集團企業財務共享中心構建問題及建議

馬威

摘要：隨著信息技術發展越來越快，集團企業財務共享中心建設迫在眉睫，標準化的流程降低成本，提高效率，但是也存在一些問題。文章闡述了共享中心構建對集團企業的意義，組織框架、工作流程和信息系統的構建是集團企業財務共享中心的構建要素，還存在人員配備不合理、系統不夠完善智能、難以實現標準化、監管難度大，財務信息風險高等問題，提出培養人才，完善財務系統，智能體系和建立合理的企業管理機制及風險評估系統的解決方案。

關鍵詞：集團企業；財務共享中心；管理機制

一、共享中心構建對集團企業的意義

第一，集團企業是個龐大的組織，機構設置多，涉足行業多，業務類別繁雜，地域空間大，導致會計核算復雜，對下屬各子公司管控力度不夠，設置共享中心有助于強化集團公司戰略管控，推動各項法律法規制度徹底貫徹實施。有效控制財務風險，規范各單位的經營行為，以防發生廉政風險。

第二，集中核算的特點，通過財務組織、業務流程及人員重組，實現從數據的源頭開始監管，確保財務數據的完整性、準確性、及時性，實現大量重復性的會計核算工作程序化、標準化，有助于基層財務人員從冗雜的基礎核算脫離出來，提升辦事效率和水平，從基礎的工作中向服務產業發展轉移，及時匯總科學分析，為經營管理層提供高質量的財務信息，降低人工成本，提高產品核心競爭力。

第三，共享中心有助于進一步提升財務信息化水平，促進財務管理升級，更好地服務全集團的發展戰略。在互聯網時代，市場機會轉瞬即逝，集團對財務信息要求越來越講究時效性和完整性，所以，集團公司對于依靠財務共享中心來解決實現降低成本，提升服務質量，要求財務信息的時效性和精細化。

二、企業集團共享中心構建要素

（一）組織框架構建

在獲得集團領導同意后，組織各單位財務人員成立共享中心或者重新招聘社會成員，以達到滿足集團要求。主要有會計部門、資金管理部門、網絡管理部門、法律監督部門等多個部門。

會計部門，主要是負責各業務發票的報銷審核、會計憑證生成及有關會計預算的控制。各子公司的銀行印鑒和銀行網盾由資金管理部門管理保管，還有收款單位賬號及戶名的審查核對，確保收款單位的準確無誤。網絡管理部門負責網絡的安全，保障資金網上安全，防止黑客襲擊，同時也肩負著解決網絡系統的維護與修復，各單位審批流程、節點的權限分配，維護網絡安全穩定，使各單位的運營正常進行。可由數字媒體部門的相關同事兼職。法律監督部門利用會計相關制度，法律章程，各單位的內部制度，處理協調各個單位因工作分歧產生的糾紛，利用法律的武器，保障合法權益。多個部門聯合一起，共同完成共享中心的建設。

（二）工作流程構建

建立大體框架，業務流程與財務管理脫節是目前很多企業財務管控的通病，而推進實現“業財融合”又是構建財務共享服務中心的重要目標之一，建立財務共享服務中心的初心和重點是對工作流程的重建和簡化。通過利用現代化的技術手段，將集團各公司的物流運營、人力資源、資金管理、信息流量等進行有效整理合并，構建出“公司業務部門—公司財務部門—公司業務部門主管領導—公司財務部門主管領導—集團財務領導（超一定額度）—集團主管領導（超一定額度）-集團共享中心一級審批—集團共享中心二級審批”的主要業務流程，看似繁瑣復雜，實際上能有效總結歸納實際業務發生的情況，批量式的處理模式，能有效提高工作效率，節約時間。

（三）信息系統構建

集團財務共享中心能夠使企業實現線上報銷、手機端APP審批、發票電子影像、電子發票與稅務管理系統連接驗真偽、財務資金管理、電子會計檔案等全面財務管理需要，助力建設管控與服務并重的財務共享中心。這需要信息系統的支撐。

財務共享中心信息系統模塊主要包括線上報銷模塊、業務模塊、運營模塊等。這些模塊幫助企業完成與財務核算等系統的連接。線上報銷模塊是集團收集財務數據的開始，從報銷人費用申請到報銷費用、領導線上審批、財務審核等全程，還可以主持業務數據自動推送生成報銷單，實現業務數據的追溯和聯查，給各級用戶提供追根溯源的查詢功能。對于領導們的線上審批，不僅可以實現電腦端，更能實現手機APP移動審批，制作一個簡單APP，和電腦端無縫連接，領導們從此實現在手機上審批，不再是一堆人排著隊，堵在門口紙質審批，實現了隨時隨地審批，減少了人員聚體，交叉感染病毒的風險。業務模塊是集團共享中心人員處理業務的地方，他們能夠對上傳的單據查看電子影像、稽核和復核，資金支付，生成憑證等，是共享中心操作管理一體化的標志。運營模塊是財務共享中心的基礎信息管理模塊，包括流程定義、組織定義、節點設置、參數設置以及作業管理、績效管理等。

三、集團企業共享中心建設存在的問題

（一）人員配備不合理

一方面，在信息技術普及的今天，集團信息智能化，推廣共享中心，時間緊任務重，未能到各分公司做深入調研，了解各公司不同業務流程，導致融合度差，不能從根本上減輕會計人員工作負擔，提高工作效率問題。另一方面，會計人員面臨工作流程及工作任務質的變化，以前的會計都是確認、計量、記錄、報告，是業務的實時報告者，共享中心成立后，都是從各集團下屬公司抽調的人員，經過一段培訓上崗，業務水平參差不齊，會計知識儲備不夠，對各個公司內容掌握不清，每天面臨重復的工作，不能就真實性做出判斷，影響賬務處理。財務知識水平有限，不能從核算會計到管理會計。

（二）系統不夠完善智能

在共享中心未上線之前，各單位擁有自己獨立的財務軟件，如科迪通、云因等，共享中心上線完全打亂了以前安靜的流程，技術上需要研發團隊一方面求同存異，在共享中心運行正常的前提下，自動生成憑證，是需要大量人力和物力的支持，集成端口難度大，技術支持跟不上，同時，集團下屬那么多單位，業務情況復雜，有時是無法保證與實際一致。另一方面，系統之間銜接技術不完善。各單位業務和財務有自己一套系統，在銜接以前財務軟件上找到安全的著陸點。

（三）難以實現標準化

集團成立共享中心就是想對企業財務流程的再造，財務共享中心成立勢必對集團、公司、項目部的財務組織和財務人員影響頗深，特別是施工企業，單位的特殊性，要求必須具體問題具體分析。另一方面，現在大集團都涉及不同領域業務，各業務都有自己的一套運營模式和運營標準，難以標準化，強制實施，勢必影響人員的滿意度和辦事效率。

（四）監管難度大，財務信息風險高

集團財務共享中心作為標準化的產物，他們的主要工作是會計核算、審核原始單據、自動批量生成憑證，他們往往都是管理好幾個單位的財務核算，沒有精力對財務實際情況進行監督，而且共享中心財務人員與發生單位業務相分離，并不能對第一手情況全部掌握，信息不對等就產生問題了，這樣會產生一定的業務風險和財務風險，對實際發生業務的真實性和可靠性不能監督，致使不能保證財務會計信息的精確性。另外，由于業務流程的操作沒有按時完成而被迫結束流程，使得審核過程形同虛設。

四、企業集團共享中心建設建議

（一）培養人才

集團成立共享中心時，深入各下屬單位，了解各單位財務工作，找出其中的共性，加以融合，區別他們的個性，加以突出，從根本上減少可以機械化的工作，減輕會計的工作量。加強人才培養，合理安排人員崗位，輪值輪崗，制定詳細的規章制度和保密措施，定期培訓最新會計制度和法規，提高服務意識，落實監管職責，做到運行規范，提高財務管理效率與質量，推動財務管理轉型升級與機制體制創新。

（二）完善財務系統，智能體系

共享中心依托的是信息化技術，前期投入是共性的信息化產品，硬件設施，后期需要根據集團的特點，加以完善，根據各個單位不同情況，私人訂制，各單位配備專業會計管理員，在管理好各單位大數據的同時，做好各種軟件端口的銜接，使數據的輸入輸出無障礙。專人管專線，責任到人。同時，能建立與稅務局系統無縫連接，使得上傳的發票能第一時間在稅務局系統查驗真偽，不僅要與本省的稅務局系統，還有全國各地的保持一致。若有問題及時發現，減輕財務人員負擔，減少后顧之憂，保障集團的利益不受損害。另外，能根據最新的會計制度更新軟硬件，升級滿足業務需要。比如：電子發票能重復打印，系統能否驗證是否重復報銷等。還要健全企業信息系統，安全穩定才是基礎，是保證財務信息不被泄露，良性互動的前提。

（三）制定合理的企業管理機制

良好的企業管理機制有助于將業務人員和財務人員緊密聯系在一起，是構建共享中心的基石和保證。與此同時，在制定共享中心標準化流程時，遇到辦理特殊業務時，應該適當地根據實際發生事件，在符合法律和財務制度的基礎上，增加靈活性，可以增強財務會計人員與業務人員的良性互動，激發公司員工的工作積極性與創造性，可以結合各公司的不同特征，優化財務信息采集方法，保證財務信息完整和合理。

（四）建立風險評估系統

在會計核算符合規定的基礎上，建立風險評估和風險預警機制。在財務共享中心的運用平臺上，開發財務風險評估系統，根據運算法則、活動時間、活動范圍等計算實際值并與臨界指標對照，并且結合相關財務核算數據和預算數據，對評估有重大財務風險的單位進行風險預警，為實施財務監測提供有力保障。另外，根據財務共享系統，整合費用、成本、收入、稅務等各系統，打通任督二脈，使不同部門和不同流程聯系更加緊密，消除信息傳播障礙，可以更直觀更全面地查詢數據，收集財務數據。打造具有財務監察特色的監測平臺、智能化分析平臺，實現財務與業務一體化的持續性風險評估和自動化監測。

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（作者單位：大象出版社有限公司）