社交媒體政務文件長期保存的鑒定要素與內容分析

農顏清 周 毅/蘇州大學社會學院

關鍵字：社交媒體；政務文件；長期保存；鑒定

1 問題的提出

互聯網時代，以“三微一端”為代表的社交媒體平臺與日俱增，其因為傳播成本低、速度快、受眾范圍廣等特點而被政府部門廣泛應用于電子政務工程建設。截至2020年12月，全國31個省份開通共計近17萬個社交媒體賬號，在賬戶持續增長與運營中產生了海量社交媒體政務文件[1]。社交媒體平臺已然成為政府部門管理和服務的新陣地，政府部門在社交媒體上創建、發布、傳播與利用的文件，是政府相關部門通過網絡開展相關活動的最真實記錄，具有重要的憑證價值和科學研究價值，理應進行長期保存。2019年1月1日起施行的《機關檔案管理規定》明確指出機關檔案應包括業務數據、公務電子郵件、網頁信息、社交媒體檔案。在針對公眾的某次調查中，89.45%的受調查者認為政府社交媒體文件需要進行歸檔保存[2]。

政府部門社交媒體文件屬于電子文件但又有自身特點，其鑒定要求和鑒定方法都需要針對其特點制定。目前學界已就社交媒體文件進行長期保存的動因、政策制定、文件歸檔各階段方式方法等主題展開探索與實踐，形成了較為規范系統的社交媒體政務文件保存經驗。從社交媒體政務文件具體內容來看，不同的社交媒體平臺之間以及社交媒體平臺與其他平臺如官網、App、OA辦公系統等所采集的政務文件內容存在較多重復性或關聯性；從長期保存價值來看，社交媒體政務文件具有憑證價值和記憶價值[3]。學界就如何通過保管時間與保管方式等來固化社交媒體政務文件長期保存鑒定結果、促進信息長期保存等，開展了政策與實務研究。學者們首先從多個視角介紹與分析國內外相關政策[4-6]，就如何構建我國社交媒體文件長期保存的政策體系提出意見[7][8]；在操作實務層面的研究中，學界目前的研究重點集中于采集[9][10]、歸檔[11][12]、整理[13][14]、鑒定階段[15]等業務流程的實施方法及其所使用的工具，同時也通過對國外相關實踐項目的評介來推廣工作經驗。

由此可見，在宏觀層面上我國目前還缺乏社交媒體政務文件鑒定方面的系統性總結，在微觀層面上主要集中對社交媒體政務文件的采集、歸檔、整理等問題展開研究，對鑒定環節的探討相對較少。鑒定是對歸檔文件去粗取精，優先保管有保存價值的文件并使其發揮更大的作用，以滿足社會需要的過程[16]。鑒定工作在整個社交媒體政務文件的長期保存中處于首要和關鍵性環節[17]，同時也是社交媒體政務文件長期保存工作中難度最大且爭議最大的環節。本文就社交媒體政務文件長期保存的鑒定展開研究，主要解決由誰鑒定、如何鑒定以及鑒定什么等問題。

2 社交媒體政務文件長期保存的要素及內容

政府部門通過社交媒體平臺搶占輿論陣地、實現政務公開、提升政務信息的輻射力、更好地服務群眾、推進政民互動并化解矛盾，是政府社會管理和公共服務職能的內在構成要素[18]。但在大數據環境下，社交媒體政務文件類繁多、數據量大，載體無形化，具有原創性、時效性、易衰減、易消逝等特點，要想從中篩選鑒定出具有長期保存價值的社交媒體文件，顯然面臨著具大的挑戰。鑒定理論是檔案學的基礎理論。自20世紀八九十年代以來, 檔案鑒定理論已經成為檔案學領域中討論焦點，鑒定對象也經歷著從紙質文件到電子文件等的變化，鑒定方法與技術也在不斷豐富與更新，有關理論研究也取得了一系列成果。文件處理部門、機關企事業單位檔案室、檔案館等都是實施檔案鑒定的主體，并且在鑒定過程中承擔著各有側重的任務。面對社交媒體政務文件，檔案館理應有更大作為。為使鑒定工作更好地適應數據環境，檔案館應在已有經驗、技術條件下組織實施社交媒體政務文件鑒定過程，以檔案保管期限表為依據建立長期保存鑒定標準。在鑒定過程中可通過智能化鑒定法和人工鑒定法對文件的內容和技術等進行鑒定。

2.1 鑒定主體

隨著互聯網技術的快速發展，為了保存網絡上的“社會記憶”，近年來已有許多國家展開多樣的項目實踐。國外的有英國政府網絡存檔項目、在線社交媒體檔案項目、ARCOMEM項目，國內的有中國 Web 信息博物館、網絡信息資源保存項目等。開展以上項目的主體種類較多，涉及圖書館、檔案館、高校及相關科研機構，每個行動主體選擇保存社交媒體政務文件的內容、保存方式各有不同，也呈現出各式各樣的鑒定標準，這就導致社交媒體政務文件保存質量不高，也不利于社會記憶的完整構建，因此有必要統一鑒定機構，并形成具有指導作用的信息資源鑒定標準。

在社交媒體政務文件長期保存鑒定中，應始終堅持以檔案館鑒定為主，主要原因如下。第一，這是由檔案部門職責所決定的。檔案館是存檔管檔的中心，社交媒體政務文件經過采集、鑒定和歸檔后即成為檔案，這個過程事實上就是檔案館賦予社交媒體政務文件具有可采信的法律證據價值的過程。第二，檔案部門在鑒定工作中具有獨特優勢和豐富經驗。檔案館一直承擔著檔案價值鑒定、到期鑒定工作，在鑒定工作中有著成熟的經驗和獨到的方法技巧。大數據時代，檔案館在不斷提高自身能力，以適應時代發展變化，并快速將其工作對象由紙質檔案轉向電子文件[19]，它對社交媒體政務文件的鑒定能力也將會逐步提高。第三，國家政策的支持。《檔案法》第三章第二十一條規定“鑒定檔案保存價值的原則、保管期限的標準以及銷毀檔案的程序和辦法，由國家檔案主管部門制定”。此外，2018年國務院發布《進一步深化“互聯網+政務服務”推進政務服務“一網、一門、一次”改革實施方案》和《關于加快推進全國一體化在線政務服務平臺建設的指導意見》等文件，明確將檔案工作納入“互聯網+政務服務”，同時也明確了檔案部門職責。這有利于檔案部門加深對我國社交媒體上電子政務發展進程的了解，更好地分析產生和形成政務文件單位的職能活動、事件、任務，從而對社交媒體政務文件的價值做出“確定性判斷”[20]，實現高質量的資源保存和社會利用，延長社會記憶的長度。

還應以用戶參與鑒定為輔。在數字環境下，社交媒體政務文件鑒定團隊應由多學科人才組成，以便吸納和利用各方利益相關者的建議及資源[21]，提高鑒定工作的合理性和科學性。近年來，引導、吸引公民參與檔案工作的實踐并不少見。荷蘭阿姆斯特丹檔案館開展“Velehanden”活動，通過積分兌換禮物的方式吸引網民通過網站參與檔案的轉錄、著錄、貼標簽、建立索引等。英國國家檔案館在開展ARCOMEM項目的采集工作前，通過社交媒體收集公民意見，最終建立一個反映集體記憶、社會感知的社交網絡數字檔案館[22]。吸引用戶參與社交媒體政務文件鑒定，借助民眾智慧挑選出最具保存價值的文件并制定最佳的保存策略。這無疑是既能減少檔案部門鑒定工作量、降低鑒定成本，又能提高鑒定工作質量的有效舉措，有利于進一步推動數字時代社交媒體政務文件鑒定工作的良性發展。

2.2 鑒定對象

我國政府機構在各類社交媒體平臺上發布了大量社交媒體政務文件，由檔案館自行從平臺接口自行鑒定顯然不現實。較為合理的方式是由業務部門采集本部門需要鑒定保存的社交媒體政務文件，再移交至檔案館進行鑒定。由業務部門采集，有助于確保文件來源的合法性和可信度。

業務部門在采集信息過程中，應在優先采集與本部門職責相關的原生性形態社交媒體政務文件基礎上，考慮次生性形態社交媒體政務文件。原生性形態社交媒體政務文件是政府行政活動過程中產生的源信息，通常表現為通知、公告、手冊、指南和相關的政務數據，其最為重要的特點是僅采集政府發布的文件，不包括用戶參與的評論、留言等內容。次生性形態的政府社交媒體文件為政府和網民互動所產生的信息，通常表現為補充性說明、支撐性材料、網民評論、公眾意見和建議。在某些社交媒體政務文件下，用戶所發表的評論、留言對于機構政務活動的記憶和研究具有重要意義，對政府決策也具有重要的參考價值。

2.3 鑒定方法

對社交媒體政務文件進行鑒定，有智能鑒定法和人工鑒定法兩種。智能鑒定法是較為理想的鑒定方法，檔案工作者要緊緊抓住契機，通過不斷的探索和研究，使鑒定工作真正地實現智能化。2019年政府工作報告指出，要堅持創新引領發展，培育壯大新動能，拓展“智能+”。隨著人工智能技術愈加成熟，人工智能技術的應用范圍將不斷擴大，政府部門也主動在社交平臺上開設賬號，服務公民。由于發展時間較短、經驗不足，同時存在各社交媒體賬號之間的定位不清等問題，出現了一個部門在一個社交媒體平臺上有多個賬號，以及同一份文件內容在多個平臺和賬號發布的情況，這給檔案部門的鑒定工作帶來了困難。面對海量的社交媒體政務文件，智能鑒定法是最為理想的鑒定方法。國家安全監督管理總局檔案館研發的“機關文書檔案保管期限智能識別系統”已成功應用于其檔案數據信息交互平臺，實現了智能化判定檔案保管期限的功能。智能鑒定方法主要通過應用機器學習、專家知識系統等手段，實現社交媒體政務文件的鑒定自動化，這不僅有利于提高鑒定速度和效率，而且可以減少因主觀意識產生的判斷誤差。該鑒定方法適用于批量文件的鑒定，可在社交媒體政務文件歸檔鑒定、進館鑒定時運用。

人工鑒定法，也稱直接鑒定法，要求由鑒定人員逐件、逐頁地詳細審查具體分析每一份社交媒體政務文件，在對文件來源、內容、真實性、完整程度和價值大小等進行全面分析的基礎上，確定該文件的保管期限和保存方式。人工鑒定法是有效保障社交媒體政務文件鑒定工作質量的可靠方法。該鑒定法要求鑒定人員有較高的專業素養，需深入理解文件所產生的背景、事件、活動，方能做出正確的判斷。應注意到，由于受到個人主觀影響較大，可能會出現同一份文件有不同鑒定結果的現象。同時，人工鑒定法的工作效率相比智能鑒定法要低很多。在對社交媒體政務文件的鑒定中，由于文件數量眾多且當前智能技術的不斷發展，人工鑒定法一般是作為智能鑒定法的補充。當系統智能鑒定無法識別文件的價值時，應轉入人工鑒定程序。在文件的到期鑒定中，應采用人工鑒定法逐件、逐頁地審查社交媒體政務文件價值。

2.4 鑒定內容

2.4.1 內容鑒定

在對社交媒體政務文件內容進行鑒定時，主要鑒定其價值和內容的相關性。檔案價值鑒定是檔案管理工作中一項十分重要的業務環節，做好檔案價值鑒定工作是做好檔案管理工作的前提條件。同樣地，做好社交媒體政務文件的價值鑒定是實現數字連續性、構建完整社會記憶的重要保障。因此，在社交媒體政務文件鑒定工作中，應貫徹“職能鑒定”和“機構與業務相關性”的核心思想。即在鑒定工作中，宏觀上以文件形成者的職能來判斷機構形成有價值文件的能力，微觀上以文件內容與機構工作的相關性判斷文件的價值。在社交媒體政務文件發布工作中，為了充分利用社交媒體平臺互動性強的特點和加快重要信息傳播速度，不同賬號之間存在互轉載政務文件的現象，導致同樣的社交媒體政務文件在不同的賬號里都有存在。因此，在鑒定政務文件價值時，要先判斷該份政務文件是轉載類文章還是原創類文章，并且只需要對原創類文件進行價值鑒定。

從宏觀上來說，可以基于社交媒體政務文件的來源機構進行價值鑒定。國家級部門和省一級部門賬號發布的社交媒體政務文件通常價值更高，與民生息息相關的如食品、醫療、公安、社保等相關部門社交媒體賬號發布的政務文件價值也較高。從微觀上來說，要根據每份政務文件的媒體形式、內容、時間來判定其潛在的利用價值。在具體操作上是可以從三個方面進行綜合評價：社交媒體政務文件內容是否包含該機構政策、業務與職責的證據；這些文件內容是否只存在于社交媒體平臺，是否已經被保存；在鑒定互動性內容價值時考慮內容是否符合國家法律以及本部門相關政策法規。

在社交媒體內容相關性鑒定中，主要考慮兩個方面的相關性。一是將內容相同但呈現形式不同的政務文件相關聯。政府部門在擴大信息傳播面，提升信息傳播速度的同時，需要適應不同社交媒體平臺的特性和用戶的閱覽習慣，因此同一份社交媒體政務文件在不同的社交媒體平臺上可能會有不同的展現形式。二是以事件或者活動為主題將相關政務文件相關聯。如以“新冠疫情”“東京奧運會”等為主題將各大社交媒體平臺中相關的政務文件進行關聯，構建完整的社會記憶。

2.4.2 技術鑒定

對社交媒體政務文件進行技術鑒定，保障數據信息的真實、完整、可讀和安全。

真實性鑒定。對社交媒體政務文件真實性的鑒定應包括兩個方面，即機構賬號真實性的鑒定、社交媒體政務文件數據真實性的鑒定。當前，社交媒體平臺均已開通賬號認證功能，賬號主體提交運營資質等文件即可獲得社交媒體平臺認證特殊符號，如在微博平臺中以藍色“V”標志表示官方賬號。在對社交媒體政務文件進行鑒定時，要首先鑒定賬號是否為經過認證的政府部門賬號，其次通過數字簽名技術檢驗社交媒體政務文件內容的真實性。

可讀性鑒定。進行可讀性鑒定是技術鑒定最重要的內容，具體指研究每一份社交媒體政務文件的可讀狀況，避免在操作過程中出現漏洞，導致保存一些無法利用的文件。可讀性鑒定主要包括可讀狀態檢測、無差錯讀取技術檢測等[23]。除了較為常規的歸檔鑒定、進館鑒定、到期鑒定等需要進行可讀性鑒定外，在電子文件進行遷移或格式轉化后，也要及時開展可讀性鑒定。

安全性鑒定。不僅要確保每份即將存儲到電子文件數據庫中的社交媒體政務文件是安全的、不被病毒污染，還要確保鑒定文件數據存儲環境同樣是安全的、不受網絡攻擊。

2.5 鑒定結果

對社交媒體政務文件進行鑒定將會有三種不同的結果。第一種，社交媒體政務文件具有長期保存價值，需進一步判定其保管期限和保存方式。在保管期限方面，社交媒體政務文件保管期限表的制定可以適當參考紙質文件保管期限表[24]，切勿因為電子文件的存儲不占物理空間而盲目延長保管期限。在保存形式方面，主要有網頁快照、WARC和原格式保存三種，在確定具體保存方式時可以兼顧其不同特點。網頁快照形式無法完整復現捕獲內容，同時不利于數據關聯開放運用；WARC格式不僅可以將多種類型的數據及其描述性信息聚合到一個文件夾中，還可以把數據對象看作數據格式進行存儲[25]；原格式保存復現效果較好，易于利用。

第二種，社交媒體政務文件不具備長期保存價值，應將其銷毀。即對已到或超過保管期限的社交媒體政務文件進行再鑒定時認為其已無保存價值，遂將其進行銷毀處理。當前，檔案管理人員在實際銷毀工作中更傾向于鑒而不毀，使得庫房所存檔案數量只增不減，利用率卻遲遲不見提高，還占用了大量的存儲空間，不利于優化館藏資源。電子文件的保存雖然不需要占用物理空間，卻需要花費更多的技術、物力、財力。社交媒體政務文件的銷毀可以由保管主體即檔案館提出，也可以由公眾提出。檔案館進行銷毀時，應將待銷毀文件以清單形式在相關社交媒體平臺發布，公眾提出銷毀的文件應經過鑒定團隊審核。如，英國國家檔案館制定刪除方案（Take Down Policy），若有部門或個人向檔案館提交申請要求將相關資源剔除出收藏列表，由相關領域專家組成的評議小組就會嚴格按照方案中的條款決定是否將相關內容刪除，以此確保檔案館所保存的網絡信息資源不存在爭議，維護相關者的權益。具體的銷毀鑒定過程應為：在銷毀清單列出后，應建立一個由主管領導為組長、業務部門人員和檔案人員為組員的鑒定團隊，對清單中的文件進行再鑒定，在鑒定過程中可以采用逐步淘汰法，剔除肯定無價值的文件，可能還有價值的則暫時先留下，這樣降低操作難度，隨著時間的推移又會有一部分文件的價值逝去，即可銷毀[26]。

第三種，暫時無法判定社交媒體政務文件是否具有長期保存價值時，出于對系統內其他電子文件安全的考慮，須將其導出存入另一個文件管理系統。可定期組建由業務部門人員和檔案人員組成的團隊，對其進行內容鑒定和技術鑒定。

3 社交媒體政務文件鑒定中亟待解決的問題

3.1 檔案室的鑒定職責不明確

長期以來，由于理念、知識和技術等方面的原因，檔案室的鑒定工作存在較多問題，如存而不鑒或鑒定標準混亂、鑒定結果不統一等。社交媒體政務文件的鑒定對檔案工作者的專業技能提出了更高要求，當前社交媒體政務文件鑒定工作默認由檔案館開展。而社交媒體政務文件數量呈幾何級增長，將從工作壓力、保存空間、運營負擔等多個方面對檔案館提出挑戰，這種挑戰的加劇與當前檔案室的鑒定職責不明確密切相關。

吸引檔案室參與社交媒體政務文件鑒定工作，有助于提高社交媒體政務文件鑒定工作的效率。因此，可以明確檔案室參與社交媒體政務文件鑒定工作的職責有：在社交媒體政務文件的鑒定中，檔案室工作者應結合實際情況制定適合本單位的保管期限表；通過積極參與培訓等方式，提高利用智能技術的能力，可將定期采集的本部門社交媒體政務文件通過智能系統進行鑒定，從而減輕檔案館的鑒定工作量；對于無法鑒定的文件可以及時與檔案館交流溝通，在檔案館協助下完成單位文件的鑒定工作。此外，檔案室并不具備長期保存社交媒體政務文件的能力，因此檔案室還應積極參與檔案館的保管期限表制定、到期鑒定工作等，積極獻言獻策，將本單位社交媒體政務文件長期保存需求以及在一線工作中所收獲的經驗等向檔案館反饋。

3.2 智能化鑒定推進緩慢

智能化鑒定方式是較為理想的社交媒體政務文件鑒定方式，不僅能大大減輕鑒定工作者的工作壓力，還能利用算法、深度學習等技術提高鑒定效率。有研究者提出基于黑白名單的智能鑒定法不但能保證對前端業務系統形成的全部電子文件實現鑒定，而且提高了效率、鑒定準確率和系統性能等[27]。但該技術尚未成熟，也存在著許多隱患，并且沒有在實際工作中廣泛運用。當前在實際鑒定工作中要想實現完全的智能鑒定還需做很大努力。

目前智能化鑒定法的推行還存在多方面的障礙，一方面是人的因素，另一方面是支持性和規則性數據的缺失。具體來說，人的因素主要指鑒定工作者，當前鑒定工作者技術水平普遍不高，無法靈活運用各種智能技術，在內心里也無法真正接納智能技術[28]。其次，規則知識庫是智能鑒定系統順利實施的基礎[29]，它的開發需要有大量的、完善的數據支持，其中包括大量的社交媒體政務文件、國家認可的鑒定標準、鑒定過程中所涉及的知識和專家的鑒定意見等。然而，我國目前并沒有出臺明確的針對社交媒體政務文件的鑒定標準，如保管期限表等，收集歸檔的社交媒體政務文件也較為零散。因此，當前和今后應健全文件的價值鑒定標準和制度，抓緊構建智能鑒定所需的規則庫。

3.3 互動性內容是否需鑒定有待考究

互動性內容主要包括用戶通過評論、留言等功能對政府部門在社交媒體平臺發布文件后進行互動以及政府部門發布具有互動性質的文件，如轉發、留言、投票等。2017年5月國務院辦公廳印發《政府網站發展指引》，其中明確提出要注重政府網站的互動交流功能，并強調對于參與式信息的歸檔保存。

目前對于社交媒體平臺上的互動類信息是否應參與鑒定保存還未有相關政策法規進行明確。雖然當前已有的實踐，如英國國家檔案館僅鑒定保存政府發布的主體信息，轉發、評論等互動性信息被明確指出不予歸檔保存，但是這種做法也明顯破壞了社交媒體政務活動微觀層面的完整性。互動性內容理應是社交媒體政務文件的重要組成部分。但是，若將互動性內容與文件一起參與鑒定保存，還應考慮該類內容權屬問題。由于評論及反饋信息的生成者主要是網絡參與者[30]，這就決定了社交媒體政務文件的歸檔決定權和歸屬權將不僅是政府部門，還應包括參與互動的用戶[31]。若想將其進行長期保存，還應逐一獲取用戶同意或授權，這將進一步增加社交媒體政務文件的鑒定難度。

4 結語

鑒定是決定社交媒體文件是否長期保存的關鍵性環節，也是解決館藏數量遞增、資源利用率低等問題的直接措施。針對社交媒體政務文件的海量增長和吸納用戶參與鑒定提高鑒定質量的雙重需要，鑒定社交媒體政務文件應由檔案館鑒定為主，用戶參與鑒定為輔的形式進行價值鑒定。受限于技術水平和相關政策標準的束縛，智能化鑒定方法作為理想的鑒定方法還有較大提升空間。當前社交媒體政務文件的鑒定包括內容鑒定和技術鑒定。經過嚴格的鑒定程序后，有長期保存價值的社交媒體政務文件將會被賦予保管期限和保管方式繼續保存，無長期保存價值的文件將會被銷毀，暫時尚無法判斷是否具有長期保存價值的文件則被抽出單獨存放。上述鑒定要素、內容和方法等共同構成了社交媒體政務文件鑒定的主要工作框架 。