ERP環境下機械制造業財務管理信息系統應用分析

文/崔運良（山東華星工程機械有限公司）

自從有了ERP系統，財務管理工作就顯得尤為重要，財務管理工作也有了一個發展的新高度。目前，越來越多的企業開始應用ERP系統。但是使用ERP系統的效果并不是很理想，有部分企業的業務和ERP系統不符合，在企業財務管理的過程中，沒有注重將ERP系統和業務流程相結合，導致ERP系統使用效果不佳。

本文通過結合制造業的實際情況，分析企業在ERP環境下，如何提高自身的業務管理水平和財務管理水平。企業又如何操作和整合ERP系統，如何促進ERP系統的共享性，從而促進企業財務管理的高效性，實現信息資源的共享。加強對企業內部的控制，提高企業的運行效率，促進企業的健康發展。

一、ERP環境概述

ERP指的是企業通過應用信息技術，管理企業各方面的資源，然后將之整合化、系統化。簡化企業管理的操作流程，提高企業管理的效率。并通過ERP系統將企業各個部門的運行環節緊密地結合起來，優化企業的各項資源。

ERP系統不僅收集和統計企業各方面的信息，還可以將信息進行分層的管理和監控，進而分析資源的使用詳情，為企業管理者提供決策的數據信息。

目前，大部分企業實施的ERP系統主要由兩部分組成：硬件和軟件。硬件就是ERP系統所需要的硬件基礎，軟件主要是指ERP系統本身，主要強調系統和企業業務的結合，打造系統的產業鏈管理，突破傳統企業的管理模式，從而促進企業資源進行合理配置，促進企業資源管理能夠高效率進行，有利于提高企業的市場競爭力[1]。

ERP系統是一個靈活、開放的系統，它具有財務管理、生產管理、物流管理、采購管理、庫存管理等功能。其中財務管理主要是實現會計核算功能，進行財務數據的分析、預測和管理；生產管理功能主要負責企業整個生產的有機結合，降低企業庫存，提高企業生產的效率；物流管理功能主要是負責物流組織活動，控制相關的費用支出，降低物流成本；采購管理功能主要是負責供應商采購、訂貨、驗收、追蹤等管理，協助企業有關部門分析和統計銷售數量、金額和利潤等數據；庫存管理功能主要是控制物資的儲存和管理，運用ERP系統進行動態監測，提供及時的、真實的數據。

二、機械制造業應用ERP系統的作用

ERP包含很多方面，有財務管理、會計管理、物流管理，生產管理這幾個部分，在整個運行和實施過程中，起到一個整合的作用，促進集成體發揮其重要的綜合作用，從而提高企業的管理效果。機械制造業應用ERP系統的作用主要體現中以下幾個方面：

首先，可以促進企業不斷提高財務管理的能力和水平，面對復雜的市場環境，ERP系統應運而生，它的出現和應用，可以解決很多傳統的財務問題，也大大提高了財務管理工作的效率，促進了企業的業務和財務相結合，并且可以促進整個企業各個流程的運轉，從而實現企業業務活動和財務活動的一體化，ERP系統的應用，更新了預算管理功能，形成了自動生成財務憑證，讓整個企業的各項工作流程可以變得更加簡便，從而促進企業朝著科學化、信息化的方向發展。

其次，ERP系統的應用可以不斷優化企業的業務流程，如今是信息化的時代，面對ERP環境，越來越多的企業開始重視企業的業務流程，開始重視如何簡化流程、優化流程，提升企業的管理效率和水平，因此，企業的管理者便開始深入剖析當前企業的業務流程方案，再結合目前的企業經營狀況，整合出利于企業發展的業務體系，確保企業業務發展的各個環節都能夠高效運行，根據企業已有的問題，做出及時的改正，從而促進企業運轉的高效性。

三、機械制造企業具備的特點

機械制造是一類特殊的工業，包括各種動力機械、起重運輸機械、農業機械、冶金礦山機械、化工機械、紡織機械、機床、工具、儀器、儀表和其他機械產品。機械廠是我國國民經濟的一個重要組成部分，它是我國工業發展的一個重要指標。其特征如下：

（一）產品的組織架構清楚而清楚

機械制造公司的產品構成可以用一張樹形圖表來表示，它所制造的產品都是由一定數量的零件構成，這種聯系是十分清晰和確定的。因此，機械制造公司有清晰明確的生產結構。

（二）流程簡潔、協調、難度大

在機械生產中，加工流程具有柔性，生產要素的協同難度大，而訂單式的機械加工具有多個產品和少量的生產特征。所以，在機械工業中，通常不會根據產品來安排生產裝置，而應根據工藝來安排。

比如，根據車、磨、創、鐘來安排機器的擺放。不同的加工工藝可以是不同的，并且同一時間有多臺機器制造相同的制品。所以，要安排被處理的材料，而且在運輸過程中還有大量的貨物要處理。

（三）制造材料的儲存簡便

機器生產公司，其原料以固態為主，其制品亦為固態。所以，要么是在室內，要么是在戶外。

（四）相對落后的機械化程度

機械生產的企業因其生產規模大而分散，人工的水平會在很大程度上影響著產品的質量，同時也影響著產品的生產速度。目前自動化的水平主要體現在不同的單元上，比如數控機床單元。它并沒有實行大規模的自動化，仍然是需要人工作業，所以，機械化程度不高。

（五）產品訂單多，生產工作內容多

在機械制造業中，最為突出的機械工作類型就是分散型。分散型的機械制造業主要是負責小訂單的生產，而且它的工藝流程較為復雜，也會經常發生變化，更需要隨時盯緊計劃。同時，企業更要做好隨時改變訂單計劃的準備，做好更加充分的準備來應對變化[2]。

四、機械制造企業財務管理信息系統應用現狀

（一）信息系統建設不足

目前，ERP系統的使用率相對有限，有些企業在財務管理應用中還是存在一定的問題。而且國內軟件開發，是根據當下企業的使用行情來確定的，在一定程度上企業的使用行情代表著軟件開發的趨勢。與國外發達國家不同，ERP系統軟件也有著自身的局限性，整個系統的開發和使用并不是很成熟，無法完全適應我國企業的實際需求，也沒有達到理想的智能化的效果。很多財務管理的系統還是處于半智能的狀態，信息系統建設的不足，影響著企業財務管理的效率和水平。所以，突破應用進行創新，完善信息系統，這是企業財務管理改革和發展的必然趨勢。

（二）信息管理制度不足

在企業整體的管理中，財務管理是十分重要的，而且財務數據屬于企業的核心機密數據。很多企業的管理者不以為然，首先對信息管理的意識不強，對系統軟件的認識也比較薄弱，還是傳統的思維方式，認為人工是最安全、最準確的。甚至錯誤地認為信息技術在財務管理中的使用會出現很多的失誤，單純依靠信息軟件是無法保證數據的準確性，沒有人工細心。因此，企業也沒有很重視對信息系統管理制度的建設，導致信息技術使用不當，甚至遭受黑客的侵襲，給企業的財務信息管理帶來了一定的風險。此外，還有部分企業管理者對ERP系統沒有深入的了解，以為ERP系統是一種信息數據軟件，也不需要制定相應的管理制度，甚至是可有可無，這就導致ERP系統在企業財務管理中使用率不高。

（三）財務專業技術有待提升

目前，企業財務部門的工作人員，其中有相當一部分人不能熟練地操作計算機，而且能夠熟練應用ERP系統的工作人員不多。財務人員大多數都是財務專業、會計專業，本身對信息技術了解就不是很深入，對ERP系統認識更加不充分，使用起來也不熟悉。所以，財務管理工作中應用ERP系統還是很難推進，無法從根本上進行改革和創新，加上企業的管理者對信息技術的應用和開發也不是很重視，就導致財務管理效率的提升緩慢。

（四）缺乏相應監督管理

制造業企業相比較其他行業，具有自身的特殊性，運轉時間長，工作量大且繁雜，企業的資本回收期限也就較長，生產經營活動也日漸煩瑣。在制造業發展的過程中，企業也會設置相應的監督部門，這也是企業的內部控制最直接的體現。但是在實際工作中，因為監管部門的工作無法直接給企業帶來直觀的經濟效益，就很容易被管理者忽視。

監管部門一旦和其他工作部門產生沖突，也不一定能得到領導的支持，導致企業監督部門的工作很難落實到位。也缺乏相應的保障機制來維護監管部門，最終使得監管部門形同虛設，影響企業直接降低內部控制管理活動的質量[3]。

五、機械制造企業財務信息管理系統應用策略

（一）加強信息系統建設，提高基礎管理設施

在信息技術發展中，ERP系統是一種基礎的軟件。為了企業的財務管理工作能夠有所創新和突破，能夠不與時代和社會相脫節，就應該在傳統的財務管理方法上創新，不斷接受新技術，接受新系統軟件，并做好相關基礎管理設施的建設。

首先，制造業企業的領導者和相關工作人員要提高對財務管理的信息化的重視，并且要利用閑暇時間開展豐富的學習培訓課程，加強實踐訓練，營造一個良好的學習氛圍。而且，企業管理層要在資金和行動上支持財務管理信息化基礎設施的建設，投入充足的資金、硬件設施、軟件系統等，并且不斷引進信息技術的專業人才作為儲備，促進企業能夠加大力度去應用信息系統，從而切實提高企業的財務管理水平。

其次，制造業企業要完善信息管理制度，加強信息系統的建設，統一管理，規范信息的輸入和輸出，規范操作行為，設置嚴格的管理權限，促進財務管理的信息化。此外，制造業企業要將財務信息化管理制度落實到位，細化操作標準，保證財務管理信息化的順利進行。

（二）完善信息管理制度，優化信息管理流程

在ERP環境下，為了保證企業的財務管理信息系統能夠順利運行，就要完善信息管理制度，優化信息管理流程。根據相關的法律法規，結合企業實際情況和戰略規劃，利用ERP系統制定整體的財務規劃，按照一定的流程進行運作。可以將企業的管理分為業務運作、管理、決策三個部分。業務運作主要是財務的業務人員和其他部門的業務人員進行財務集中核算，實現信息的共享；管理是指中層干部進行計劃和監控，針對運作的成果進行考核，促進企業的良性循環發展；戰略方面主要是指企業的決策層根據企業未來的發展制定可行的戰略部署，進行決策部署，提高企業的全面運行效果，督促企業能夠有序地開展財務管理工作，確保企業能夠順利運營。

（三）提高財務綜合能力，優化信息管理質量

為了實現企業的ERP系統管理工作的順利進行，需要提高企業的財務綜合能力，優化信息管理質量。結合企業具體的生產計劃，了解企業生產經營的各個環節，包括采購、生產、質檢、管理等，采用綜合管理和監督機制進行財務監控，明確分工，整合相關環節，采取集中監管。例如，在企業進行采買的時候，要規范采購流程，從提出購買需求開始明確相關負責人，責任到人，嚴格按照實際需求進行上報、審批。在得到采購部門批準后，才能實行計劃采購。在這個過程中，可以利用ERP系統下達采購計劃訂單，而且相關管理層也可以通過該系統直接審批，申報人員和采購人員也可以在第一時間得到信息反饋，進行采購任務，這樣簡化了人工辦事的步驟，也縮短了辦事時間。采購簽訂協議之后，財務部門可以在進行資金分配時對前述流程一目了然，及時完成資金的支付。到貨之后，質檢部門也可以通過ERP系統進行質檢核驗，合格后可以直接入庫，系統也可以直接添加倉儲信息。通過這樣系統化的管理，優化了辦事流程，提高了財務管理的效率[4]。

（四）落實相關監督管理，強化信息管理能力

加強財務管理信息系統的應用，企業就應該落實相關監督管理，強化信息管理能力，充分發揮財務部門的監督檢查作用。制造業企業要在企業內部建立健全完整的內部控制機制，強化企業內部的監督和管理工作。首先，健全內部監督管理框架，讓各個部門的管理小組各司其職，發揮自己的監督職能。目前，在部分制造業企業的組織結構中，企業的監事會會直接管理內部監管部門，并且監事會直接進行審計和監督工作。而且，企業的董事會直接領導和監督監管部門，董事會是企業的權力部門，也是監管部門的直接上級領導，對監管部門既有領導權，又有監督權。但是企業監管部門的權力不如董事會的權力大，企業內部監管部門成為董事會的下屬，不僅可以讓企業內部監管工作更加方便，還可以及時向企業員工傳達領導和管理層的內控意識。除此之外，董事會的領導通過直接監管內部監管部門，可以直接了解企業的各項生產任務和經營活動，了解企業的整體運行動態，并作出及時地調整和改進，這也有利于企業的監督管理得到有效的落實[5]。

六、結束語

簡而言之，現階段，我國信息技術和現代網絡技術都得到了質的飛躍性發展，越來越多的企業開始運用ERP系統，開始推動企業向現代信息化轉型，從而提高自身的競爭優勢。目前，我國所處的大經濟環境競爭日益激烈，企業要想站穩腳跟，就應該占領信息技術的制高點，利用信息技術不斷提高企業整體的管理水平。

ERP信息技術可以協助企業進行資源整合，幫助企業獲得最大的經濟利益。通過使用ERP系統，可以將企業煩瑣的工作變得有秩序、有成效，也可以保證企業的各種資源得到合理的分配，降低企業的運營成本，為企業帶來更大的經濟利潤，促進企業可持續發展。