行政機關(guān)管理辦公自動化實現(xiàn)路徑解析

殷晶非

國家衛(wèi)星氣象中心 北京 100081

引言

改革開放至今，已經(jīng)走過四十多個春秋，我們國家無論是政治還是經(jīng)濟都獲得了更好的發(fā)展，形成社會主義市場經(jīng)濟體系。現(xiàn)階段政治經(jīng)濟的高速發(fā)展，對于政府部門的決策能力、管理效率等多方面都提出更高、更多的要求，行政機關(guān)部門需要真正實現(xiàn)辦公自動化。但是因為政府機關(guān)與企業(yè)之間有著很大的不同與差異，所以政府機關(guān)實現(xiàn)管理自動化的過程中，還需要結(jié)合自身的主要特點來進行。辦公室辦公自動化技術(shù)主要是將計算機網(wǎng)絡技術(shù)作為重點與核心[1]。基于此，本文下面主要對行政機關(guān)管理辦公自動化實現(xiàn)路徑展開探討。

1 國內(nèi)研究現(xiàn)狀

國內(nèi)與國外針對辦公自動化都展開研究，發(fā)現(xiàn)國外的辦公自動化研究時間較早，早在20世紀，國外就已經(jīng)對自動化數(shù)據(jù)處理方面展開深入研究，當時間來到70年代左右，計算機技術(shù)的出現(xiàn)以及應用，較多的辦公自動化設備得以出現(xiàn)，為辦公自動化技術(shù)的應用提供幫助。在20世紀80年代左右，國外的一些計算機軟硬件企業(yè)以循序漸進的方式，對辦公自動化技術(shù)加大關(guān)注的力度，之后展開深入研究，再展開市場推廣，為此項技術(shù)更好發(fā)展提供幫助，總而言之，國外的發(fā)展，經(jīng)歷了局域網(wǎng)、多媒體等多個階段，從最初的誕生，直至成熟，經(jīng)歷很長的時間，自身整體的硬件技術(shù)水平在不斷發(fā)展當中。我們國家針對辦公自動化的研究可以追溯到20世紀80年代初期，因為受國外社會發(fā)展所帶來的影響，國內(nèi)許多企業(yè)單位對信息技術(shù)加入辦公當中都非常關(guān)注與重視，并且以積極的態(tài)度與國外社會進行良好溝通與交流，學習更多的技術(shù)以及經(jīng)驗，為我國整體辦公自動化的發(fā)展奠定基礎[2]。伴隨時間的不斷推移，國內(nèi)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)高速的發(fā)展，我國辦公自動化技術(shù)的范圍也在不斷擴展當中， 借助網(wǎng)絡技術(shù)進行大力的推廣，自動化已然成為信息化建設當中的重點內(nèi)容。

2 機關(guān)管理效率分析

通過對機關(guān)管理效率進行仔細分析和研究，發(fā)現(xiàn)主要內(nèi)容指的就是將圓滿完成行政機關(guān)的任務作為基礎，投入的工作量以及獲得的工作效果之比。想要進一步提高管理的水平和效率，首先工作人員需要對影響機關(guān)管理效率的因素加大分析力度，通過對影響機關(guān)管理效率的約束進行分析，發(fā)現(xiàn)主要包括兩個方面[3]，其一：自然與社會，主要包括：氣候、溫度、資源、工作條件等等。屬于社會方面的，主要包括：習俗與文等都會對機關(guān)管理工作的效率產(chǎn)生一定影響。其二：機關(guān)管理自身內(nèi)在的因素，主要包括人與組織的因素。因為他們是提高機關(guān)管理效率最重要的內(nèi)容。在正常的情況之下，機關(guān)管理活動自身在組織方面、人事管理方面都會對機關(guān)管理活動產(chǎn)生不同的影響，所以說想要進一步提高機關(guān)管理效率內(nèi)容非常的復雜。

3 機關(guān)管理的含義

想要對機關(guān)管理進行仔細分析，需要站著兩個角度，即狹義和廣義。廣義是指行政機關(guān)內(nèi)部與外部事務的管理；而狹義主要是應用科學的方法，對行政機關(guān)內(nèi)部事務展開全面管理。機關(guān)管理本身并不是最終的目的，而是真正實現(xiàn)目標的重要方法，機關(guān)管理主要圍繞在機構(gòu)業(yè)務工作的周圍，展開高質(zhì)量服務。機關(guān)管理的主要任務就是對具有復雜性特點的內(nèi)部行政事務展開科學處理，機關(guān)管理的最終目的主要就是協(xié)助行政機關(guān)內(nèi)部領(lǐng)導制定以及落實相關(guān)的政策，成為行政領(lǐng)導最得力的“助手”，對各種類型的機關(guān)內(nèi)部事務進行科學處理，有序以及科學完成突發(fā)性事物，為機關(guān)各項職能活動提供幫助和支持，大幅度提高機關(guān)運行水平和效率[4]。

機關(guān)管理現(xiàn)代化主要就是將科技管理作為重點和基礎，應用現(xiàn)如今發(fā)展最為迅速、最科學的技術(shù)相關(guān)方法等，展開行政工作的處理，大幅度提高機關(guān)管理水平和效率，工作人員需要對其加強關(guān)注與重視。現(xiàn)代行政與傳統(tǒng)行政之間有著很大的不同與差異，機關(guān)組織自身行政事務不斷增多，機關(guān)管理因此需要更高的技術(shù)以及熟練性，并提出專業(yè)化的要求，伴隨著時間的不斷推移，我們各個地區(qū)都向著更好的方向發(fā)展和前進，機關(guān)管理的辦公自動化是其中的重要內(nèi)容，機關(guān)管理現(xiàn)代化的主要發(fā)展方向和趨勢就是受到現(xiàn)代技術(shù)革命的推動，有效處理繁雜的行政事務。

4 辦公自動化主要特點

4.1 信息傳輸網(wǎng)絡化

信息在傳遞的過程當中，通過網(wǎng)絡可以加快傳輸速度，有序進行對內(nèi)、對外的聯(lián)系，保證每一位工作人員、各個部門都可以運用網(wǎng)絡技術(shù)快速存儲相關(guān)信息，真正實現(xiàn)簡單與便捷。

4.2 管理過程智能化

將計算機技術(shù)作為機場，將其加入到行政機關(guān)管理過程當中去，針對辦公室內(nèi)部的各種文件、信息、數(shù)據(jù)、圖表等展開專業(yè)的處理，而且還有修改等功能，交流起來非常方便，準確度更高。

4.3 管理資源系列化

伴隨著時間的不斷推移，管理信息化程度越來越高，現(xiàn)代管理系統(tǒng)的建立，專業(yè)設備更是向著系列化的方向所發(fā)展和前進行政，機關(guān)管理部門當中的工作人員無須再受到時間等各方面的影響和限制，完全可以按照不同的要求、不同的目的，選擇與之相對應的管理資源，為大幅度提高管理質(zhì)量奠定基礎。

5 行政機關(guān)管理辦公自動化的作用分析

5.1 提高辦公效率

通過對傳統(tǒng)辦公方式進行仔細分析，發(fā)現(xiàn)主要是將人工起草文書、整理收發(fā)等作為重點，需要付出更多的時間，但是自從辦公實現(xiàn)自動化之后，工作人員可以應用計算機來展開相關(guān)工作，無須再投入更多時間，并且還能夠節(jié)約更多的成本，將存儲信息的作用全部發(fā)揮出來， 大幅度提高工作效率和水平[5]。

5.2 深化審核把關(guān)工作的力度

通過計算機的作用對相關(guān)信息展開深入分析以及科學處理，避免人為因素帶來的不利影響，深化審核把關(guān)工作的力度。在新形式的大背景之下，行政機關(guān)管理協(xié)調(diào)職能是非常關(guān)鍵且重要的，工作質(zhì)量的高低可以真實反映出管理水平。

5.3 提高領(lǐng)導決策質(zhì)量

對于辦公室工作的功能來說，需要成為部門領(lǐng)導最得力的“助手”，為了能夠做好這份工作，相關(guān)工作人員需要收集大量的信息，并且為領(lǐng)導反饋相關(guān)的信息、建言獻策，為提高領(lǐng)導的決策能力提供幫助和支持[6]。辦公室自動化的實現(xiàn)，可以快速對各種信息進行收集、 分析、整理等，另外，還可以應用資源共享，提高辦公決策質(zhì)量。

6 行政機關(guān)管理辦公自動化實現(xiàn)路徑分析

6.1 遵循人性化發(fā)展原則

在過去，工作人員需要付出更多的時間與精力，即使是一個非常簡單的分工流程，也需要工作人員反復操作，才能夠完成，整體的辦公偏低，這時辦公自動化的出現(xiàn)，可以有效降低辦公人員的工作壓力，遵循人性化原則，站在人性化的角度，對辦公功能進行擴展。在未來，辦公自動化必定向著更加完善與健全的方向所發(fā)展， 結(jié)合辦公的真實需求、功能展開調(diào)整，使辦公人員可以按照自身需求進行私人訂制，這種具有人性化特點的管理理念，也是自動化概念發(fā)展到現(xiàn)在需要遵循的重要原則。

6.2 網(wǎng)絡化發(fā)展

時代在發(fā)展，科技在進步，在新時代的大背景之下，網(wǎng)絡技術(shù)憑借自身的優(yōu)勢與特點已經(jīng)在多個領(lǐng)域當中得到廣泛的應用，辦公自動化系統(tǒng)的應用范圍在不斷擴展當中，通過互聯(lián)網(wǎng)的幫助，即使是異地，也可以真正實現(xiàn)在線辦公[7]。網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展，已經(jīng)成為現(xiàn)階段辦公自動化發(fā)展的推力，通過網(wǎng)絡化的應用，使信息協(xié)同、傳輸、處理等多項目標真正實現(xiàn)，而且無須再受到時間與空間的影響和束縛，完全滿足資源共享效率。另外，移動互聯(lián)網(wǎng)也是辦公自動化中的主要內(nèi)容，在當今社會移動端的辦公，可以將辦公自動化網(wǎng)絡的優(yōu)勢全面突顯出來，真正實現(xiàn)隨時隨地辦公的目標。

6.3 集成化發(fā)展

在新形勢的大背景之下，不同的類型辦公室自動化設備應運而生，在未來的辦公自動化發(fā)展過程中，管理系統(tǒng)會應用集成化的方法，對計算機、傳輸機、多媒體等專業(yè)設備進行整合，再將多個系統(tǒng)進行重新架構(gòu)。在未來，集成化發(fā)展的整體功能必定向著更加全面的方向轉(zhuǎn)變，各類辦公需求的滿足，也需要更加成熟的集成化解決方案。高度集成化的發(fā)展帶來的影響是積極的，是幫助辦公自動化發(fā)展的重要力量。

6.4 多媒體技術(shù)發(fā)展

多媒體技術(shù)是緊緊跟隨時代發(fā)展腳步呈現(xiàn)出的一種具有新型特點的技術(shù)，可以將計算機技術(shù)與圖像、視頻、聲音等進行科學處理以及有效整合，并且對各類信息展展開集中化的處理，此項處理方式可以將數(shù)字化信息處理特點、優(yōu)勢全面突顯出來，為各類活動提供大力幫助與支持。將多媒體技術(shù)加入到辦公自動化技術(shù)當中去，完全可以拓展辦公自動化系統(tǒng)當中數(shù)據(jù)信息的主要類型，使信息的類比變得更具豐富性特點。

6.5 智能化發(fā)展

眾所周知，現(xiàn)階段信息技術(shù)呈現(xiàn)出高速的發(fā)展，智能化發(fā)展也成為自動系統(tǒng)當中主要的發(fā)展方向與趨勢，并受到越來越多人的關(guān)注與重視[8]。在新的背景下，許多輔助生產(chǎn)設備都在緊隨時代發(fā)展的腳步快速更新、更好發(fā)展，例如：智能機器人、終端搜索等技術(shù)的實現(xiàn)，使辦公自動化技術(shù)發(fā)展向著智能化的方向所轉(zhuǎn)變。

6.6 暢通的信息系統(tǒng)

機關(guān)管理工作主要就是收集大量的信息，之后展開科學的處理、傳播、反饋，所以機關(guān)管理信息流通的渠道需要不受任何因素的影響，可以始終保持著暢通的狀態(tài)，并且應用科學的方法，將各種干擾因素進行排除，還需要減少溝通當中的阻礙和影響，使用各種現(xiàn)代化的方法，大幅度提高管理水平和效率。

6.7 采用現(xiàn)代化的管理方法

機關(guān)管理的發(fā)展與企業(yè)管理發(fā)展之間有著緊密的關(guān)系，想要進一步提高管理水平和效率， 行政機關(guān)部門就不要有“閉門造車”的工作態(tài)度與思想，而是要以主動、積極的態(tài)度，并且以循序漸進去學習和使用新的現(xiàn)代管理方式[9]。另外，我們還要注意在借用新型管理技術(shù)的過程當中，還需要對本單位的行政體制進行分析，之后再進行融合。

此外，眾所周知，將綜合素質(zhì)高、工作能力強的工作人員加入到工作過程當中去，才能夠體現(xiàn)出更好的工作效果，所以還需要對行政機關(guān)管理辦公室內(nèi)部的人員進行專業(yè)培訓和教育，在培訓過程當中，將理論與實踐相結(jié)合，從而加深工作人員對培訓內(nèi)容的理解和記憶[10]。還需要制定出更加完善的考核機制，以此來判斷工作人員參與培訓的效果。

7 結(jié)束語

簡而言之，辦公自動化系統(tǒng)以及技術(shù)的運用，對于行政機關(guān)管理工作帶來較大的幫助，通過對國內(nèi)與國外辦公自動化的真實情況進行仔細分析以及總結(jié)辦公自動化發(fā)展的趨勢，可以為我國行政機關(guān)管理部門制定出更加完善、健全的辦公管理系統(tǒng)提供幫助和支持，為我國整體經(jīng)濟建設奠定基礎。