辦公自動化條件下的電子檔案管理路徑研究

中煤平朔集團有限公司 柴晶晶

辦公自動化是指運用現代電腦技術，借助于各類多媒體設備，對辦公活動進行經營和管理，從而大大提高了工作效率、提高了企業的生產力和競爭力。目前辦公自動化已被越來越多的行業所采用，其涉及的范圍涵蓋了管理科學、系統工程、行為科學等多個學科，充分體現了多學科的交叉與融合。隨著辦公自動化的日益普及，大量的電子文檔和信息也隨之產生，因此，“如何強化電子文件和電子信息的管理”成為一個新的課題。

一、電子文檔的特點

在辦公自動化信息領域中，電子文檔是由計算機進行操作、傳輸、存儲等，從而能夠有效地對數據進行管理。根據電子文檔的生成范圍，可以劃分為兩類：一類是記錄人們在處理公事、日常工作或溝通時所形成的電子文檔。二是用來記錄人們的生產和科學研究的技術文檔，多采用光柵圖、向量圖等方式。當前，大部分單位在實現辦公自動化的過程中，所形成的電子文檔是以文字文檔為主。電子文檔具有下列特征：

（一）電子文檔具有易更改性

電子文檔隨時可以進行更改操作，其易更改性主要體現在兩個方面：一是人工主動修改，電子文檔可以在電子設備上任意復制和刪除，因為電子文檔和電子設備是兩個獨立的分離體，信息不會因為載體不同而改變結構和形式，因此很難分辨出哪些是原始文檔，哪些是被篡改的文檔；二是電子文檔極易受到病毒攻擊，一旦被病毒入侵，將會使其毀于一旦，甚至部分或完全失去使用功能。

（二）電子文檔具有對設備的依賴性

隨著辦公自動化技術的發展，電子文檔的特點出現了階段性的變化，在各個階段形成的規律也不盡相同。電腦處理業務也從最初的文檔管理、數據計算發展為網絡文件的交換、信息的傳遞和數據的共享。從整個發展歷程來看，我們不僅在思想認識上實現了飛躍，而且硬件設備也不斷迭代更新。計算機的應用領域不斷擴大，操作系統、版本不斷更新，編寫程序的語言也在不斷地進化。沒有電腦及其相關的軟件，電子文檔就無法產生、傳遞和識別。通俗的觀點是，電子文檔的存在取決于具體的應用設備和軟件。

（三）電子文檔具有快捷性與可塑性

紙質文檔給工作人員帶來一些不便，如儲存條件需要嚴格管控、儲存空間不足、搬運困難、關聯文件繁瑣不易查找，相比之下，電子文件更加便捷。控制通過對電子文檔的錄入，實現了傳達系統的文件實時收發工作，可以使文件信息在多平臺同時錄入和不限次數地修改。快捷性與可塑性能便于隨時查閱和使用檔案，突破檔案自動化辦公中存在的管理難題。以往的辦公模式被電子文檔的出現所改變，文件的編寫、審核、批準、傳遞等流程都能夠在線操作，尤其是文件的修改、復制、粘貼、移動更為高效和便捷，大幅提升了辦公質量和效果。電子文檔改變了文檔的加工和運行方式，特別是對普通文檔和傳閱文檔來說，它的工作效率可以提升數十倍。電子文檔和網上虛擬檔案館（室）的建立，使檔案工作的運行方式發生了變化。利用文件管理軟件對電子文檔進行邏輯存檔，使其在收集、整理、鑒定等方面更加快速、精確。運用互聯網技術，對檔案資料進行了大量的收集，豐富了檔案資料的內容，為用戶提供了更好的服務；檔案公開查詢系統是以公司運營為核心的新型系統，力求為領導、本部、基層員工提供全面、及時、有效的檔案資料。

二、辦公自動化的電子文檔和電子檔案管理的作用

（1）電子文檔的存檔可以有效地保護文檔。電子文檔的真實性、安全性、完整性和可識別性都需要檔案管理系統有效運行來保證，以此來防止信息的泄漏和遺失。所以在完成文檔處理后，可以隨時進行存檔、整理，既可以安全地防止文檔丟失，又可以確保文檔的完整性和存檔率，防止文檔信息被惡意篡改、意外泄露、遺失。

（2）利用信息資源實現電子文檔的存檔。準確、高質量的資訊資源是企業經營決策的先決條件。電子文檔有傳統的紙質文檔無法比擬的優勢，例如存儲密度大、多功能整合、易操作等。因此對電子文檔進行科學存檔，能便于人們查找和查詢。人們在需要查找資料的時候，會更容易地找到和利用這些資料。在對電子文檔進行歸檔時，賦予其對應的類別編號或檔案編號，并設置主題詞索引，以便于使用者在使用時進行檢索，從而提高了檔案檢索與查詢的效率。同時，利用電腦技術對電子文檔進行集成處理，有利于存儲、傳輸、提高資源利用率，使其更好地發揮功能和作用。

三、電子文檔歸檔過程中存在的問題

（一）文件歸檔缺乏整合

由于企業內部各部門的電子文檔和辦公自動化系統在版本和形式上存在差異，其適用性常常不能得到保障，且同一單位的電子文檔會發生由于軟件故障原因而導致無法正常開啟的情況。因此，在工作流化的指引下，各個部門必須對文檔進行有效的集成，以確保其完整性、適用性和可靠性。

（二）對電子文檔歸檔不夠重視

檔案管理要遵循檔案的收集、整理、保管、使用、鑒定和統計等管理原則。但是，它不同于傳統的紙質文件，因為其記錄方式為數字序列。各地區、各單位要進一步認識到電子文檔的重要性，加強對其的應用引導，把其納入本地區、本單位的信息化建設中。在強化電子文檔和電子檔案管理的同時，對于傳統的紙質文檔管理也不能松懈，要積極發揮計算機技術在檔案管理中的重要作用，為企業提供更多便利的服務，使辦公自動化技術在企業發展中得到廣泛的重視。

（三）電子文檔的收集不及時

由于電子文檔的性質、作用與傳統的紙質文檔有很大的區別，所以其收集、整理、需求的方式與傳統的紙質文檔完全不同。一般草稿文檔通常不會被保留，因為它沒有實質的作用。但是對于正式的書面文檔和最終的定稿，應該及時進行收集。對作為具有輔助或正式功能的電子文檔，要及時收集和整理，并與對應的紙質文檔建立識別關系，特別是“無紙化”系統產生的電子文檔，要采取更加縝密的管理方法。如有需要，可將其制作成硬件文本，以防系統出現突發狀況時發生遺失。

（四）電子文檔管理系統的應用存在缺陷

目前，我國的電子文檔管理體系還沒有統一的規劃和規范，存在著跨區域、跨地域的信息共享等問題。另外，由于各軟件端口模塊的不同，使得當前的電子文檔管理系統更多地采用單一版本，以滿足連接界面和網絡擴充模塊的需求。隨著檔案信息化進程的不斷推進，大量的文檔、資料必須經由互聯網進行傳送、管理，如果僅將傳統的手工操作轉換成單純的計算機操作，就無法適應電子文檔的自動、智能化管理。

四、加強電子文檔歸檔管理的路徑研究

（一）實現文檔一體化管理

所謂的文檔一體化管理，就是摒棄原來的文件歸檔管理中的“后控制”方法，要從文件開始編寫時就進行歸檔，以確保文件的存檔質量。這樣電子文檔和檔案管理工作能夠協同配合實現辦公自動化。

（二）提高各部門之間的協同能力

推行辦公自動化后，各部門的檔案工作應該成為一個有序的工作流程。在辦公自動化環境中，工作流程可以擴展為多種形式的電子文檔。各部門之間若不進行有效的協調與交流，極易造成“信息孤島”現象。所以，電腦與資訊管理部門應發揮主導作用，成為檔案資料的中轉站，并逐步形成檔案資料中心。同時，不論采用何種方式，都要將電子文檔按一定的格式進行分類，并將其轉交到檔案部門。而檔案部門則需要向文件主管機構提供協助，定期檢查軟件和硬件，確保電子文檔的安全、有效。

（三）建立電子文件歸檔管理的質量體系

建立檔案管理的質量體系，是我國檔案管理現代化的一個重要方面。其內容有：（1）強化對檔案載體的保護。對文件載體的有效保護，直接影響到文件的完整性和持久性。通常，電子文件是在磁、光介質上進行離線存儲的，因此，為了適應磁、光介質的保存，必須滿足相關的存儲標準。（2）保證電子文檔的可讀性。如果在收集范圍內，不僅要有工作記錄，還要有輔助軟件；在搜集需求中，除資訊的內容之外，也要包含資訊的形式層面；在進行鑒定時，要同時對作品的內容及可讀性進行有效的價值分析。（3）保證電子文檔的可信度。由于電子文件受易被修改、不易保留痕跡、文件的簽署和聯網后必須對其實施特定的技術管理等因素制約，導致它們的真實性和證據性很大程度被人們懷疑。因此，在整理、鑒定、復制、調閱等文檔方面都要嚴格按照作業流程進行，并建立相應的備份，避免資料的遺失、失真，保證電子文檔的可靠性。

（四）加深對電子文件歸檔工作的認識

我們以前的歸檔工作主要是以紙質文檔的形式進行，而電子文檔的歸檔無疑是一項新的工作。雖然電子文檔在憑證、依據、功能等方面與我們所熟知的各類類型、載體等方面存在著一定的差距，但其本身的優越性卻已顯現出來，因此，檔案管理人員要加強學習，加強與相關技術人員、電子文檔生成單位的溝通，并在此基礎上進行業務指導和協調，幫助制訂相關的制度，確保電子文檔的存檔質量。

（五）根據電子文件的形成制定電子文件的管理標準

電子文檔因其記錄格式、載體形式有別于傳統的紙質文檔，這些不同類型的電子文檔，在處理方法、管理內容等方面都有很大差異，因此，要針對不同的管理要求，制訂相應的管理規范。例如、電子文檔的錄入標準、掃描標準、命名標準、保護標準、安全標準，歸檔標準、收集標準、鑒定標準和維修標準等。在制訂這些規范時，可以參考有關文件檔案管理的制度與實踐，結合我國的國情，并將與其有關的電子文件管理條例和有關文件的管理規定相結合，需要突破現有的管理方式，即具有前瞻性。例如，電子檔案的存檔標準，目前可以根據單位的整體管理方式，將一個檔案單位所形成的電子檔案進行邏輯存檔，假以時日，或許可以攻破整個防御圈。當然，建立電子文檔的標準絕不只是一個部門的事情，應當與文檔的產生部門、使用部門等共同協商制訂，并得到各個部門的認可和遵循。

（六）做好電子文件的日常管理

做好普通電子文檔的日常管理包括兩個方面：

1.電子文件形成過程的管理

簡而言之，根據《公文處理細則》的規定，起草、修改、審核、簽發、打印、封發各類文件，需采用紙質文件的方式。要注意的是，要根據文章的需要，選取合適的文種，準備好標題，并把每一次修改的標志和領導簽發的記錄資料都記錄下來，然后把它送到檔案館的收件箱里。

2.電子表文件夾的歸檔處理

應當遵循下列原則：

即時歸檔的原則。對于已處理的正式電子文檔應立即進行存檔。在文件發出的一瞬間，進入下一程序的檔案管理員的文件箱，由檔案管理員分類，劃定保管期限，然后將符合要求的文檔通過 OA系統進行存檔。文件的鑒定原則。務必對生成的電子文檔和接收到的電子文檔的真實性、有效性和完整性進行確認。根據檔案的保存時間，將每一份檔案歸檔，確定適當的存檔時間。

電子文件生成軟件的接收原則。在形成最終的電子文檔之前，文檔的產生單位應向檔案室申請備案，并提供相關的軟件材料。注冊的內容包括軟件名稱、用途、支持硬件、使用語言、技術要求和維護要求。技術部門如果對軟件有任何操作流程的修改，需要及時將信息傳遞至檔案室。另外，檔案人員要對密碼進行管理，定期修改密碼，保證密碼的安全性，同時要對上機人員進行約束。對電子檔案的管理，

按照每年的“保管期”—“分類”進行分類，建立“電子檔案目錄”，每年將“三份”的電子檔案資料刻印在“離線”上。一份存檔，一份用于異地存儲，一份用于使用。定期對存檔光盤進行保管，確保控制好房間溫度、濕度及灰塵等因素。

五、結語

隨著電子信息化的不斷發展,檔案管理電子化已成為未來辦公的必然趨勢,因為它不但能夠提高工作效率,減少人力、物力、財力的浪費,還能大大地減少文獻再次加工的時間的浪費,提高檔案信息的時效性。因辦公自動化的發展迅速，電子文檔的數量增加，這就為大家提出了一個新的問題，即如何進行電子文檔的管理和存檔。所以，必須認識到電子文檔的特點，并強化其檔案管理。