湖北大老嶺國家級自然保護區科研檔案管理建議及對策

譚海燕 丁 峰

(宜昌三峽大老嶺自然保護區管理局 宜昌 443000)

湖北大老嶺國家級自然保護區(以下簡稱大老嶺保護區)地處西部高山向東部平原過渡，位于湖北省宜昌市夷陵區與興山縣、秭歸縣交界處，范圍界線涉及“兩縣一區”，緊鄰三峽工程壩頭庫首北岸，地理坐標為東經110°51′08"～111°00′26"，北緯30°52′35"～31°07′24"，保護區總面積14 225 hm2，國有林地面積5 887 hm2，森林覆蓋率98%，已查明高等植物246科1 010屬2 469種，棲息林間的陸生脊椎動物92科266屬418種，是三峽庫區生物多樣性保護的關鍵地區，是三峽大壩的綠色衛士。大老嶺保護區成立以來，與中國林科院、中科院武漢植物園、北京林業大學等十余所高校和科研單位建立產學研合作,百余名博士、碩士在大老嶺保護區開展學術課題研究，發表各類研究論文300多篇，專著1部，獲國家、省、市科技進步獎25項，發現植物新種3個,共建立10個高校產學研基地，建成8類生態監測網絡，保護區豐富的資源，完備的科研平臺，豐碩的科研成果，讓大老嶺保護區科研檔案管理工作顯得格外重要，只有不斷探索新方法、新技術，進一步提升科研檔案的管理水平，才能滿足保護區不斷發展的需要。

1 科研檔案管理現狀

1.1 檔案管理基設施完備

大老嶺保護區始終把檔案管理工作放在重要位置來抓，向高標準看齊，不斷完善設施建設，建成綜合檔案室108 m2，其中庫房54 m2、辦公閱覽室54 m2，能夠滿足未來10年發展需要。密集架50組，配備除濕機1臺、滅火器4個、防磁柜1臺；閱覽室、整理室配備計算機4臺、掃描儀2臺、復印機1臺、打印機1臺、照相機1部；庫房內監控2路、庫房外監控1路，24小時運行，全面滿足檔案現代化管理、安全保管要求。為加強檔案搜集工作，對各科室、各單位配置檔案立柜107組，復印機6臺，掃描儀5臺，照相機41部。

1.2 檔案管理種類齊全

大老嶺保護區綜合檔案室室藏檔案種類齊全，共整理文書、科技、會計、專業、聲像、電子、實物等七大門類檔案2.4萬件。其中文書檔案案卷級215卷、文件級9 514件，會計檔案案卷級7 588卷、文件級1 502件，專業檔案案卷級101卷、文件級1 309件，科技檔案案卷級263卷、文件級931件，聲像檔案照片754組1 040張，電子檔案光盤60盤、磁盤15盤，實物檔案226件。為加快檔案信息化建設，全部檔案錄入宜昌市縣鄉村文檔一體化管理系統，建立案卷級和文件級目錄數據庫；對檔案數字化加工，文書永久類檔案全文掃描，建立文書檔案全文數據庫和多媒體數據庫；同時，通過宜昌市縣鄉村文檔一體化管理系統利用功能，完成了組織沿革、大事記等編研工作。

1.3 檔案管理成果突出

《三峽庫區大老嶺植物多樣性與保護》(2008年出版)在編纂期間，編委專家在大老嶺保護區先后100多次查閱了1 000多卷(件)科研檔案資料和實物，為該專著編撰提供了詳實的資料數據，同時也為大老嶺保護區開展資源保護、科學利用開發植物資源創造了條件。2010年《大老嶺自然保護區科學考察報告》編制過程中，編委專家先后30多次查閱了500多卷科研檔案資料，內容涉及資源保護、動植物分布、社區發展相關的文件資料、科技資料、照片資料等，為該報告的編撰提供了豐富的多樣物種本底數據，摸清了大老嶺保護區本底資源家底。在大老嶺保護區《三峽后續工作總體規劃》和《湖北省宜昌市直三峽后續工作實施規劃(2011～2014年)報告》編制過程中，編制專班查閱科研檔案資料30多次300多卷，為項目規劃報告順利通過評審和落地實施發揮了突出價值。1998年大老嶺管理局檔案達科技事業單位“省級先進”標準，2015年檔案晉升省特級至今，檔案規范化建設得到強力推進。檔案管理員先后獲得了宜昌市檔案局“蘭臺”貢獻獎、宜昌市直林業系統優秀共產黨員、宜昌市“建功立業”標兵稱號。

2 科研檔案管理存在的問題

2.1 管理人員綜合能力不高

目前大老嶺保護區科研檔案管理人員只是簡單的按照規章制度對科研檔案進行存儲歸檔，并沒有參與科研項目的立項、實施、驗收、總結全過程，同時由于檔案管理人員所學專業原因對保護區科研檔案內容相關技術知識和應用價值理解不夠，另一方面科研人員對科研檔案管理知識了解甚少，缺乏對科研檔案管理利用需求特點深入理解，急需既懂保護區科研又懂檔案管理的綜合型人才。

2.2 科研檔案管理持續性不強

大老嶺保護區開展的多學科研究課題中，主要以動植物為研究對象，由于動植物的種類多、數量大、多數生長周期長，又由于它們與自然界其他有機的關系十分復雜，因此決定了一部分科研課題持續時間長，并且需要繼承前人的研究成果和已取得數據，有些課題需要幾代人的努力，科研檔案材料遺失或者研究中斷，將導致課題研究中斷、數據追溯難、課題經費重復投入等問題。同時，由于檔案管理人員的流動，交接工作流程不規范，易造成科研檔案中斷和資料丟失，這對科研檔案要求的連續性和研究內容的連貫性都是很大挑戰。

2.3 科研檔案信息化程度不高

大老嶺保護區90年代以前的科研檔案多為紙質，在存檔管理過程中只對檔案目錄進行了數字錄入管理，而檔案內容是通過簡單掃描以圖片格式存儲，沒有進行數字化和文檔信息檢索管理，保護區科研檔案的核心和價值所在就是長時間軸解釋生物多樣性的演替規律為當前管理提供本底支持和輔助決策，而當前管理技術水平不利于保護區科研檔案的查找檢索和價值挖掘利用。

3 建議及對策

3.1 強化管理人員綜合能力

加強科研人員的檔案管理基礎知識培訓，在科研課題立項后科研人員要依據檔案管理部門列出的科研歸檔資料需求清單和要求，在科研過程中按時間節點梳理、匯總后及時歸檔，在課題驗收后對歸檔資料內容進行真實性和完整性的審查，審查確認無誤后簽字，交由檔案管理部門存檔。同樣還要提升檔案管理人員的保護區專業知識學習培訓，讓其參與到科研項目的立項、評審、驗收等關鍵節點，能夠理解掌握研究課題類型、對象、周期、價值等主要框架要素。通過強化科研人員和檔案管理人員之間互動交流培訓，明確職責范圍、嚴格管理考核，逐步形成科研管理人員和檔案管理人員相互溝通配合的長效機制，培養一批即懂保護區科研又懂檔案管理的綜合管理人才，這樣才能真正推動保護區科研工作可持續發展，充分發揮出科研檔案的重要價值。

3.2 創新科研檔案管理體系

根據科研檔案的系統性、規范性、完整性、持續性和實效性等特點，以面向保護區科研利用需求為目標，按照工程項目分類法、型號分類法、課題分類法、專業分類法、地域分類法、時間分類法建立保護區科研檔案管理體系，將科研檔案工作要求納入科研管理制度與工作流程，與科研項目工作同部署、同實施、同檢查，確保保護區科研檔案的完整性、準確性、系統性[1]。保護區科研項目立項后按照生境、物種、生態因子等不同研究類型進行分類，根據研究對象劃定時間軸，制定研究參數統一數據標準，方便后期人員調整、接替延伸研究。研究實施及過程管理、結題驗收及績效評價、成果管理等全過程中形成具有保存價值的各種形式和載體的科研文件材料均納入歸檔范圍，從而確保科研檔案的連續性、連貫性、完整性和可持續研究性。

3.3 提升信息化管理水平

將前期大老嶺保護區科研信息資料、科研成果、研究報告、公開發表的學術論文等資料按照《紙質檔案數字復制件光學字符識別(OCR)工作規范》通過圖像導入、圖像預處理、比對識別、修改校正、成果整理輸出5個業務環節，將保護區科研檔案數字化保存為TXT形式和雙層PDF/OFD格式文件。保存TXT格式的，應以紙質檔案的件或頁為單位輸出檔案OCR成果；保存為雙層PDF/OFD的，應根據紙質檔案數字復制件版式文件格式，自動形成支持全文檢索的雙層PDF或OFD文件[2]。數字化后的科研檔案通過大數據分析技術數據庫管理系統(如SQL-SERVER、ORACLE)建立標準統一、結構有序的數據庫體系，便于檢索查詢、統計匯總，讓數據管理貫穿整個科研數據全生命周期，確保數據管理的主動、持續和不間斷性，形成一條具有連續性和可回溯性的完整數據管理鏈條[3]，實現大老嶺保護區科研檔案資料數據的快速查詢、數據關聯、分析挖掘等智能化功能。

4 結語

自然保護區科研檔案是適應自然保護區的出現而產生的，大老嶺自然保護區蘊藏著豐富的物種資源，保存著多種典型的自然生態系統及多種自然歷史遺跡，是開展科研，探討各種生態的結構、功能、監測人類活動影像的理想之地，后期將更加注重《檔案法》的學習貫徹，更加注重科研檔案基礎業務的規范，更加注重檔案人員綜合素質的提高，更加注重檔案資源的開發利用，更加注重檔案信息化的建設，全面提升科研檔案管理水平，為加快大老嶺科學跨越發展服務，為建設生態三峽、美麗中國貢獻力量。