科技創新對檔案管理工作發展的影響與作用

文/李楠（中海油能源發展裝備技術有限公司）

從目前的企業發展形勢來看，檔案管理工作在融入了科技創新之后，逐漸在檔案管理工作中發揮出了自身的價值。因此，為了保證檔案管理工作的穩定性，企業必須要加強檔案管理工作的創新，為企業檔案管理工作的發展提供幫助。

一、科技創新對檔案管理工作發展的概述

隨著時代不斷地發展，檔案管理工作也逐漸得到了優化。在全新的時代下，科技創新已經逐漸融入檔案管理中來，在科技創新的融入下，檔案管理工作已經突破了傳統的管理模式，逐漸運用科學的創新進行管理。在傳統的檔案管理工作中，檔案管理人員需要對每一份檔案進行分類，將同類型的檔案分放在同一區域，便于后續的查看。但是由于當下檔案數量過于龐大，檔案工作人員需要花費大量的時間進行檔案的分類管理工作。而在科技創新的情況下，檔案管理人員可以通過電腦對每一個檔案進行編號，將同一類型設置在一個編號區域內，能夠為檔案的提取分類節省大量的時間。從而有效改善了檔案管理的實際工作情況。因此，我國需要加強檔案管理工作的創新，逐漸將科技創新融入其中，讓科技創新在檔案管理工作的開展中發揮出最大的價值。

二、科技創新對檔案管理工作發展的基本原則

（一）遵循可行性原則

在檔案管理工作的發展過程中，已經逐漸將科技創新融入其中。為了保證檔案管理工作的穩定性，必須要時刻遵循可行性原則。可行性原則能夠準確應用在科技創新的檔案管理工作當中。其中，可行性原則主要是指檔案管理工作需要按照規定的要求開展工作，而不是濫用科技創新過度夸大檔案管理工作。基于此原因，檔案管理人員在進行日常的檔案管理工作之時，必須要對科技創新下的檔案管理工作有全面的了解，準確學習新模式下的基本原則，并在未來的檔案管理工作當中遵循可行性的原則，才能夠發揮出科技創新對檔案管理工作的作用。因此，為了保證科技創新下檔案管理工作發展的穩定性，檔案工作人員需要積極遵循可行性原則，來優化檔案管理工作的創新發展。

（二）遵循安全性原則

檔案管理工作在融入了科技創新后，檔案管理人員也不能松懈，要時刻遵循科技創新下的安全檔案管理原則。檔案的安全一直是難以避免的問題，尤其是在傳統的檔案管理工作中。而在實際的檔案管理工作中，需要專業的檔案管理工作人員對檔案進行管理。但由于檔案管理不當，導致了檔案管理安全問題的出現，其中主要是重要檔案的流失，檔案流失會對后續工作造成嚴重的影響。雖然檔案管理工作已經不斷升級，但相關的安全問題仍然存在，檔案管理人員必須要正視檔案管理工作中出現的安全問題，讓每一個檔案都能被保存好，實現檔案的價值。在科技創新改革之后，檔案管理人員需要加強日常檔案安全系統的管理，避免出現病毒入侵、黑客攻擊等安全問題，保證了科技創新下檔案管理工作的穩定性。

（三）遵循規范化原則

為了保證檔案管理工作的穩定性，需要在檔案管理工作中加入科技創新。科技創新在融入了檔案管理工作之后，檔案管理人員必須按照規范化的原則進行后續管理工作。所謂規范化原則是指將檔案管理按照統一化的標準進行管理。只有擁有了規范化的管理模式，才能夠保證檔案管理工作的穩定性，發揮出檔案管理工作的價值。在科技創新的檔案管理工作中，大部分使用的是數字化的檔案管理系統。數字化檔案管理系統作為創新型的一種模式，能夠準確地將檔案管理工作的規范性展現出來，數字化檔案管理系統具有優質的檔案儲存質量，只有將檔案儲存質量提高，才能有效提高整體的檔案管理工作的效益，讓檔案管理工作的規范性越來越強，促進了檔案管理工作的規范化發展。

三、科技創新對于檔案管理工作發展的影響

（一）對檔案管理模式的影響

在科學技術的不斷創新下，已經逐漸滲透到檔案管理工作中。科技創新下，檔案管理工作的檔案管理模式已經有了全新的突破，檔案管理人員可以通過創新的管理模式對檔案進行統一的管理。在規范的管理下，檔案管理工作的發展將會越來越穩定。但由于傳統模式下，檔案管理工作的管理模式比較單一，檔案管理工作人員并不能以最便捷的方式對檔案進行管理，從而造成了檔案管理工作不到位。因此，為了避免對檔案管理工作中造成的影響，檔案管理人員需要積極進行科技創新，保證檔案管理工作的穩定性。

（二）對人員信息意識的影響

檔案管理工作在融入了科技創新的理念之后，逐漸將檔案管理中的信息化意識展現了出來，檔案管理意識主要針對檔案管理工作人員，每一位檔案管理人員如果想要有創新的檔案管理精神，就必須要加強自身的檔案管理信息意識。但是由于傳統模式下，檔案管理工作人員對檔案的信息管理意識不到位，并沒有按照專業的檔案管理意識進行日常的檔案管理，從而嚴重阻礙了檔案管理工作的進展。因此，為了避免對檔案管理人員信息意識造成影響，檔案管理人員需要加強檔案管理人員意識的培訓[1]。

（三）對信息管理制度的影響

檔案管理工作在不斷地創新下，已經逐漸完成了科技創新的轉變。通過科技創新的轉變，檔案管理工作的信息管理制度也有了改變，新增了科學性的檔案信息管理。檔案管理人員在日常的工作中，可以通過遠程操控的手段對檔案信息進行管理，達到了最佳的檔案信息管理效果。但是由于傳統模式下的檔案信息管理制度并不完善，檔案管理人員并不能有效地完成工作。因此，為了避免對檔案的信息管理制度造成影響，檔案管理人員需要準確掌握科技創新下的檔案信息管理制度。

（四）對科技設備創新的影響

我國科研人員針對檔案管理工作中的問題進行科技創新，逐漸研制出了全新的科學技術設備。檔案管理人員在使用了科技創新設備后，能夠在網絡平臺對檔案進行遠程管理。不僅僅是線下管理，在室內的檔案管理人員需要運用全新的檔案信息管理系統對檔案進行分類。但由于傳統模式下的檔案管理工作還處在初級階段，并不具備科學的檔案管理設備，幾乎都是通過手工進行管理的。因此，為了避免對科技設備創新造成影響，檔案管理人員需要進行科學設備的學習[2]。

（五）對管理團隊合作的影響

我國檔案管理工作之所以會如此強大，主要的原因是檔案管理人員之間足夠團結，每一個檔案管理人員都有明確的分工，管理著不同的地區。在科技創新下，檔案管理人員的分工越來越人性化，越來越穩定，這種團結精神經過長久發展下去，將會促進檔案管理人員的全面發展。但由于傳統模式下，檔案管理人員的意識并不到位，對檔案管理工作并不認同，沒有團隊合作精神。因此，為了避免對管理團隊的合作造成影響，檔案管理人員需要加強自身的團隊合作精神。

四、科技創新對于檔案管理工作發展的作用

（一）創新數字化檔案管理模式

檔案管理工作在不斷地發展過程中，已經逐漸將科技創新融入其中。由于傳統模式下的檔案管理問題日益增多。在科技的創新下，檔案管理人員需要積極創新數字化檔案管理模式。所謂數字化的檔案管理模式，主要是通過科學的數字化模式進行檔案的管理工作。科技創新后的檔案管理工作雖然還處在初步階段，但是數字化檔案管理系統卻在不斷地創新，已經逐漸可以在線上實行檔案管理工作。檔案管理人員不需要來到現場，通過遠程的檔案管理系統就可以進行檔案的查閱，和之前的檔案管理模式相比，已經可以實現檔案的全自動化管理。企業如果想要加強檔案管理，提高整體的檔案管理工作效率，那么就必須要加強數字化檔案管理創新意識[3]，準確將數字化的檔案管理意識融入企業的檔案管理工作中，實現數字化管理模式在檔案管理工作中的價值。

例如，在進行創新數字化檔案管理模式中，檔案管理人員需要從以下幾個方面進行檔案管理工作的優化：第一，檔案管理人員在進行檔案整理的過程中，主要需針對一些比較重要的檔案進行優先的整理，并通過使用數字化的檔案管理模式進行進一步整理，從而有效提高了整體的工作效率。第二，檔案管理人員要根據企業的發展要求，選取一些能夠利于企業發展的檔案進行查看，并在檔案管理系統中對其進行標記。除此之外，檔案管理人員還需對一些無效項目的檔案進行剔除，避免混入有效的檔案中，造成了不必要的損失。

（二）加強檔案人員信息化意識

每一個企業在發展的過程中，都離不開相關的工作人員，尤其是在檔案管理工作中。現如今，企業每年都會有大量的項目，每一個項目完工后都需要撰寫相應的檔案報告，再經由檔案管理人員進行整理，放入相應的檔案工作室內。隨著檔案管理工作的不斷優化，已經逐漸將科技創新理念融入了檔案管理工作中，有效提高了檔案管理的工作效率。在創新理念的加入下，企業必須要按照科技創新的發展理念，讓每一個檔案管理人員能夠學習到先進的信息化檔案管理意識和先進的科學技術檔案管理手段，每一個檔案管理人員都能夠被培養成為有利于企業發展的優秀人才。檔案管理人員只有擁有創新后的檔案管理意識，才能夠有效提高整體的檔案管理工作效率。

例如，為了促進企業的發展，需要加強檔案管理人員的信息化意識，具體的檔案管理工作優化具體措施如下：第一，企業在進行科技創新的融入下，檔案管理工作隨即也進行了升級。此時，傳統的檔案管理工作理念有了改變。每一個檔案管理人員需要通過培訓來加強自身的檔案管理意識，才能為企業后續的檔案管理工作提供幫助。基于此原因，企業會安排專業的檔案管理人才對員工進行培訓，從而達到了信息化意識提升的效果。第二，企業需要積極引進高質量的檔案管理人才，在新員工的融入后，企業檔案管理工作的實際工作效率將會有大幅度的提高，從而有效促進企業的發展[4]。

（三）優化單一的信息管理制度

對于企業來說，檔案管理工作是至關重要的。尤其是在檔案管理工作的信息制度管理方面，檔案管理人員需要發揮出自身的價值，將檔案管理工作順利地完成。但是檔案管理工作在不斷地優化過程中，檔案管理人員已經逐漸學習了單一的信息管理制度。在新時代下，科學技術手段的不斷涌現，也能夠在檔案管理工作中發揮出自身的優勢。在信息管理制度中，檔案管理人員需要打破自身對于傳統觀念的理解，逐漸使用先進的科學設備進行輔助管理，讓檔案管理的工作效率逐漸增大。另外，檔案管理人員如果想要建立全方位的信息化管理系統，那么就需要對不同的信息化信息進行整合，保證每一個信息的準確性，并根據不同的信息建立不同的規章制度，從而有效地促進了檔案管理的全方位發展。

例如，企業在進行單一的信息管理制度優化的過程中，需要為檔案管理工作建立不同的規章制度。規章制度的好壞能直接影響整個檔案管理工作的進程，并不利于企業的發展。企業需要根據不同檔案管理人員的日常工作效率，建立相應的獎懲制度。通過獎懲制度，逐漸提高檔案管理人員工作的積極性。企業在綜合對當下的檔案管理工作制度考慮后，檔案管理人員可以通過不同的考核制度進行職位的提升。在不斷地晉升下，也能夠提升整體的檔案管理工作環境，有效地促進了檔案管理工作信息化建設的發展，逐漸讓企業在檔案管理工作領域擁有一定的地位[5]。

（四）提升信息化基礎科技設備

隨著科學技術的不斷創新，能夠應用于檔案管理工作的信息化基礎科技設備也出現在了當下的市場中。企業通過使用先進的科學設備，為檔案管理工作提供了便利。企業在進行信息化基礎科技設備創新的過程中，首先需要積極學習先進的科技手段，并運用科技手段對檔案管理的內在和外在進行創新，不僅展示了科技創新的結果，還為檔案的管理工作提供了保障。在檔案管理系統中，檔案管理工作中所使用的管理軟件也需要進行更新，保障更新到最新的版本，為企業的檔案管理工作提供幫助。其次，企業需要根據實際的情況，引進一批全新的檔案管理科學技術，在科學技術的運用下，企業可以逐漸去除檔案管理現場工作模式，通過科學技術手段打造遠程辦公模式，有效減少了檔案管理工作的資源浪費。

例如，企業可以不斷對科學技術進行優化。主要表現在日常的信息系統創新中，信息系統可以不斷地升級。企業可以為信息系統設置不同的等級，不同的等級象征著不同的檔案管理方向。其中專家模式是最為專業的，專家模式是由各個地區的專家團隊組成的。專家多年從事檔案管理工作，擁有著大量的檔案管理經驗，能夠準確地為檔案管理人員提供相應的技術支持。除此之外，專家模式下的檔案管理工作還能夠自己做出判斷，有效提取出了內部優質的檔案素材。為企業的發展提供了全面性的服務。

（五）樹立團隊合作意識和精神

在企業內部的發展中，如果想要提高檔案管理工作工作效率，那么就必須要加強檔案管理工作人員的團隊合作意識。團隊合作意識對于檔案管理工作來說是至關重要的，檔案管理工作如果沒有明確的分工合作，那么將很難進行全方位的發展。檔案管理工作在融入了科技創新后，檔案管理人員之間的團隊合作精神就顯得更加重要了。每一位檔案管理人員都需要統籌協調、通力配合，才能在檔案管理工作中形成良好的風氣。企業在不斷地創新后，已經逐漸擁有了大型的信息共享平臺。在信息共享平臺中，企業可以為其分配不同的檔案信息，從而實現信息共享的價值，有效提高團隊的整體合作意識。

例如，企業的檔案管理工作已經逐漸融入了信息化的技術手段，但是也需要發揮出團隊的合作意識和精神，才能夠讓檔案管理工作有不斷的創新。檔案管理人員需要積極學習先進的科學技術，準確利用信息共享平臺進行相應的檔案管理工作。在搭建全新的信息平臺過程中，不能單單只針對本企業，還需要與不同的企業進行聯合，逐漸打造出一個高質量的信息共享平臺。讓每一個檔案管理人員都能夠擁有團隊合作精神。因此，在企業信息平臺的構建中，檔案管理人員需要聯合在一起，發揮出團隊的合作價值，逐漸讓檔案管理工作往全方位的方向發展。

五、結論

綜上所述，在時代的發展下，科技創新對于檔案管理工作的開展起到了至關重要的作用。當下檔案管理工作中出現一些問題，并不利于企業的發展，但是在科技創新的融入下，企業的檔案管理工作將全面提升到一個全新的高度，有效地促進了企業的發展。