大數據背景下事業單位檔案管理工作的分析

文/苗學英（山東省濱州市鄒平市好生街道辦事處）

大數據的應用不僅給生活帶來了很多的改變，也對一些傳統的工作方式帶來了改變。因此，相關單位需要在原有的檔案管理人員的基礎上再引進一些新的檔案管理工作者，通過新人、新技術帶來更加先進的工作模式，這樣能讓管理方式快速地跟上時代發展的步伐，進而增強管理人員的工作效率。現在我國對事業單位檔案的管理工作與之前相比有了很大的改善，但在不斷地創新中仍然存在著各種不同的問題。

一、基本概念界定

（一）大數據簡介

大數據最早作為技術領域的一個專業術語出現，其英文是big data，指無法用常規性手段獲取，需要新的信息處理手段、流程優化才能得到的一項信息資產。大數據具備四大特征，一是數量龐大，與最初的小數據不同，大數據往往指海量數據；二是類型多樣，大數據分為多種類型，常見的有結構化大數據、半結構化大數據和非結構化大數據，這三大數據共同構成了平常意義上的大數據；三是低價值密度，即其中一條數據單獨拎出來，其價值量并不高，兩三條數據組合在一起，價值量也不高，所有大數據都是低價值密度，但全部大數據組合在一起，就能產生巨大的價值量；四是強調真實，大數據是對網絡用戶、網絡信息的實時記錄和挖掘，因此能真實地反映用戶行為和信息。

大數據背景是基于大數據廣泛應用的時代背景，在大數據背景下，大數據的獲取和使用成為各行各業的日常。例如，大數據應用在廣告營銷行業：信息流廣告、程序化廣告等成為廣告營銷的常見形式；大數據應用在事業單位：數據化、智能化檔案管理成為事業單位的重要發展方向等。大數據為社會發展貢獻了巨大能量，內嵌于社會發展的方方面面，并從多個角度形塑著這個社會。

（二）檔案管理

檔案管理又稱為檔案管理工作，指檔案管理人員通過各種方式，對雜亂無章的檔案進行收納、歸類、整理、檢定、保管、統計等一系列工作。在大數據背景下，事業單位的檔案管理工作也面臨著新機遇。一方面，大數據技術的進步和普及使數字化檔案管理成為日常。人們能通過數字化技術，將原本的紙質版檔案轉變為電子版檔案，從而簡化檔案儲存空間，便于檔案調取和儲存；另一方面，大數據技術也使得檔案隨身攜帶成為可能。人們可以將數字化檔案存儲在云端，隨用隨調，更加方便和快捷。

二、大數據對事業單位檔案管理的價值

（一）破除信息化的難題

信息化檔案管理方式能夠很有效地對檔案資源進行實時的共享，能夠更快促進檔案信息化的發展。這種新型的檔案管理方案能夠讓檔案管理變得簡約化，能夠更好地為人民提供全面的服務，事業單位檔案管理主要是為人民服務，而我國的服務行業已經有很長一段時間沒有進行相關技術的完善，所以當數字化時代來臨的時候，就會發現一些檔案管理的方式就比較落后。因此，負責檔案管理的工作人員需要掌握管理檔案信息化技術，能夠更好地表現出檔案管理的價值。

（二）促進電子檔案廣泛化的推進

數字化時代的到來為檔案管理帶來了很多全新的概念。比如，電子檔案的概念已經變得非常普遍了，但是在實際的檔案管理中會發現還是有很多的管理人員仍然用紙質版的檔案，這種紙質檔案在很大程度上不便于管理人員的保存和查看。而大數據能夠讓檔案的管理更加方便，而且還可以讓檔案的管理范圍更加廣泛，能夠讓檔案管理的工作內容變得更加豐富有趣，還能夠讓管理機制更加完善，事業單位檔案管理的工作不只是一個工作人員的任務，單位中的全體人員都要有責任感，要對檔案管理有一個正確的認知。

（三）提高檔案的使用率

大數據背景下的檔案管理可以把檔案管理工作進行詳細的分解，工作人員可以把檔案進行不同種類的歸納，這樣便于以后使用時可以快速地查找。還可以對檔案資源進行一個大膽的改變，在個人用戶對檔案滿意的基礎上對檔案進行不同程度的改進，讓檔案的管理更加個性化，能夠廣泛地滿足人們的需求，以此來提高檔案的使用率。

三、大數據背景下的檔案管理存在的問題

（一）管理人員的管理意識不強

許多檔案管理人員覺得檔案管理這項工作不是那么重要，這就出現了對檔案亂扔、亂放、甚至可能出現檔案丟失的現象。在尋找檔案的時候不能夠較快地找到所需的資料，這樣就會使得到檔案信息的時間變長，也不能保證檔案是否準確，不能對檔案進行良好的保護。隨著時代的快速發展，我國人才越來越多，同時也會出現大量的檔案資料，因此，需要檔案管理人員具備專業的知識能力，準確地對檔案進行分類和管理，培養、促進檔案管理人員的管理意識，加強檔案管理人員對檔案管理這項工作的重視。檔案管理人員也要擁有對工作的熱愛，這樣才能夠讓檔案管理工作具有創新的發展形勢。

（二）檔案管理方式落后

檔案的管理以及設施是極為重要的，防止檔案是沒有管理好才導致個人信息被泄露出去，若一直沿用傳統的管理方式與管理制度，還有可能導致潛在的問題越來越多，以至于檔案泄露現象也會很多。這類問題的出現是由于管理人員對于自己的工作意識不足、缺乏專業的素養、管理方式比較老舊等眾多原因都會產生對檔案的不利影響。如果管理工作人員還在用古老的方式去管理檔案，那么將會有很多的問題出現，導致泄露秘密所帶來的不利影響。

（三）管理機制不健全

管理機制不健全，主要有兩點體現：第一點，管理權限不明晰。例如，檔案室作為存放人員檔案的場所，應當具備一定私密性和權限性，只有獲取一定資質和權限的人員，才能對檔案進行調取，若想調取具備一定秘密登記的檔案，還需要蓋章和上面審批。然而，在一些事業單位，由于管理權限不明晰，一些人員可以隨意調取檔案室的檔案，這就造成檔案混亂。第二點，檔案管理經費不足。檔案管理往往需要一定的資金進行支持，一方面能作為人員經費，另一方面，也能為項目運行提供基礎保障。第三點，要加強對管理制度的管理和實施好工作單位所提供的解決方案。在事業單位工作的發展中不可忽視了對檔案信息管理制度的完善，檔案管理機制是要對員工進行專業培訓，并且增加獎懲制度，這樣能夠有效地促進員工工作的積極性和保證檔案信息的準確性。

四、大數據背景下事業單位檔案管理工作的轉型

（一）面向發展，樹立數據化思維

被稱為“大數據之父”的西方學者舍恩·伯格曾提出，數據化思維主要包含三個方面，一是全數據思維，二是混雜性思維，三是相關性思維。大數據背景下，檔案管理的思維也發生相應轉變。首先，檔案管理的全數據思維樹立，是在檔案管理過程中，充分挖掘數據價值、實現全流程數據化，這已成為檔案管理的重要發展思路。其次，大數據背景下的混雜性思維。在檔案管理中，管理人員要明晰大數據具備的混雜性特征，在海量數據中，一定會存在信息混雜或有冗余數據，要求檔案管理人員要具備一定的數據篩選素養，及時洞察其中存在的錯誤數據、虛假數據。最后，檔案管理中要樹立相關性思維。大數據不能表示因果，更多表示相關。在檔案管理過程中，管理人員要意識到數據之間的相關性，通過挖掘數據與數據之間的聯系，以實現更好的檔案管理。

（二）面向用戶，檔案服務多樣化

大數據背景下，檔案管理要面向用戶，以提升用戶體驗、促進用戶發展作為宗旨，實現檔案服務的多樣化。首先，對用戶檔案內容進行拆分、處理、清洗、合并，將原本文字化呈現的檔案以數字化、可視化方式進行呈現，以提升檔案的可觀性，提升檔案閱讀效率。其次，推動檔案跨部門合作。例如，事業單位檔案館可以和地方博物館、展覽館、美術館等文化遺產部門進行合作，持續擴展檔案資源庫，豐富檔案備存，更好地為社會精神文明建設服務。最后，針對用戶喜好，推出針對性檔案服務，形成面向用戶的靶向服務。

（三）面向未來，推動檔案開發粒度化

檔案開發粒度化、顆粒化已成為檔案管理的重大趨勢。在大數據背景下，檔案開發可以更加細致、更加精準。檔案開發越粒度化，檔案開發的精準性就越高，檔案管理的細致化程度越深。可以預想，在未來，隨著事業單位相關業務的拓展和人員流動的增強，檔案開發需要更加細致，檔案管理的科學化、粒度化亟需提上日程。為更好支撐事業單位檔案管理工作的轉型，相關工作人員要面向發展，提出具備長遠性、可持續的檔案開發策略，推動檔案管理工作向粒度化方向發展。

五、大數據背景下事業單位檔案管理策略的研究

（一）制定科學的檔案管理制度

現如今，傳統的檔案管理方式已經無法滿足事業單位對檔案管理的要求，所以需要對檔案管理模式進行改變，在改變的過程中，其管理的模式會發生很大的變化，而且還會在管理模式中加入很多信息化的技術。在這樣的情況下，相關部門可以根據實際情況對檔案的管理制度進行一定的改進，以此來提高檔案管理工作的水平。大數據下的檔案管理需要檔案管理人員對信息的儲存、整理、篩選能力更加完善，所以相關單位可以建立比較健全的管理制度，以此來保證檔案的管理工作能夠有效地進行，而且事業單位的領導還需要安排一些專業的技術人員對檔案進行不定期的檢查。

（二）加大設備技術支持

檔案信息化的管理需要檔案管理人員對計算機軟件有很好的了解，所以相關的事業單位可以對檔案管理工作所需要的設備進行大量的投入使用，把檔案管理中所用到的設備進行適時地更換和重置，這樣可以讓檔案信息化管理與數字化進行不同程度的融合。事業單位在更換檔案管理設備之后，還需要對工作人員進行不同程度的計算機培訓，這樣可以讓工作人員更加全面地發揮信息化管理的技術水平，好的設備可以讓檔案管理更加標準、更加科學化，而且還能夠增加檔案的準確性，減少工作人員在管理檔案的過程中因為設備問題出現不必要的錯誤。

（三）提高檔案管理信息化的安全性

事業單位的領導在制定出新的管理制度之后還需要安排一些專門的監督人員對檔案管理人員進行監控，需要讓檔案管理人員嚴格按照管理制度來進行檔案管理，要盡量避免工作上的失誤。對檔案進行管理的工作人員還需要保證自己所管理的檔案在一個安全的環境內，因為現在的計算機技術是比較成熟的，所以需要檔案管理人員要對自己的計算機系統不定期地進行安全檢測，并對自己所管理的檔案實施保護措施，檔案管理人員可以在自己的計算機中加入一些防火墻技術，避免其他人的侵入和病毒的侵入，讓檔案信息與外界的互聯網內容用防火墻隔開，可以更好地防止檔案信息的泄露，能夠更好地保護檔案里面的內容。

（四）培養高標準檔案專業人員

事業單位檔案管理的工作進行改革創新的同時還需要對檔案管理人員進行不同程度的培養，相關單位可以對老員工進行定期的專業培訓，讓他們對全新的檔案管理方式有一個全新的認識和了解，之后相關部門也可以培養一些較高標準的管理檔案的專業人員。事業單位對已有人員進行專業技術培訓的時候，不僅要提高工作人員的管理能力，還需要培訓他們計算機的運用能力。

六、結束語

綜上所述，在大數據背景下，事業單位對檔案的管理方式需要檔案管理進行不同方面的完善，單位對檔案的管理體系進行改進的同時還需要對檔案管理人員進行各方面能力的提升。在大數據的應用下，檔案管理人員可以更好保證檔案的安全，傳統的管理方式很容易讓檔案里面的內容丟失，所以相關單位為了保護檔案信息可以采購一些設備，還需要對購買設備質量進行檢查，以確保工作人員在使用的過程中不會出現設備問題。