檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

文/馬國英（濱州市全民健身服務中心）

社會經濟的發展，帶動了我國各大檔案管理工作的進步與發展。近年來，相關部門與單位對檔案管理工作提出了越來越高的標準要求。為了使越來越嚴格的檔案管理工作要求得到有效滿足，對于機關事業單位來說，在檔案管理工作開展期間，則需重視檔案信息化建設工作的優化及完善。值得注意的是，檔案信息化建設可以有效提高檔案利用效率、擴大檔案信息資源利用范圍。此外，通過實行檔案信息化建設方案，還可以打破時間與空間存在的制約，使機關事業單位的檔案信息服務質量水平能夠得到有效提升[1]。總體而言，從機關事業單位檔案信息化建設與管理工作質量水平全面提高層面考量，本次針對“檔案信息化建設與檔案管理”展開分析研究價值意義顯著。

一、檔案信息化建設的意義分析

（一）提升檔案管理工作效率與質量

傳統工作模式下，機關事業單位采取的是紙質檔案管理模式，此類檔案管理工作模式的效率與質量難以得到有效提升，且易發生檔案信息資料缺損、遺漏等安全隱患問題。而在新形勢下，在機關事業單位開展檔案信息化建設工作，則使傳統檔案紙質化管理模式逐步朝向電子化、信息化、智能化管理模式轉變，這樣能夠促進檔案管理工作效率與質量的協同提升，避免發生檔案信息資料缺失以及遺漏等安全隱患。

（二）提升檔案信息查詢的便捷程度

在檔案信息化建設工作開展的基礎上，采取電子化、信息化檔案管理方式，對于有檔案信息資源利用需求的人員，可以通過電子化操作界面，在具備權限的條件下，對所需的檔案信息資源進行快速檢索和查詢，以此使檔案信息查詢的便捷程度得到有效提升[2]。與此同時，在此條件下，還可以減輕檔案管理工作人員檢索相關檔案信息資源的工作量，從而達到事半功倍的效果。

（三）提升檔案信息資源的利用效率與安全性

機關事業單位檔案信息化建設工作的完善，檔案信息資源將以電子化的形式呈現出來，利用計算機網絡平臺，可以使檔案信息資源的收集、分析整理、存儲管理等分項工作任務高效完成。與此同時，配合應用檔案信息化檢索技術以及檔案信息資源安全管理技術，比如防火墻技術、安全密鑰技術等，可以使檔案信息資源的安全性得到全面提升。此外，在檔案信息系統當中，通過權限設置，對于具備權限的人員可通過賬號、密碼訪問的方式檢索、瀏覽、下載、利用所需的檔案信息資源，而不具有權限的相關人員則無法登錄系統平臺，以此既保證了檔案信息資源的安全性，又能夠使檔案信息資源的共享、利用價值得到有效提升。

二、檔案信息化建設現狀問題分析

結合上述分析不難發現，檔案信息化建設工作開展具有積極意義。但基于現狀情況分析，部分機關事業單位在檔案信息化建設工作開展過程中仍存在一些需要解決的問題。總結起來，涉及的問題包括：

（一）制度方面的問題

從目前我國基本國情角度分析，部分機關事業單位在檔案信息化管理制度方面尚未健全，且存在一定程度的不足，檔案信息化建設工作難以得到機關事業單位的重視。與此同時，對于檔案管理制度不健全的問題，目前未能采取有效的解決措施。因此，需對機關事業單位檔案管理制度存在的弊端問題及時解決，以此促進檔案信息化建設進程速度的加快[3]。并且，機關事業檔案管理工作，如果缺乏健全的制度支持，則會對單位未來發展規劃產生極其不利影響。所以，從機關事業單位檔案管理質量水平提升角度考慮，健全檔案信息化建設管理制度顯得至關重要。

（二）建設資金方面的問題

我國大部分機關事業單位檔案信息化建設進程阻礙因素較多，比如檔案管理計算機軟硬件水平不足、設施設備投入不足等。從現階段來看，部分機關事業單位將絕大多數的資金投入到其他工作領域，在檔案管理信息化建設工作方面的資金投入較少。與此同時，由于電子產品更新換代較快，部分機關事業單位在檔案信息化建設方面資金投入不足，便難以及時引進新興的檔案安全現代化科學技術，且檔案管理相關設施設備配備不足，顯然會使機關事業單位檔案信息化建設管理工作呈現滯后的局面，不利于機關事業單位整體建設管理工作的進步及發展。

（三）檔案信息化建設與管理工作標準程度不足

在檔案信息化建設工作開展期間，對于單位而言，需以自身具體情況為依據，對相關建設措施加以明確，優化檔案管理模式，確保能夠提升檔案管理工作質量水平。但是，在具體建設工作過程中，檔案信息化建設與管理工作標準程度不足的現象較為明顯，不同的單位，在檔案信息化建設方面的實際情況也有所不同，使得在檔案信息化建設與管理工作開展期間，管理與規劃目標難以得到統籌，進而使檔案信息化建設與管理工作的質量效果難以得到有效保證。比如，檔案管理系統數據存儲方式與接口技術之間存在明顯差異，導致檔案信息共享、流通受到比較大的限制，使檔案信息化建設與管理工作的質量水平難以得到有效提升。

（四）檔案管理人員素質方面的問題

對于人才來說，在機關事業單位檔案信息化建設工作開展期間發揮了至關重要的作用。然而，受到社會主義市場經濟快速發展的影響，國內各行業均面臨不同程度的挑戰，機關事業單位檔案管理工作也不例外。比如，在落實檔案信息化建設理念期間，對檔案管理人員的業務素養、職業道德水平提出了更為嚴格的要求[4]。然而目前我國大部分機關事業單位檔案管理工作，所采取的傳統檔案管理模式已難以滿足新形勢下檔案管理工作的需求，而一些檔案管理工作人員的綜合素質水平較低，僅能夠掌握紙質檔案管理流程，難以掌握電子信息檔案收集、分析整理、存儲管理、開發利用等技術要點，使機關事業單位檔案管理信息化建設與管理工作質量水平難以得到有效提升。因此，需采取有效策略，提升檔案管理人員綜合素質水平。

三、檔案信息化建設與檔案管理加強策略分析

為解決機關事業單位檔案信息化建設工作現狀存在的問題，提高檔案管理質量水平，則有必要落實有效的解決策略。具體而言，主要解決策略如下：

（一）構建完善的檔案信息化建設管理機制

在檔案信息化建設與管理工作開展期間，相關機關事業單位需嚴格遵循實事求是的基本工作原則，轉變傳統檔案管理理念，不斷健全相關檔案管理制度，并構建具有機關事業單位特色的檔案管理體系，立足檔案信息化建設現存問題，切實提出有針對性的解決方案，為下一步檔案信息化建設管理優化工作奠定堅實的基礎[5-6]。與此同時，還有必要通過引進國外先進檔案信息化建設理念方法，結合我國機關事業單位基本情況，遵循因地制宜的工作原則，將科學建設理念與現有的檔案信息化管理制度有效結合，全面考察單位具體情況、內部環境、崗位職責等，使優化策略符合機關事業單位長遠發展方向，進一步達到帶動機關事業單位其他部門工作質量水平全面提高的目標。

（二）增加建設資金投入，加強歸檔管理

對于機關事業單位來說，在檔案信息化建設工作開展過程中，需重視檔案管理建設資金投入的增加，在保證建設資金充足的基礎上，根據單位檔案管理工作的實際需求，購買所需軟硬件設施設備，使檔案信息化建設管理的基本需求得到有效滿足。同時，重視現代化科學技術在檔案管理工作中的應用，比如引進安全密鑰技術、防火墻技術，應用到機關事業單位檔案信息化管理系統當中，以此提升檔案信息化管理系統的安全等級水平，有效防控系統病毒感染、黑客入侵等風險的發生。

值得注意的是，歸檔管理是檔案信息化建設與管理工作非常重要的一個工作環節，因此在實際工作開展期間，相關檔案管理工作人員需嚴格遵循“具體問題、具體分析”的基本工作原則，及時轉變傳統檔案管理理念，充分重視檔案信息化管理體系的完善構建，將不同類型的檔案信息資源，以數字化為依據，進行相對應的轉換、合理整理等[7-8]。尤其是針對日常管理工作中的一些常用的電子文件，需做好相對應的歸檔、著錄、鑒定、開發利用等工作，確保最終版本的電子文件內容真實、完整、有效，為歸檔的電子檔案信息資源后期利用價值的提高提供更充分有效的保障。

（三）對技術支持體系加以完善，并對檔案管理加以優化

在檔案管理信息化建設與管理工作開展期間，各單位需充分認識信息技術在其中的作用，以信息時代背景為依托，創新檔案信息化建設與管理工作內容，合理引進先進的檔案管理技術，將信息技術的作用充分發揮出來，使檔案管理工作順利、有序開展。首先，需重視高新技術人才的引進及應用，以專業技術人才為重要支撐，使檔案管理信息化技術體系得以逐步完善。其次，以檔案管理工作具體需求為依據，重視技術研發工作的強化，為檔案信息化建設與管理工作配套專項信息技術體系，在確實提升檔案信息化建設與管理工作質量水平的條件下，使單位的整體現代化建設與管理工作得以進步及發展。

（四）提升檔案管理人員綜合素質水平

在檔案信息化建設與管理工作開展期間，檔案管理人員扮演著非常重要的角色。因此，需重視檔案管理人員個人素質水平的提高[9-10]。一方面，因檔案管理制度能夠真實反映機關事業單位日常工作的規范流程，因此相關檔案管理工作人員需積極學習科學的管理理念，汲取豐富的管理經驗，為做好檔案信息化建設與管理工作起到保駕護航的作用。另一方面，作為新形勢下的檔案管理工作人員，還需掌握豐富的信息化專業知識、計算機操作知識，提升在檔案管理方面的專業能力水平。除此之外，機關事業單位方面，則需加大對培養檔案管理人才的重視程度，為在崗檔案管理人員提供定期培訓學習的機會與平臺，在培訓教育活動開展過程中，側重檔案管理人員檔案信息化技術實踐水平的培養，并與績效考核機制掛鉤，考核達標的檔案管理人員，可持證上崗；考核不達標的人員，則繼續參與培訓，直至考核達標為止，以此使機關事業單位檔案管理隊伍綜合素質水平得到有效保障。

四、結語

綜上所述，新形勢下做好機關事業單位檔案信息化建設與管理工作的意義顯著，可以提升檔案管理工作效率與質量，提升檔案信息查詢的便捷性，并促進檔案信息資源利用價值的提升。然而，從目前層面分析，在此項工作開展過程中，仍存在一些明問題。為解決相關問題，有必要構建完善的檔案信息化建設管理機制，增加建設資金投入，加強歸檔管理，并提升檔案管理人員綜合素質水平等。總之，相信做好以上工作，檔案信息化建設與管理工作的質量水平將能夠得到全面提高，進一步促進機關事業單位整體工作質量水平的提高。