信息化背景下加強高校財務內部控制路徑探討

徐 穎

(南京財經大學，江蘇 南京 210023)

隨著高校財務信息化建設的發展，通過信息化手段來加強財務內部控制已勢在必行。 現運行的財務信息化系統尚未形成一套完整的體系，這就會導致財務內部控制風險。 信息化背景下高校財務內部控制過程需要具備傳統內部控制流程和信息化大數據的雙重特征。

一、 財務內部控制與信息化結合的必要性

2012 年11 月，財政部頒發了《行政事業單位內部控制規范(試行)》(財會〔2012〕21 號)，規范中就提出各行政事業單位應當充分利用信息化手段加強內部控制，將單位的各項經濟活動及其內部控制的相關流程嵌入信息系統中，以減少或避免人為操縱因素，來規避風險并實現信息安全[1]。

目前高校財務管理已基本實現了信息化管理，但由于受到資金不足、技術限制等影響，財務內控信息化尚未形成一套完整的體系，在預算管理、合同管理、檔案管理等業務的管理信息化程度較低，且已有各個財務系統之間以及與其他業務部門系統之間并未實現數據對接，系統之間還是以信息孤島的形式運行，沒有實現從單位層面和業務層面的大數據融合，內控信息化程度不夠。 單就財務系統而言，預算系統、無現金報賬系統、收費系統、薪酬系統、票據系統等各司其職，財務數據的交互和分析作用不能完全實現，這將導致財務內部控制存在一定的風險。另外，就高校內部控制的評價報告來看，在對高校的會計信息等進行橫向和縱向的財務分析及評價時，仍停留在定性的評價，缺乏定量指標。 如何將內部控制以定量化、程序化、指令化的模式嵌入財務系統中就顯得尤為重要。

通常在實務中，內控制度和業務流程要想得到有效實施和執行，需要信息化手段的支撐。 將內控與財務信息系統相結合就是將內控的制度數據化，通過將內控的制度和觀念、風險控制環節等嵌入財務信息系統中去，以實現財務信息系統與內部控制的有效融合，對關鍵薄弱環節加強控制，降低風險，提高財務管理質量，大大減少人為因素的影響，降低舞弊的發生，并遏制違法亂紀的行為。

二、 信息化背景下加強高校財務內部控制實現路徑

信息化背景下高校財務內部控制過程既有傳統內部控制流程的特點，又具有大數據的特色。 與傳統財務內部控制過程相比較，高校財務信息化內部控制更加注重對流程的梳理和關鍵環節的把控，以及對財務數據的收集與分析，所實現的內控流程更加完善與充分。 信息化背景下高校財務內部控制的實現路徑如圖1 所示。

圖1 信息化背景下高校財務內部控制的實現路徑

目前，高校財務能夠實現信息化管理的主要有以下業務:預算管理業務、收支業務、工資結算業務、票據管理業務、資金管理業務等。 現有的財務信息系統和內部控制結合的前提就是要對現有的財務系統進行升級和完善，逐步達到內部控制信息化管理的要求。 具體步驟為:第一步，梳理財務相關業務流程，確定關鍵業務環節；第二步，通過系統設置參數將關鍵點進行控制，如果條件不滿足就會提醒或者無法通過[2]；第三步，要明確崗位分工以及審批權限，并將這些權限通過系統設置固化進各財務系統中；第四步，要使流程上的各個系統連貫，方便數據傳輸，達到數據共享，提高溝通效率。 通過以上流程，逐步將內部控制與財務信息化融合起來，使高校財務業務辦理流程更加規范、便捷和高效。

對風險點在財務信息化系統中設置控制環節，通過設置數字指令、審批程序等剛性措施，將內部控制的具體內容嵌入財務系統中。 一旦設置關鍵控制點以后，對不符合條件的事項將會進行提醒、強制不通過。 例如在預約報賬系統中根據審批權限設置審批流程，一份差旅費的報銷需要完成各個審批程序之后才能提交報銷，任何一個環節的缺失都將導致審批流程的中斷。 對差旅費的車票、住宿費標準在系統中根據人員類型設置上限，超過標準將出現提醒不通過等指令，對補助的發放也會根據出差的日期自動計算出差旅補助金額，減少了人為計算等過程。 對借款這個內控關鍵點，需要關注借款的人員類型、借款事由、借款期限以及借款次數，就通過系統設置哪些人可以發生借款，借款與沖賬事由不一致的不可以沖銷，借款次數超過3 次的將不能再發生借款，借款超過3 個月的會發出提示等。 在收費管理系統中，在退費過程中需要關注的風險點是退費的金額與退費的審批流程。 對無現金報賬系統中需要關注審批手續的完整性、票據的真實性、相關附件的完善性、金額的準確性等。 例如公務接待費報銷需關注提供的公函、接待審批單以及接待清單，接待清單是否有接待對象的姓名、單位、職務職稱和陪餐人員名單，接待場所是否違規，財務發票是否合規，接待人數是否超標準，餐費是否超過接待標準等。

通過數據分析，實現財務數據的價值。 通過預算績效分析可以及時發現是否存在資金浪費、使用效果差等情形。 通過對開票信息的分析，可以實時掌握收費構成、收費率、是否及時入賬、有無亂收費等情況，為收費相關制度的制定、票據管理制度的落實等提供數據支撐。 此外，通過分析支付進度以及分析往來款期限等，可以及時發現報銷不規范、重復支付、長期未核銷或者異常借款等漏洞，并定期將數據進行上報，采取相應的內控措施，最大限度地降低財務風險，減少差錯率，提高財務管理效率。

三、 高校財務信息化與內部控制結合——以收支業務為例

目前大多數高校都在使用預約報賬系統、無現金報賬系統、收費系統、預算系統等來核算收支等業務，但根據相關的實踐調查研究，很多高校在財務報銷過程中或多或少存在著人員管理不足、審批程序過于復雜、拆分業務規避報銷、長期拖欠借款等問題[3]。

這些管理上面臨的問題會造成內部控制風險點的產生，這就需要在財務信息系統中設置風險控制環節，將內部控制的具體內容嵌入其中，通過技術手段去除人為因素，實現標準化、流程化、系統化，實現實時精準控制，具體落實到操作上就是需要根據各個風險點設置數值、指令和程序，達到線上辦理、禁止不通過、風險提醒等功能。 通過調研目前高校在收支業務方面存在的內控風險點，并通過財務系統的控制方式可以基本達到風險控制的效果。

(一)收入業務主要風險點的系統控制

①收入業務未歸口財務部門統一收取及集中核算，存在收入不完全、金額不實、收入延遲或者私設“小金庫”的情形。 可以采取的系統控制措施是:所有零星收費通過收費系統線上繳費，每個收費項設置起止時間，到期后提醒經辦人盡快辦理入賬，入賬時比對收費系統的實收金額，金額必須一致方能入賬。 簽訂合同的收入項目，通過合同管理系統，設置到期提醒的功能，及時辦理收入入賬。 ②違反收費規定擅自收費、私自提高收費標準或有擴大收費對象，形成違規收入。 可實施的系統控制方式是:各收費項目需經收費系統線上審批通過后方可收費，收費對象需實現上傳收費系統。 ③收入業務的相關崗位設置不合理，沒有做到不相容崗位相互分離，有舞弊或錯誤發生的可能性。 在系統設置時，收入業務設置經辦人、審核人員、審批人員以及入賬人員，嚴格設置崗位及入賬流程。

(二)支出業務主要風險點系統控制

①支出業務不在預算規定的范圍、標準，可能導致經費串用或使用不當。 可實施的系統控制措施:首先根據預算系統、科研管理系統中的預算數據，及時調整報賬系統中各項目的預算項及預算金額，做到無預算無法預約支出。 ②支出授權審批制度不健全，涉及“三重一大”的支出事項未履行集體決策程序，有可能導致資金使用不合理。 各支出業務通過在預約系統中事先設置好審批權限，根據制度要求，實現線上審批流轉，如缺少審批流程則無法預約報銷，線上審批還規避了冒簽字等問題。 ③業務經辦人虛構經濟支出事項，使用虛假發票報銷，可能導致資金被套取或浪費。 可在預約報賬系統中設置發票查驗的功能，設置報銷佐證上傳頁面，如缺少任何一項要件則禁止預約報賬，對特殊情況缺失輔助要件的需提供說明材料。 ④財務報銷審核把關不嚴，支付環節把控不到位，可能導致資金損失或浪費。 支出業務通過預約報賬系統設置審批權限，通過線上審批流轉確保審批完成，各報銷材料通過系統上傳，發票通過系統驗證真偽，大額支出需要匹配合同系統中的支出日期及支出金額，避免重復支付。 ⑤應收或預付款長期掛賬未清理，可能導致支出不真實、不完整。 各應收款項通過在系統中設置借款次數、借款日期等幫助輔助核算，超過次數禁止借款，超過期限的無法再預約報賬等。 預付款通過與合同系統數據交換，及時辦理支出業務。

各財務系統間數據信息的互通是實現內部控制的另一關鍵環節，如收支業務風險點的系統控制就要求預算系統與報賬系統數據互通、合同系統與報賬系統數據互通、收費系統與報賬系統數據互通等。通過各財務系統之間數據的交換更新，可以實時同步數據，減少不必要的重復勞動，提高工作效率；同時還可以保證統計數據、預算執行、異常提醒等管理信息的及時準確。 接下來，就要對財務數據定期的收集、整理和挖掘分析，只有將財務數據處理常態化，定期對收支情況進行分析，發現不規范的漏洞以及異常收支，才能最大限度地降低財務風險，為管理層提供決策參考。

四、 完善高校財務內部控制信息化的措施

高校提升財務內部控制水平的重要舉措就是要全面升級現有的財務信息化系統。 通過在財務系統中，固化業務流程，設置關鍵環節管控，將“業務財務—管理財務”進行業財融合，實現會計核算的基礎上，為高校財務管理，打通“預約審批報賬—財務制單—賬表查詢—財務數據”的全鏈條財務核算體系，實現財務數據的“采集—分析—風險預判和利用—管控和風險預警”的一系列流程。 同時，高校財務系統的升級需要財務人員不僅具備傳統財務管理的能力，還需要具備信息歸納分析的能力以及對各財務信息系統管理的能力。 因此，提升財務隊伍信息化水平至關重要。 鑒于高校財務內控系統的信息化水平的日益提升，對信息系統安全性的管控力度相應的也要加大，加密數據庫的安全，防范非法入侵，并定期進行數據備份，配備專業的人員和組織保證財務數據的安全[4]。

此外，建立信息化基礎上的財務內控信息溝通、決策流程與問責機制，借助財務數據分析開展內外監督評價，達到共同監督。 通過財務系統定期分析財務異常數據，通過與學校內審、紀檢等部門的監管聯動與外部的審計監督力量，進行不定時檢查和專項檢查，幫助學校發現自身存在的內控問題，這能有效防范腐敗、舞弊的發生，同時提高高校信息披露的質量[5]。

五、 結語

信息化技術的進步對高校財務內部控制帶來了深遠的影響，本文主要探討了內部控制與信息系統的融合，將高校內部控制的制度和觀念、相關業務流程、內部控制方法通過信息化技術手段形成固定模式嵌入財務信息系統中，主要通過信息系統來強化預算控制、固化業務流程、加強標準控制。 高校需要進一步完善財務內部控制信息化水平，一方面要升級現有的財務信息化系統，提升財務隊伍信息化水平；另一方面，需要建立信息化基礎上的財務內控信息溝通、決策及問責機制，借助財務分析開展內外部的監督評價，形成監督合力。 內外協同驅動，共同促進高校財務內部控制水平的提升。