公文寫作常見錯誤及對策探討

文/中鐵水利水電規劃設計集團有限公司 李堯

公文，是黨政機關、企事業單位、其他組織發展公務活動的媒介，有法律效力的規范文體。各單位通過公文來處理公務、協調關系、下達政令，保障內外部工作流轉準確高效運行。2012年7月1日，國家發布實施《黨政機關公文格式》（GB/T9704—2012），筆者對照該標準，在審核公文過程中，仍發現有單位存在公文格式不統一、不規范，公文內容文種不對、表述不清、層次錯亂等情況。

一、公文格式常見錯誤

以《黨政機關公文格式》為標準，常見錯誤歸納起來主要有：

（一）單位名稱簡寫不規范。規范的發文標志由發文機關全稱或規范簡稱加“文件”二字組成。如簡稱不規范，會造成混淆。如：“南大文件、南大黨委文件”簡寫不規范，南昌大學、南京大學、南開大學等均有“南大”簡稱，應完整表述為“××大學文件、中共××大學黨委文件”。

（二）發文字號表述不規范。規范的發文字號應包括代字、年份、文號，年份用六角括號括起來，文號前不加“第”字，文號用阿拉伯數字表述，文號數字后加“號”字，不編虛位（如2不編為02）。如：有的單位在印制文件或引用其他文件時，出現“××字（2020）第01號”“××字[2020]第01號”“××字【2020】第01號”等情況，應寫為“××字〔2020〕1號”。

（三）緊急程度在標題內容出現。緊急公文按“特急”“加急”在公文首頁版心的左上角位置標示，頂格編排，采用三號黑體字，標題中不出現緊急、加急字樣。但有的單位在公文規定位置未標注緊急程度，公文標題中出現“緊急通知、加急通知”等錯誤，如：《關于防汛期間全體技術專家外出審批的緊急通知》。

（四）簽發人+姓名編寫不規范。“簽發人”三字采用3號仿宋字體，簽發人姓名應采用使用3號楷體，但有些公文仍使用楷體字或仿宋體。

（五）標點符號使用不規范，隨意性大。1.多個書名號或引號并列時使用頓號分隔，如“我們要認真執行《××》、《××》、《××》等文件精神”，正確用法應該為“我們要認真執行《××》《××》《××》等文件精神”。2.結構序數編號后的標點符號使用不規范。正確的結構序數標點為：“一、”“（一）”“1.”“（1）”，但有些公文結構序數后統一使用頓號，如：“（一）、”“1、”“（1）、”。3.標示數值和起止年限時使用連接號不規范。地域、時間等起止連接符號，一般用占一個位置符的橫線“—”標示，數值范圍起止連接符號用波浪線標示。如2020—2025年，公司利潤增長計劃目標為3%～5%。4.圖、表說明文字末尾濫用標點。

（六）正文結束后“附件”排版不規范。常出現 有多個附件，其中有某個或某幾個附件名稱較長，換行后應與附件名稱的首字對齊，附件名稱末位不編標點符號，但有些公文出現附件名稱換行后頂格，且附件名稱末位使用分號或句號。如：

二、公文內容常見錯誤

（一）文種錯用。很多單位在選擇“請示”“報告”“函”和“批復”“復函”等文種時容易混淆，應根據行文目的、要求和適用范圍確定。1.“請示”“報告”混用。請示與報告都是上行文，但是兩者有嚴格的區別，有著不同的用途和要求。請示適用于向上級機關請求指示、批準，屬于事前行文，上級收到請示后必須答復。報告適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問，屬于事中行文或事后行文，不需要上級答復。但有些公文經常出現合并文種，如《關于撥付科研基地產業園建設資金的請示報告》，這種典型的復合文體，有請示也有報告，上級機關難以回復，應改為《關于撥付科研基地產業園建設資金的請示》或《關于撥付科研基地產業園建設資金的報告》，類似的還有“意見報告”“總結報告”，都不規范。同時還有將請示、報告錯用的現象，如《×××公司關于購買×××的報告》，從標題中的事由分析，是請求上級批準事項，應將“報告”改為“請示”。2.“請示”“函”混用。請示是上行文，是直接向上級請求批準，函是平行文，是向平級或其他單位請示批準。有些公文應該使用“函”使用了“請示”。例如《×××水文局關于向×××氣象局申請購買氣象資料的請示》，水文局和氣象局之間無隸屬關系，應該用“函”，而不能用“請示”。3.“復函”“批復”混用。批復是對請示的答復，上級對下級使用，上下級之間有隸屬關系；復函是對函的答復，無隸屬的單位之間使用。如，《XXX省水利廳關于同意×××設計院改制方案的復函》，發文機關是×××省水利廳，主送機關是×××設計院，如兩者具有隸屬上下級關系，正確的標題應該是《×××省水利廳關于同意×××設計院改制方案的批復》。

（二）標題和主送機關表述不當。1.標題表述冗長。標題應高度概括，表述規范、準確、簡潔。有些公文標題表述為《關于開展質量大檢查的通知》，應改為《××公司關于開展質量大檢查的通知》。還有些公文表述不規范，公文標題應有“關于”二字，如《××公司開展質量大檢查的通知》應改為《××公司關于開展質量大檢查的通知》。2.標題結構錯位。公文標題由“發文機關名稱+事由+文種”構成，其結構順序不可顛倒，如，《關于××公司同意××分公司成立市場開發部的批復》，應改為《××公司關于同意××分公司成立市場開發部的批復》。3.違反“一事一議”的原則。有些公文會出現一文多事、報告夾帶請示等現象，如公文“下一步工作打算”“擬采取措施”等章節夾帶需上級批準后才能實施的事項。上級單位對報告文種通常作為閱件，一般不作答復，在報告中夾帶請示，上級單位未回復的情況下容易耽誤工作。如果把工作匯報向上級行文，但同時需要解決某些問題或請求上級批準的事項，形成兩個文件，工作匯報采用報告文種，請求事項采用請示文種，或以請示文種為主，將工作匯報的內容作為附件。4.主送多個機關。向上級機關行文“原則上主送一個上級機關，根據需要同時抄送相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關”。如，《××水利局關于申請××項目前期工作經費的請示》，主送機關是“市人民政府、市財政局”，顯然存在多頭主送的錯誤，正確的主送機關應當只寫“市人民政府”。

（三）內容層次不清晰。公文要求觀點明確，條理清晰，應先寫事實，再寫評析，再寫決定和要求，目的是為了解決實際問題，有著嚴格的結構層次和順序要求。如某通報的正文：“××水庫管理站長期以來無組織機構，未建立值班帶班制度和相應崗位責任制，應急管理混亂。管理站僅有一位兼職工作人員從事大壩維護日常工作，大壩下游坡面雜草從生，大壩險情難以及時發現，但始終未能引起該管理領導的足夠重視。經查，八月十六日晚大壩下游坡面出現塌陷未及時發現并采取相應處理措施，導致險情加大危及大壩安全，屬于嚴重的失職行為。為嚴肅工作紀律，××水利局決定撤銷××管理站××站長職務。”這則通報的正文次序非常混亂，應首先寫“8月16日晚，××水庫大壩下游壩坡出現塌陷，××管理站未及時發現并采用相應處理措施，導致險情加大危及大壩安全。”其次寫“經調查，××水庫管理站管理混亂，長期以來無組織機構……但始終未引起領導重視。”最后寫“鑒于該管理站領導未能履職盡責，且無視上級管理規定，現決定撤銷××管理××站長職務。希望各水庫管理站從中吸取教訓。”

（四）語法錯誤。1.主語使用錯誤。一是一個句子兩個主語，一個完整的句子應該使用一個主語作為陳述對象，如“事故發生后，各單位嚴格落實有關防范措施。”上半句主語為“事故”，后半句主語為“各單位”，顯然表述錯誤，應表述為“自事故發生后，各單位嚴格落實有關防范措施。”前半句作為首狀語，“各單位”作為整個句子主語。二是濫用介詞，造成主語缺失，如“經過培訓教育對文秘崗位人員能力素質有較大提升”應修改為“培訓教育對文秘崗位人員能力素質有較大提升”。2.關聯詞使用錯誤。關聯詞在內容承上啟下方面起著重要作用，但一旦用詞不準，必然影響公文的表達意思。如“只要我們克服當前麻痹思想，就一定能打贏防汛抗旱的攻堅戰”的表述就非常不準確，打贏防汛抗旱攻堅戰需要克服麻痹思想、采取必要的工程和非工程措施等多種手段，并非只要克服麻痹思想唯一條件就能打贏防汛抗旱攻堅戰。3.違反“一面對一面”的原則。有些公文中出現前半句表達肯定意思，后半句表達兩面的意思。如“有效控制好疫情蔓延，取決于管控措施是否到位”。有效控制疫情蔓延是肯定表達，但措施是否到位包括肯定和否定兩重意思，準確表達應修改為“有效控制好疫情蔓延，取決于管控措施到位”或“能否有效控制好疫情蔓延，取決于管控措施是否到位”。當然，有些詞語本身包括了肯定或否定的意思，如“技術骨干的工作態度，決定了項目生產能順利完成”的表述也不準確，工作態度有好有壞，應改為“技術骨干的工作態度，決定了項目生產能否順利完成”。

三、原因分析

從公文寫作常見錯誤分析，究其原因如下：一是有的單位思想重視程度不夠，沒有充分認識到公文寫作的重要性、嚴肅性和規范性，對文秘崗位配置的數量和質量都達不到要求；二是對文秘人員的培訓教育不夠，有的單位更重視業務知識培訓，對文秘寫作能力培訓力度不夠，排版人員未系統學習《黨政機關公文格式》規范；三是制度建設不夠健全，對公文常見錯誤未進行系統梳理，也未建立相應的獎懲機制，導致公文寫作錯誤易發、頻發。

四、對策探討

（一）提高認識，充分認識公文的重要性。從公文的規范性、嚴肅性、準確性能看出單位的管理水平，也代表著單位的形象。每個單位應統一思想，充分認識到公文規范準確的重要性。但有的單位更注重生產經營活動，對公文管理工作不夠重視，尤其是思想上未引起足夠重視，只滿足于表達清楚基本意思，缺乏精益求精的精神，原有的錯誤很難減少，新的錯誤不斷出現。

（二）加強培訓，不斷提高文秘能力水平。一是要求文秘崗位人員學習黨的理論和路線、方針、政策，提高政治理論水平，確保公文符合政策要求，提高公文的政治站位；二是要加強文秘崗位人員的責任心教育，一篇好的公文，大到整個文章的站位、層次、立意，小到一個標點符號，都要求擬稿人有高度的責任心，要培養文秘人員高尚的道德情操和嚴謹的工作態度；三是要創新培訓方式，在定期組織學習公文格式、寫作能力的基礎上，文秘人員要依托網絡媒體等多種渠道，通過自學、集中學來擴大知識面，并經常性地開展學習討論、技能比賽、師徒結對等形式多樣的學習活動，營造良好的學習氛圍。

（三）經費保障，加大公文管理經費投入。一是公文從草擬到印發、管理的各個環節所發生的各類費用要設立專項資金，并納入預算管理，包括人員經費、學習培訓經費、報紙雜志征訂等科目，保障經費使用事先有依據；二是要加大預算執行力度，確保有關公文管理經費的使用到位；三是加大文秘崗位人員的數量配置，保障公文的草擬、校核、審查各個環節有專人負責，杜絕“一人包辦”。

（四）建立機制，完善公文管理激勵考核。應建立一套完整的公文管理考核體系，促進公文質量不斷提升。一是應建立統計、分析、總結制度，定期統計本單位印發文件的各類錯誤，包括語法錯誤、標點錯誤、格式錯誤、文種錯誤等，并分析錯誤的原因，形成總結報告；二是應明確各級人員職責，從錯誤的類別、性質、嚴重程度等方面確定擬稿、會稿、核稿人員的職責，一級抓一級，層層抓落實；三是應明確獎懲機制，對錯誤率低甚至零錯誤的單位和個人給予物質獎勵或精神鼓勵，對錯誤率高甚至不斷升高的單位和個人給予通報批評、扣罰獎金等，做到獎懲分明；四是應跟蹤問效，定期統計獎懲情況，建立長效監督機制，把公文質量作為文秘人員能力水平的一項衡量標準，保障公文質量持續提高。

（五）規范管理，實現公文管理的流程化。為保障公文質量，從公文的起草目的、公文結構、草擬、校對、定稿到最后的印發，應根據單位實際，建立一套各環節的制度化流程，從源頭控制公文錯誤率。在公文起草的目的環節，公文管理部門應從必須擬文、可以擬文、禁止擬文三個層面梳理公文清單，注重公文解決實際問題，保障公文的權威性，杜絕文件過多、濫用公文現象；在公文結構設置環節，公文管理部門應按照不同文種，制定公文編制的指導意見，便于具體擬文單位按既定框架充實公文內容，確保草擬的公文思路清晰、結構合理；在公文的草擬環節，應建立一套標準格式版本的公文，在規范的格式下草擬公文，保障公文排版、字體等符合公文格式要求；在公文校對環節，管理部門應從公文格式和公文內容兩個方面，明確校對的工作職責和常見問題清單，提高校對人員工作效率；定稿后印發前，公文管理部門應明確專人，通讀全文。各環節建立相應工作流程，制訂流程圖，確保責任到人。

五、結語

公文的擬定是一個系統工作，要求高，涉及的部門多。各單位要高度重視，加強文秘人員技能培訓，提高理論水平和寫作能力，保障經費投入，建立制度化流程，加強內部管理，建立監督考核機制，嚴格獎懲制度落實，實行監督問效，確保各環節工作落實到位。