新時期物業服務企業如何加強財務內部控制

文/崔宏（中國石油天然氣集團公司機關服務中心）

近年來，我國經濟發展速度明顯有所放緩，但高質量發展逐漸成為其主要方向。而在這樣的趨勢下，物業服務企業的發展較為明顯，其運營管理的規范化程度也在逐年提升，但其財務內部控制工作仍存在一些問題，還未得以改善，物業服務公司需要更加重視財務內部控制工作的落實，積極采取一些措施、手段，盡可能完善該工作上的漏洞，從而助力企業實現長遠穩定發展。鑒于此，新時期物業服務企業加強財務內部控制的具體實施路徑，應當作為現階段物業服務企業管理層以及相關專業人士的重點研究課題。

一、財務內部控制的相關內容闡述

財務內部控制是指企業為了保證財產安全完整，以及財務管理目標的順利完成，在企業經營管理過程中，針對其中存在的財務問題及時進行制止與改善，從而確保財務工作高效且高質量完成的一種管理活動。

就物業服務企業而言，其財務內部控制主要是對企業收支以及各類物資等方面的控制。物業服務公司財務管理人員在落實財務內部控制時，主要通過各類制度實現對財務的高效管理，同時基于大數據、互聯網等信息技術，時刻掌控企業財務管理的實際現狀，進而為企業財務管理的后續發展以及財務工作的進一步開展提供更加正確的方向[1]。

二、物業服務企業加強財務內部控制的必要性

（一）有助于企業財務管理水平的提升

通過加強財務內部控制，不僅能夠從根源上對企業內部員工的行為進行規范，從而避免出現徇私舞弊、貪污腐敗等不良現象，而且能夠進一步完善企業的財務管理機制，確保企業財務管理水平的有效提升。

（二）有助于企業對各類風險的準確預測

通過加強財務內部控制，物業服務企業可以基于財務角度對企業所面臨的各類風險因素進行準確預測，并對這些風險展開進一步的綜合性分析評估，從而提出更加行之有效的防范控制措施，進而提升物業服務企業的風險應對能力。

（三）有助于確保企業資產安全完整

通過對企業財務內控體系以及財務內控工作的進一步完善，能夠有效提升企業資金資產配置的合理性及其使用的有效性，同時通過考核激勵機制，端正企業員工的工作態度及提升員工的工作質量，從而確保企業資金的安全完整性。

（四）有助于企業經濟活動的有序進行

通過加強財務內部控制，能夠對企業的各項規章制度以及工作流程加以進一步規范，尤其指導企業的各項經濟活動，能夠有效確保企業經濟活動的合規性，同時通過對各類政策的貫徹落實，合理規避可能發生的各類財務風險，從而確保企業經濟活動的正常運行[2]。

三、物業服務企業加強財務內部控制的具體路徑

（一）創造良好的內控環境

良好的內控環境是財務內部控制工作有序開展的基本條件，物業服務企業要想加強財務內部控制，提升財務內部控制的有效性，具體可從這四個方面著手：

1.增強財務內控意識

第一步，企業管理層必須率先正確認識財務內部控制的重要性，并積極學習財務內控相關知識，對財務內控建立正確認知，從而在企業內部起到帶頭表率的作用，同時確保他們做好財務內控相關支持工作，譬如說，定期檢查財務內控體系的運行狀況，確保體系的正常運行；加大財務內部控制的培訓力度，確保內控人員的專業性；將財務內部控制工作提升至戰略層面，并培養財務內控文化，為財務內控工作的落實創造濃厚的氛圍。

除了從企業管理層著手之外，第二步，企業還必須由上至下、由點到面提升企業全體員工的財務內部控制意識，促使他們積極主動地參與到財務內部控制工作當中。為此，企業管理層具體可采取如下手段：一是加大財務內部控制理念的宣傳力度；二是將財務內部控制相關指標納入員工的績效考核當中[3]。

2.優化內控治理結構

就決策層而言，企業應當設置專門的內控委員會，由其負責財務內控目標及其工作重點的制定與明確；就監督層而言，企業可以將內部審計部門作為監督主體，對企業的財務內控制度流程及其執行情況進行監督審計。在此過程中，企業應當進一步強化內部審計部門的獨立性與權威性，從而確保審計結果的客觀性與公平公正性；就執行層而言，主要由業務、財務以及其他職能部門組成，由其共同負責財務內控工作的具體落實與執行。

3.基于風險意識，建立健全財務內控制度

在對制度進行健全的過程中，物業服務企業應當基于財務管理的實際需求以及當前企業財務內控工作的落實情況，對財務內部控制制度進行完善，同時在制度中明確各崗位的職責權限并優化責任追究機制，以此來引導相關人員明確自身職責，從而確保財務內部控制工作的高效有序進行。以資產管理為例，資產盤點、定期核算、評估以及處置等資產管理各個環節的內容，應當全部納入財務內部控制制度當中，這樣資產管理人員才能夠根據相關制度，對企業的資產進行管理、維護并定期公布，從而接受企業內部、上級集團、社會部門的監督。在完善過程中，企業也可參考VK物業服務企業的財務內部控制制度，該企業的財務內部控制制度主要包含了專項審計制度、關鍵崗位員工培訓制度以及崗位責任制度。其中，專項審計制度主要發揮著監督管理的作用；關鍵崗位員工培訓制度主要是規范關鍵崗位的員工培訓工作；崗位責任制度則是確保各類問題責任到人[4]。

4.加大人才培養力度

物業服務企業應當重視財務內部控制人才的培養，加大培養力度，組建一支專業化高水平的財務內控隊伍。就人才培養而言，物業服務企業可從這幾個方面著手：

第一，建立常態化的內部學習機制，基于現代化師徒制，在企業內部成立一對一學習小組，該小組主要包含兩部分，一部分是經驗豐富的老員工，一部分是專業知識儲備扎實的新員工，兩者彼此之間主要完成工作經驗分享、管理思維轉變等工作，如此在企業內部形成互動式的學習局面。第二，企業還可以將一些高效可行的管理經驗、科學專業的管理方法，進行系統化與透明化處理。比如說，在企業內部搭建互動學習、知識共享平臺，加快知識分享的速度，擴大分享范圍，確保企業每位員工都能夠及時接受到最新且有用的知識與操作技能。第三，企業還可為財務內部控制人員提供更多的外部交流與學習的機會，定期與優秀企業學習，積極借鑒優秀企業的成功經驗，同時再結合本企業財務內部控制需求，對企業的財務內部控制體系及控制模式進行更新與完善。通過以上三種方式能夠有效提升企業財務內部控制人員的工作經驗，確保他們能夠得以階段性成長以及全面性發展，并運用自身所掌握的專業知識與工作經驗，加強財務內部控制，從而達到提升企業財務內部控制水平的目的[5]。

（二）加大風險控制力度

1.完善風險評估機制

風險評估是內部控制的重要組成部分，財務內部控制也同樣如此，所以物業服務企業應當就當前的風險評估機制加以完善。為此，物業服務企業可設立專門的風險管理部門，對企業所面臨的風險因素予以全面收集，并基于風險發生概率、風險的損害程度以及企業對風險的容忍度這三個維度，對這些風險因素加以評估，從而根據評估結果對風險進行等級劃分。

2.搭建風險預警機制，加強風險識別與控制

風險評估機制得以完善后，企業還需要加強風險識別與控制。鑒于此，物業服務企業需要借助大數據的優勢，在企業內部建立健全風險預警機制，當關鍵節點的數據出現異常情況時，該機制可以自動完成相應的報警工作，使企業能夠第一時間采取相應的防范措施，從而避免風險對企業造成更大的損失。與此同時，還需針對企業業務運行情況定期組織開展月度會議，會議中主要就新出現的風險因素加以分析

（三）嚴格執行控制活動

1.預算管理

預算管理是企業實施內部控制的有效手段，它涉及企業的各項財務活動，因此對預算指標進行編制的時候，需要將各項財務活動兼顧到位。鑒于此，物業服務企業可以組建一支專門的預算管理小組，若已經建立此類機構，企業需對其進行進一步完善，確保小組或者機構成員包含管理層以及各個部門的工作人員，并且根據項目內容以及成員特點進行分工，明確每位成員的權利和責任，這樣在進行預算編制的時候，可以更好地進行協同合作，編制出來的預算也更全面，且能把握住大的方向。與此同時，編制預算的相關人員需要對企業的財務管理現狀以及資金運轉的實際情況進行較為詳細且專業的分析研究，確保預算編制前期分析工作的全面有效性，如此編制出來的預算才會更科學。在編制預算的時候，企業需要對每一筆預算支出應該發揮的作用、達到的績效做出詳細說明，這樣在具體實施過程中才會為工作人員提供更加明確的目標，為管理人員提供了更為詳細的參考，最終在核查的時候也更容易發現問題所在，并有針對性地予以解決。

2.不相容職務相分離

不相容職務相分離是財務內部控制的重要手段之一，通過不相容職務相分離，能夠有效避免各部門及其員工之間相互推諉的想象，能夠提升財務管理工作的規范化程度。鑒于此，物業服務企業應當嚴格落實“不相容職務相分離”這一原則。其中不相容崗位主要有資產保管崗位與資產登記崗位、費用審批崗位與費用報銷崗位等，如此通過對不相容職務分離管理制度的進一步完善，既能夠提升企業上傳下達的效率，又能夠確保企業各項工作落實的合規性[6]。

（四）確保信息溝通渠道暢通

在信息化建設過程中，物業服務企業不僅需要對單獨的軟件系統予以優化，增強其功能，而且還要對各類系統加以整合。

在各大系統中建立數據接口，從而使其形成一體化的系統群，更好地服務于財務內控工作。

除此之外，由于信息技術的引進雖然為各項工作帶來了極大便利，但同時也帶來了更多的安全隱患，所以物業服務企業還需加大信息安全防護措施，確保各類信息在企業內部的安全傳遞與使用。

具體可參考如下措施：（1）通過優化完善會計核算系統、財務管理系統、決策支持系統以及信息共享系統中的功能模塊，使其更好地支撐企業財務內部控制工作；（2）在財務系統、資金管理系統以及項目管理系統中設置統一的數據接口，確保系統間數據信息的互通互聯，從而打破信息壁壘，提升各類信息傳遞、處理以及反饋與應用的效率，提高本企業財務內控管理的信息化程度；（3）統一信息錄入與統計口徑，統一各級之間信息傳遞的方式，從而實現對數據信息的集中管理；（4）指定專業團隊對企業內部各類系統軟件進行定期維護與更新優化，并增設自動備份功能，防止重要數據信息的丟失。

（五）健全內審機構，加強外部審計職能，確保監管到位

監管機制既是財務內部控制的主要組成部分，又是獨立于財務內部控制工作之外的一項保障措施。通常情況下，監管機制的主體是審計機構，在發展成熟的企業內部，既有內部審計又有外部審計。為此，現主要從這兩方面，來健全物業服務企業監管機制。

就內部監督而言，物業服務企業首先需立足實際，完善內部控制審計制度，并優化內部審計模式，旨在確保內部審計工作的權威性與獨立性。內部審計在企業運營管理中主要發揮的是監督職能，通過開展審計工作，及時發現內控制度、內控流程、內控執行，以及其他內部管理工作中的問題與漏洞。

在這樣的工作性質下，審計人員與其他部門人員之間存在一定的利益沖突，因此為了確保審計結果的客觀性與公平公正性，物業服務企業需將內審機構從其他部門中獨立出來，并由企業董事會或高層直接領導。

其次，物業服務企業還需對審計方法與內容加以明確，同時將審計重點從“錯誤檢查”轉向“錯誤預防”，從而更好地發揮審計職能。

就外部審計職能而言，物業服務企業需聘請專業水平較高、口碑較好的審計師事務所，對企業予以全面審計，同時還需基于外部審計結果，進一步判斷企業各類數據信息的真實準確性，并對內控風險點予以補充完善。

外部審計雖然具有較強獨立性與專業指導性，但其時效性有所欠缺，所以物業服務企業既要確保內部監督的健全性，又要確保外部審計職能的充分發揮，將內部監督與外部審計充分結合在一起，從而確保監管到位。

四、結束語

綜合上述分析，在物業服務行業快速發展以及市場競爭愈加激烈的形勢下，物業服務企業應當重視財務內部控制工作的落實，并通過創造良好的內控環境、加大風險控制力度、嚴格執行各類控制活動以及確保信息溝通渠道暢通等手段措施，優化企業加強財務內部控制的路徑，從而提升物業服務企業的財務內部控制水平，強化企業應對風險的能力，確保物業服務企業在當前市場環境下的長遠穩定發展。