網上預約報銷模式與第三方服務結合的優化研究
——以 Y 高校為例

郭 彧，王月簫，季曉昕

(南京醫科大學財務處，江蘇 南京 211166)

一、 引言

隨著我國高等教育事業的不斷發展，國家對高等教育的投入持續增加。 高校經費總量的不斷增長，使得高校財務報銷的工作量大幅增加。 為了解決傳統的財務報銷難的問題，許多高校都在積極探索新的報銷模式，即采用信息化手段的網上預約報銷模式。 近幾年，網上預約報銷模式在眾多高校中應用廣泛，但各種問題也隨之而來，比如現有的財務賬務處理能力無法滿足日益增長的報賬需求、缺乏部門間的合作、改革宣傳與培訓不足、財務服務滿意度低等問題。 為了解決新問題，部分高校開始了與第三方服務公司合作的探索。

二、 傳統的網上預約報銷模式分析

隨著信息化技術的不斷發展，越來越多的高校采用網上預約報銷模式，此模式主要流程為經辦人粘貼好票據，通過拍照或者掃描的方式上傳至網上預約系統的電腦端或者手機端，隨后填寫報銷信息，等待相應的簽批人簽批后，預約報銷時間并打印報銷單，與票據粘貼后遞交給財務處等待報銷。 財務審核人員審核報銷單，將不符合報銷規則的單據退還給經辦人，將符合的單據制單后交由稽核人員復核，最后由出納付款。 (圖1)

圖1 現行主流網上預約報銷模式

和傳統的現場報銷模式相比，網上預約報銷模式不需要報銷經辦人去線下找簽批人員簽字，用線上填寫報銷單的模式替代線下手填報銷單，簽批完成的報銷單送至財務處即可，不再需要排隊等候報銷。 如果高校引入物流系統和檔案電子化系統，報銷經辦人還可在網絡上查看報銷進度，查閱報銷的原始檔案。 網上預約報銷模式極大地節約了報銷經辦人的時間與精力，也讓簽批的環節更加高效便捷，在疫情常態化的特殊環境下，此報銷模式打破了時間和空間的限制，為高校師生的科研與學習提供了更多的便利，也讓財務服務更加貼近師生。

現行的網上預約報銷模式雖然提升了報銷效率，但也存在以下弊端:①對信息化系統的依賴性較強，系統出現任何問題，都會影響報銷的進程，如果沒有及時進行系統維護，修復漏洞，師生們的體驗感會大打折扣，甚至會引發不滿；②單據若不符合報銷規則被退回，仍需經辦人去財務大廳取回報銷單，修改單據后重新進行審批，一來一回拉長了報銷時間，可能影響經費使用進度；③制單量巨大，由于現行的網約系統沒法進行拼盤項目的申請，一筆報銷單只能存在單個項目，不同的項目需要申請不同的報銷單，甚至不同的收款單位也需申請不同的報銷單，導致報銷單的數量大幅提升；④檔案電子化工作量巨大，除了日常報銷等工作，會計人員還需裝訂憑證、整理并掃描所有報銷單據，形成電子檔案，便于師生或審計人員查閱，耗費巨大的時間與精力[1]。

三、 第三方服務介紹

以Y 高校為例，第三方服務主要有以下幾種:

(一)代理記賬服務

聘請專業的代理記賬公司將審核無誤的網約報銷單錄入財務系統。 高校定期從制單量、錯誤率、額外承擔工作、考勤等幾個維度對制單人員進行考核，也會要求記賬公司定期出具代理記賬報告或者相關建議，對報銷方式進行不斷的優化。 以Y 高校為例，報銷高峰時期代理記賬人員日制單量在人均120 份左右，制單錯誤率低于2%，在完成制單工作的前提下也會承擔一些臨時性工作。 代理記賬人員已經過公司的系統培訓，有一定的實操經驗，對高?，F行的政府會計制度也有所了解，在不同的高校進行賬務處理也能很快上手。

(二)科研財務助理服務

聘請會計師事務所提供科研財務助理服務，服務的具體內容可以是安排助理們駐扎在學院，為學院的師生提供線上線下的財務咨詢服務，例如:如何操作網上預約系統進行線上報銷、科研經費的各項費用項預算如何安排、已經申請好的預約單是否符合報銷規范等；或是在高校財務處內部，協助財務處人員處理一些日常工作，例如:柜臺值班、賬務處理、憑證交接、接聽電話等。 科研財務助理一般由會計師事務所的人員擔任，有豐富的審計工作經驗，特別是科研項目的結題審計等，熟悉科研經費放管服背景下的政策環境，對幫助師生安排經費預算、提升高?？蒲薪涃M管理水平都有幫助[2]。

(三)財務系統信息化服務

Y 高校使用的系統有最初的翼財云網財務系統、預算系統、收費系統、無現金系統、工資系統，到現在的網上預約報銷系統、稽核系統、智能客服系統、憑證掃描系統、薪酬一體化系統、醫藥費報銷系統、票據系統等。 高校財務處對信息化系統的依賴程度越來越深，若單看網上預約報銷系統，其中鑲嵌了眾多子系統，如項目簽批人員維護系統、增值稅發票查驗系統、報銷單物流系統等。 由于網絡環境的瞬息萬變以及軟硬件的更新迭代等各種因素，網上預約報銷系統時常需要更新，不定期出現的漏洞也需要專業的工程師進行維護，系統之間的對接更是離不開工程師的協作，由此可見工程師對維護網上預約報銷系統乃至財務系統穩定性的重要性。

(四)會計憑證服務

會計憑證服務既可以是憑證裝訂服務，也可以是檔案電子化服務，由公司的指定人員將憑證等會計檔案整理成冊，然后進行掃描，按照特定的編號錄入系統，然后將掃描完成的紙質材料裝訂成冊，最終移交給庫房。 實行會計檔案電子化這一舉措為財務人員或是師生查看原始憑證提供了極大的便利，經辦人不需要進入庫房或者檔案館逐個查閱，通過網上申請即可瀏覽相應的會計電子檔案。

四、 與第三方服務結合的網上預約報銷模式分析

(一)網上預約報銷模式的流程優化

將網上預約報銷模式與第三方服務結合后的流程如下:粘貼票據、線上填寫報銷信息的步驟仍然由報銷經辦人(學生或者老師)完成，但是科研財務助理可以對其進行事前干預，通過進駐學院進行服務，為師生們解讀財務政策、指導報銷流程、答疑解惑，提高了報銷單的正確率。 預約好時間的報銷單不必再交至財務處，由預約人投遞至就近的報銷單投遞機即可，科研助理取出預約單進行初審，有問題及時聯系經辦人進行處理，然后將初審處理完的單據遞交財務處，單據分配后由代理記賬人員入賬制成財務憑證，經稽核人員復核、出納人員支付后交由憑證裝訂公司掃描并歸檔入庫(圖2)。 因為整個流程涉及財務系統眾多，駐點的工程師負責系統的日常維護、更新完善等工作[3]。

圖2 Y 高校與第三方服務結合的網上預約報銷模式

(二)新網上預約報銷模式的優點

1. 高校師生們有更多的時間和精力致力于學術研究

優化后的網上預約報銷模式不需要經辦人往返于財務處，為高校師生們節約了更多的時間，讓師生們有更多的精力投身于教學與科研工作之中。 報銷人將預約好的單據投遞至學院就近的預約單接收機器(簡稱“投遞機”)，如單據不符合報銷規定需要被退回，可直接去駐點助理處取回修改后再次遞交。若是項目審計等原因需要查閱原始的報銷單據，不必找出原始憑證后逐個拍照，費時費力，只需提交申請，經過財務人員相應審批后即可在線查看電子憑證檔案。

2. 財務人員從繁雜的業務中解脫出來，有助于提升財務管理水平

與傳統的網約報銷模式相比，財務人員不再忙于審核報銷單、錄入憑證、整理裝訂憑證等機械式工作，有更多的時間用于提升自身業務技能與豐富專業知識，進一步提高財務工作的質量。 以Y 高校財務處為例，自從采用與第三方服務結合的網約報銷模式后，有更多的時間用于對內日常業務學習、定期人員培訓，對外每年舉辦報賬員培訓、財務政策宣講進學院、個稅上門稅務、銀團師生服務等舉措，提高了師生滿意度。

3. 駐點工程師對系統問題的及時解決，讓網約報銷運行得更加流暢

與第三方服務結合的網上預約報銷模式更加依賴信息化系統，因此系統問題的及時解決對網約服務體驗至關重要。 以Y 高校為例，在各種系統的日常使用過程中，由于軟件更新迭代、網絡環境變化、安全防護提升等各種原因需要對其進行不定期的維護，若有駐點工程師在場，各種影響網約系統正常運行的問題都能被迅速解決，師生們可以不間斷地享受網約模式的便利。

(三)新網上預約報銷模式的發展趨勢

1. 持續優化提升系統

隨著高校經費來源和數量的不斷增長，報銷業務的量也在不斷加大，網上預約報銷系統也需要不斷升級優化來滿足科研人員的需要。 高校財務人員應與第三方服務公司商討如何提升系統的智能化與便捷化水平，例如掃描原始票據后自動填寫報銷信息、增加語音輸入與識別功能、可以進行拼盤項目的報銷單申請、手機端也可以對報銷單進行修改等。

2. 系統管理員專業化

考慮到高校財務信息的保密性與安全性，聘用駐點工程師對系統進行維護雖然便捷高效，但是存在信息泄露的風險，且用工成本較高。 高?？膳c信網部門進行合作，培養專業的財務系統管理員，使其不僅熟練掌握財務知識，還能對信息化技術嫻熟運用。 獨立于第三方服務公司的管理員增加了高校操控系統的自主權，也為財務服務穩定性發展提供保障。

3. 第三方管理與考核

第三方服務人員來自不同的公司，文化背景各不相同，但是服務于高校，就應服從高校的管理。 財務處應制訂第三方服務人員管理制度，定期對其進行培訓與考核，利用激勵機制調動人員的工作積極性。 對考核優秀的人員可以提高薪酬或給予一定的物質獎勵，對考核落后的人員應采取相應的措施?？紤]到科研助理的長遠發展，也可與學校其他部門(例如資產管理處、科技處、信息與網絡中心等)對助理們進行全面的培訓以提升其業務素養，人事部門也可為其制訂科研助理職稱評審制度等。

4. 多部門信息共享

考慮到高校各部門存在的信息孤島現象，財務處可以聯合其他部門，例如資產管理處、學工處、教務處、人事處以及各學院等，進行系統對接，增加信息的交互性，讓師生們享受信息化一條龍服務。 由于各系統交互操作的復雜性，財務處可先將本部門內部的系統進行整合優化，打造財務一體化系統[4]。

5. 嵌入內控的關鍵點

如果系統在經辦人進行報銷申請初期就能發現一些存在的問題或者風險，進行預警提示，可以幫助科研人員進行合理規避，這樣有利于建立健全內部控制體系，提升財務管理水平與經費的使用效率。以Y 高校為例，為了發現異常的交易或者不合規的票據，杜絕科研腐敗的現象，財務處設計了大數據稽核系統，較之人工復核更加精準與高效。

五、 結語

在“互聯網＋”的大背景下，高校財務信息化發展符合時代發展趨勢，高校財務網約報賬模式仍處于發展階段，與第三方服務機構的合作也在不斷探索中。 網上預約報銷模式有了第三方服務的融入，不僅讓報銷經辦人感受到了便捷與高效，也讓財務人員向財務管理信息專業化不斷邁進，從而提升了管理與服務水平，在學校重大事務上也有了更多的話語權與決策權。 隨著信息技術的不斷發展以及第三方人員配備的日益優化，網上預約報銷模式將會日趨成熟，在高校中逐漸推廣。