淺析檔案數字化管理系統在醫院檔案管理中的應用

李蕾

摘要：檔案數字化管理系統建設是推動醫院檔案管理與數字化信息技術深度融合的重要載體，其對于醫院檔案管理效率和質量的提升具有積極的促進作用。現階段醫院檔案數字化建設取得了一定進展，但也面臨數字化管理與檔案工作銜接不緊密、不深入的問題。為此，應創建并完善檔案數字化平臺，借助數字化管理系統推進醫院檔案管理思維、路徑、保障的全面提升。

關鍵詞：數字化管理系統；醫院檔案；銜接機制；應用建議

數字信息技術與醫院檔案管理的深度融合，客觀上推動傳統醫院檔案管理模式向數字化檔案管理模式轉型。檔案數字化管理系統在醫院檔案管理中的運用，提升醫院檔案管理質量，實現醫院檔案信息資源的快速傳輸、高度共享。但同時，在檔案數字化管理系統與醫院檔案管理融合過程中還存在一些亟待解決的問題，表現為理念更新滯后、方法創新不足、制度有待完善。

1檔案數字化管理系統在醫院檔案管理中應用的必要性

隨著醫療系統改革的不斷深入，醫院檔案內容也越來越復雜，不僅有常規的醫療和醫院自身管理所形成的檔案，還包括醫院科研創新等檔案內容；既有傳統的紙質檔案以外，也有大量影像、數據、視頻檔案資源，檔案來源的復雜性加大了醫院檔案管理難度[1]。在推進醫院檔案管理信息化過程中，加強檔案數字化管理系統建設具有多方面優勢，表現為：第一，通過檔案數字化管理系統能夠實現檔案信息資源的快速收集，方便檔案管理人員對數字化檔案信息資源進行管理。在服務患者和醫院工作過程中能夠直接檢索相關信息，確保檔案信息檢索的準確度；在檔案信息整理和利用開發過程中借助檔案數字化管理信息系統，能夠減輕檔案管理人員的工作負擔，及時為醫護人員提供完整的患者信息，幫助醫護人員對患者病情進行診斷，助力提升醫院醫療質量，降低醫院醫療失誤率，實現醫院工作流程再造，更好地發揮檔案信息資源的參考價值。第二，檔案數字化管理系統建設有利于實現檔案信息資源共享。在醫院檔案管理過程中需要醫院各個部門密切配合，將重要的檔案信息資源上傳到檔案數字化管理系統之上，通過檔案數字化管理系統與業務系統的有效對接，能夠進一步密切醫院檔案管理部門與各個部門聯系，提升醫院協同辦公效率[2]。同時在檔案數字化管理系統上也可以對重要的檔案信息資源進行整合和共享，實現重要檔案信息資源的合理開發利用，進一步提升檔案信息資源傳遞效果。

2檔案數字化管理系統在醫院檔案管理中的應用現狀

2.1數字化管理與醫院檔案工作的銜接問題

醫院檔案管理工作從傳統檔案管理模式向數字化管理模式過渡，很多問題都容易被忽略。傳統醫院檔案管理模式以紙質檔案管理為主，能夠運用的技術十分有限。而數字化管理模式能夠為醫院檔案管理工作提供更為多樣化的手段和方式，在銜接過程中既需要醫院給予足夠重視，做好宏觀層面的頂層設計和制度銜接；同時還需要為其提供扎實的基礎設施和人員保障[3]。但顯然在具體落實過程中還存在著數字化管理與醫院檔案管理工作銜接問題，不利于檔案數字化管理系統建設。

2.1.1醫院檔案數字化管理系統缺少完善的制度支持。當前部分醫院對于檔案數字化管理系統建設重視程度不足，并沒有結合檔案數字化管理系統實際需要完善相應制度機制，在一定程度上影響了醫院檔案管理信息化推進，也難以為數字化管理與醫院檔案管理工作銜接提供扎實的制度保障，導致醫院檔案數字化管理系統難以真正地發揮作用，也難以對檔案信息資源進行整合，造成了檔案信息資源閑置和浪費。還有部分醫院雖然圍繞數字化管理與醫院檔案工作開展了相關制度建設，但在實際落實過程中工作人員還存在著形式主義，對于相關制度機制了解不清、不全面，難以與實際工作相結合等問題，導致醫院檔案管理制度形同虛設。

2.1.2醫院檔案管理工作缺少先進的管理方法。新時期醫院檔案管理工作需要運用更為現代化的技術手段創新醫院檔案管理方式方法，而引進檔案數字化管理系統本身就是醫院檔案管理工作在管理方法的一大創新。但目前部分醫院仍然采取人工管理模式，在信息采集、整理、保存、管理、利用、開發等多個環節還以人工操作為主，在實踐中人工操作難免會出現失誤，一旦對紙質檔案信息資源進行破壞，就難以恢復其原貌。加之紙質檔案管理模式容易受到天氣、環境，人員素質等多重因素影響，加大了醫院檔案管理難度，也正是傳統檔案管理模式沒有被數字化管理模式所取代，加劇了醫院檔案管理人員的工作壓力。

2.2數字化管理與醫院檔案工作的保障問題

數字化管理與醫院檔案管理工作的深度融合，需要有完善的保障機制。一方面，醫院主要領導要強化數字化管理意識，進一步明確醫院檔案管理工作發展方向。唯有如此，才能夠在思想和行動兩個層面支持數字化管理與醫院檔案管理工作的深度融合[4]。但目前，部分醫院主要領導還缺乏數字化管理意識，對于未來醫院數字化管理發展方向和目標還并不明確，在一定程度上影響了檔案數字化管理系統在醫院檔案管理工作的實際運用。加之，在數字化管理與醫院檔案管理工作融合過程中還存在著網絡安全問題和管理技術落后問題，也在一定程度上限制了檔案數字化管理系統建設和完善。

2.2.1網絡安全問題始終存在。檔案數字化管理系統建設必然會運用到信息技術，因此保障網絡信息安全在檔案數字化管理系統與檔案管理工作融合過程中顯得至關重要。但當前部分醫院在檔案管理過程中對于網絡信息安全重視程度不足，弱化了檔案數字化管理系統的安全屬性，很容易造成數據泄密、數據丟失或受病毒侵害等現實問題。特別是一些事關醫院發展的核心數據以及醫院在科研創新方面的重要數據，一旦造成失密或泄密，不僅會影響醫院的正常發展，甚至會為醫院未來帶來不穩定因素。

2.2.2管理技術相對落后。一方面，在推進檔案數字化管理系統建設過程中，引進的信息技術越先進，檔案數字化管理系統運行就會越高效，對于檔案信息資源開發利用效果就會越好，但相應地需要投入的人力、物力和財力也就越大。在這一背景下，如果醫院沒有給予足夠的資金支持，難免會造成檔案數字化管理系統技術落后。很多大數據、云計算、人工智能、區塊鏈技術難以真正運用到檔案數字化管理系統之中，在客觀上制約了醫院檔案數字化管理系統功能和作用的發揮。另一方面，在軟硬件設施建設方面，如果醫院在推進檔案數字化管理系統建設過程中軟硬件設施不過關，也難以保證醫院檔案數字化管理系統的運行能力和信息處理能力。加之，部分檔案管理人員在醫院檔案管理轉型升級過程中對于現代信息技術掌握得不系統，信息素養較差，對檔案數字化管理系統的靈活運用不足，也在一定程度上會降低檔案數字化管理系統的性能。

2.2.3人才隊伍建設滯后。醫院檔管理應用檔案數字化管理系統具有其必然性，但相應地也需要為檔案數字化管理系統提供扎實的人才保障。但當前部分醫院在檔案管理過程中沒有充分認識到網絡信息技術發展對醫院檔案管理產生的影響，在檔案人才隊伍建設過程中仍然以檔案專業能力作為衡量標準，導致醫院檔案管理人才能力和素質比較相近，缺乏技術型人才，難以對檔案數字化管理系統進行靈活操作，難以保障檔案數字化管理系統發揮全部作用。

3檔案數字化管理系統在醫院檔案管理中的應用建議

隨著網絡信息技術不斷發展，醫院在檔案管理過程中也應該向數字化、信息化方向邁進，持續提升醫院檔案管理水平。檔案數字化管理系統與醫院檔案管理的深度融合就是醫院檔案管理轉型升級的重要步驟。一方面，結合醫院檔案管理實際需要，對醫院檔案數字化管理系統進行完善和創新，主動引進現代信息技術，提高醫院檔案管理系統的運行能力，助力醫院檔案管理工作轉型升級[5]。另一方面，為醫院檔案數字化建設提供扎實的人、財、物保障，確保檔案數字化管理系統能夠在醫院檔案管理中真正發揮作用。

3.1創建并完善檔案數字化平臺

當前醫院檔案管理部門應主動適應時代發展趨勢，明確醫院檔案管理工作未來發展思路，將醫院檔案信息化、數字化建設作為未來主要發展方向，通過搭建檔案數字化管理系統，完善檔案數字化平臺，實現對醫院檔案信息資源的全面收集、系統整理、科學利用、高效共享，更好地發揮檔案信息資源的科研、教育、醫療、健康等多方面的功能和作用。一方面，醫院主要領導要給予檔案數字化平臺足夠的重視，充分認識到檔案數字化平臺建設是檔案數字化管理系統的關鍵和核心，給予檔案數字化平臺建設足夠的政策支持和資金支持，通過招投標方式邀請國內知名互聯網企業參與到醫院檔案數字化平臺建設之中。不斷豐富醫院檔案數字化平臺功能，負責對醫院檔案信息資源的收集、整理、管理、開發等工作。同時醫院領導要轉變傳統檔案管理思路，充分認識到信息化、數字化對于醫院檔案管理工作產生的深刻影響，樹立互聯網、大數據思維，要求醫院相關部門要配合檔案數字化平臺建設，積極支持檔案數字化管理系統建設[6]。另一方面，在檔案數字化平臺建設過程中要集思廣益，廣泛征求醫院其他部門的意見和建議，通過問卷調查、座談、網上問答等多種形式征求意見，對醫院檔案數字平臺的相關功能進行完善，進一步提升醫院檔案數字平臺服務的針對性和系統性，更好地實現醫院檔案信息資源共享。

3.2提供醫院檔案數字化支持保障

醫院檔案數字化管理系統在醫院檔案管理中的應用需要完善的制度支持、硬件支持、人才支持和技術支持。一方面，醫院在推進檔案數字化管理系統建設過程中要完善軟硬件設施，醫院檔案數字化管理系統硬件是支撐，沒有足夠的硬件支持檔案數字化管理系統就會受到限制。因此在建設前期，醫院要與各方進行探討，進一步明確檔案數字化管理系統所需要投入的資金規模，堅持實事求是原則，既為醫院檔案數字化管理系統創設完善的硬件環境，也要積極引進先進的軟件系統，同時要圍繞醫院檔案數字化管理系統所需要的安全運行環境，為其提供單獨機房，門窗要安裝相應的防護設施，室內要鋪設專門靜電地板，機房要安裝24小時、360度監控探頭，確保醫院檔案信息安全。檔案數字化平臺除了要安裝對應殺毒軟件以外，還要通過身份驗證、區塊鏈防偽、等級限制等多種形式，增強檔案數字化平臺的安全性。另一方面，加強檔案管理人員的教育培訓，建設數字化檔案管理隊伍[7]。在推進醫院檔案數字化建設過程中要加強檔案管理人員的教育培訓，提升檔案管理人員的信息素養，端正檔案管理人員工作態度，培養檔案管理人員職業操守。醫院人事部門要做好檔案管理人員教育培訓前期調研和分析工作，為檔案管理人員提升數字化能力形成相應的培訓方案，積極邀請專業人員對檔案管理人員進行技術指導，同時要將大數據、云計算、區塊鏈、人工智能等技術作為檔案管理人員培訓的重要內容，進一步提升醫院檔案管理人員專業素養和職業操守，能夠更加靈活地運用醫院數字化管理系統服務醫院檔案管理工作，實現醫院檔案管理工作轉型升級。

總之，檔案數字化管理系統在醫院檔案管理中的應用具有其應然性和必然性。一方面，醫院主要領導要給予醫院檔案管理工作足夠的重視，支持醫院檔案管理開展信息化、數字化建設，為檔案數字化管理系統建設營造良好的政策環境和工作環境。另一方面，檔案管理人員也應主動作為，充分認識到現代信息技術對于自身工作產生的深刻影響，積極參與醫院各項檔案專業技能培訓，自覺提升自身專業素養、安全意識、保密意識和服務意識，主動投身到醫院檔案數字化管理工作之中，更好地服務醫院檔案管理工作。

參考文獻：

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