檔案信息化管理促進中小企業發展

武云 山西省呂梁市交城縣中小企業事務中心

中小企業事務中心屬于事業單位，其工作職責之一，便是為當地中小企業提供檔案管理服務。做好檔案信息管理工作，既是中小企業事務中心的分內之事，也是促進中小企業發展的關鍵，這對我國整體經濟的持續健康發展有著重要意義。本次以交城縣中小企業事務中心為例，探究中小企業事務中心基于檔案信息化管理促進中小企業發展之策，以期為我國中小企業事務中心檔案管理工作提供一定參考。

交城縣中小企業事務中心位于山西省呂梁市交城縣，原名為交城縣中小企業局，其于2019年12月改為交城縣中小企業服務中心，后在2021年6月改為交城縣中小企業事務中心，從其改名歷程也可發現，該單位正逐漸轉向服務型單位，這正是我國“服務型政府”發展目標指導下的結果。現如今，交城縣中小企業事務中心一方面肩負普及并執行黨中央、國務院和省、市、縣有關中小企業法律法規和方針政策的任務，另一方面也承擔了推動中小企業改革及構建現代企業制度的重任，且需要參與縣政府主導的企業改制工作，在收儲、出讓、盤活改制企業的閑置資產的同時，負責代理職工勞動、人事檔案關系等工作，并為執行縣政府研究制定的改制后職工安置及債權債務處置等遺留問題提供服務。為了提高檔案服務質量，促進當地中小企業進一步發展，交城縣中小企業事務中心實施了檔案信息化管理，并取得了極為不錯的成效。

一、中小企業事務中心實施檔案信息化管理的重要性

中小企業事務中心是為中小企業提供檔案信息服務的機構，其可以將檔案信息分享到相應的中小企業中，幫助中小企業進行戰略決策、發展規劃等活動，對中小企業的正常運營有著重要指導作用。當然，中小企業事務中心的檔案信息管理工作除了為中小企業提供信息咨詢、管理咨詢以外，還可基于檔案信息為中小企業的人員培訓、法律維權等提供參考，因而其對中小企業的長期穩定發展也起到了奠基之效。進入互聯網時代以后，信息技術得到廣泛普及，我國逐漸推行電子政務，檔案服務也開始往信息化、標準化和便民化方向發展[1]，檔案信息化管理勢在必行。

首先，檔案信息化管理有助于提升中小企業整體工作效率。在信息獲取方面，中小企業實際上是處于弱勢地位的，難以直接基于全局來把握當地經濟形勢從而制定發展戰略，因此，中小企業事務中心的職責之一，就是通過各種渠道讓中小企業可以及時獲知重要信息，扭轉信息不對稱的局面，提升中小企業決策質量。在以往，交城縣中小企業事務中心多通過開會、打電話、傳遞紙質文件等方式來為中小企業提供檔案服務，其間不僅耗時耗力，且差錯率頗高，極大阻礙了中小企業的戰略部署效率和規劃支路。實行檔案信息化管理以后，檔案信息能夠被上傳到網絡中，而中小企業則可以利用相關平臺來實時查詢所需信息，相關工作效率得到顯著提升，且獲取信息的準確性也大幅增加，極大優化了中小企業的決策質量。

其次，檔案信息化管理有助于節約中小企業事務中心的服務成本。中小企業事務中心在負責提供檔案信息的同時，也負責向中小企業普及當前國家政策和經濟形勢，為中小企業發展提供指導信息，所以，交城縣中小企業事務中心常采取編制手冊、參考書等方式，將政府相關部門機構設置和聯系方式、政策法規、辦事章程以及同中小企業發展有關的文件、圖片、表格等整合起來，便于中小企業參考。這種方式固然有效，但是費時費力，中小企業事務中心需要耗費頗大的時間成本、人力成本以及資金成本來完成編纂工作，然而市場瞬息萬變，經濟形勢日新月異，在今天這個快節奏的時代下，手冊所能提供的有效信息大大減少，很多信息剛到中小企業手中，便已經成為“昨日黃花”。在進行檔案信息化管理以后，中小企業事務中心可以在網絡平臺上實時發布相關信息，確保中小企業所獲知的信息新鮮且有效，提高中心信息服務質量，幫助中小企業正確、及時地判斷當前經濟情況，助推中小企業穩步發展。

總的來說，檔案信息化管理是檔案事業發展的有機構成部分，也是社會發展對檔案管理的必然要求，極大提升了中心檔案管理效率，為中心公共服務的優化起到了奠基作用。

二、中小企業事務中心基于檔案信息化管理促進中小企業發展的策略

（一）構建專業的檔案信息化管理團隊

相關調查結果顯示，現如今，依舊有不少中小企業對檔案管理工作不夠重視[2]，這有違我國《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》的要求，也對企業長期、穩定的發展極為不利。作為中小企業發展的引導者，中小企業事務中心應當以身作則，樹立正確的檔案管理觀念，對檔案管理工作引起重視，從而引導中小企業關注到檔案管理問題。

實施檔案信息化管理以后，檔案由傳統紙質文件變為了龐大的數據，而檔案管理者也有了新的身份，即檔案數據庫管理員，這個轉變過程說來容易，但實際上非常復雜——檔案管理者身份的轉變意味著檔案管理規則的更改，也意味著檔案管理流程的重組，檔案管理活動成了數據信息管理活動，數據的錄入、存儲、檢索等功能，均需要檔案管理人員參與其中，檔案管理工作由此成了一項綜合性的工作，管理人員除了需要掌握專業的檔案管理知識以外，還必須懂得數據庫、數字化管理等方面的知識[3]。交城縣中小企業事務中心的很多工作人員早已習慣了“紙質”工作，在參與檔案信息化管理工作時，不善于對檔案進行信息化管理，認為以往的“紙質辦公”更為有用，僅僅將檔案信息化管理看作是一種備份需求，這種錯誤的觀念阻礙了檔案信息化管理體系的進一步完善，也影響了檔案信息化管理對中小企業發展的促進效果。

為了端正工作態度，樹立正確的檔案信息化管理觀念，交城縣中小企業事務中心開辦了數次培訓會和座談會，積極學習檔案信息化管理方面的知識，提升自身信息化技術和管理水平，增強檔案信息化管理效果，取得了不錯的成效。在強化中心內部思想建設的同時，交城縣中小企業事務中心也將正確的檔案信息化管理觀念通過培訓班、開放式講座等形式傳播到各個中小微企業中，讓企業管理者能夠充分認識到檔案信息化管理的重要性，掌握利用中心檔案信息化管理模式以推動企業自身發展的策略，助推企業將學習成果轉化為發展動力，取得高質量發展。現如今，交城縣中小企業事務中心已經構建了較為專業的檔案信息化管理團隊，在檔案管理服務上獲得了當地中小企業的一致好評。此后，中心將繼續以專業檔案信息化管理團隊為核心，開展多項檔案信息化建設宣傳工作，幫助中小企業了解目前中心檔案信息化管理的政策和方式，進一步規范辦事程序，并在2022年底達成檔案信息化理念在中小企業之間普及的目標。

總的來說，交城縣中小企業事務中心從思想層面入手，通過樹立正確檔案信息化管理觀念以推動中小企業發展的做法非常值得借鑒。有效的管理工作則需要建立在正確的管理觀念上，只有正確的檔案信息化管理觀念才能夠促使信息化技術同檔案管理工作有效融合，在提高檔案資源的管理質量的同時，優化管理結構與流程，豐富檔案資源共享方式，加快檔案資源傳送速度和應用效率，更好地發揮檔案資源對中小企業發展的促進作用。

（二）建設符合自需的檔案信息化平臺和資源網

數字化大環境下，檔案資源由傳統紙質文件變為數字化資源，檔案管理的核心也就轉變為數字化資源管理。基于加強數字化檔案資源管理，從而推動中小企業發展的目的，交城縣中小企業事務中心從技術層面入手，構建了數字化檔案管理新模式，通過信息化平臺及檔案資源網，在整體上提高了檔案資源的管理效果。

首先，交城縣中小企業事務中心構建了較為完善的信息化平臺，從而為數字化檔案管理工作的順利開展奠定基礎。交城縣中小企業事務中心將信息化平臺同庫房、計算機系統等連接起來，結合云技術、云存儲，實現了檔案信息的在線整合、存儲、傳送和統計，形成資料在線儲存、傳送、交換的新型資源服務模式，極大減少了中小企業獲取檔案資源所需的時間成本和人力成本，推動了檔案信息資源的進一步有效開發。在檔案信息化管理平臺中，根據檔案管理需要，共開設了多個功能模塊，例如分類編目、檢索利用等，極大地優化了管理效率，使得整個檔案資源的管理流程都可以基于平臺完成，檔案資源的接收、整理、登記等工作均井然有序開展，檔案管理工作的規范性和有序性由此提升。

其次，交城縣中小企業事務中心搭建了檔案資源網，對數字化檔案資源的管理質量做了優化。為了增強對檔案資源的整體管理能力，交城縣中小企業事務中心一方面致力于檔案存量及增量的數字化，力求將涉及范圍內的所有中小企業的檔案資源全部轉化為有效數字化資源，構建分門類、分層級的檔案資源體系，另一方面則基于檔案資源建立業務信息系統，搭建分層級的檔案資源分類體系，最終形成了一套較為成熟的檔案資產管理機制，促使企業檔案潛在價值得以獲得深度開發，提升了檔案資源對中小企業發展的促進效果。2022年，中心更開始逐步引入智能化技術，以期可以對中小企業檔案資源實現智能化分析與管理，進一步挖掘檔案資源作用，提升中心對中小企業的扶持力度。

從交城縣中小企業事務中心的數字化檔案資源管理新模式應用成效來看，這種檔案管理模式對中小企業發展的幫助是極為顯著的，中小企業管理層均對此模式表示滿意，反饋良好。此后，交城縣中小企業事務中心將在繼續優化此管理模式的基礎上，逐步推行交互式檔案信息服務功能，加強同中小企業管理層的溝通與交流，在增進服務質量，提高服務效果的同時，及時獲知中小企業發展需求，并給予相關建議，從而幫助中小企業獲得持續發展。值得一提的是，交互式服務功能除了可以提供回復、點贊、評論等交互渠道外，還具備了收藏和編撰材料的功能，這一功能大大方便了中小企業管理者——當中小企業管理者發現所需材料后，可以基于交互式窗口進行在線材料編輯及整合，得出符合自身企業實際發展所需的檔案資源，然后直接利用網絡平臺對檔案資料進行發布、轉發、下載、收藏等操作，既省時省力，也豐富了事務中心的材料資源儲存量，且促使檔案資源價值得到了深度開發，這對加快中小企業發展來說，有著重要意義。

（三）制定檔案數據監管制度

企業檔案資源是重要資產，包含了一個企業的發展歷程信息，因而對于企業決策、未來戰略規劃等都極為重要，是企業資產增值的關鍵影響因素。要想優化檔案信息化管理水平，提升檔案資源管理效果，以此助推中小企發展，就必須重視檔案管理活動中的監管制度。交城縣中小企業事務中心在實施檔案信息化管理的過程中，完善了相關監管制度，在數據識別、監管、增值方面做出了新的嘗試。

首先，交城縣中小企業事務中心基于檔案信息化管理平臺，制定了檔案數據識別方案，明確了數據的類型、涉及業務、潛在價值等，從而可以為中小企業融資、投資、決策等提供更為精準的信息，推動中小企業發展。檔案數據識別是檔案數據監管工作實施的基礎，也是最大化利用檔案資源的重要手段。

其次，交城縣中小企業事務中心基于檔案信息化管理平臺，制定了檔案數據監管制度，設置了檔案資產審計框架，以便為中小企業更好地提供法律援助服務，推動檔案資源管理規范化，提升檔案資源的安全性，幫助企業免受合法權益被侵害的風險。企業在日常經營的過程中，不可避免地會存在一定經營風險，而事務中心利用檔案數據監管制度，便可對企業的經營風險進行分析預測，一旦發現較大的經營風險隱患，便會立即提醒企業，讓企業有足夠的時間和精力為應對風險做準備。交城縣中小企業事務中心這一舉措極大增強了企業應對風險的能力，在整體上提升企業市場綜合競爭力，促使當地很多中小企業獲得了可持續發展的動力。在中心開始引入智能化技術以后，檔案數據監管效果更佳，此后中心將繼續致力于智能化技術同檔案數據監管制度的融合，以期加強檔案數據監管工作。

總的來說，交城縣中小企業事務中心在制度上對檔案數據管理的監管工作進行了強化，提高了對中小企業檔案資源的掌控力，由此可以通過分析檔案資源為中小企業更為清晰地指明發展方向，幫助企業避開一些可以規避的經營風險，增強了企業正常運營的穩定性，為企業長遠發展奠定了一定基礎。

三、結語

從本次以交城縣中小企業事務中心基于檔案信息化管理促進中小企業發展的策略來看，中小企業事務中心在進行檔案信息化管理時，應當首先端正管理態度，樹立正確的檔案信息化管理觀念，構建專業的檔案信息化管理團隊，為檔案信息化管理工作的順利開展奠定基礎；其次，中小企業事務中心還要關注到平臺和資源網的問題，檔案信息化管理工作的核心要素便是技術，只有建立可操作性強的信息化管理平臺，打造高質量的檔案資源網，構建符合需求的數字化檔案管理機制，才可以真正發揮檔案信息化管理優勢，深度開發企業檔案潛在價值，促進中小企業大幅發展；第三，中小企業事務中心必須重視檔案數據監管制度的制定，當檔案資源數字化以后，就意味著檔案資源成了一堆龐大的數據，如何有效識別有用的數據，并將各類數據整合起來，以便及時為中小企業提供參考，這是中小企業事務中心必須時刻思考的問題，而行之有效的數據監管制度可以提升檔案數據應用價值，推動檔案資源管理規范化，提升檔案資源的安全性，因此，成為檔案信息化管理活動中必不可少的一項內容。