智能耗材柜與醫院資源規劃系統互聯互通助力高值醫用耗材精細化管理

許 燕 李玉梅 徐 滔 朱雪清 周 君

(中國醫學科學院北京協和醫院 北京 100730)

1 引言

1.1 研究背景

高值醫用耗材沒有嚴格的定義，一般是指特定專科使用、具有較高價值、直接作用于人體、對安全有較高要求的醫用耗材。在管理中各醫院對高值醫用耗材的定義、價值的劃分有一定差異[1-3]。中國醫學科學院北京協和醫院(以下簡稱北京協和醫院)高值醫用耗材管理的范圍是采購單價大于等于200元且可單獨收費的一次性使用醫用耗材。醫院資源規劃(Hospital Resource Planning, HRP)是醫院引入企業資源規劃(Enterprise Resource Planning，ERP)的管理理念和管理方法，結合醫院特有的人、財、物管理要求，利用信息技術搭建的一體化運營管理平臺[4-6]。北京協和醫院依托HRP建設實現了高值醫用耗材精細化管理。HRP系統建立科室二級庫，采用自主編制單品條碼化管理模式，從申領、采購到臨床使用全生命周期可追蹤、全流程可追溯[7-9]。HRP系統實施后，部分科室出現以下問題：一是掃碼操作耗材時間長、工作量大。由于HRP系統流程進行了關鍵環節管控，要求高值醫用耗材在驗收入庫、科室使用、退庫退貨、科室調撥、庫存盤點環節都進行逐一掃碼確認。對于用量和庫存量較大的科室庫，入庫和盤點時掃碼量大，耗時長，科室負擔重。二是實物管理不到位。部分科室二級庫的業務流程是先拿取，使用后掃碼記賬，未使用的退回庫房。HRP系統對于拿取和放回環節沒有記錄，如拿取后未及時出庫或退回庫房會造成賬實不符，此種情況無法追查到人和時間。為解決科室痛點問題，消除業務環節中的管理盲點，嘗試引進智能耗材柜，并研究智能耗材柜與HRP系統互聯互通的應用模式，提高科室工作效率和精細化管理水平。

1.2 射頻識別技術

射頻識別(Radio Frequency Identification, RFID)技術也稱為電子標簽、無線射頻識別，是一種非接觸式的自動識別技術，其通過射頻信號自動識別目標對象并讀寫相關數據，無需識別系統與目標之間建立機械或光學接觸。作為一項新興的自動識別技術，已經廣泛應用于物流、交通、醫療等眾多領域中[10]。智能耗材柜是以RFID技術為核心，內置閱讀器自動掃描識別高值醫用耗材RFID標簽，實現快速掃描、批量讀取、準確高效盤點等功能，結合身份認證技術和數據管理系統可追蹤高值醫用耗材使用的全過程[11]。

2 研究內容

2.1 智能耗材柜與HRP互聯互通總體構建

2.1.1 設計原則 一是簡單化原則[12]。操作簡單；盡可能不改變現有工作流程，減少程序修改。二是時效性原則。業務數據實時交互與共享。三是標準化原則。明確劃分系統功能，建立統一標準和通用接口，使HRP可以與不同品牌智能耗材柜對接。四是可追溯原則。智能耗材柜與HRP互聯互通后，在已有高值醫用耗材全流程基礎上進一步實現耗材實物動向可追溯。

2.1.2 總體構建 在HRP系統總體架構基礎上，確立智能耗材柜與HRP的業務分工，明確智能耗材柜的標準功能模塊和HRP配套功能，確定智能耗材柜與HRP的接口規范，實現數據交互與共享，見圖1。

圖1 智能耗材柜與HRP互聯互通總體構建

2.2 業務流程

根據設計原則，梳理明確智能耗材柜與HRP互聯互通后的高值醫用耗材全生命周期管理流程，見圖2。

圖2 智能耗材柜與HRP互聯互通后高值醫用耗材全生命周期管理流程 注：★為HRP配套功能。

2.3 智能耗材柜標準功能

2.3.1 概述 智能耗材柜帶有嵌入式觸摸一體機，通過自有系統實現對高值醫用耗材的管理，包括進出柜、盤點、查詢和用戶管理。按照設計原則，智能耗材柜只負責處理耗材進出柜業務。由于北京協和醫院引進了多個品牌的智能耗材柜，為方便臨床用戶使用和信息管理，制定智能耗材柜標準功能規范。

2.3.2 入柜業務 主要有入庫、退回和調撥入。(1)庫管員接收耗材后選擇入庫按鈕，庫管員將耗材放入柜中關門，智能耗材柜自動掃描識別，保存耗材入庫信息。入庫時要求按送貨單整單入庫。當有缺少、出多或錯誤時操作不成功給出提醒。(2)未使用耗材擬放回智能耗材柜時，護士選擇出入庫按鈕，將耗材放回柜中關門，智能耗材柜自動掃描識別拿取退回或撤銷醫囑退回，保存耗材退回信息。(3)庫管員接收到調撥耗材指令時選擇調撥按鈕，將耗材放入柜中關門，智能耗材柜自動掃描識別，將入柜耗材與調撥單信息進行比對，校驗耗材條碼號一致保存入柜。校驗不一致時操作不成功則給出錯誤提醒。

2.3.3 出柜業務 主要有拿取、退貨和調撥出。(1)護士選擇出入庫按鈕，取出耗材關門，智能耗材柜自動掃描識別，保存耗材拿取信息。(2)庫管員接收到退貨單時選擇退貨按鈕，智能耗材柜顯示需退貨耗材名稱和條碼號，庫管員按提示取出相應耗材關門，智能耗材柜自動掃描識別，將取出耗材與退貨單信息進行比對，校驗耗材條碼號一致，保存取出信息。校驗不一致時操作不成功，給出錯誤提醒。(3)庫管員接到調出耗材申請時選擇調撥按鈕，取出耗材關門，智能耗材柜自動掃描識別，保存耗材取出信息。

2.3.4 庫存清點業務 護士可以使用智能耗材柜一鍵清點庫存高值醫用耗材。智能耗材柜將耗材庫存賬明細和掃描識別的耗材實物明細對比顯示，賬實情況一目了然。有差異的以醒目顏色顯示，方便護士核查。

2.3.5 查詢業務 智能耗材柜提供查詢功能，可查看各項業務流水的明細信息和匯總信息，主要包括已收貨入庫、拿取未還回/拿取已還回、已出庫、撤銷醫囑已回庫/未回庫、調撥入庫/未入庫、調撥出庫/未出庫、庫存清點歷史。

2.3.6 身份認證 智能耗材柜集成密碼、卡片、指紋和人臉識別多種用戶身份認證模式。所有操作都記錄了用戶信息，保證各項操作可以追溯到人。

2.4 HRP系統功能

2.4.1 主數據管理 包括智能耗材柜名稱字典和貨位設置。在HRP中增加智能耗材柜名稱字典，記錄智能耗材柜的品牌和接口地址。同時在HRP貨位設置模塊增加智能耗材柜標識字段，標識耗材存放于哪個品牌的智能耗材柜或不放入智能耗材柜。該功能使HRP可以支持多品牌智能耗材柜在同一科室庫區使用。同時也支持同一科室庫區部分耗材使用智能耗材柜管理。但是要求同一耗材用智能耗材柜管理時不能在柜外管理。

2.4.2 采購管理 在主數據的基礎上，HRP在創建采購訂單環節，支持系統自動按科室庫區和智能耗材柜品牌拆分訂單，供應商發貨時系統按訂單類型生成發貨單并自動區分打印普通標簽和RFID標簽。

2.4.3 RFID標簽打印 北京協和醫院高值醫用耗材采用的是一物一碼自主標簽的管理模式，遵循簡單化原則，在不間斷電源(Uninterrupted Power Supply，UPS)供應商平臺增加RFID標簽打印功能，由HRP生成唯一條碼號并實現RFID標簽打印。通過使用RFID打印機將唯一條碼號寫入RFID標簽芯片供智能耗材柜識讀。可視化數據和標簽尺寸與普通標簽內容版面一致，用于1級庫庫管員掃碼入庫和科室用戶掃碼生成醫囑時使用。

2.5 智能耗材柜與HRP接口

2.5.1 科室入庫接口 包括收貨入庫和撤銷醫囑入庫。(1)高值醫用耗材在1級庫驗收入庫后，HRP通過接口將入庫單信息傳給智能耗材柜，科室用戶做入庫操作時智能耗材柜進行耗材與入庫單一致性校驗。校驗通過后智能耗材柜傳遞收貨入庫信息給HRP，HRP校驗入庫單待入庫狀態，校驗通過后系統完成科室2級庫入庫并通知智能耗材柜做入庫。校驗不通過則通知智能耗材柜入庫失敗。通過雙方分別校驗確保耗材準確入庫并且避免發生重復入庫。(2)HRP收到醫院信息系統(Hospital Information System，HIS)撤銷醫囑的消息后，系統自動完成撤銷醫囑入庫，同時推送消息給智能耗材柜，當耗材放入智能耗材柜時，智能耗材柜將成功收到撤銷醫囑耗材的消息發給HRP。

2.5.2 拿取和放回接口 護士從智能耗材柜拿取高值醫用耗材后智能耗材柜記錄拿取狀態并將耗材信息傳給HRP，HRP記錄耗材拿取信息。耗材放回智能耗材柜后智能耗材柜判斷為拿取放回，記錄已放回狀態并通知HRP做已放回記錄。

2.5.3 出庫接口 HRP接收到HIS傳遞的高值醫用耗材出庫消息，執行出庫操作并通知智能耗材柜，智能耗材柜將耗材由拿取狀態變更為已出庫狀態。

2.5.4 調撥接口 包括調入和調出。調入科室庫區在HRP發起高值醫用耗材調入申請，創建調撥單。HRP系統判斷是智能耗材柜耗材時將調撥單信息通過接口傳給調出科室庫區的智能耗材柜。護士從柜中拿取耗材后智能耗材柜將耗材信息傳給HRP，HRP將耗材信息與調撥單進行比對，當耗材物資ID一致且數量小于等于調撥單數量時HRP做調撥出庫并返回出庫成功消息給智能耗材柜，否則返回調撥失敗消息。由于HRP沒有設計將在庫耗材普通標簽轉為RFID標簽的功能，目前暫不支持普通標簽耗材調入智能耗材柜。

2.5.5 退貨接口 HRP創建高值醫用耗材退貨單后將退貨單信息通過接口傳給智能耗材柜，庫管員按照智能耗材柜提示的耗材名稱、規格和標簽號拿取，智能耗材柜校驗耗材與退貨單標簽號一致，記錄退貨取出狀態并通知HRP系統自動完成退貨單科室確認環節。

2.5.6 清點與盤點接口 按照業務類型，庫存耗材核對分為實時清點和財務盤點。實時清點時智能耗材柜發出清點消息給HRP，HRP將實時庫存信息傳給智能耗材柜使用。財務智能耗材柜在盤點完成后將盤點結果傳給HRP，HRP生成財務盤點單保存盤點記錄。

3 應用成效

3.1 工作效率顯著提高

按管理規定科室入庫和盤點都要逐一掃碼確認，對于高值醫用耗材庫存量較大的科室耗時費力，掃碼過程中發生重掃或漏掃則需要重新進行。智能耗材柜使用后耗材科室入庫效率、盤點效率大大提高，平均每月節省30小時，見表1。

表1 常規模式與智能耗材柜模式效率對比

3.2 消除實物管理盲點

常規模式下HRP對高值醫用耗材的實物管理能力有限，只能通過庫存清點才能發現盈虧。如果醫生/護士從科室庫區拿取或放入耗材實物而未進行掃描操作，HRP無法追蹤拿取或放入的耗材和人員信息，也無法區分造成差異的業務類型。入庫、出庫、撤銷醫囑、調撥、退貨各環節操作不規范均有可能造成實物差異，以致核查和整改難度很大。智能耗材柜與HRP互聯互通應用，每個操作都有記錄，可以快速、及時跟蹤耗材實物的動向和操作人員、操作時間，解決了耗材精細化管理全過程中實物管理盲點問題。

4 問題與討論

4.1 空間和存儲量局限性

由于智能耗材柜是柜內整體掃描，為保證掃描準確率柜子單體不能過大。同時考慮到護士拿取的方便性，進深和高度也不能過大，一般是多個柜體以主附柜方式串聯使用。另外由于RFID識讀技術的局限性，耗材擺放密度不能過大。所以同樣尺寸的柜子，智能耗材柜存放耗材的數量低于普通物品柜；同樣數量的耗材使用智能耗材柜所需空間比普通物品柜大。對于空間小、耗材多的科室庫區無法使用智能耗材柜。

4.2 投入成本較高

智能耗材柜的產品相對較少、市場價格偏高。北京協和醫院現有110個高值醫用耗材科室庫區，如廣泛使用投入成本很大。在綜合考量庫存量、日用量、補貨頻率和成本因素后優先在消化內鏡中心、放射介入室和心內科導管室使用智能耗材柜。

4.3 標準化與規范化

RFID技術沒有國際統一標準，不同廠家智能耗材柜使用各自標準，主要表現在無線頻段、通信方式、數據格式等方面的不兼容[13]，導致打印機和標簽不能共用，系統開發復雜、打印機成本增加。對此在引進不同廠家智能耗材柜時，在廠家配合下統一了RFID標簽和智能耗材柜參數，實現RFID標簽和RFID打印機兼容共用。在軟件系統方面制定統一業務流程、功能規范和接口規范，要求各廠家按規范實施，提高了系統互聯互通的通用性，節約了軟件改造成本。

4.4 識別干擾

智能耗材柜能使用RFID技術，RFID的識別干擾問題不可避免，主要表現在以下幾方面：一是當RFID標簽重疊擺放時會相互產生干擾，也影響RFID電子芯片的識別準確率，因此在上線時完成針對性測試，確定高值醫用耗材擺放規則并規范用戶行為。二是智能耗材柜采用全柜掃描方式，掃描功率和柜體屏蔽性會影響掃描準確性。在實施過程中有時護士將帶有RFID標簽的耗材或耗材包裝放在智能耗材柜旁邊，智能耗材柜掃描時會被一并讀識。當調低掃描功率后出現識讀不全的問題。針對該問題通過與廠家反復調試找到最合適的功率強度。在智能耗材柜的信號覆蓋范圍內不放置帶有RFID標簽的耗材或耗材包裝。三是金屬材質耗材對智能耗材柜的RFID識別信號有較大干擾，嚴重影響RFID電子芯片識別準確率[14]。行業常見的解決方案是使用抗金屬RFID標簽，但此類標簽使用成本較高，未使用智能耗材柜管理金屬材質耗材。

5 結語

通過智能耗材柜與HRP互聯互通模式的應用消除管理盲點，提高高值醫用耗材精細化管理效率和質量。通過對智能耗材柜和HRP功能以及互聯互通接口的標準化、規范化研究與實踐，構建高值醫用耗材精細化管理新模式，該模式有較好的適用性和可推廣性。隨著物聯網技術的進步，將在智能耗材柜與HRP互聯互通模式基礎上，探索適合精細化管理要求的智能倉庫應用模式。