申請后，進入逐級審批環節。通過資產模塊、報銷模塊和賬務處理模塊的對接，審核后新增的資產信息可以與報銷單及財務憑證自動關聯，資產的變動信息以及預設后自動生成的折舊信息也能傳遞到賬務模塊并生成憑證。二是利用OCR識別技術構建資產報廢評估模型，將使用單位、使用人、購置時間、更換修理情況等影響因子嵌入模型，對固定資產實現全生命周期的動態化管理，降低國有資產流失、浪費的風險。三是利用大數據提升固定資產內部管理控制能力，通過BP神經網絡等技術提升對存量和增量的合理把控，減少重復購置和閑置浪費，同時也能為資產管理的績效考核提供依據。見圖8。

圖8 固定資產購置及報廢流程

4.預算管理流程設計。由于當前科研管理系統與財務系統間存在信息壁壘，加之財務預算系統的弱智能化，導致預算申報、預算錄入、預算調整等多個環節仍以線下流轉為主，數據分散且信息二次輸入多，科研管理部門、財務部門和申請人三方溝通不暢。預算管理流程優化一是借助財務信息化集成平臺破除系統和部門間的數據壁壘，線上流轉預算申報、審核、調整、確定、下達和撥付等事項，實現內部預算與外部預算同步編制，統一口徑。職工在科研管理系統申請立項并填寫科研項目基本信息表后，財務人員設立財務項目號，再由科研人員錄入預算經財務審核下達，讓數據多跑腿，提高效率。二是完善科研項目數據庫，強化業財融合。項目立項后，申請人除上傳預算、項目信息表等作為附件后，還要從多角度錄入相關信息考量績效指標，通過績效指標、支出預算、戰略主題等參考值更全面地考量預算分配，實現對各類經費的全過程動態管理。見圖9。

圖9 科研項目預算管理流程圖

5.電子檔案管理流程設計。隨著J院規模的擴大和經費的增長，財務檔案使用需求和利用率的提升不可避免，加強會計檔案信息化管理已是必然趨勢，而大智移云物技術的運用則能進一步提高檔案管理效率。目前院部的財務電子檔案管理存在查閱效率低、管理成本高、信息化建設程度不高、信息共享性差等問題。基于此，一是通過財務管理系統內的電子檔案管理模塊自動接收并存儲來自賬務處理模塊、智能報銷模塊、資金管理模塊的數據。二是通過二維碼等形式在檔案管理平臺實現紙質和電子檔案的聯動管理，在提取電子檔案時能夠看到紙質檔案的存放地點，也能實現檔案的自動化盤點。三是通過會計檔案電子化平臺實現多維度的檔案檢索，提升檔案管理的安全性、規范性和專業性。檔案查詢流程如圖10所示。

圖10 檔案查詢流程

五、結語

依托智能財務推動財務流程優化是科研單位落實“放管服”的重要途徑，也是順應新時代國家會計信息化發展的趨勢，可以很大程度上緩解放權、管理和服務的矛盾，創新管理方式，提升服務質量，激發科研活力。科研單位應進一步推進業務流程標準化和會計核算職業判斷智能化，以數據賦能、流程優化加速單位業財融合、切實提高財務生產力，增強科研人員獲得感，促進財務人員的再流動和再發展。