牛樹華 王潤(rùn)宇 海軍裝備部裝備審價(jià)中心 段虎平 西北機(jī)電工程研究所
在信息化建設(shè)中,國(guó)有企業(yè)傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式不僅工作效率低,而且提供的財(cái)務(wù)信息有限,無法支撐國(guó)有企業(yè)穩(wěn)定經(jīng)營(yíng)與長(zhǎng)效發(fā)展。建立信息化管理系統(tǒng),可以使財(cái)務(wù)人員從煩瑣的工作中抽離出來,把更多精力和時(shí)間放在其他方面,促進(jìn)財(cái)務(wù)部門與業(yè)務(wù)等部門的交流,有效提高財(cái)務(wù)信息傳遞效率,為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)制定發(fā)展決策提供指導(dǎo),推動(dòng)企業(yè)健康發(fā)展。
財(cái)務(wù)管理信息化可以強(qiáng)化資金的集中管理,充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控職能,快速提升管理者管理水平。國(guó)有企業(yè)在現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中對(duì)財(cái)務(wù)指標(biāo)進(jìn)行分析,并提出相應(yīng)的改進(jìn)措施,從而有效降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本;財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)能強(qiáng)化對(duì)企業(yè)內(nèi)部資金管理,提供籌融資決策依據(jù),使企業(yè)資金流的營(yíng)運(yùn)效益不斷提高;企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化能夠增強(qiáng)國(guó)有企業(yè)的發(fā)展活力和核心競(jìng)爭(zhēng)力,實(shí)現(xiàn)降低人工帶來的成本節(jié)約,幫助企業(yè)最大限度地創(chuàng)造企業(yè)利潤(rùn);在傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式基礎(chǔ)上,加強(qiáng)外部風(fēng)險(xiǎn)控制,不斷提高國(guó)有企業(yè)管理水平和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力[1]。
(1)信息化的廣泛推廣,有效提升了國(guó)有企業(yè)整體管理水平。較以往通過紙質(zhì)版資料傳輸大大提高了工作效率,節(jié)省了人力和時(shí)間。在現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理信息化環(huán)境下,財(cái)務(wù)工作人員能夠快速準(zhǔn)確地進(jìn)行數(shù)據(jù)輸入、導(dǎo)出、核算、分析等工作,而且還能避免人工核算等工作出現(xiàn)的錯(cuò)誤,自動(dòng)化、程序化的財(cái)務(wù)軟件在國(guó)有企業(yè)財(cái)務(wù)管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用,提高了企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的總體水平。
(2)會(huì)計(jì)電算化水平的不斷提高,有效降低了國(guó)有企業(yè)的管理成本。通過系統(tǒng)自己監(jiān)控生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)全過程中的成本,并可實(shí)時(shí)進(jìn)行查詢和追蹤,幫助企業(yè)及時(shí)糾偏調(diào)整經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略,促進(jìn)企業(yè)管理效益快速提升,減少了資源浪費(fèi)和成本開支。
(3)財(cái)務(wù)信息化的提升能夠幫助國(guó)有企業(yè)實(shí)現(xiàn)總體戰(zhàn)略目標(biāo)。全球化經(jīng)濟(jì)前提下,財(cái)務(wù)信息管理也不斷實(shí)現(xiàn)全球化,通過構(gòu)建具有時(shí)代特色的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng),促進(jìn)企業(yè)管理科學(xué)化,從而不斷提高資金運(yùn)營(yíng)效率,實(shí)現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。
(1)資金投入嚴(yán)重不足。當(dāng)前由于很多企業(yè)高管未能充分認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)管理信息化和大數(shù)據(jù)應(yīng)用技術(shù)的重要性,導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理信息化缺乏足夠的建設(shè)資金和技術(shù)儲(chǔ)備[2]。即使是國(guó)有企業(yè),在日常運(yùn)營(yíng)資金較為充沛的情況下,也不會(huì)在財(cái)務(wù)管理信息化中投入大量資金,這使得企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)步履維艱。
(2)目前,我國(guó)國(guó)內(nèi)能夠自主開發(fā)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的企業(yè)少之又少,且企業(yè)規(guī)模普遍偏小,開發(fā)能力弱,設(shè)計(jì)理念落后,技術(shù)更新迭代慢,操作不簡(jiǎn)便。一般企業(yè)購(gòu)買了財(cái)務(wù)軟件,也不會(huì)配備高質(zhì)量的硬件設(shè)備和高技術(shù)能力的后臺(tái)維護(hù)人員。
(3)信息系統(tǒng)集成度不高。目前,有些企業(yè)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)過多,比如,增值稅管理系統(tǒng)、所得稅管理系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)等等,系統(tǒng)之間條塊割裂,集成度不夠,信息重復(fù)度高,共享程度低。
(4)信息系統(tǒng)應(yīng)用能力明顯不足。有些企業(yè)雖然選購(gòu)了優(yōu)質(zhì)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng),但由于系統(tǒng)維護(hù)人員或操作人員未經(jīng)過有效培訓(xùn),應(yīng)用能力較差,導(dǎo)致系統(tǒng)功能未被有效發(fā)揮出來[3]。與此同時(shí),操作人員的變更也會(huì)影響信息化系統(tǒng)的應(yīng)用水平。
(1)國(guó)有企業(yè)財(cái)務(wù)信息的安全穩(wěn)定性面臨威脅。隨著信息技術(shù)越來越先進(jìn),企業(yè)在信息采集、數(shù)據(jù)整理、數(shù)據(jù)核算、信息傳輸?shù)确矫娴乃俣群蜏?zhǔn)確性有了很大提高,然而,由于網(wǎng)絡(luò)的開放、在信息的傳輸過程中,病毒很容易產(chǎn)生,而且病毒的傳播速度非常快,它經(jīng)常隱藏在文件上隨之進(jìn)行傳播,導(dǎo)致病毒不斷擴(kuò)散,嚴(yán)重時(shí)會(huì)造成設(shè)備無法正常工作。病毒的入侵給企業(yè)帶來了嚴(yán)重威脅,嚴(yán)重影響著企業(yè)財(cái)務(wù)信息的安全和穩(wěn)定。
(2)財(cái)務(wù)管理信息容易損毀丟失。隨著高新技術(shù)的不斷革新,財(cái)務(wù)管理信息化應(yīng)用技術(shù)也不斷更新,會(huì)計(jì)檔案不再使用紙質(zhì)材料進(jìn)行保存,而是使用U盤、硬盤等存儲(chǔ)工具進(jìn)行保存,存儲(chǔ)方便而且便捷,但現(xiàn)實(shí)工作中,往往因?yàn)榇鎯?chǔ)工具存放的溫度、濕度等環(huán)境條件不符合要求,導(dǎo)致U盤、硬盤等存儲(chǔ)工具損壞,造成財(cái)務(wù)管理信息損毀丟失等情況時(shí)有發(fā)生,以至于重做或者工作延誤,會(huì)給企業(yè)帶來極大的麻煩。
(3)內(nèi)控制度不完善導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)。一方面是軟件設(shè)置不嚴(yán)謹(jǐn)。企業(yè)在選擇財(cái)務(wù)管理軟件時(shí)沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)要求,部分企業(yè)為了節(jié)約成本,選擇了市場(chǎng)上價(jià)格低廉的財(cái)務(wù)軟件,工作中漏洞百出,這種軟件無疑會(huì)給企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化帶來巨大風(fēng)險(xiǎn)[4]。另一方面,會(huì)計(jì)不相容職務(wù)未分離。部分企業(yè)因?yàn)槿藛T緊缺,經(jīng)常出現(xiàn)一人多崗的現(xiàn)象,這使得會(huì)計(jì)職業(yè)規(guī)范難以得到有效控制,實(shí)際應(yīng)用過程中難免存在著安全隱患。
人才在推動(dòng)國(guó)有企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化改革與發(fā)展的過程中起到了重要作用,引進(jìn)復(fù)合型財(cái)務(wù)管理人才,可以為國(guó)有企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化發(fā)展提供支持,從而獲得理想的工作效果。但是,當(dāng)前我國(guó)部分國(guó)有企業(yè)現(xiàn)有財(cái)務(wù)管理人員綜合素質(zhì)有待提高,無法滿足信息化建設(shè)要求,一些財(cái)務(wù)人員思想、意識(shí)比較落后,不具備學(xué)習(xí)新知識(shí)的能力,對(duì)財(cái)務(wù)管理軟件了解不全面、操作不恰當(dāng)。復(fù)合型財(cái)務(wù)管理人才匱乏,導(dǎo)致信息技術(shù)在財(cái)務(wù)管理中沒有得到普及和推廣,在某種程度上制約了財(cái)務(wù)管理信息化的建設(shè)與發(fā)展。
為了保證工作順利開展,獲得理想的工作效果,總體規(guī)劃是工作順利實(shí)施的前提,任何領(lǐng)域的信息化建設(shè)都要經(jīng)過全局規(guī)劃。所以,國(guó)有企業(yè)在構(gòu)建財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)的過程中,需要嚴(yán)格按照企業(yè)年度計(jì)劃和信息化建設(shè)總體規(guī)劃進(jìn)行。只有統(tǒng)籌規(guī)劃,才能為國(guó)有企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)工作提供引導(dǎo),進(jìn)一步確定長(zhǎng)期目標(biāo)、中期目標(biāo)及短期目標(biāo),防止盲目建設(shè),才能讓部門的工作任務(wù)更加具體,順利銜接,引導(dǎo)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)工作更好地開展,擴(kuò)大財(cái)務(wù)管理信息化范疇。與此同時(shí),國(guó)有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要樹立正確的意識(shí),明白財(cái)務(wù)信息化管理的必要性,以身作則,開展宣傳教育工作,強(qiáng)化各級(jí)人員管理認(rèn)知,讓其意識(shí)到財(cái)務(wù)信息化管理與自身的關(guān)系,明確財(cái)務(wù)信息化價(jià)值,引導(dǎo)各級(jí)人員參與到財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)活動(dòng)中,在企業(yè)內(nèi)部營(yíng)造良好的工作氛圍,在各部門配合下設(shè)定合理的財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)目標(biāo),為后續(xù)信息化建設(shè)工作的開展提供支持[5]。
要想將財(cái)務(wù)管理信息化靈活運(yùn)用在國(guó)有企業(yè)中,應(yīng)該在現(xiàn)有的財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)基礎(chǔ)上,科學(xué)構(gòu)建財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)。從目前情況來看,我國(guó)一些國(guó)有企業(yè)在財(cái)務(wù)信息化建設(shè)方面已經(jīng)取得了一定的成果,為財(cái)務(wù)信息化的建設(shè)發(fā)展提供了良好條件。在設(shè)計(jì)局域網(wǎng)平臺(tái)時(shí),應(yīng)根據(jù)國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)整合各項(xiàng)資源,適當(dāng)擴(kuò)大財(cái)務(wù)管理信息化應(yīng)用范圍,通過運(yùn)用財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng),促進(jìn)企業(yè)管理水平提高[6]。要利用財(cái)務(wù)預(yù)算軟件對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)信息進(jìn)行整合分析,動(dòng)態(tài)展現(xiàn)國(guó)有企業(yè)財(cái)務(wù)情況,實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合管理,讓業(yè)務(wù)信息與財(cái)務(wù)信息高效傳遞,提高信息共享水平,保證企業(yè)財(cái)務(wù)工作有序開展。
(1)建立會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。國(guó)有企業(yè)的日常財(cái)務(wù)核算工作,需要在信息系統(tǒng)的配合下完成。整合是會(huì)計(jì)系統(tǒng)的基本功能,除了財(cái)務(wù)信息與非財(cái)務(wù)信息之外,還涉及信息處理、業(yè)務(wù)處理等內(nèi)容,是財(cái)務(wù)信息化建設(shè)發(fā)展的核心內(nèi)容。加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)建設(shè),能夠?yàn)槠髽I(yè)財(cái)務(wù)人員提供外部財(cái)務(wù)信息,如財(cái)務(wù)報(bào)表信息、會(huì)計(jì)處理信息等。
(2)完善財(cái)務(wù)決策支持信息系統(tǒng)。在建立財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)的過程中,由于缺少相應(yīng)的體系指導(dǎo),會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)建設(shè)完善性不強(qiáng),因此在今后的信息化建設(shè)過程中,其應(yīng)當(dāng)成為國(guó)有企業(yè)重點(diǎn)努力的方向。當(dāng)前,要通過財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)提供模擬信息,進(jìn)而利用人工智能、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)值模擬技術(shù)等進(jìn)行分層分析,讓財(cái)務(wù)系統(tǒng)和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)充分連接。要在各種信息系統(tǒng)的作用下,預(yù)測(cè)與分析企業(yè)未來發(fā)展情況,便于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)調(diào)整發(fā)展決策,提高企業(yè)發(fā)展水平。
(3)建立網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)。在此階段,局域網(wǎng)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)通常注重對(duì)資金、實(shí)物等產(chǎn)品的核算,會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)可為后續(xù)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)工作的開展提供引導(dǎo)。
(1)加大資金投入,夯實(shí)硬件基礎(chǔ)。首先,財(cái)務(wù)信息采集需延伸到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的各個(gè)環(huán)節(jié),這就需要企業(yè)內(nèi)部建立起強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)采集網(wǎng)絡(luò)體系,將紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù);其次,財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)需要良好服務(wù)器主機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)接入功能,包括內(nèi)部局域網(wǎng)、因特網(wǎng)等,方便數(shù)據(jù)查詢、調(diào)取、加工和存儲(chǔ);最后,要建立安全防護(hù)設(shè)施,包括服務(wù)器機(jī)房防火、防水、防塵、防靜電、恒溫等要求,網(wǎng)絡(luò)防火墻配置、UPS配置、超大存儲(chǔ)設(shè)施等。
(2)加強(qiáng)管理軟件建設(shè)及操作應(yīng)用能力。首先,結(jié)合公司自身業(yè)務(wù)特色和實(shí)際情況,選擇適配度高的財(cái)務(wù)管理信息化軟件。在考慮性價(jià)比的同時(shí),更需考慮系統(tǒng)功能、安全性、操作方便等問題,同時(shí)加強(qiáng)對(duì)員工的操作培訓(xùn),提高熟悉程度。其次,加大軟件后續(xù)開發(fā)的投入,配備技術(shù)能力強(qiáng)的后臺(tái)維護(hù)人員,不斷完善和優(yōu)化升級(jí)系統(tǒng)功能。
(3)通過建設(shè)ERP信息管理系統(tǒng)或財(cái)務(wù)管理專業(yè)軟件來提升企業(yè)的信息化管理水平,盡可能將相關(guān)系統(tǒng)都集成到一個(gè)平臺(tái)上。只有提高集成度,從同一數(shù)據(jù)庫(kù)提取數(shù)據(jù),才能減少數(shù)據(jù)差錯(cuò)率和冗余度,以提升整體效率。
(4)加快新技術(shù)的應(yīng)用。目前信息技術(shù)日新月異,比如云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、XbrL技術(shù)等。云計(jì)算具有初期投入少、管理成本低、資源利用率高等優(yōu)勢(shì)。將財(cái)務(wù)管理信息化建立在“云計(jì)算”基礎(chǔ)上,逐步發(fā)展成為“云財(cái)務(wù)”,使財(cái)務(wù)管理工作突破地理和空間的限制,為企業(yè)發(fā)展帶來強(qiáng)勁動(dòng)力。
在現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理信息化模式下,網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全度較低,一旦系統(tǒng)受到病毒和黑客攻擊致使系統(tǒng)無法正常運(yùn)作時(shí),要恢復(fù)系統(tǒng)是極為困難的,企業(yè)難免會(huì)遭受由此帶來的重大損失。因此,企業(yè)應(yīng)重視加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)管理工作。在系統(tǒng)防護(hù)方面,通過定期升級(jí)系統(tǒng)、多重加密信息傳輸渠道、設(shè)置防火墻、登錄限制、數(shù)據(jù)信息備份等方式,有效防范財(cái)務(wù)信息管理風(fēng)險(xiǎn);在操作風(fēng)險(xiǎn)方面,通過提升財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)能力,采取“請(qǐng)進(jìn)來”和“走出去”等方式開展各種形式的培訓(xùn)教育,提高財(cái)務(wù)管理人員的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)知識(shí)和計(jì)算機(jī)操作應(yīng)用水平,減少操作失誤。在登錄控制和日常軟件操作環(huán)節(jié),根據(jù)信息獲取等級(jí)不同,嚴(yán)格設(shè)置部門信息查詢權(quán)限,并設(shè)置相應(yīng)的登錄賬號(hào)密碼,通過系統(tǒng)識(shí)別獲取相應(yīng)的信息,從而防止發(fā)生信息泄露和篡改等風(fēng)險(xiǎn)問題,有效控制網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)。
國(guó)有企業(yè)要想順利完成財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)工作,實(shí)現(xiàn)健康發(fā)展,需要加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員管理和培訓(xùn),讓財(cái)務(wù)人員具備較高的職業(yè)素養(yǎng)和較強(qiáng)的綜合能力。通過加強(qiáng)人員管理和信息化能力培訓(xùn),為國(guó)有企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)工作開展提供支持。在人才培養(yǎng)過程中,要從領(lǐng)導(dǎo)層入手,讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)明確財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的重要性,樹立正確的思想意識(shí)。并且,企業(yè)需要加強(qiáng)內(nèi)部宣傳,強(qiáng)化所有人員的信息化意識(shí),普及信息化相關(guān)知識(shí)與技能,讓企業(yè)內(nèi)部員工信息化能力不斷提高,推動(dòng)企業(yè)健康發(fā)展。通過加強(qiáng)人員管理,提高人員信息化能力,不但有利于國(guó)有企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè),也能為國(guó)有企業(yè)的健康發(fā)展提供支持。
首先,在企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化體系下,采用SOA架構(gòu),將同一應(yīng)用程序下的采購(gòu)、庫(kù)存、銷售、人力資源等不同的功能統(tǒng)一納入操作系統(tǒng)中,建立統(tǒng)一的子系統(tǒng)賬號(hào)、權(quán)限等,將各系統(tǒng)端口進(jìn)行對(duì)接,實(shí)現(xiàn)信息互聯(lián)互通、成果共享;其次,轉(zhuǎn)變財(cái)務(wù)“信息孤島”的理念,將財(cái)務(wù)信息延伸到部門業(yè)務(wù)前端,實(shí)施對(duì)供應(yīng)、消費(fèi)等方面的有效預(yù)測(cè)和分析,將財(cái)務(wù)管理和部門業(yè)務(wù)活動(dòng)緊密整合,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的使用效果。另外,企業(yè)還應(yīng)該注重與財(cái)務(wù)操作軟件供應(yīng)商之間的溝通合作,創(chuàng)建企業(yè)自身的研發(fā)團(tuán)隊(duì),針對(duì)企業(yè)自身業(yè)務(wù)性質(zhì)和具體的業(yè)務(wù)工作環(huán)節(jié),設(shè)置相應(yīng)的功能模塊完成不同工作環(huán)節(jié)的工作任務(wù),滿足財(cái)務(wù)專業(yè)管理與實(shí)際業(yè)務(wù)領(lǐng)域相結(jié)合的需求,真正體現(xiàn)現(xiàn)代信息化技術(shù)快捷、高效的特征。
傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式已無法滿足當(dāng)前國(guó)有企業(yè)管理信息化的要求。國(guó)有企業(yè)必須展開深入研究,并提出有效的應(yīng)對(duì)措施,促使財(cái)務(wù)管理信息化得以推進(jìn)。這不僅需要國(guó)家層面制定相應(yīng)的政策和法規(guī),更需要企業(yè)管理層轉(zhuǎn)變觀念,加大信息化建設(shè)投入,使財(cái)務(wù)管理工作可以突破地理和空間的限制,對(duì)各部門采集和傳輸?shù)臄?shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一整理,完善企業(yè)財(cái)務(wù)管理及內(nèi)控制度,從源頭上提高財(cái)務(wù)信息質(zhì)量和財(cái)務(wù)管理水平,從而實(shí)現(xiàn)提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的終極目標(biāo)。