董如合
財(cái)務(wù)信息化是運(yùn)用信息化手段,對(duì)財(cái)務(wù)信息進(jìn)行整理歸納、綜合分析,以達(dá)到提高財(cái)務(wù)工作效率、優(yōu)化資金配置的目的,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息合理共享的效果,從而為各項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)展提供財(cái)務(wù)支持。財(cái)務(wù)信息化是由會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)與信息技術(shù)相互融合發(fā)展而來的,它起源于美國企業(yè)運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助財(cái)務(wù)人員工作的思想。
我國高校財(cái)務(wù)信息化的發(fā)展大致經(jīng)歷了三個(gè)階段。第一階段,會(huì)計(jì)電算化階段。上世紀(jì)80年代,一些高校為了解決一些業(yè)務(wù)比較簡單、工作量較大的核算業(yè)務(wù)而開發(fā)的單一功能的會(huì)計(jì)軟件,如工資核算軟件等,它是我國高校財(cái)務(wù)信息化的起源。隨后,為解決記賬、結(jié)賬、往來款項(xiàng)、報(bào)表等問題,一些高校相繼采用了會(huì)計(jì)電算化軟件,實(shí)現(xiàn)了從會(huì)計(jì)憑證錄入到報(bào)表打印完整的會(huì)計(jì)核算功能,大大減輕了會(huì)計(jì)人員的工作量。第二階段,局域網(wǎng)絡(luò)化階段。這一階段財(cái)務(wù)軟件的功能不斷增強(qiáng),由單一核算向全面、精細(xì)的會(huì)計(jì)核算轉(zhuǎn)變,由算賬功能向核算與管理功能并舉轉(zhuǎn)變。高校財(cái)務(wù)軟件逐步集合了會(huì)計(jì)核算、學(xué)生收費(fèi)、固定資產(chǎn)、預(yù)算控制、項(xiàng)目管理等功能模塊。具體表現(xiàn)為系統(tǒng)化、集成化程度越來越高,核算與管理并重。第三階段,財(cái)務(wù)信息化階段。這是高校財(cái)務(wù)信息化的未來發(fā)展方向。財(cái)務(wù)共享平臺(tái)、業(yè)財(cái)融合以及智慧化財(cái)務(wù),成為這一階段的主要特點(diǎn),其將內(nèi)部控制嵌入到業(yè)務(wù)流程的全過程,財(cái)務(wù)活動(dòng)延伸到了業(yè)務(wù)活動(dòng)的最前端,以及時(shí)為業(yè)務(wù)決策和管理決策提供財(cái)務(wù)支撐。在這一階段發(fā)展過程中,實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)與業(yè)務(wù)部門系統(tǒng)互聯(lián)互通,與銀行、移動(dòng)支付平臺(tái)等外部關(guān)聯(lián)部門進(jìn)行對(duì)接,實(shí)現(xiàn)了移動(dòng)支付、網(wǎng)上打印發(fā)票等功能。大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等新技術(shù)在高校財(cái)務(wù)領(lǐng)域得到切實(shí)應(yīng)用。
集成化、網(wǎng)絡(luò)化、一體化,就是將原來各個(gè)功能比較單一的會(huì)計(jì)核算模塊,集合到一個(gè)財(cái)務(wù)共享平臺(tái)上,并將其融入到高校“數(shù)字化校園”建設(shè)總體框架中,打通與高校教務(wù)、科研、學(xué)生、后勤等業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的信息通道,徹底改變財(cái)務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)間普遍存在的信息“孤島”現(xiàn)象,實(shí)現(xiàn)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)間信息交互與協(xié)同操作。
當(dāng)今時(shí)代,互聯(lián)網(wǎng)、5G等信息技術(shù)的發(fā)展為高校財(cái)務(wù)信息化發(fā)展提供了新的契機(jī)。現(xiàn)代信息技術(shù)與財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)融合,使高校財(cái)務(wù)模式發(fā)生了翻天覆地的變化。遠(yuǎn)程網(wǎng)上報(bào)銷、銀校互聯(lián)、電子支付、智能移動(dòng)終端等以互聯(lián)網(wǎng)為載體的“互聯(lián)網(wǎng)+財(cái)務(wù)”得到廣泛應(yīng)用,不僅改變了傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)處理方式,拓寬了財(cái)務(wù)管理職能,而且提高了財(cái)務(wù)工作效率,提升了高校管理水平。
業(yè)財(cái)融合是指在信息環(huán)境下,將財(cái)務(wù)工作辦理流程和業(yè)務(wù)辦理流程有機(jī)融合在一起,財(cái)務(wù)人員主動(dòng)深入到業(yè)務(wù)一線,以業(yè)務(wù)合作伙伴的角色協(xié)助業(yè)務(wù)人員改進(jìn)工作,為業(yè)務(wù)決策提供財(cái)務(wù)支持。信息技術(shù)與電子商務(wù)的飛速發(fā)展,為高校財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)兩個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行深度融合、實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)一體化創(chuàng)造了條件。通過業(yè)財(cái)融合,財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)的管控由事后分析轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑邦A(yù)算、事中控制、事后分析的全過程參與,既拓展了財(cái)務(wù)工作邊界,又為高校各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的開展提供了財(cái)務(wù)支撐;既提高了業(yè)務(wù)部門工作效率和便利化程度,也為高校內(nèi)部控制的實(shí)施創(chuàng)造了條件。
智慧化財(cái)務(wù)是指借助信息技術(shù)開展財(cái)務(wù)工作的一種新財(cái)務(wù)模式,是未來財(cái)務(wù)發(fā)展的方向。隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、財(cái)務(wù)共享、人工智能等新技術(shù)在財(cái)務(wù)工作中的應(yīng)用,財(cái)務(wù)工作重心逐步從會(huì)計(jì)核算向內(nèi)部控制、財(cái)務(wù)分析和提供決策支持方向轉(zhuǎn)變。定制服務(wù)、智能核算、智能稽核、智能客服、智能數(shù)據(jù)中心、BI分析、駕駛艙等智能化、個(gè)性化服務(wù)內(nèi)容,從根本上改變了財(cái)務(wù)工作方式,使財(cái)務(wù)服務(wù)更具人性化,財(cái)務(wù)控制體系更加完善,管理會(huì)計(jì)職能得到充分發(fā)揮。
高校財(cái)務(wù)信息化涉及到各個(gè)部門、各項(xiàng)業(yè)務(wù),需要學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)高度重視,進(jìn)行頂層設(shè)計(jì),總體規(guī)劃,并將財(cái)務(wù)信息化建設(shè)納入到學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃中。首先,高校要成立財(cái)務(wù)信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組,負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)。組長由學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任,成員由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)項(xiàng)目組,成員由財(cái)務(wù)人員、校園網(wǎng)部門人員、各部門業(yè)務(wù)人員、軟件公司人員組成。其次,將高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)融入到學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)整體方案中。運(yùn)用數(shù)字化校園建設(shè)成果,將財(cái)務(wù)信息化網(wǎng)絡(luò)延伸到學(xué)校各個(gè)部門和各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程。最后,建立綜合協(xié)調(diào)機(jī)制。一方面,財(cái)務(wù)信息化建設(shè)需要整合各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng),打破信息“壁壘”,實(shí)現(xiàn)協(xié)同操作,信息共享。這需要從學(xué)校層面進(jìn)行綜合協(xié)調(diào),整體推進(jìn)。另一方面,財(cái)務(wù)信息化要實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合,需要組成項(xiàng)目組對(duì)各部門業(yè)務(wù)流程重新進(jìn)行梳理與設(shè)計(jì),這就需要從學(xué)校層面進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃與協(xié)調(diào)。
高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,需要制定財(cái)務(wù)信息化建設(shè)總體方案,并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行細(xì)化,形成完整的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)方案。首先,確定財(cái)務(wù)信息化建設(shè)方式。目前,主要有兩種方式:一是自行研發(fā),二是購買建設(shè)專業(yè)化的財(cái)務(wù)共享平臺(tái)。高校要根據(jù)本單位人才、技術(shù)、資金和財(cái)務(wù)管理水平,選擇一種合適的建設(shè)方式。一般來說,大部分高校的信息技術(shù)與人才儲(chǔ)備不是很高,而且軟件公司還可以為高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)提供專門指導(dǎo),因此比較適合采用購買專業(yè)化財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的方式。其次,進(jìn)行深度調(diào)查研究。一方面,開展學(xué)校內(nèi)部調(diào)查。通過調(diào)查,摸清學(xué)校信息化現(xiàn)狀,各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程、各業(yè)務(wù)部門使用的軟件系統(tǒng)等。另一方面,到其他高校進(jìn)行調(diào)研,了解其財(cái)務(wù)信息化建設(shè)方案,分析其建設(shè)經(jīng)驗(yàn)與不足,以為本單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)提供借鑒。最后,確定財(cái)務(wù)信息化各功能模塊。受歷史、地域等因素影響,各個(gè)高校雖然同屬于教育行業(yè),但也有各自的特點(diǎn)和差異化需求。制定財(cái)務(wù)信息化方案時(shí),一定要同軟件公司進(jìn)行協(xié)商,將本單位的特殊需求融入到財(cái)務(wù)共享平臺(tái)中;對(duì)于暫時(shí)不能實(shí)現(xiàn)的功能,也要在后續(xù)的軟件升級(jí)中促其實(shí)現(xiàn)。
財(cái)務(wù)信息化方案完成后,項(xiàng)目組要根據(jù)方案做好各項(xiàng)具體準(zhǔn)備工作。主要包括:一是按照財(cái)務(wù)信息化建設(shè)要求,完善相關(guān)制度,規(guī)范會(huì)計(jì)核算流程,做好各項(xiàng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)整理等工作。二是開通移動(dòng)支付服務(wù)。財(cái)務(wù)部門要及時(shí)開通網(wǎng)上銀行,建設(shè)財(cái)務(wù)微信平臺(tái)、財(cái)務(wù)支付寶,實(shí)現(xiàn)學(xué)生實(shí)時(shí)繳費(fèi)功能等。三是整合網(wǎng)上辦公系統(tǒng)。通過統(tǒng)一身份認(rèn)證,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享平臺(tái)與校園網(wǎng)無縫集成,實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程網(wǎng)上報(bào)銷、網(wǎng)上簽批、網(wǎng)上信息查詢、網(wǎng)上支付,以及網(wǎng)上預(yù)算申報(bào)等。四是加強(qiáng)與商旅平臺(tái)合作,建設(shè)差旅服務(wù)平臺(tái)。通過與商旅平臺(tái)對(duì)接,實(shí)現(xiàn)出差申報(bào)、審批、訂單、報(bào)銷和結(jié)算等“一條龍”服務(wù)。五是加強(qiáng)原始憑證標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化培訓(xùn),為會(huì)計(jì)檔案電子化、影像化做好準(zhǔn)備。六是完成財(cái)務(wù)信息化硬件設(shè)備配置,如專用服務(wù)器、自助服務(wù)終端等。
高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)要求整合財(cái)務(wù)與各業(yè)務(wù)部門之間的信息系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)跨系統(tǒng)間的信息交互、協(xié)同操作和信息共享,提高工作效率。一是與資產(chǎn)管理系統(tǒng)對(duì)接,實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)報(bào)銷、計(jì)提折舊、資產(chǎn)對(duì)賬等一體化管理。二是與科研管理系統(tǒng)對(duì)接,實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目立項(xiàng)、預(yù)算、調(diào)整、收入確認(rèn)同步化管理。三是與人事管理系統(tǒng)對(duì)接,實(shí)現(xiàn)教職工人事變動(dòng)薪資調(diào)整同步變動(dòng)。四是與學(xué)生管理系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)對(duì)接,實(shí)現(xiàn)學(xué)生學(xué)籍、專業(yè)調(diào)整以及學(xué)生選課等關(guān)聯(lián)收費(fèi)同步變動(dòng),實(shí)時(shí)推送欠費(fèi)信息等。五是與審計(jì)系統(tǒng)對(duì)接,實(shí)現(xiàn)與審計(jì)部門共享財(cái)務(wù)信息。六是與校園“一卡通”系統(tǒng)對(duì)接,實(shí)現(xiàn)信息及時(shí)采集。七是與其他財(cái)務(wù)信息化建設(shè)相關(guān)信息系統(tǒng)對(duì)接,實(shí)現(xiàn)信息及時(shí)采集與共享。
高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè),要求對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程按照財(cái)務(wù)信息化要求進(jìn)行重新梳理與設(shè)計(jì),將管理會(huì)計(jì)職能與內(nèi)部控制要求嵌入到業(yè)務(wù)流程中,做到無預(yù)算不采購。通過定期匯總生成業(yè)務(wù)報(bào)銷明細(xì)數(shù)據(jù),為業(yè)務(wù)部門進(jìn)行數(shù)據(jù)分析、管理決策提供財(cái)務(wù)支持。一是根據(jù)財(cái)務(wù)信息化要求對(duì)學(xué)校業(yè)務(wù)流程進(jìn)行調(diào)查分析,發(fā)現(xiàn)存在的問題,分析產(chǎn)生的原因,并提出改進(jìn)措施。二是重新設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程。對(duì)不符合要求的業(yè)務(wù)流程,要按照財(cái)務(wù)信息化規(guī)范進(jìn)行重新設(shè)計(jì),并及時(shí)融入到財(cái)務(wù)信息化建設(shè)方案中。例如,對(duì)于采購業(yè)務(wù)流程,通過與設(shè)備采購系統(tǒng)和電子商城對(duì)接,將采購前的預(yù)算控制、采購中的資金控制和采購后的財(cái)務(wù)報(bào)銷融入到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中,實(shí)現(xiàn)預(yù)算審核、凍結(jié)資金、自主簽收、集中結(jié)算,以及統(tǒng)一支付等全流程與財(cái)務(wù)系統(tǒng)實(shí)時(shí)對(duì)接。在采購前,通過財(cái)務(wù)共享平臺(tái)接口查詢是否有預(yù)算,如有則正常采購;否則,需要先申請(qǐng)預(yù)算再行辦理,真正實(shí)現(xiàn)“無預(yù)算不采購”。采購訂單正式生成后,財(cái)務(wù)共享平臺(tái)系統(tǒng)根據(jù)審核后的訂單信息直接凍結(jié)采購資金,避免出現(xiàn)預(yù)算資金挪用情況。對(duì)于電子商城采購的商品,采購?fù)瓿珊蠖ㄆ诟鶕?jù)購買流水直接生成報(bào)銷憑證,這樣既簡化了報(bào)銷流程,減少了報(bào)銷人員和財(cái)務(wù)人員的工作量,又加大了財(cái)務(wù)部門對(duì)資金使用的監(jiān)控力度,規(guī)避了“虛開辦公用品發(fā)票套現(xiàn)”的行為,有效防范了財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于差旅業(yè)務(wù)流程,通過與商旅平臺(tái)對(duì)接,實(shí)現(xiàn)“一站式”差旅服務(wù),形成差旅閉環(huán)管控。教工出差申請(qǐng)審批通過后,財(cái)務(wù)系統(tǒng)根據(jù)差旅預(yù)算自動(dòng)凍結(jié)資金,出差人員根據(jù)審批單在商旅平臺(tái)下單;月末,商旅平臺(tái)將本月差旅費(fèi)用統(tǒng)一傳遞給財(cái)務(wù)共享平臺(tái)進(jìn)行自動(dòng)對(duì)賬,財(cái)務(wù)共享平臺(tái)核實(shí)后統(tǒng)一結(jié)算付款,并自動(dòng)計(jì)算差旅補(bǔ)貼。這樣不僅減少了出差人員和財(cái)務(wù)人員的報(bào)銷工作量,而且避免了大量的差旅費(fèi)借款,減少了學(xué)校資金占用。此外,通過商旅平臺(tái)集中訂單批量優(yōu)惠,不僅降低了差旅成本,而且加強(qiáng)了差旅過程管理,實(shí)現(xiàn)事前控制,防止了差旅費(fèi)超標(biāo)現(xiàn)象出現(xiàn)。
高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的一個(gè)重要目的,是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供財(cái)務(wù)支持。隨著高校規(guī)模不斷擴(kuò)大,各種數(shù)據(jù)越來越多。如何從海量、不完全、模糊的數(shù)據(jù)中,挖掘出隱含在其中有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息,是財(cái)務(wù)信息化的重要功能之一。財(cái)務(wù)分析與決策支持系統(tǒng)建設(shè)主要包括三個(gè)方面:一是采集與篩選有效數(shù)據(jù)。主要是從財(cái)務(wù)共享平臺(tái)及關(guān)聯(lián)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)中,篩選出財(cái)務(wù)分析與決策所需信息,然后將這些不同數(shù)據(jù)源、不同數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的信息轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu),傳輸?shù)截?cái)務(wù)分析與決策系統(tǒng)中,供財(cái)務(wù)分析與決策使用。二是數(shù)據(jù)分析。對(duì)傳輸?shù)截?cái)務(wù)分析與決策系統(tǒng)中的數(shù)據(jù),根據(jù)管理決策要求進(jìn)行數(shù)據(jù)分析,得到所需要的管理數(shù)據(jù)。項(xiàng)目組可根據(jù)單位管理的需求,提前設(shè)置數(shù)據(jù)分析模型,如數(shù)據(jù)聚類分析模型、預(yù)測(cè)分析模型、數(shù)據(jù)異常預(yù)警模型等。三是財(cái)務(wù)分析與決策結(jié)果輸出。對(duì)財(cái)務(wù)分析的結(jié)果,根據(jù)財(cái)務(wù)決策需求,按照需要的格式,比如動(dòng)態(tài)分析圖表、文字報(bào)告、數(shù)據(jù)分析模型等格式傳遞給決策者,為管理決策提供財(cái)務(wù)支撐。
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)越發(fā)達(dá),信息安全越重要。切實(shí)保障財(cái)務(wù)共享平臺(tái)系統(tǒng)及數(shù)據(jù)安全,是財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的重中之重。一是財(cái)務(wù)共享平臺(tái)要選用技術(shù)力量雄厚、信譽(yù)度高的軟件公司的產(chǎn)品,要選用正版軟件等。二是做好財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)加密傳輸安全加固,防止財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)遭泄露篡改、財(cái)務(wù)系統(tǒng)被釣魚攻擊等。三是做好財(cái)務(wù)共享平臺(tái)系統(tǒng)安全性設(shè)計(jì),防止出現(xiàn)安全漏洞。四是對(duì)財(cái)務(wù)網(wǎng)站實(shí)行分級(jí)管理,限制校外網(wǎng)站訪問。對(duì)財(cái)務(wù)共享平臺(tái)各功能模塊可實(shí)行分類管理和多級(jí)訪問控制。對(duì)會(huì)計(jì)核算等功能模塊,可借助校園網(wǎng)進(jìn)行校內(nèi)網(wǎng)上辦公,限制在校外登錄該模塊;對(duì)財(cái)務(wù)查詢等功能模塊,可采用VPN等方式在校外訪問。對(duì)財(cái)務(wù)微信平臺(tái)和財(cái)務(wù)app等,則開通校內(nèi)外訪問。五是加強(qiáng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)異地備份管理。設(shè)置系統(tǒng)自動(dòng)備份功能,每天定時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)異地備份,增強(qiáng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)安全性。六是加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)制度建設(shè),細(xì)化操作規(guī)程,強(qiáng)化財(cái)務(wù)人員信息安全教育與培訓(xùn)。
高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè),對(duì)財(cái)會(huì)人員的素質(zhì)提出了新的更高要求。當(dāng)下大部分會(huì)計(jì)人員對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)掌握不夠,不能適應(yīng)財(cái)務(wù)信息化的要求。一是培養(yǎng)財(cái)務(wù)信息化專職人員。高校財(cái)務(wù)部門要選派信息化技能強(qiáng)的人員到軟件公司進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn),學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)共享平臺(tái)基礎(chǔ)建設(shè)和系統(tǒng)更新維護(hù)知識(shí),提高財(cái)務(wù)共享平臺(tái)自主維護(hù)能力。二是加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息化知識(shí)培訓(xùn)。對(duì)現(xiàn)有財(cái)務(wù)人員,要有計(jì)劃地組織學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí),熟悉財(cái)務(wù)共享平臺(tái),使他們具備熟練操作財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的能力。三是有意識(shí)地引進(jìn)復(fù)合型財(cái)務(wù)人才,利用他們的知識(shí)和技能,為財(cái)務(wù)部門帶來先進(jìn)知識(shí)和新思路。
新時(shí)代對(duì)高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)提出了新要求,管理決策的信息化、精細(xì)化,全面內(nèi)部控制的實(shí)施,業(yè)財(cái)融合的推廣,也要求高校必須進(jìn)行財(cái)務(wù)信息化建設(shè)。高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè),不僅要與學(xué)校長期發(fā)展規(guī)劃相適應(yīng),并具有一定前瞻性,而且要立足于學(xué)校實(shí)際、突出重點(diǎn)、穩(wěn)步推進(jìn)。高校只有主動(dòng)適應(yīng)時(shí)代變革,借助新技術(shù)、新手段,在財(cái)務(wù)信息化建設(shè)上不斷改革創(chuàng)新,才能適應(yīng)時(shí)代的需求,為高校發(fā)展提供財(cái)務(wù)支持。