中小民營企業(yè)存貨管理問題及對策探究

李 寧

(徐州文峰偉杰汽車銷售服務(wù)有限公司，江蘇 徐州 221000)

一、 引言

存貨是企業(yè)的重要資產(chǎn)，占用了大量的資金，存貨管理是聯(lián)系企業(yè)生產(chǎn)和銷售的紐帶，也是中小民營企業(yè)節(jié)約成本、增加利潤的重要管理工具。 科學(xué)合理的庫存管理，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的保證，中小企業(yè)要想獲得更大的經(jīng)濟效益，在市場競爭中求得一席之地，必須要加強企業(yè)存貨管理。 現(xiàn)階段部分中小民營企業(yè)由于基礎(chǔ)薄弱、管理粗放，決策者往往只重視原輔料的采購價格和成品銷售價格，對存貨管理制度、采購計劃、信息化建設(shè)、人員專業(yè)性等方面關(guān)注較少，這使得大多數(shù)中小民營企業(yè)存在存貨管理方面的問題，這些問題勢必會增加企業(yè)的經(jīng)營成本，影響企業(yè)的利潤收益。 只有實現(xiàn)存貨的科學(xué)管理，加強企業(yè)存貨管理制度建設(shè)，提高從業(yè)者管理水平，加強信息化建設(shè)，強化存貨管理意識，才能節(jié)約成本，提高企業(yè)效益。

二、 中小民營企業(yè)存貨管理概述

(一)概念

存貨是指企業(yè)持有的物料，包括原材料、輔料、半成品、產(chǎn)成品等。 存貨是企業(yè)的重要資產(chǎn)，是企業(yè)發(fā)展的物質(zhì)基礎(chǔ)，其存在于供產(chǎn)銷全過程，是企業(yè)正常運營的根本保障。 存貨管理是企業(yè)針對存貨展開的管理活動，涉及決策制定、信息管理、控制管理等方面。

(二)作用

存貨管理是企業(yè)對存貨的調(diào)度和控制行為，存在于采購運輸、生產(chǎn)經(jīng)營、存儲銷售的全過程，是生產(chǎn)經(jīng)營過程中的一項關(guān)鍵環(huán)節(jié)，存貨管理的目的是，在保證企業(yè)原輔料數(shù)量充足且能應(yīng)對一些突發(fā)狀況的情況下，盡量少地占用流動資金，最大限度地降低產(chǎn)品積壓帶來的經(jīng)濟風(fēng)險和成本費用，在實現(xiàn)企業(yè)保證自身資產(chǎn)穩(wěn)定流動的同時，又起到平衡成本與利潤的作用。 現(xiàn)在企業(yè)的存貨管理水平高低已成為衡量一個企業(yè)制度是否健全，以及能否長遠發(fā)展的重要標(biāo)志。

(三)意義

中小民營企業(yè)規(guī)模小，實力弱，與大型企業(yè)相比在人力資源、資本保障、市場占有率等方面處于劣勢，如果存貨管理過程中出現(xiàn)問題，很容易造成存貨的短缺或積壓，良好的存貨管理能夠幫助企業(yè)盤活流動資金，最大限度地發(fā)展生產(chǎn)，增加利潤。 加強中小民營企業(yè)存貨管理，在保障企業(yè)正常運營、健康發(fā)展方面，具有非常深遠的意義[1]。

三、 中小民營企業(yè)存貨管理存在的問題

(一)決策者重視程度不高

很多中小民營企業(yè)的創(chuàng)立者是經(jīng)過辛苦打拼，白手起家的，他們對銷售和利潤的把控非常準(zhǔn)確，但由于他們大都缺乏金融財政背景，不懂管理，對存貨管理的重要性認(rèn)識不足，對庫存現(xiàn)狀不清楚，無法動態(tài)地掌控庫存數(shù)據(jù)，從而無法對原輔料的購入、產(chǎn)成品的銷售等做出正確的決策，難免出現(xiàn)庫存短缺或積壓的現(xiàn)象，由于積壓的貨品占據(jù)著過多的流動資金，資金周轉(zhuǎn)周期長，必將使企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營面臨威脅。 同時，決策者平時業(yè)務(wù)較繁忙，存貨管理方面自我學(xué)習(xí)的積極性較差，專業(yè)能力不足，無法對企業(yè)當(dāng)前的困境進行合理的決策，導(dǎo)致企業(yè)面對各種存貨管理問題時，難以進行有效應(yīng)對。

(二)存貨管理制度不健全

中小民營企業(yè)普遍存在存貨管理制度不健全、工作職責(zé)不明確、采購運轉(zhuǎn)及儲存管理環(huán)節(jié)雜亂無章的現(xiàn)象。 有些中小民營企業(yè)雖然也有存貨管理制度，但受企業(yè)的各種原輔料和產(chǎn)成品種類多、數(shù)量大或者訂單緊急、收發(fā)料頻繁等因素影響，庫存管理各流程僅僅走個形式，倉管員未按存貨的相關(guān)環(huán)節(jié)認(rèn)真執(zhí)行流程制度，可能會出現(xiàn)各種違規(guī)情況，比如:某車間加工的半成品，需外協(xié)加工，物料不經(jīng)倉庫直接從車間進出，不辦理入庫手續(xù)，直接發(fā)走，過后再補辦入庫、領(lǐng)料等手續(xù)；日常庫存盤點工作較少，某些責(zé)任心不強的倉管員為了應(yīng)付檢查，偽造出庫單來掩蓋問題庫存，存貨保管及日常盤點的不準(zhǔn)確，使企業(yè)庫存物資數(shù)據(jù)不真實，導(dǎo)致實際數(shù)量與賬面記錄不相符[2]。 由于未按規(guī)章制度認(rèn)真執(zhí)行各流程，缺乏復(fù)核監(jiān)督，極可能產(chǎn)生漏發(fā)、錯發(fā)、重發(fā)及舞弊現(xiàn)象。 但是部分中小企業(yè)由于人手不足，管理粗放，可能會出現(xiàn)一人身兼數(shù)職的情況，員工崗位職權(quán)不明確、各崗位間缺少監(jiān)督和制約，難免出現(xiàn)具體責(zé)任難落實的情況。 而且很多中小民營企業(yè)沒有將庫存管理的考核列入績效考核中，沒有有效的激勵機制，當(dāng)出現(xiàn)問題時，沒有相關(guān)人員負(fù)責(zé)，更有甚者會利用管理中的漏洞，內(nèi)外勾結(jié)，監(jiān)守自盜，致使企業(yè)利益遭受損失。

(三)采購計劃制訂不合理

很多中小民營企業(yè)的采購部門缺乏宏觀統(tǒng)籌能力，對本行業(yè)的特點和規(guī)律理解不足，無法制訂科學(xué)合理的采購計劃。 部分中小民營企業(yè)為了提高企業(yè)競爭力，縮短產(chǎn)品交貨期，往往大量囤料，或僅僅依靠以往的采購經(jīng)驗、近期或歷史同期的銷售情況來進行采購。 采購計劃不科學(xué)，例如少量多次采購，可能會造成缺料待工的情況，而且頻繁采購原輔料，會增加采購成本和運輸成本；但是盲目地集中采購也可能會造成原輔料、半成品、產(chǎn)成品存貨過多，存貨周轉(zhuǎn)率慢，使得流動資金被大量占用。 而且一旦銷售訂單有變動，涉及的原輔料有變化時，如果現(xiàn)有供應(yīng)商的原輔料無法達到生產(chǎn)要求，采購人員必須尋找新的供應(yīng)商的話，企業(yè)就會非常被動。

(四)管理信息化建設(shè)落后

倉庫是原輔料、產(chǎn)成品等存儲和中轉(zhuǎn)的地方，中小型企業(yè)雖然規(guī)模不大，但其產(chǎn)品系列多、數(shù)量批次多，如果不能被合理分類存放，難免發(fā)生領(lǐng)料時找不到料、發(fā)貨時找不到貨的情況，不但影響生產(chǎn)經(jīng)營效率，也加大了盤點人員的工作難度。 一些中小民營企業(yè)會購買某些標(biāo)準(zhǔn)化的ERP 產(chǎn)品，對倉庫的原輔料和產(chǎn)成品進行信息化管理，但ERP 中的一些模塊功能不能滿足各企業(yè)的具體要求[3]。 而且雖然大部分中小企業(yè)的存貨管理已經(jīng)初步實現(xiàn)了信息化，但也僅限于會計的核算環(huán)節(jié)以及基礎(chǔ)的單據(jù)錄入環(huán)節(jié)，這種模式下，當(dāng)存貨種類多、數(shù)量大，收發(fā)領(lǐng)退頻繁時，需要進行人工核對，不僅費時，而且容易出錯，不得不通過盤點來糾正差錯，無形中又增大了工作量。 也有部分倉管及財務(wù)人員不擅長使用ERP 系統(tǒng)，習(xí)慣使用傳統(tǒng)的Excel、Word 等軟件，也有部分部門使用了專門的ERP 系統(tǒng)，但由于庫存是單獨核算的，信息無法共享，各部門系統(tǒng)獨立運作，相關(guān)人員不能時時了解存貨數(shù)據(jù)，很容易造成庫存積壓。

(五)管理人員專業(yè)性不強

部分倉管員學(xué)歷不高、專業(yè)技術(shù)水平不足、缺少存貨管理思維，人員整體素質(zhì)相對不足。 因為部分中小民營企業(yè)的決策者認(rèn)為，倉庫管理人員只要會做些基礎(chǔ)性的統(tǒng)計盤點，就能勝任工作，倉庫的領(lǐng)導(dǎo)層也缺乏存貨管理知識，不能對新進職員進行科學(xué)的培訓(xùn)，導(dǎo)致職員們只懂?dāng)?shù)目核對、物品搬運等具體工作。 由于管理意識薄弱，倉管員不知道如何合理地進行倉庫物資管理，無法正確認(rèn)識存貨管理的重要意義，經(jīng)常會出現(xiàn)單據(jù)不全、無單發(fā)料、事后補單、賬面混亂、賬物不符的現(xiàn)象，對供應(yīng)商的送貨數(shù)量也沒有合理的規(guī)劃，缺乏統(tǒng)籌思想，也很容易造成生產(chǎn)缺料或原材料過多的問題，而且倉庫的呆滯料、報廢物料如果無法及時得到處理，會造成倉儲成本增加，產(chǎn)生經(jīng)濟損失。 總的來說倉庫管理崗位是非常重要的，但現(xiàn)階段倉庫管理人員的待遇普遍不高，容易導(dǎo)致人員變動，人才流失。

四、 中小民營企業(yè)存貨管理對策建議

(一)提高存貨管理意識

首先，企業(yè)的決策者們要先提高存貨管理意識，提高對庫存管理重要性的認(rèn)知，要加強企業(yè)管理方面的學(xué)習(xí)，例如可以實地學(xué)習(xí)本地區(qū)本行業(yè)優(yōu)秀企業(yè)庫存管理方面的先進經(jīng)驗，企業(yè)決策者們可以根據(jù)學(xué)習(xí)到的先進經(jīng)驗，結(jié)合市場需求對存貨量進行科學(xué)的規(guī)劃與安排。 其次，要培養(yǎng)全體員工的存貨管理意識，制定相應(yīng)的獎勵和激勵政策，營造良好的工作氛圍，調(diào)動全體人員參與的積極性。 特別是在采購、銷售、財務(wù)等與庫存管理相關(guān)崗位上的人員，要提高其綜合素質(zhì)，重視對其相關(guān)技能的培訓(xùn)與考核。 最后，建立健全監(jiān)管機制，重視責(zé)任的區(qū)分與落實，保證存貨管理制度的切實執(zhí)行。 總之，企業(yè)決策者要認(rèn)識到庫存管理的重要性，積極展開存貨信息的管理與追蹤，強化倉庫管理人員對庫存物料信息的掌控，提高庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，提升對庫存數(shù)據(jù)的敏感性[4]。

(二)健全存貨管理制度

存貨管理涉及的部門比較多，流程相對復(fù)雜，完善的存貨管理制度可以明確各部門及部門人員的職責(zé)，相互制約和相互監(jiān)督的同時，也能防止舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。 企業(yè)要全面提升員工對存貨管理工作的重視程度，決策者要基于現(xiàn)代化的管理理念，構(gòu)建科學(xué)的存貨管理制度，要出臺并下發(fā)相關(guān)文件，激勵敦促全員學(xué)習(xí)。 具體來說，首先明確崗位權(quán)限，發(fā)揮各崗位的作用，存貨的請購、采購、驗收、保管等崗位要專人負(fù)責(zé)，加強權(quán)限控制，規(guī)范設(shè)計好流程，杜絕營私舞弊；其次要規(guī)范庫存管理作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，庫存管理員要做到“二齊、三清、四定位”，倉庫要干凈整齊，物資要定點放好，做好賬目，做到賬貨相符；最后要及時盤點庫存，做到庫存最小化，同時要及時地將盤點情況反饋給各部門，便于相關(guān)部門了解企業(yè)的運營情況，及時發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，保障企業(yè)的正常運營。

(三)制訂合理的采購計劃

采購環(huán)節(jié)是決定庫存多少的重要環(huán)節(jié)，公司要根據(jù)存貨信息及材料的日常用量，經(jīng)過嚴(yán)格審核后向采購部門申請材料，做到既能保證原輔材料滿足生產(chǎn)所需，又能防止庫存積壓。 比如針對常規(guī)產(chǎn)品，可以統(tǒng)計一下相對穩(wěn)定的大客戶的年需求量，綜合考慮原料成本、運輸成本、倉儲成本來確定單次訂貨的數(shù)量，盡量避免不必要的采購，最大限度地降低經(jīng)營成本。 而對定制產(chǎn)品或銷量較少的產(chǎn)品，各部門要以銷定產(chǎn)，嚴(yán)格根據(jù)客人訂單按需購買。 為了保證采購計劃的合理性，企業(yè)要盡可能與客戶和供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，如果客戶不穩(wěn)定，銷售部門無法提供準(zhǔn)確的訂單信息，企業(yè)就會非常被動；如果供應(yīng)商不穩(wěn)定，企業(yè)面對突發(fā)狀況很難及時做出響應(yīng)，會影響生產(chǎn)經(jīng)營。 銷售人員要多分析客戶的特點和規(guī)律，也可以主動了解客人的前期設(shè)計開發(fā)，了解客人的根本意圖和目標(biāo)效果，化被動為主動，為物料的供需提前做好準(zhǔn)備；同時采購人員應(yīng)本著節(jié)約成本的原則，做好充分的比價工作，根據(jù)各供應(yīng)商的特點，比如產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期等，制定安全庫存量，在保障正常生產(chǎn)用量的同時，有效應(yīng)對計劃之外的銷售訂單。

(四)加強存貨管理信息化建設(shè)

大數(shù)據(jù)時代，傳統(tǒng)的庫存管理方式已無法滿足現(xiàn)代中小型企業(yè)的需求，企業(yè)需要借助信息化的存貨管理系統(tǒng)，整合存貨信息，降低資源投入，提高企業(yè)效益。 中小民營企業(yè)要根據(jù)自己企業(yè)的特點和實際需要，選擇合適的ERP 產(chǎn)品，并充分利用ERP 等管理軟件，建設(shè)各部門通用的集成化信息系統(tǒng)，確保各部門能夠依托系統(tǒng)更加及時、全面地把握存貨信息，讓貨物相關(guān)的采購、調(diào)撥以及盤點等工作都可以依托系統(tǒng)完成，為實現(xiàn)動態(tài)的生產(chǎn)規(guī)劃，提供信息保障。 讓管理人員充分了解現(xiàn)有庫存狀態(tài)的情況，可以使企業(yè)決策者的管理更加科學(xué)，從而擺脫經(jīng)驗主義帶來的失誤。 通過信息分享，使進銷存各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有機結(jié)合起來，采購員可以編制出合理的采購計劃，能有效地降低庫存、提高存貨周轉(zhuǎn)率。 例如:當(dāng)銷售部爭取到訂單并將其錄入庫存管理系統(tǒng)時，倉管部可以及時響應(yīng)，并通過系統(tǒng)確定現(xiàn)有的原輔料及產(chǎn)成品數(shù)量，采購部經(jīng)過詢價比價過程后購買相應(yīng)的原輔材料，生產(chǎn)部可以進行下一步的生產(chǎn)，集成化的信息管理節(jié)約了時間，提高了生產(chǎn)效率。 而且存貨管理信息系統(tǒng)可以保存往來的各種數(shù)據(jù)，財務(wù)部可以利用數(shù)據(jù)核算成本和利潤，決策者可以利用數(shù)據(jù)對企業(yè)經(jīng)營現(xiàn)狀進行分析，更好地幫助企業(yè)發(fā)展。

(五)提高存貨管理人員專業(yè)素養(yǎng)

隨著科技的發(fā)展，先進的人工智能系統(tǒng)對人力資源構(gòu)成了巨大威脅，然而，人工智能只能處理一些常規(guī)問題，人具有主觀能動性，處理問題更及時且具有變通性，在庫存管理中所起到的作用是人工智能無法替代的。 管理層要重視倉庫管理人員的選聘及培訓(xùn)，優(yōu)先招聘具有庫存管理專業(yè)知識或有相關(guān)工作經(jīng)驗的員工，企業(yè)要以人為本，因材施教，為員工提供專業(yè)化的培訓(xùn)，提高員工的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力，做到人盡其職，物盡其用，對表現(xiàn)優(yōu)秀的員工要給予表彰及調(diào)薪。 同時要培養(yǎng)員工的主人翁意識，培養(yǎng)其崗位責(zé)任感，以企業(yè)利益為先，積極主動地做好庫存管理工作。