英國檔案館數字能力建設戰略研究及啟示

黎南希 王怡茜/上海大學文化遺產與信息管理學院

隨著檔案信息化建設進一步融入“數字中國”的整體布局，以人工智能、區塊鏈、移動互聯網等為代表的新一代信息技術在檔案工作中的應用更為廣泛，檔案資源的數據化集成、檔案管理的數字化協同以及檔案生態的數字化治理面臨機遇和挑戰。為緊跟數字社會建設步伐，適應數字技術全面融入檔案工作的方方面面，促進檔案業務管理和資源開發利用服務的創新，助力構建“全民暢享”的數字生活，檔案機構和檔案工作者需要進一步加強數字能力建設，創新“檔案工作的理念、方法、模式，全面加快數字轉型和智能升級”[1]。英國《國家檔案館數字能力建設戰略》（Plugged In，Powered Up，以下簡稱《戰略》）立足國家層面數字化轉型的整體布局，兼顧檔案工作的細節描繪，旨在通過羅列英國國家檔案館2019—2022年的三年工作計劃，闡述面對數字環境的挑戰，提出檔案部門需要發展“數字能力、技能和文化，吸引新的用戶群體并和信息技術部門以及圖書館、博物館、企業、科研院所形成新的合作關系”[2]，彌合數字鴻溝。本文介紹英國《國家檔案館數字能力建設戰略》的概況，聚焦戰略要素，分析戰略特點，總結戰略經驗，以期對我國檔案工作數字化轉型過程中加強檔案部門數字能力建設提供參考。

1 《戰略》聚焦的數字能力概述

2017年以來，英國國家檔案館相繼制定并頒布《解鎖檔案館（Archives Unlocked）》《國家檔案館數字戰略2017—19（The National Archives' Digital Strategy 2017-19）》等文件，明確提出“發展檔案部門的數字能力”[3]，要求“培養檔案部門和工作人員需要的數字技能”[4]。面對檔案工作數字化轉型的工作環境以及檔案人才數量不足、質量不高給檔案信息資源的真實性、安全性和檔案工作可持續發展帶來的挑戰，在前述文件的基礎上，2019年英國國家檔案館制訂了數字能力建設的三年規劃《戰略》，強調提升檔案館和從業人員數字參與、數字訪問和數字保存的能力，闡述建設數字能力的方案，勾勒檔案工作的美好未來，作為指導未來三年檔案館數字能力建設的具體行動指南。

1.1 數字參與能力

“數字參與”是指通過數字技術讓社會大眾對檔案產生興趣，具體可分為數字敘事（Digital Storytelling）、眾籌（Crowdfunding）以及舉辦活動與公眾編程（Events And Public Programming）三個要素。“數字敘事”主要關注的是如何在豐富多樣的新媒體平臺中講好檔案故事，利用新媒體平臺與公眾建立鏈接。在數字敘事的背景下，《戰略》認為檔案部門不能把各類新媒體平臺當作“工具箱”，而應視作“生態系統”，并且需要在該“生態系統”中通過檔案的編排與挑選、媒體平臺的選擇掌握提升自身的吸引力和影響力。“眾籌”也是建設“數字參與”能力的內容之一，指借助網絡平臺為檔案數字化工作籌集資金。“舉辦活動與公眾編程”則鼓勵檔案部門圍繞館藏原生數字檔案或數字化檔案資源，借助計算機技術交流會、眾包、共享平臺、VR、AR等契機或形式舉辦系列活動，在活動中鼓勵參與者利用數字檔案資源，與機構合作共同生產優秀檔案數字成果，吸引新受眾參與數字檔案開發利用工作。

《戰略》分別為英國國家檔案館和檔案部門建立數字參與能力作出如下規劃。國家檔案館需要做到：第一，收集有用的現有資源，制作一份“工具包”，幫助檔案部門社交媒體賬號提高影響力以及數字敘事能力；第二，為檔案部門舉辦數字活動提供相應資金支持；第三，嘗試使用眾包的方式對數字檔案資源編目，研究現有的眾包編目平臺，并編制相關指南。除國家檔案館外的其他檔案部門需要做到：第一，與社會各界自發成立的項目或組織開展協同合作，這些項目或組織如公民科學項目、英國的維基媒體基金會等；第二，提供聚焦于數字技術或內容的志愿活動，吸引學生或年輕群體參與；第三，允許相關社群借助投票、眾籌和討論等形式參與檔案資源數字化開發利用的決策工作；第四，明確線上合作的方式。

1.2 數字訪問能力

“數字訪問”能力包括檔案數字化（Digitisation）、編目（Cataloguing）、網絡可訪問性（Web Accessibility）和數字融合（Digital Inclusion）四個方面，其中，英國檔案部門需要應對的最棘手的挑戰在編目與數字融合這兩方面。《戰略》認為編目后的檔案館藏可以擴大用戶訪問量，實現檔案館知識共享的使命。在線目錄是檔案數字化編目的主要呈現形式，目錄系統的新舊、界面質量的高低影響檔案館藏脈絡的展現以及用戶檢索的質量與體驗感。由于目錄制成需要大量信息技術的支撐，因此《戰略》提出檔案館應該對技術的外包供應商提出更高要求，并能夠較大程度地回應用戶對編目和編目系統的意見反饋。“數字融合”要求檔案館應參與填補數字鴻溝的工作，其中包括充分利用公共閱覽室提供檔案查詢與訪問的服務、制定服務水平最低標準、提供免費網絡接入、幫助信息弱勢群體或其他邊緣群體獲取數字檔案信息等。英國檔案館尤其注重特殊人群檔案網站訪問建設，通過支持無障礙網頁應用技術（Accessible Rich Internet Applications）使網頁程序為殘障人群提供更便捷的服務。

《戰略》在建設數字訪問能力方面，緊密圍繞檔案用戶的信息需求，充分考慮不同人群的信息素養和技能，力圖打造最便于使用且最具有普適性的檔案數字化編目成果，方便線上線下用戶查詢和訪問檔案資源。對此，英國國家檔案館需要做到：第一，在面向公眾提供開放服務的檔案館確保有線和無線網接入，制作“現場數字訪問指南”以便為不熟悉數字服務的用戶提供現場幫助；第二，制作原生數字檔案的使用指南，幫助研究人員開展研究；第三，與圖書館或IT供應商合作，以改善編目質量；第四，開展針對檔案工作人員的繼續培訓項目，傳遞“以用戶為中心”的理念，內容包含用戶需求收集和用戶調研等；第五，改善現有的編目工具與技術，優化檔案元數據的管理與呈現。而對于英國其他檔案部門，一方面，要擴大和深化彼此的合作，分享數字知識，降低學習成本；另一方面，要推廣檔案領域優秀的數字項目，確保項目經驗和成果的開放共享。

1.3 數字保存能力

隨著信息技術的快速發展，數字保存技術日新月異，這與處理傳統模擬態下的檔案保存有明顯差異，給檔案部門帶來了極大的挑戰。與此同時，不同檔案部門的數字保存能力發展不平衡，部門之間的能力差距仍在擴大。《戰略》分別從機構層面和工作者層面分析數字保存能力的不足并提出改進建議。在組織層面，雖然原生數字檔案資源和數字化館藏的規模一直在增長，但英國當地檔案部門對數字保存的重視程度卻有一定下降，并且數字保存技術尚不成熟，檔案部門對接收原生數字檔案資源的工作還在初步探索階段。此外，許多機構尚未認識到數字保存過程中存在的風險和數字保存為機構帶來的益處，如果在與外部供應商合作的過程中只注重軟件與服務的采購，忽視發展數字保存方面的專業知識，則會使得檔案部門本身失去可持續發展的能力。在個人層面，根據英國國家檔案館和信息系統聯合委員會的統計數據[5]，可知有大量的檔案專業人員缺乏與工作相匹配的數字技術，無法對數字檔案開展有效保存，并且現有的培訓工作還無法提高工作者數字保存能力。

《戰略》指出，檔案部門迫切需要增強數字保存能力。針對數字保存能力的構建，英國國家檔案館需要做到：第一，開發并提供數字保存方面的短期課程；第二，制作入門指南，旨在鼓勵檔案部門安裝與使用開源數字檔案保存工具；第三，發布數字保存工作流程和基礎設施建設的細節；第四，爭取資金支持，與IT部門和地方政府合作，保障檔案機構數字保存工作的正常運轉，提升數字保存工作在地方政府工作中的地位。除此之外，檔案部門需要將數字保存工作和能力的建設上升為重點，同時積極與機構內的信息技術負責人探討數字保存工作，加強雙方的交流。

1.4 數字技能

數字技能作為對檔案工作者能力的具體要求，是完成數字參與、訪問、保存的基礎，包括利用特定算法檢測檔案數據的完整性等實用技術或工具性技能，也包括關于數字規范、要求和術語知識的概念性理解。《戰略》從資格、障礙以及與信息技術的關系三個方面分析在培養工作人員數字技能的過程中面臨的問題。在任職資格方面，多數擁有檔案管理相關學歷的工作者認為，所學課程沒有提升其數字能力以應對現有工作。為適應現有的數字檔案工作需要，課堂的專業課程內容需要更新，數字課程應納入核心課程模塊。在障礙方面，檔案部門需要幫助破除檔案工作人員在學習數字技能時所面臨的障礙，包括時間緊張、缺乏自信等。在與信息技術的關系方面，檔案部門應與信息技術部門建立起平等的合作關系。在合作過程中，檔案部門需要以充足的數字知識儲備為基礎，促進平等合作與對話，保證檔案數據的長久保存。

為增強檔案工作人員的數字技能，《戰略》認為，英國國家檔案館需要堅持主導地位。第一，為從事數字工作的檔案專業人員建立交流網絡，發起數字檔案學習交流會（The Digital Archives Learning Exchange，DALE），分享數字技能與優秀數字實踐經驗；第二，制定同輩幫扶計劃，鼓勵有經驗的檔案工作者向經驗不足的同行傳授數字技能；第三，制定數字領導方案，確保領導層能夠制定和執行數字戰略；第四，公布各地數字檔案工作表現指標；第五，為技術人員加入檔案部門開辟新途徑；第六，與高校共同設置計算文化遺產（Computing for Cultural Heritage）非全日制研究生教育認可項目；第七，確保專業教育課程更加注重與檔案數字化實踐的結合。對于其他檔案部門，一方面幫助在職人員增強數字技能，并促進知識共享；另一方面使用社交媒體或軟件源代碼托管平臺（如GitHub）公開數字工作細節，分享數字工作經驗。

2 《戰略》的特點分析

2.1 從用戶角度出發構筑數字能力的建設體系

“數字化轉型是指企業借助新的技術，重新設計和重新定義與客戶、員工以及合作伙伴的關系”[6]。在數字化轉型的背景下，檔案部門與用戶之間的關系也將被重新定義。《戰略》從用戶角度出發，關注檔案用戶體驗，圍繞用戶現實所需構筑數字能力的建設體系，兼顧數字貧困群體，幫助消除數字鴻溝，讓檔案部門積極與用戶建立鏈接，力圖改善用戶與檔案部門之間的關系，進而提升檔案人員相關數字技能。數字參與能力旨在依托新媒體平臺搭建一個允許用戶參與對話的窗口，向用戶展示與介紹館藏資源，允許用戶借助平臺為檔案館出謀劃策或參與編目眾包，在與廣大用戶建立鏈接的基礎上，通過技術的支持鞏固鏈接穩定性并擴大鏈接覆蓋面，鼓勵用戶參與檔案工作，優化檔案部門提供服務的質量。在此基礎上，通過改善檔案數字化編目及其系統前端呈現界面以促進檔案在數字世界中釋放潛能，同時提升遠程和實地的用戶服務水平，不斷建設檔案館和工作人員的數字訪問能力。

2.2 以教育培訓為主要方式克服數字能力的建設障礙

為解決數字檔案長久保存、檔案目錄系統訪問交互性差、數字技能培養被忽視等問題，《戰略》提出向檔案工作者提供一系列免費的數字技能線上線下培訓課程，課程周期短、內容貼合實際，以此幫助檔案工作者了解數字化轉型對機構的積極意義，破除檔案從業者培養數字技能的過程中在時間、金錢和自我認知等方面存在的障礙。從業人員的在職培訓堅持以“用戶為中心”理念，通過與圖書館和信息技術領域專業人員深化合作開展學習交流會，力圖實現培訓形式多樣化。除加強在職人員的繼續教育之外，《戰略》建議檔案學專業高等教育也應該以培養數字技能為重點模塊，更新課程體系或新增相關專業。英國國家檔案館、大英圖書館和倫敦大學伯貝克學院共同設置了計算文化遺產學專業[7]的非全日制研究生專業學位教育項目，該項目的意義就在于讓在文化遺產部門工作的專業人員了解基本的編程和數據分析工具，以支持檔案、圖書等文化遺產的數字化工作。

2.3 與IT部門協同合作突破數字能力的建設困境

傳統檔案工作的思路與方法逐步受到現代數字技術應用的挑戰，英國檔案館數字能力建設的困境主要在于檔案數字參與、保存、訪問工作過程中所需要的技術方法與檔案機構內部現存技術力量單薄之間的矛盾。因而，在維系檔案部門工作主體地位的同時，必須加強與IT部門的協同合作。需要注意的是，《戰略》絕非單方面強調信息技術的優勢，而是全方位反思檔案部門在面對新興信息技術時缺乏的主動意識與數字知識，指明檔案部門不能盲目依賴信息技術部門提供全面的幫助和支持，而應拓展自身知識體系，穩固并不斷強化檔案行業話語權，確保與信息技術部門的平等合作關系，以此保障檔案數據與信息的長久保存。如果檔案館只是依賴軟件采購、供應商全面服務等，必然不利于檔案工作的可持續性發展。此外，數字化過程中由于檔案館內部力量有限，同時因外部信息技術部門的預算控制，在合作過程中應設置清晰的項目需求，落實雙方主體責任，從而消解在認知和合作中產生的誤解。

2.4 立足檔案館主體地位疏通數字能力的建設渠道

在數字化轉型的風口，檔案工作中的開發編目、信息保存、用戶服務等“內核”并未改變，技術引入和應用實際上只是賦予了檔案工作在數字時代一個全新的發展維度。英國檔案機構面臨的最大挑戰實為機構高層未從長遠角度對數字化工作和工作人員數字技能培養給予高度關注，尚未厘清國家檔案館在檔案信息化建設中的領導作用[8]。為從源頭疏通檔案館數字能力的建設渠道，《戰略》多次提到英國國家檔案館需要從自身出發，打通數字能力建設的資金渠道、合作渠道和觀念渠道，主動為“數字參與”能力建設發起眾籌，提供基金資助，通過眾包著錄等項目吸引公眾，擴大參與度。匯集現有資源編制檔案現場查閱的數字訪問指南，提供包括簡短的視頻和手冊等教學資源，并開放提供相關學習資源的獲取路徑，以向檔案工作者和更高層決策者強調數字檔案管理工作的重要性。除此之外，《戰略》還鼓勵各級各類檔案部門在國家檔案館的引領下同信息技術部門、高校機構、文化遺產部門建立良好關系，破除檔案機構內部不同職能部門之間的信息壁壘，促進檔案數字化建設工作經驗的分享，廣泛傳播優秀項目和實踐案例。

3 英國《國家檔案館數字能力建設戰略》對我國的啟示

3.1 以用戶為中心，適應數字化的工作環境

檔案工作數字化轉型會涉及工作流程的調整、服務方法的升級以及新興技術的應用，但服務公眾提供利用、實現檔案社會價值始終是數字化階段檔案工作的最終目標。為此，面對數字化浪潮，我國檔案部門應立足國情和檔案專業發展特色，面向用戶服務，適應如今開放共享的數字化檔案工作環境。我國網民人數眾多，且檔案資源極其豐富，應嘗試積極主動在檔案行業內部與社會大眾之間建立雙向交流渠道，在檔案部門內部形成工作共識，提升職業身份認同。利用社交媒體宣傳檔案工作，通過用戶參與，形成正向反饋助推檔案部門數字能力建設，并且強化二者之間的互動，促進社交媒體信息歸檔納入國家“記憶工程”[9]。

3.2 堅持人才強檔，打造數字專業團隊

在新文科建設的背景下，我國的檔案學高等教育應加快跨學科互動交流，培育融合計算科學的系統思維，通過提升檔案學高等教育的智力支撐水平，有效應對時代發展帶來的機遇和挑戰。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》提出要在高等教育層面拓寬人才培養渠道，加快高層次應用型人才培養，在職業繼續教育層面推動繼續教育形式多樣化[10]。鑒于此，我國檔案部門可與具備相關實踐經驗的部門合作，開發基礎性的檔案工作數字化繼續教育課程，引導從業者隨時隨地學習檔案信息化工作，緩解接收新技術時產生的心理壓力。也可以在繼續教育課程中適當增加如開源類軟件工具的教學課程，保證教學內容更加注重數字檔案技能的培養和實踐。還可以參考英國國家檔案館開展的同輩幫扶計劃，利用“傳幫帶”的形式，聘請擁有豐富經驗的檔案信息化從業者為導師，向數字工作經驗有限的檔案工作人員傳授知識，在一定時間跨度內開展一對一的教學指導。

3.3 錘煉檔案人員數字技能，加強協作與交流

我國檔案部門可以對內支持檔案從業人員發展數字技能，鼓勵從業人員在進行數字檔案工作的同時總結其經驗，針對數字檔案工作的建設多向交流網絡、拓寬交流渠道，開展遠程或實地的經驗交流會以分享先進實踐經驗，并在檔案部門的官方網站中定期公布與更新優秀的案例以供實踐部門學習參考；對外鼓勵工作人員主動涉獵信息技術領域的相關術語，結合檔案專業知識，與IT部門針對數字保存體系的架構、數字軟件與工具使用的知識分享等開展交流與協作，加快檔案信息化技術研究成果的轉化進程。

3.4 發揮檔案部門主動性，瞄準關鍵的能力建設領域

我國的檔案部門應積極參與檔案工作的數字化變革，主動爭取社會各界的支持，參與數字能力建設方案或指南的制定，確保檔案部門的從業者具備高度的參與感和使命感。首先，明確“發力”領域。英國的《戰略》選擇從數字參與、訪問、保存與技能四個領域出發建設檔案館的數字能力，我國檔案部門可效法其戰略計劃，結合新修訂《檔案法》和《“十四五”全國檔案事業發展規劃》要求、檔案數據化發展態勢、智慧檔案館建設現狀以及檔案數據治理安全要求等提煉檔案數字能力建設的重點環節。其次，制定發展規劃與指南。我國的檔案部門應加強檔案工作數字化相關的頂層設計，樹立規則意識，通過實地調研和深度訪談形成對于實踐現狀的全面把握，制定數字能力建設的短期發展規劃，逐步完成階段性任務，最終達到提升檔案館數字能力的目的。最后，提高部門從業人員的素質與能力要求。不斷引領工作人員轉變工作思維和工作理念，定期開展工作培訓和小組動員會，加強人才隊伍的凝聚力與向心力。