信息時代高校圖書檔案管理存在的問題及對策

郭梅娜

鄭州輕工業大學圖書館，河南 鄭州 450000

當代社會，信息化技術應用于各行各業，提升了社會生產效率以及各單位的管理效率，為各領域的發展提供了極大的幫助，高校管理工作也不例外。目前，由于信息化技術的助力，我國高校圖書檔案管理工作得到了快速的提升與發展。但隨著高校圖書檔案數量的增加，圖書檔案管理工作面臨著巨大的挑戰，逐漸出現了各類管理方面的問題。為保障圖書檔案管理工作的有效開展，加強對于高校圖書檔案的重視與管理，需要采用相關對策來對目前高校圖書檔案管理工作存在的問題進行解決，以此提升高校圖書檔案的管理水平，深化信息技術的應用［1］。

一、高校圖書檔案管理概述

現階段，我國高校中圖書檔案管理的主要工作內容，是將高校中的每一本圖書、每一份檔案進行完整記錄，并進行有效分類與整理。由于圖書檔案管理是一項復雜、嚴謹的工作，因此通過高校圖書檔案管理工作，可以從側面看出一座高校對待具體工作的細致性、嚴謹性。同時，高校圖書檔案管理工作對于圖書檔案數據的分類與保存，可以為廣大師生提供優質服務，有助于學生開展項目以及論文的書寫，也有助于教師參與各項評比。

二、高校圖書檔案管理的特點

我國高校圖書館檔案管理工作屬于高校基礎管理工作之一，圖書館檔案可以分為很多類別，包括文獻資料、雜志期刊、文件檔案、文書檔案。想要借助于信息化技術提升檔案管理的效率，首先要了解檔案的特點。

（一）文件檔案的特點

文件檔案主要指高校上級領導部門下發的有關圖書檔案管理的相關政策性文件。這類文件都具備一定的共通性、重要性與保密性。

（二）文書檔案的特點

文書檔案主要來源于高校的圖書館，是由高校學生以及教師在日常學習、生活、工作中形成的文字記錄，然后再通過專門人員的總結保存下來。這類文書檔案包括：高校名字修改、位置變遷的記載、高校活動開展的記載、組織任命的記載、升學就業的記載、借閱書籍的記載、修建樓宇的記載、重要會議內容的記載、甚至還包括高校發生的意外事故的記載等。這類檔案所記載的內容比較復雜，而且許多內容涉及的時間也非常久遠，同時有些文書檔案甚至被學校永久保存，是極為珍貴的文書檔案，成為高校的珍寶［2］。

隨著數字化、信息化的普及，我國高校在圖書管理檔案工作上也要邁上新的臺階，要通過數字化、信息化技術，將文件檔案、文書檔案進行科學化、精細化的管理，并且對高校圖書檔案管理的工作方法進行改善與創新，促進高校圖書檔案管理工作的有序、有效開展。

三、高校圖書檔案管理存在的問題

現階段，我國高校很多圖書館開始實行信息化管理體系，圖書館檔案管理逐步重視對于信息化和數字化技術的應用，但實際管理工作開展中，仍存在著許多需要進行改善的地方。因此，為了推動高校圖書館檔案管理數字化建設的腳步，結合信息化技術，要對圖書館檔案管理面臨的困境進行分析。

（一）圖書檔案管理重視度不足

目前，我國部分高校比較重視教育教學問題，重視學生管理，把重點放在招生管理和就業管理等方面，對于圖書館檔案管理工作不夠重視，使得我國諸多高校的圖書檔案管理水平較低，圖書檔案管理方式不科學且不完善，圖書檔案數據無法有效應用，缺少相應的管理程序等。同時，圖書檔案管理缺乏嚴格的管理制度，從而使圖書檔案不能規范化整理，分類不清、組卷混亂、卷內文件殘缺不全、大多數檔案資料仍使用原始的紙質保存方式，不利于管理和網絡利用、查詢。現如今，由于我國高校對圖書檔案管理的重視度不夠，導致無法與不斷更新的技術相匹配，造成了許多不必要的錯誤和麻煩。因此，如何依靠信息化技術來提升高校圖書檔案管理，也是現如今高校應該著重考慮的一項工作，通過搭建圖書檔案管理平臺來對工作進行改革與完善，采用信息技術的手段提升高校檔案管理的整體水平是未來發展的必由之路［3］。

（二）圖書檔案管理的數字化建設遲緩

現階段，雖然信息化技術在我國各大高校得以應用，但是我國高校對于圖書館檔案建設力度不足，投入不夠，信息化建設開展緩慢，絕大部分圖書以及檔案都依然是紙質的形態，還沒有形成電子版，更沒有上傳到云端進行管理，這不僅給圖書檔案的提取與查找帶來困難，更是容易造成圖書檔案資料的遺失或損壞，留有巨大的隱患。同時，我國各大高校對于信息化建設還未完全掌握，對于圖書檔案管理來說，更是缺乏相應的建設經驗，很多檔案資料歸檔不及時，材料不齊全，保管期限分類不科學，檔案管理質量有待提升。部分高校雖然展開了圖書檔案管理的信息化建設，但是對其疏于管理，并沒有按期對其進行管理與維護，造成圖書檔案管理依然沒有向前發展。所以，高校圖書館信息化建設需要依賴信息技術和數字化技術的應用，這些技術的應用需要有基礎硬件設備作為支撐，首先要對檔案資料進行分門別類，做好整理和歸檔工作，做好基礎資料的數字化處理，包括將檔案編目納入電子文件中，建立檔案管理模塊。

（三）信息化資源利用率較低

隨著我國進入到網絡時代，信息化技術充斥于各類企業及生產管理過程中，信息化資源的整合和運用至關重要，在高校圖書館檔案管理中，信息化資源的利用率問題是比較突出的，也是提高圖書館檔案管理水平的關鍵。同時對于高校的學生來說，圖書檔案資料是為其學業提供幫助的最好的工具。但是目前，部分高校雖然開展了信息化圖書檔案管理，但由于隨著時代的發展，人們對于書本的興趣逐漸降低，尤其是大學生更是習慣于使用網絡來進行書籍資料的查詢，再加上高校所存儲的書籍資料處于封閉或半封閉狀態，并且沒有將學校內所具備的資源對大學生進行宣傳，很容易導致圖書檔案資料未能得到充分利用與開發，同時也造成了資源浪費［4］。

（四）圖書檔案管理人員能力不足

目前，在開展信息化圖書檔案管理建設過程中，面臨的主要問題之一便是管理人員的能力不足。由于我國高校采用信息化技術來對圖書檔案進行管理，又因高校圖書檔案數量過多，需要利用信息化技術進行科學分類，但高校相關圖書檔案管理人員的信息化能力不足，無法勝任信息化圖書檔案管理工作，可是由于學校缺少具備相關能力的工作人員，導致能力不足的管理人員依然在崗位工作，會造成圖書檔案數據混亂、圖書檔案分類不當、圖書檔案缺少備份、圖書檔案數據丟失的現象發生。除此之外，部分管理人員對于信息化圖書檔案管理工作的流程熟悉度不足，缺乏規范化的操作流程，導致圖書檔案管理雜亂無章。

四、圖書檔案管理具體創新對策

自從進入數字化時代以來，我國大部分高校為了提升管理工作的質量與效率，紛紛通過信息化技術的運用來對管理工作進行改革與創新。就高校圖書檔案管理而言，要針對高校本身所具備的特點與信息化相融合，實現高校圖書檔案管理工作策略的創新。以下是高校圖書檔案管理的具體創新對策。

（一）加快高校圖書檔案管理信息化平臺建設

高校首先要加大投入用于圖書館信息化平臺的建設，建立信息化網絡基礎，配備相應的信息化設備；其次，高校要高度重視圖書館的高效管理，認識到檔案管理對于高校的重要作用；再次，要配備相應的信息化管理人員，保障信息化平臺的穩定運行；最后，要不斷增加信息化技術在圖書檔案管理中的運用，向校園全面信息化的方向努力前行。

（二）加速紙質檔案電子化進程

傳統紙質檔案保存起來難度較大，易受潮、易破損、難管理、難查找等諸多不利因素，同時紙質圖書檔案還存在著占地范圍大，流暢不同的現象。為了有效解決這類問題，也為了迎合數字化、信息化時代的到來，高校圖書館檔案管理應加速檔案電子化的進程，這也是時代發展的需要。首先，將紙質檔案進行規劃與分類，通過計算機技術進行錄入、保存與備份；其次，利用計算機技術建立相應的圖書檔案目錄，方便學生、教師的查找與管理；再次，加速紙質檔案電子化進程，方便圖書檔案數據的傳輸，實現圖書檔案數據的共享，加快了圖書檔案數據的傳輸效率；從次，可利用信息化技術對傳統紙質的圖書檔案進行載體形式的轉換，包括制成各種多媒體格式：MP4、光盤等，實現圖書檔案數據的快速檢索；最后，建立圖書檔案管理平臺，通過圖書檔案電子化，方便對于學生借閱、查詢、統計等功能的使用［5］。

（三）提升圖書檔案管理人員的綜合素質

為了滿足信息時代高校圖書檔案管理，要對管理人員的綜合素質進行有效加強。在管理人員的選擇上應該選擇高學歷的人員，最好是具備一定工作經驗、并且在其他高校擔任過信息化圖書檔案管理工作的人員；要對于管理人員進行崗前培訓，包括：圖書檔案管理業務培訓、信息化設備操作培訓、圖書檔案管理意識培訓、圖書檔案管理保密培訓等，不僅要保證管理人員對于圖書檔案管理業務以及信息化設備操作的熟練度，更要讓其認識到圖書檔案管理的重要性，以及對于圖書檔案數據的保密意識；高校要定期組織圖書館檔案管理人員進行業務考核，以此來督促管理人員不斷提升自身綜合素質，保證管理人員具備較強的技術能力，提升圖書檔案的管理效率；結合圖書館檔案管理建立激勵機制，對于表現突出的員工進行獎勵，可以提升管理人員的工作熱情，同時也要對工作疏忽、不認真、不負責的管理人員進行懲戒，以此來杜絕工作不認真的風氣。因此，提升圖書檔案管理人員的綜合素質，促進圖書館檔案管理的規范化和科學化。

（四）實現圖書檔案管理的現代化、信息化

現階段，我國各行各業實行現代化、信息化項目是大勢所趨，也是時代發展的硬性要求，圖書檔案管理也需要進行改革。比如，在圖書檔案管理中要建立數據庫，利用信息化技術將傳統紙質版的圖書檔案轉化成電子版，并將數據進行儲存與備份，并建立相應的數據庫目錄，方便管理人員進行查找與分類；又如，利用信息化技術為每一個借閱者建立相應的用戶，不僅方便用戶在網上進行查找圖書檔案，還可以記錄用戶的相關借閱歷史；再如，完善圖書館檔案管理模塊，建立檔案資料庫，建立專題文件匯編庫，科學對檔案進行歸類，提高檔案資料管理的數字化水平，提高檔案管理的效率和質量。

（五）完善圖書檔案的安全管理

對于圖書檔案管理來說，應用信息化技術存在著很多的優勢，包括：提升管理效率、保障數據質量等，但是也存在著相應的弊端，最需要注意的便是圖書檔案的安全管理。

通過信息化技術設立防火墻，對圖書檔案數據進行保護，再設立相關的管理員賬號，對于其他借閱用戶進行管理；采用訪問限制技術、數字簽名技術、加解密技術，和輸入的信息進行驗證，保證信息交換的安全和穩定；加強對于圖書檔案的檢測工作，防止某些用戶惡意修改、盜取圖書檔案數據，從而實現不可告人的目的。

綜上所述，信息化是高校圖書檔案管理所面臨的一個新的機遇和挑戰。隨著全球信息化以及我國科學技術的飛速提升，如何借助于信息技術提高圖書館檔案管理的效果十分關鍵，高校要加大投入，完善圖書館基礎設施建設，購置計算機、掃描儀、復印機等設備，保證檔案資料檢索、查詢效率，提升檔案資料的管理水平，整合檔案資料，強化人員業務能力。為了更好地建設信息化圖書檔案管理系統，要通過相應的對策將現存的問題進行解決，不僅要建設信息化高校圖書檔案管理系統，還要建設信息化的校園。