新形勢下科技產品檔案歸檔管理模式研究

王娜

摘要：隨著信息化時代的來臨，我們的日常生活也都發生了一定變化，信息時代也讓各行各業都有了一定的改革，尤其是科技產品檔案的管理。科技越來越發達，所創造出的新產品也越來越多。因此，加強科技產品檔案歸檔管理工作，不斷提高信息化技術，增強檔案歸檔有效性，從而推動現階段歸檔管理模式朝向新形勢的社會發展靠攏。本文在該背景下，針對新形勢下科技產品檔案歸檔管理模式的相關定義展開了闡述，就融合信息化的檔案歸檔管理意義進行了分析，然后結合當下檔案管理工作中存在的問題以及對應的創新對策做出了相關說明。分析了新形勢下產品檔案歸檔管理中需要注意的內容，總結了相應的改革及創新策略。

關鍵詞：產品檔案；歸檔管理；創新；發展

當今時代是一個信息化的知識時代，不同科技產品也如雨后春筍般越來越多，這些科技產品不僅象征著時代的進步，也代表了人民群眾對科技使用的智慧和運用靈活。開展科技產品檔案（下稱“產品檔案”）歸檔管理是對這些產品的記錄，能夠對后續產品升級有較大的參考作用，同時也將作為一種無形資產體現產品的更深層次價值。通過對產品歸檔數據的分析，進而可以結合具體信息對產品展開更深入的修改與精進。如何在確保不影響企業正常生產和發展的前提下，結合新形勢下的科技環境，充分發揮信息化技術，開展產品檔案歸檔管理模式的創新和改革，也成為目前多位學者致力于研究的重點方向。

1產品檔案歸檔管理現狀

產品檔案歸檔的資源信息涉及產品研發和調試的過程。很多產品研發的工作人員在進行資料整合和記錄時，會因為機密性和自身研發的專利性不愿意將全部信息共享，這也導致產品檔案歸檔管理的工作難以有完整的信息內容，管理上的難度加大。在科研研發的過程中，產品的信息和科技內容所牽涉的方面比較多，往往不能夠從一處檔案內容中找到需要獲取的信息，這里就需要進行多個檔案的信息調取工作。如果相關工作人員在使用檔案內容時，沒有做好檔案數據還原，使用后就放置一旁，就很容易出現檔案信息的缺漏。尤其是目前絕大多數部門對檔案歸檔管理的認識不夠，很多企業甚至都未建立專門的檔案管理部門，這都嚴重制約了檔案歸檔管理的工作推進，給歸檔管理工作造成了一定阻礙。

2產品檔案歸檔管理存在問題

2.1認識不到位

當下產品檔案歸檔管理工作最大的問題是很多在職工作者以及管理層對產品檔案歸檔管理理念落后。據調查，很多檔案歸檔管理人員都沒有完全意識到歸檔工作的重要性，很多科研成果都沒有及時的記錄在案，在使用檔案信息后也是隨意丟棄。

2.2法律法規不健全

從我國現有的法律法規內容來看，缺乏專門針對檔案信息的保密性管理條例，缺少對檔案內容的保護措施。因此，很多產品研發人員在進行檔案數據記錄時，因為擔心信息的泄露和不法使用而沒有將檔案歸檔工作做足做實。同時，就現有的關于檔案管理條例的法律法規內容來看，其時效性都比較短，很多規定的時間信息都十分有限，這也不利于檔案管理領域的實際發展。

2.3檔案利用率低

目前絕大多數產品檔案歸檔管理工作不論是從機構建設還是從人員素質，都無法滿足產品檔案歸檔管理的利用需求，相應地產品檔案歸檔管理內容也無法提供對應的服務內容。這也使得檔案價值無法得到發揮，讓更多人無法看到檔案可利用性。

3產品檔案歸檔管理模式創新途徑

3.1提高對檔案歸檔管理工作的認知水平

首先，注意加強在新形勢下的產品檔案歸檔管理工作觀念創新。要調動檔案管理人員的工作積極性，讓單位內部各管理層以及檔案在職工作者明白檔案管理工作的創新意義。其次，還要樹立好檔案信息化管理理念，加強信息化技術的推進。信息技術對于不少職員工來說無疑是增加了工作難度和復雜度，但是與之后工作效率的提升相比，要鼓勵各職工去克服，并自覺增強自身專業素質。同時，普及信息技術下檔案管理的各項知識，提升大家對檔案信息管理的重視度，為今后檔案的創新工作展開奠定好思想準備。再次，產品檔案歸檔管理部門更要做好帶頭作用，起到表率，在思想上達成一致，才能最終將檔案電子管理落到實處，發揮效果。尤其是對于科研產品的檔案記錄來說，相比較其他檔案內容，產品檔案的信息價值更加突出，對于單位的發展以及科研水平的提升都有著重要的推動作用。最后，單位要建立單獨的檔案室，確保檔案管理的工作環境與工作條件，加大對檔案管理過程中的設施投入，做好工作上的各方面督促，以此來優化現有的產品檔案歸檔管理水平。

3.2健全相關的規章制度

注意完善對現有的檔案歸檔管理工作規章制度，做好對相應管理部門的法律監督。在檔案信息的保密工作中加強對檔案資源的內容保護，確保檔案資源的合理、有效性。結合當下的信息技術，為貫徹落實國家對檔案信息化的管理與存儲規定，在數字化檔案管理中，要加強電子文件歸檔的格式、數量、存儲形式等多方面內容，制定標準、規范、并提供指導實施的過程。從檔案發展的大環境來看，規章制度的進一步健全對之后檔案歸檔管理的內容來說也有重要的現實意義，能夠有效增進檔案管理的有效性，確保其體制的完整。

3.3提高工作人員的綜合素質

在新形勢下產品檔案歸檔管理工作提升中，還要加強隊伍建設創新。需要加強檔案管理工作人員的定期教育培訓，強調各檔案管理工作人員將理論知識與實際情況做到巧妙結合，提升產品檔案歸檔管理水平。還要設立獎懲機制，提高檔案管理人員的工作積極性，注意通過增加培訓交流機會，增強各個職工的專業素質，注意創新隊伍創建，能夠打造一支高素質的人才隊伍。在隊伍建設中要突出對信息技術的重視，信息技術作為專業基本也作為檔案管理的重要技巧，要在所創建的人才隊伍中得到充分體現。事業單位在聘用檔案管理人員時要注意對條件和門檻的甄別。

3.4借助科學技術進行管理

科研產品作為能夠提升和加強社會生活水平的一大關鍵，在產品檔案歸檔管理工作中融入科技技術可以極大地提升其管理效率。最為突出的表現是當下信息技術的融入，在檔案歸檔工作中，可以合理地融入進信息化技術。體現對數據使用的智能型和自動化。通過此種方式，不僅能夠提升檔案管理者對檔案的信息收集效率，還能優化信息檢索的各項步驟，提升檔案的數據精準度，利用計算機的科技處理避免了人為的數據整合出錯或者效率低下等問題。除了計算機技術外，可以構建檔案歸檔管理的資源共享平臺，發揮信息技術優勢，實現對產品檔案資料的資源共享。借助科學技術進行管理，也要注意對基礎設施的優化提升，在平時使用中不斷更新對軟件的認識，強化對軟件的管理。設立信息防火墻，防止檔案數據信息的資源外泄。另外，檔案信息內容因涉及產品開發和研發的相關數據，所以在檔案信息的使用中要格外注意對使用者的身份核實，以及對使用內容和使用方式的考察。如果發現有檔案資料違規使用問題，需要立即做出操作阻礙。只有加強科技化的建設和管理，才能確保整體的檔案歸檔管理效率。

總結

綜上所述，在有關新形勢下產品檔案歸檔管理工作中，目前還存在有許多歸檔上的管理問題，今后還需要針對這些方面做好進一步的工作提升，還要加強科學技術的管理，提高工作人員的工作素質。通過這些方面進一步完善和強化現有的檔案歸檔管理體制，強化其管理效率。未來，針對產品檔案歸檔管理的有效性還會展開更加深入的研究，以便提出更加科學有效的模式內容，從而進一步強化產品檔案歸檔的科學性。

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