縣級檔案館檔案征集工作面臨的問題及對策

李維遠

（馬關縣檔案館 云南馬關 663700）

一、縣級檔案館檔案征集工作情況

1.始終堅持貫徹落實中央、省及州對檔案工作的重要指示批示精神

通過檔案館例會、黨內學習會等會議，以學習中央、省及州對檔案工作的重要指示批示精神為主題，引導工作人員學深悟透。同時，強化學習成果轉化運用，結合各工作人員崗位實際，有針對性地提出了收集檔案的可行性意見13條，為下一步工作的順利開展做足前期鋪墊。

2.高質量完成檔案接收工作

在檔案移交接收中嚴把質量關，審查檔案內容是否真實準確、質量是否合格，檔案整理是否規范，采取現場指導或者電話傳達的方式來完成接收工作。2021年，馬關縣完成檔案接收全宗文書773卷、34651件、1個全宗科技檔案22卷、1個全宗會計檔案705卷，印章檔案76枚。

3.開展檔案展覽活動

以慶祝中國共產黨成立100周年為契機，聯合宣傳部、縣級圖書館開展檔案展覽活動。活動主要展覽馬關縣在共產黨的帶領下，從中華人民共和國成立初期到現在發生的巨大變化。實物、圖片等展示了馬關人民緊緊跟著中國共產黨從站起來、富起來到強起來的光輝足跡。通過此次展覽，進一步鼓勵引導廣大人民群眾認識檔案征集的重要性和價值體現。

二、縣級檔案館檔案征集工作的成效和經驗

1.對實物檔案、照片檔案等下任務指標

結合檔案征集性質，對機關企事業單位下達實物檔案、照片檔案等移交任務指標。同時，要求檔案館工作人員對征集實物檔案、特色檔案等下達指標任務，每人每年要完成不得低于2件以上特色檔案征集。2021年，馬關縣成功接收了照片檔案59冊3061張，音視頻檔案3054分鐘，實物檔案19件。

2.積極爭取工作經費

馬關縣檔案館的工作人員積極請示縣級領導以后，縣政府為檔案館劃撥了五十萬元專項經費。這筆經費主要用來對紙質檔案裝具購買、檔案管理設備更新以及工作人員的業務培訓上面[1]。基礎設施主要包括密集架、移動硬盤、光盤、空調、除濕機、溫濕度計等，提升了檔案館的軟件和硬件實力，給脫貧攻堅中的照片檔案、音向檔案接收創造了有利條件。

3.加大民間檔案征集力度

通過發布征集民族民間特色檔案的公告和動員工作人員實地調研走訪等方式，征集散存在機關事業單位、民間組織或個人手中的珍貴檔案。同時，鼓勵各界人士無償捐贈，特殊檔案采取付費征集。根據捐贈檔案價值，對部分無償捐贈檔案資料的單位或個人頒發證書，捐贈檔案資料的個人，對其捐贈檔案享有署名權和優先利用權。目前，馬關縣檔案館已征集到阿峨版畫等特色檔案1000余件。

三、檔案征集工作的意義

1.檔案征集是保護國家資源的重要措施

檔案館是保管和利用檔案的專業部門，針對不同類型的檔案，有專業的檔案保管室，可以減少自然和人為等原因對檔案的損害。縣級檔案館有修復檔案的技術設備，針對部分珍貴且已受損的檔案可進行修復、裱補，數字化處理，充分減少對原件的利用，實現檔案信息內容最大限度的保護。同時，檔案是黨和國家的寶貴財富，通過對國家規定應該歸檔的各種門類和載體的檔案進行行之有效的檔案收集工作，才能形成統一的檔案信息保管基地，實現檔案集中統一、分級分專業的科學管理。

2.開展檔案征集對促進學術研究具有作用

民間檔案是反映人民生活的重要載體，是研究地方歷史、社會文化、民族文化等的重要材料，大量散存的民間契約、家譜、器皿等對研究地方經濟史具有重要的參考作用。通過檔案征集，并對檔案進行編纂研究，挖掘檔案文獻價值等方式，能為廣大群眾提供利用服務，對傳承民族文化和促進地方經濟社會發展有重要作用。

3.開展檔案征集是提高檔案館知名度的重要舉措

檔案館通過網絡發布通告等方式向社會廣泛征集檔案，有效地宣傳了檔案知識，增強了民眾的檔案意識，而且在檔案宣傳過程中也提高了檔案館的知名度，可引起社會對檔案工作的關注和支持，形成征集檔案濃厚氛圍。同時，通過對館內大多群眾感興趣的阿峨版畫等民間檔案及部分紅色檔案的開發利用、展示，能吸引不同職業的群眾前來查閱利用、觀賞，檔案館的知名度和重要性也就會隨之提高。

4.開展檔案征集是檔案館對外交流的重要手段

在開展檔案征集工作過程中，檔案館不斷與各行政企事業單位、文物收藏者、民間檔案持有者等進行工作對接和交流，是檔案館對外交流的重要方式。結合檔案館館藏檔案資源建設需要，部分圖書館、博物館等部門也收藏保管著一部分珍貴的檔案資料，通過各部門之間相互交換或復制件，以實現對資源的充分利用。同時，在向文物收藏者、民間檔案所有者征集檔案的過程中，也促進了檔案館與大眾之間的交流與聯系。

四、縣級檔案館檔案征集工作面臨的主要問題

1.相關工作人員配備數量不足

以馬關縣綜合檔案館為例，目前，該檔案館一共配備了五名工作人員，但是實際上按照檔案館的規模達標的人數應該是十四人，實際人數只達到配備標準的百分之三十八。加之，檔案館的工作人員業務能力整體偏弱，又趕上新老交替，給檔案工作的開展帶來了不小的麻煩。檔案征集工作的方法單一，沒有開辟新的征集路徑，相關措施的執行也不夠給力，使得檔案館的征集工作整體性的落后。

2.征集實物檔案、民間檔案、電子檔案經費不足

資金不足是制約民間檔案征集工作的首要問題。目前，大多數檔案館無民間檔案征集專項經費，對于民間檔案，多數靠無償捐贈或寄存。由于缺少專項經費，無法通過購買的形式開展征集活動，尤其是対極具價值的檔案珍品，更是難以征集。對于檔案所有者，其在收集保管檔案的過程中，不僅傾注了大量的精力，也花費了不少資金，如果把將這些檔案捐贈出去，所有者往往難以取舍[2]。

3.深入實地調研民間檔案等特殊檔案程度不夠

以馬關縣為例，因縣級綜合檔案館人嚴重員不足，加之近年來檔案工作任務越來越繁重，大多數工作者沒有時間對散存在民間的檔案開展實地走訪調研，對當地民間檔案情況掌握不充分，導致縣級綜合檔案館的宗族家譜、服裝服飾、家具用品、陳設工藝品、民俗飾物、建筑飾件等實物檔案存有量少之又少。

4.部分個人對自己所有的檔案有深厚情感，不愿將檔案交由綜合檔案館收集

部分檔案是檔案所有者花大量時間、精力，甚至財力征集所得，對檔案有深厚情感，倘若無償捐贈，對檔案所有者來說是精神上、財物上的損失。

5.開展檔案征集工作缺乏依據

我國縣級檔案在征集工作方面沒有明確的法律法規，在檔案征集工作開展時，也沒有具體的相關條例進行約束。開展征集工作時，缺乏相應的法律依據，對經費的來源方面也沒有規范的說明[3]。這就導致開展工作時，要進行大量的溝通、說明、說服以及引導，增加了業務人員工作的負擔，難以將檔案征集工作順利推進。

6.檔案館征集工作的宣傳力度不足

從過往的經驗來看，我國縣級檔案征集的宣傳工作普遍力度不夠，宣傳方式相對單一，使得人民群眾對檔案征集工作認識不到位，認為支持征集工作并沒有給自己帶來好處。所以，對檔案征集工作不持有支持態度。加之，宣傳工作的不到位，也間接使得檔案館征集工作資金短缺。

五、提高縣級檔案館檔案征集工作的主要對策

1.充分調動人民群眾參與檔案征集工作的積極性

在調動人民群眾參與檔案征集工作的積極性和主動性方面，要強化群眾的意識，讓他們充分認識到參與檔案征集工作的重要性，同時，對有價值的檔案要給群眾提供現金、物品等各種方式的獎勵。只有這樣，群眾才會配合檔案征集工作的開展。在對檔案館里的檔案進行級別劃分的時候，在不涉及國家機密和個人隱私的情況下，要盡可能提高對人民群眾的開放率，讓群眾可以利用檔案查找相關資料。

2.完善相關制度、出臺檔案征集工作業務規范

要建立征集工作考核體系和獎勵機制，落實責任制，對各檔案工作者下年度征集任務、指標，調動他們的積極性和主動性。檔案資料的征集工作要有重點，重要的歷史人物檔案可以和歷史事件相結合，并保障檔案的安全[4]。同時，組建以分管檔案局的領導為組長的檔案征集工作領導小組，發揮組織力量作用，并聘請一些檔案愛好者及具有一定史學知識的志愿者開展檔案征集工作。檔案館還可以借鑒國外的先進經驗，結合我國檔案征集工作實際情況，對工作的范圍、工作的標準、工作的力度以及工作的基本要求進行說明，制定征集工作業務規范。

3.優化檔案征集工作模式，加大對檔案征集工作資金投入

缺少資金和設備陳舊是縣級檔案館征集工作開展的不順利的主要原因之一。因此，建議縣級政府要求財政部門加大對檔案館征集工作的投資力度，保證征集工作經費。同時，對檔案征集工作進行優化，用現代的網絡計算機技術代替傳統的人工操作，提高征集工作的效率。在信息時代的背景下，我們要不斷地創新思維，改變工作思路，利用數字檔案多種手段，提高縣級檔案館的工作效率和工作質量。

4.對有珍藏價值的民間檔案的地區加大實地調研走訪力度

以馬關縣為例，縣級綜合檔案館可對可能散存有民間檔案的馬關阿峨新寨、老董寨等地區加大實地調研走訪力度，通過實地入戶訪談等方式，全面深入了解有民族特色、有文化的實物檔案，并加大對檔案征集工作宣傳力度，動員檔案所有者將其檔案交由縣級檔案館收集 。同時，千方百計找線索，對征集線索抽絲剝苗，探尋檔案資料的下落，對其進行跟蹤造訪，對檔案所有者動之以情，曉之以理。

5.與企業、個人等開展多模式的民間檔案征集合作方式

一方面加強與宣傳部、圖書館、上級檔案館等相互合作，共同開展征集活動，同時，可由檔案館提供檔案征集線索，企業、個人出資的方式征集民間特色檔案。另一面，檔案館對捐贈檔案價值較大的事例，舉行捐贈儀式，邀請領導及媒體參加，加大宣傳報道，不僅是對捐贈者的一種肯定和鼓勵，同時也能在社會上引起反響，鼓勵全社會的人都能參與到檔案事業中來。

6.定期召開檔案征集座談會

組織離退休干部、檔案專家、檔案收藏家等定期召開座談會，廣泛聽取和收集民間的意見和建議，對檔案征集方向、征集方式、檔案征集長期規劃等進行深入分析研討，提出了許多建設性的意見和征集線索，動員更多的社會人士將手中珍貴檔案資料通過移交、捐贈、寄存、有償征集等方式保存到縣檔案館，讓檔案發揮更大的社會價值。

7.利用網絡信息技術，加大檔案征集宣傳力度

隨著網絡信息技術的突飛猛進，有必要改變過去傳統單一的宣傳方法，在檔案征集工作進行宣傳的時候創新思維，通過圖片、動畫、電影等新型方式進行宣傳。一方面，充分利用網絡技術，在檔案館網站開設一個檔案征集專欄，專欄頁面的設計要醒目，要讓人們在關注網站的同時，可以直接關注到檔案征集有關的內容。另一方面，可以在網站上刊登已經征集到的檔案案例，拉近和人民群眾的距離，調動人民群眾參與檔案征集工作的主動性，贏得廣大人民群眾支持。

8.開展檔案征集活動，豐富館藏資源

檔案征集工作人員要從多個方面獲得縣級政府和社會的支持，要通過本地名人、歷史、民族文化以及優勢產業、城市變遷、民俗、書畫、老照片、錄音錄像等方面不斷地建立和完善特色的檔案征集項目庫。工作人員要積極協調，使用各種手段有序推進檔案征集工作，最終將其征集到特色的檔案征集項目庫中，從而創設區域特色記憶，豐富檔案館的館藏資源。

結語

從上述內容中我們可以知道，檔案征集工作是檔案館工作的重要環節，不僅為檔案館的工作開展提供了資源保障，還直接決定了檔案館資源的豐富程度以及價值的高低。在保護民間散落檔案的同時，還可以對接下來的工作環節成效產生影響。本文以馬關縣為例，對縣級檔案館征集工作進行深入的分析，從征集工作的開展情況、工作取得的成效和經驗、面臨的問題以及相關對策四個方面進行闡述，希望對我國縣級檔案館的征集工作有所幫助。